USŁUGA HOTELARSKO-GASTRONOMICZNA W RAMACH PROJEKTU 50 PLUS NA TERENIE POWIATU ZGORZELECKIEGO

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na przygotowaniu III spotkania organizacyjnego - dwudniowego oraz IV spotkania organizacyjnego - jednodniowego dla maksymalnie 7 osób, w związku z realizacją projektu 50 PLUS. 1. Usługą objętych ma być każdorazowo maksymalnie 7 osób. 2. Lokalizacja obiektu: Powiat zgorzelecki. 3. Nocleg ze śniadaniem dla maksymalnie 7 osób w pokojach jednoosobowych podczas jednego ze spotkań, tj.: III Spotkania Organizacyjnego. 4. Placówka musi posiadać bezpłatny parking dla uczestników spotkania usytuowany w odległości nie większej niż 200 metrów od obiektu, w którym odbywać się będą w.w spotkania. 5. Placówka hotelowa musi zapewnić wszystkie wymienione usługi w jednym obiekcie. 6. Wyżywienie łącznie - podczas dwóch spotkań: 1 śniadanie w cenie noclegu, 2 obiady, 1 kolacja, 6 przerw kawowych. 7. Wykonawca jest zobowiązany zapewnić wyżywienie w formie i rodzaju, o których poniżej: a. Obiad serwowany, składający się z głównego dania wraz z dodatkami oraz sokiem Łączna gramatura dania musi wynosić min. 500g z zastrzeżeniem udziałów procentowych: - dania mięsne/rybne:) musi stanowić ok. 30% udziału w całkowitej gramaturze dania; - wypełnienie (np. ziemniaki, ryż lub makarony) musi stanowić ok. 35% udziału w całkowitej gramaturze dania; - surówki, sałatki (minimum 2 rodzaje) muszą stanowić ok. 35% udziału w całkowitej gramaturze dania; - napoje serwowane do posiłków obiadowych nie mogą wynosić mniej niż 200 ml na porcję. Gramatura napoju nie jest zaliczana do dania. b. Przerwy kawowe: I przerwa kawowa: gorąca kawa i herbata ekspresowa w różnych wariantach smakowych, mleko do kawy, cytryna, cukier, sok, różne rodzaje kanapek na świeżym pieczywie. II przerwa kawowa: gorąca kawa i herbata ekspresowa w różnych wariantach smakowych, mleko do kawy, cytryna, cukier, sok, ciastka. Na każdy dzień spotkania przypadają 2 przerwy kawowe. c. Kolacja serwowana w postaci ciepłej z napojem Istnieje możliwość zmiany określonej ilości potraw na wegetariańskie lub dietetyczne, po wcześniejszym zgłoszeniu przez organizatora spotkań. Szczegółowe menu Wykonawca przedstawi każdorazowo Zamawiającemu na minimum trzy dni przed rozpoczęciem każdego z planowanych spotkań. Przedstawione menu wymagać będzie pisemnej przesłanej elektronicznie do Wykonawcy akceptacji Zamawiającego. 8. Sala konferencyjna: Sala musi być przystosowana na 7 osób, ogrzewana z możliwością podłączenia sprzętu multimedialnego w pierwszym dniu na ok. 8 godzin oraz w drugim dniu na ok. 8 godzin podczas III spotkania organizacyjnego oraz w przypadku IV spotkania organizacyjnego również ok. 8 godzin. 9. Zakwaterowanie: nocleg ze śniadaniem dla maksymalnie 7 osób w pokojach jednoosobowych z łazienką. Wykonawca jest zobowiązany do zakwaterowania uczestników spotkania o godz. 12.00. Wykwaterowanie drugiego dnia nie wcześniej niż o godz. 14.00. Wykonawca musi zapewnić pomieszczenie umożliwiające przechowanie bagażu przed zakwaterowaniem i po wykwaterowaniu. 10. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia ilości noclegów i zobowiązuje się do poinformowania Wykonawcy o tej zmianie najpóźniej na 3 dni przed planowaną datą spotkania. W takim przypadku koszty związane z przedmiotem umowy zostaną proporcjonalnie zmniejszone. 11. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia ilości osób uczestniczących w spotkaniach i zobowiązuje się do poinformowania Wykonawcy o tej zmianie najpóźniej na 3 dni przed planowaną datą organizacji każdego ze spotkań. W takim przypadku koszty związane z przedmiotem umowy zostaną zmniejszone proporcjonalnie do ilości uczestników. 12. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zrezygnowania z obiadów i zobowiązuje się do poinformowania Wykonawcy o tej zmianie każdorazowo najpóźniej na 3 dni przed planowaną datą organizacji spotkań. W takim przypadku koszty związane z przedmiotem umowy zostaną proporcjonalnie zmniejszone. 13. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany dat spotkań organizacyjnych i zobowiązuje się do poinformowania Wykonawcy o tej zmianie najpóźniej na 3 dni przed planowaną datą każdego ze spotkań. 14. Zamawiający zastrzega sobie możliwość skrócenia czasu trwania spotkań. W takim przypadku koszty związane z wynajęciem sali konferencyjnej zostaną proporcjonalnie zmniejszone. 15. Zamówienie jest współfinansowane ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz środków budżetu państwa przy wsparciu Euroregionu Nysa w ramach Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Polska - Saksonia 2007-2013 oraz ze środków budżetu samorządu województwa dolnośląskiego. 16. Wykonawca zobowiązuje się do podania ceny netto i brutto odrębnie za wynajem sali konferencyjnej w przeliczeniu na 1 godzinę, za usługę gastronomiczną w przeliczeniu na 1 osobę oraz za usługę hotelarską ze śniadaniem w przeliczeniu na 1 osobę. 17. Wykonawca zobowiązuje się do podpisania protokołu odbioru usługi odrębnie za: - przygotowanie III spotkania organizacyjnego (dwudniowego), - przygotowanie IV spotkania organizacyjnego (jednodniowego). 18. Warunkiem dokonania płatności przez Zamawiającego jest wykonanie usługi i dostarczenie/przesłanie przez Wykonawcę do siedziby Zamawiającego prawidłowo wystawionego pod względem merytorycznym i formalnym rachunku/faktury odrębnie za każde spotkanie: - przygotowanie III spotkania organizacyjnego (dwudniowego), - przygotowanie IV spotkania organizacyjnego (jednodniowego).