Koordynacja, zarządzanie i obsługa projektu systemowego pn.: Podkarpacie stawia na zawodowców, WND-POKL.09.02.00-001/12 dofinansowanego ze Środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki priorytet IX, działanie 9.2 w Powiecie Sanockim w Zespołach Szkół nr 1 i 3 w Sanoku.

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest: Koordynacja, zarządzanie i obsługa projektu systemowego pn.: Podkarpacie stawia na zawodowców, WND-POKL.09.02.00-001/12 dofinansowanego ze Środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki priorytet IX, działanie 9.2 w Powiecie Sanockim w Zespołach Szkół nr 1 i 3 w Sanoku. Projekt ma charakter edukacyjny i skierowany jest do szkół ponadgimnazjalnych, dla których organem prowadzącym jest Powiat Sanocki. Projekt jest współfinasowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Społecznego. W ramach projektu każda ze szkół wdrażać będzie swój program rozwojowy oparty na organizacji staży i praktyk zawodowych dla uczniów w zakładach pracy, realizacji zajęć pozalekcyjnych z zakresu nauczanych przedmiotów, realizacji kursów i warsztatów, zakupy pomocy dydaktycznych oraz wyposażenia a także obozów językowych oraz wdrażaniu narzędzi efektywnego zarządzania placówką oświatową. Osobą odpowiedzialną za całokształt realizacji projektu jest koordynator projektu, powołujący zespół do zarządzania projektem w składzie: specjalista ds. finansowych projektu, specjalista ds. zamówień publicznych oraz asystenci koordynatora (minimum jeden asystent w każdej szkole). Wszelkie działania powinny być zgodne z wytycznymi Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 (informacje zostały opublikowane na stronie www.wup-rzeszow.pl), wnioskiem o dofinansowanie, szczegółowym budżetem, z niżej wymienionym zakresem czynności oraz harmonogramem realizacji projektu obejmującym: 1. Przeprowadzenie procedur przetargowych na wybór dostawców sprzętu i pomocy dydaktycznych (z terminem dostawy do 02.11.2014 r.), 2. przeprowadzenie szkoleń (z terminem realizacji szkoleń listopad 2014 r. - czerwiec 2015 r.) 3. wydatkowanie środków oraz rozliczenia finansowe z firmą zarządzającą, dostawcami i wykonawcami usług nastąpią od listopada 2014 r. zgodnie z budżetem szczegółowym projektu oraz zgodnie z zapisami w poszczególnych umowach. Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić w kalkulacji ceny oferty koszty prowadzenia biura tj. wynajem, czynsz, telefon, internet, materiały biurowe i eksploatacyjne, inne koszty, których poniesienie jest niezbędne w celu prawidłowego zrealizowania przedmiotu zamówienia oraz koszty osobowe tj. delegacje i wynagrodzenia zespołu projektowego. Szczegółowy zakres zamówienia obejmuje: Zakres obowiązków koordynatora projektu: - podejmowanie niezbędnych działań mających na celu osiągnięcie wskaźników rezultatu projektu, - nadzór nad prawidłową realizacją merytorycznych działań projektu, zgodnie z wymogami POKL oraz obowiązującymi przepisami krajowymi, w oparciu o umowę o dofinansowanie wraz z załącznikami, - informowanie zamawiającego o wszelkich nieprawidłowościach związanych z realizacją projektu, - udział w szkoleniach organizowanych przez WUP w Rzeszowie z zakresu realizacji projektu, - planowanie i podejmowanie wszelkich działań związanych z terminową i prawidłową realizacją projektu, - przygotowanie wszelkiej dokumentacji wymaganej do prawidłowej realizacji projektu, - przygotowanie, koordynowanie i nadzorowanie prac związanych z promocją, ewaluacją, realizacją oraz rozliczeniem projektu, - opracowanie formularzy rekrutacyjnych oraz aktualizacja dokumentów w związku ze zmianami w projekcie, - udział w pracach komisji rekrutacyjnej, - przygotowanie części sprawozdawczej i finansowej wniosków o płatność zaliczkową i końcową, - sporządzanie i przedkładanie Zamawiającemu do czasu końcowego rozliczenia projektu comiesięcznego sprawozdania z postępów w realizacji projektu, - dobór pracowników do projektu. Podział zadań i