Usługa organizacji konferencji naukowej IsoG2013 w dniach 12-15 marca 2013 r.

Opis przedmiotu przetargu: W dniach 12-15.03.2013 organizowana będzie w Warszawie konferencja naukowa IsoG2013. Planowany jest udział 100 uczestników. W ramach usługi organizacji konferencji Wykonawca powinien udostępnić salę konferencyjną na 120-150 osób, świadczyć usługi cateringowe w trakcie konferencji oraz zapewnić miejsca noclegowe dla organizatorów i uczestników. Szczegółowe wymagania 1. Organizacja Konferencji w granicach administracyjnych miasta Warszawy. 2. Sala konferencyjna: 1) krzesła dla 100 osób w ustawieniu szkolnym, 2) wydzielone miejsce na zorganizowanie sesji posterowej, tj. umieszczenie min. 40 paneli posterowych, 3) sala wyposażona w ekran i rzutnik multimedialny, 4) nagłośnienie sali wraz z dwoma mikrofonami bezprzewodowymi, 5) sala dostępna dla organizatorów i uczestników w godzinach: a) 17-21 w dniu 12.03.2013 r. b) 8-18 w dniach 13-14.03.2013 r. c) 8-15 w dniu 15.03.2012 r.. 3. Zapewnienie możliwości zorganizowania punktu rejestracji uczestników konferencji w holu głównym od godz. 17.00 w dniu 12.03.2013 r. i od godz. 8.00 w dniach 13-15.03.2013 r. 4. Catering w trakcie trwania konferencji: 1) podstawowy catering: lampka wina, drobne przekąski typu koreczki, tartinki lub inne dla 100 osób w czasie 2- godzinnego spotkania informacyjnego w dniu 12 marca w godzinach wieczornych (19.00-21.00); 2) ciągła dostępność kawy, herbaty, wody i soków owocowych oraz ciastek dla 100 osób w czasie trwania sesji konferencyjnych w dniach 13-15 marca; 3) lunch bufetowy wraz z napojami gorącymi (kawa, herbata) i zimnymi (woda, sok owocowy) dla 100 osób w dniach 13-15 marca; 4) standardowa kolacja (serwowana) dla 20 osób w dniach 12 i 14 marca; 5) uroczysta kolacja (serwowana) dla 100 osób w dniu 13 marca składająca się z przystawki, dania głównego, lampki wina, deseru, kawy, herbaty, zimnego napoju. 5. Pokoje hotelowe dla organizatorów Konferencji w miejscu organizacji konferencji: 1) siedem pokoi jednoosobowych, od 12 do 15 marca 2013 r. 2) trzy pokoje dwuosobowe, od 12 do 15 marca 2013 r. 6. Noclegi dla uczestników konferencji 1) Wykonawca zapewni możliwość noclegów w dniach 12-15 marca 2013 r. dla 87 uczestników konferencji w pokojach jedno- i dwuosobowych. 2) Na życzenie poszczególnych uczestników konferencji pokoje do rezerwacji powinny być dostępne w miejscu organizacji konferencji. Wykonawca zagwarantuje możliwość indywidualnej rezerwacji pokoi do dnia 31 stycznia 2013 roku. 3) Koszt za noclegi uczestników konferencji nie stanowi wartości usługi świadczonej przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego - zobowiązanymi do uregulowania płatności będą indywidualnie uczestnicy konferencji, którzy zarezerwowali noclegi. 6. Ramowy plan przebiegu konferencji: 12 marca 2013 r. od godziny 17.00 rejestracja uczestników 18.00 kolacja 19.00-21.00 spotkanie informacyjne 13 marca 2013 r. 9.00-12.30 sesja konferencyjna 12.30-14.00 lunch 14.00-17.00 sesja posterowa 17.00-18.00 panel dyskusyjny 18.00 uroczysta kolacja 14 marca 2013 r. 9.00-12.30 sesja konferencyjna 12.30-14.00 lunch 14.00-17.00 sesja posterowa 17.00-18.00 panel dyskusyjny 18.00 - kolacja 15 marca 2013 r. 8.30-11.00 sesja konferencyjna 11.00-12.30 sesja posterowa 12.30-14.00 lunch 14.00-15.00 panel dyskusyjny