sporządzenie opisów stanowisk - kart stanowiskowych dla personelu projektu, - przygotowanie umów cywilnoprawnych w ramach projektu, - nadzór nad ewidencjonowaniem czasu pracy osób zaangażowanych do realizacji projektu, - przygotowanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych dla personelu projektu oraz zgłoszenie ich do rejestru upoważnień obowiązujących w szkołach ponad gimnazjalnych objętych projektem, - przestrzeganie procedur związanych z ochroną danych osobowych uczestników projektu, personelu oraz kontrahentów, - przygotowanie i koordynacja korespondencji związanej z realizacją projektu, prowadzonej z Wojewódzkim Urzędem Pracy w Rzeszowie, - monitorowanie postępów i poziomu osiągnięcia rezultatów projektu oraz postępu finansowego w poszczególnych okresach czasu, podejmowanie wszelkich działań zaradczych i naprawczych w przypadku występowania problemów w realizacji projektu, - organizowanie spotkań monitorujących z pracownikami projektu oraz dyrektorami szkół uczestniczących w projekcie, - zgłaszanie do WUP Rzeszów wszelkich zmian w realizacji i w budżecie projektu, przygotowywanie formularzy zmian merytorycznych i budżetowych, - nadzór nad terminowym i prawidłowym przygotowaniem części finansowej i sprawozdawczej wniosków o płatność, - prowadzenie kontroli realizacji działań oraz nadzór nad monitoringiem wykorzystania materiałów do części praktycznych oraz innych towarów zakupionych w ramach projektu, - udział w kontrolach prowadzonych przez organy zewnętrzne, - zorganizowanie biura projektu zgodnie z założeniami i wytycznymi (zakupy, oznakowanie), - zapewnienie właściwego przepływu informacji pomiędzy pracownikami projektu, - nadzór nad prawidłową realizacją promocji projektu - zapewnienie zgodności wizualizacji materiałów informacyjno - promocyjnych z umową partnerską na rzecz realizacji projektu oraz wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach POKL, - przygotowywanie dokumentów projektowych, konsultowanie programów kursów i treści nauczania w celu dostosowania do wymagań egzaminacyjnych zewnętrznych instytucji, - współpraca i kontakty z zewnętrznymi instytucjami egzaminacyjnymi w ramach projektu, - prowadzenie ewaluacji projektu, w tym badania postępów w realizacji projektu oraz opracowanie raportu ewaluacyjnego po zakończeniu działań ( realizacji ), - nadzór nad dokumentacją potwierdzającą kwalifikowalność beneficjenta ostatecznego projektu, - nadzór nad prowadzeniem bazy danych PEFS, - zawieranie umów w ramach udzielonego pełnomocnictwa, w tym z pracodawcami, nauczycielami i rozliczanie ich pracy, - sprawdzanie i zatwierdzanie kart pracy, - przygotowanie, prowadzenie oraz uczestniczenie we wszystkich czynnościach przewidzianych w procedurze zamówień publicznych na dostawy oraz usługi przewidziane w budżecie projektu zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych wraz z dokumentowaniem postępowań. Praca w Komisjach Przetargowych powołanych do przeprowadzenia postępowań w związku z zastosowaniem ustawy Pzp przy realizacji zadań projektowych, - nadzór nad prawidłową realizacją umów na świadczenie usług oraz dostawy, zawartych w ramach postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, - śledzenie dokumentów, wytycznych, które w trakcie realizacji projektu mogą ulec zmianie w celu zapewnienia zgodności projektu z wytycznymi, jak również prawem RP i UE. - koordynowanie działań projektowych; - kierowanie wykonaniem projektu w formie nadzoru merytorycznego i technicznego zgodnie z harmonogramem realizacji projektu, z zawartą umową o dofinansowanie projektu i wnioskiem o dofinansowanie oraz przepisami krajowymi i unii europejskiej; - nadzorowanie nad całością prac związanych z realizacją projektu i ich jakością; koordynacja działań merytorycznych i logistycznych związanych z projektem; zarządzanie planowanymi działaniami projektowymi; - nadzorowanie bieżących postępów realizacji projektu i ich jakością; - nadzorowanie prawidłowego przeprowadzenia promocji projektu; - przygotowywanie dokumentów związanych z realizacją projektu; - zatwierdzanie planów pracy dla poszczególnych działań projektowych; - sprawowanie nadzoru nad całością prac związanych z realizacją projektu, ich jakością i terminowością oraz nad personelem projektu; - przydzielanie i koordynowanie zadań dla wszystkich osób zaangażowanych w realizację projektu; - kontrola jakości realizacji zadań pod kątem osiągnięcia założonych wskaźników - wykonanie wskaźnika projektu - organizacja i przeprowadzenie kursów przedmiotowych, kursów podnoszących kwalifikacje, kursów zawodowych, organizacji wizyt studyjnych w zakładach pracy oraz warsztatach zgodnie z budżetem i harmonogramem projektu; - utrzymywanie stałych kontaktów z Zamawiającym oraz informowanie na bieżąco o wszystkich zaistniałych problemach w realizacji projektu, terminowe przesyłanie wszystkich wymaganych dokumentów, przestrzeganie obowiązków i zaleceń wynikających z umowy o dofinansowanie projektu; - utrzymywanie stałych kontaktów i kontrola pracy w jednostkach Zamawiającego uczestniczących w przedmiotowym zadaniu; - przygotowywanie i koordynacja korespondencji związanej z projektem do Instytucji Pośredniczącej; - nadzór nad zgodnością prowadzonych działań z zapisami zawartymi we wniosku, w tym budżecie i harmonogramie; - sporządzanie wniosków o płatność i terminowym ich przekazaniem Instytucji Pośredniczącej oraz sprawozdań rzeczowych z postępów realizacji projektu, w tym sporządzenie ostatniego wniosku o płatność zgodnie obowiązującymi dokumentami programowymi i aktualnymi wytycznymi Instytucji Pośredniczącej; - wprowadzanie w Generatorze Wniosków Aplikacyjnych zmian do projektu w oparciu o obowiązujące zapisy zawarte w dokumentacji konkursowej, umowie o dofinansowanie projektu, dokumentacji programowej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki; - sporządzanie list płac dla jednostek powiatowych biorących udział w projekcie; - prowadzenie sprawozdawczości projektowej oraz przekazywanie sprawozdań do uzgodnienia z Zamawiającym; - uzgadnianie i przekazywanie w formie pisemnej informacji o dokonywanych zmianach w projekcie z Instytucją Pośredniczącą w uzgodnieniu z Zamawiającym; - bieżący kontakt z Instytucją Pośredniczącą oraz innymi organizacjami zaangażowanymi w realizację projektu, dokonywanie systematycznej kontroli pracy i uzyskanych efektów; - poddanie się kontroli prowadzonej przez organy wewnętrzne i instytucje zewnętrzne w zakresie realizacji projektu; - obecność podczas kontroli projektu; - weryfikowanie pod względem merytorycznym dokumentów, które powstały w projekcie; - sporządzanie i archiwizacja dokumentacji projektowej; - inne zadania niezbędne do prawidłowej realizacji projektu nie wymienione wyżej a zlecone przez Zamawiającego; Zakres obowiązków szkolnego asystenta koordynatora obejmuje: - nadzór nad prawidłową realizacją merytorycznych działań projektu w danej szkole, zgodnie z Projektem Podkarpacie stawia na zawodowców, współfinansowanym ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, wymogami POKL, wytycznymi WUP w Rzeszowie obowiązującymi przepisami krajowymi oraz w oparciu o Umowę o dofinansowanie wraz z załącznikami, - planowanie i podejmowanie wszelkich działań związanych z terminową i prawidłową realizacją projektu w danej szkole, - wspieranie i pomoc w działaniach koordynatora, bieżące kontakty i korespondencja, wyjaśnianie wszelkich nieprawidłowości w realizacji projektu, - przygotowywanie wszelkiej dokumentacji wymaganej do prawidłowej realizacji projektu. Dostosowanie wzorów projektów do potrzeb danej szkoły. - zgłaszanie do koordynatora projektu oraz uzgadnianie z koordynatorem projektu wszelkich zmian w realizacji i budżecie projektu, współpraca ze specjalistą ds. finansowych i specjalistą ds. zamówień publicznych projektu, - tworzenie opisów przedmiotów zamówienia w zakresie zakupów dla danej szkoły. Udział w pracach komisji przetargowej, - nadzorowanie odbioru zakupionego sprzętu, - współpraca z członkami zespołu projektowego, - podejmowanie wszelkich działań zaradczych i naprawczych w przypadku występowania problemów w realizacji projektu w danej szkole, - pozyskiwanie i współpraca z zakładami pracy w ramach organizacji staży i praktyk, przekazywanie do biura projektu wszelkich informacji dot. pracodawców, w celu przygotowania umów o organizację stażu lub praktyki zawodowej, - przygotowanie i realizacja rekrutacji uczestników projektu (opracowanie regulaminu rekrutacji, nadzór nad przygotowaniem ankiet rekrutacyjnych, założenie teczek uczestnikom projektu). Udział w pracach Komisji Rekrutacyjnej, tworzenie protokołów z prac Komisji rekrutacyjnej, informowanie uczestników o zakwalifikowaniu się do projektu, - współpraca w zakresie przygotowania rekrutacji z pedagogiem szkolnym i ustalenie zawartości teczki uczestnika projektu, - monitoring rzeczowy - zgodność realizacji projektu z planem merytorycznym (monitoring dokumentacji szkoleniowej: programy i harmonogramy praktyk, staży, szkoleń, sprawdzanie dokumentacji, list obecności, potwierdzenie odbioru podręczników i materiałów szkoleniowych oraz wsparcia towarzyszącego, sprawozdania cząstkowe dotyczące prowadzonych zadań w ramach projektu), - zagwarantowanie właściwych warunków pracy na poszczególnych zajęciach (odpowiedni sprzęt, wyposażenie) zapewniając prawidłowy ich przebieg. Współpraca z nauczycielami biorącymi udział w realizacji projektu w danej szkole oraz przekazywanie informacji do biura projektu o zapotrzebowaniu na materiały biurowe, itp. - sprawdzanie kart pracy nauczycielom prowadzącym zajęcia i ich zatwierdzanie, - informowanie potencjalnych uczestników oraz społeczeństwa o fakcie współfinansowania przedsięwzięcia ze środków Unii Europejskiej w ramach EFS, - informowanie uczniów, nauczycieli/trenerów i osób zainteresowanych o wszelkich zmianach w realizacji projektu i działań, - prowadzenie kontroli realizacji działań projektowych w obrębie danej szkoły, - współpraca z instytucjami przeprowadzającymi egzaminy zewnętrzne w ramach projektu, - wizualizacja materiałów szkoleniowych i podręczników poprzez umieszczenie naklejki informacyjnej oraz kompletowanie zestawów szkoleniowych dla uczniów i przekazywanie ich nauczycielom/trenerom. Uzyskanie potwierdzenia odbioru materiałów szkoleniowych, - współudział w organizacji spotkań informacyjnych dla uczniów i rodziców w obrębie obsługiwanej szkoły, - bezpośredni kontakt z uczniami szkoły w sprawach dotyczących projektu. Informowanie uczniów i rodziców we wszelkich sprawach dotyczących projektu. Współpraca z rodzicami w zakresie informowania o udziale i postępach uczniów w ramach działań projektowych. - pozyskanie uczestników projektu oraz danych osobowych uczestników projektu w zakresie przewidzianym w formularzu PEFS, oświadczeń o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych oraz deklaracji uczestnictwa w projekcie, - przestrzeganie procedur związanych z ochrona danych osobowych uczestników projektu, personelu oraz kontrahentów. Zabezpieczenie zebranych danych osobowych uczestników oraz przekazanie ich do biura projektu, - wydruk ankiet początkowych i końcowych oraz innych wymaganych dla prawidłowej realizacji projektu oraz przekazanie ich nauczycielowi/trenerowi prowadzącemu zajęcia, celem przeprowadzenia badania, - weryfikacja wyników ankiet i ich rejestracja w bazie EXCEL prowadzonej dla danej szkoły, - tworzenie harmonogramów zajęć dodatkowych / kursów / wycieczek / praktyk zawodowych / staży w uzgodnieniu ze specjalista ds. finansowych, planowanie sal oraz zabezpieczenie dostępu do sal w czasie trwania działań, - organizacja praktyk zawodowych i staży w ramach projektu. W przypadku organizacji obozów - wypełnienie obowiązków wynikających ze szkolnych przepisów regulujących organizację i uczestnictwo w obozach, - współpraca przy opracowaniu części sprawozdawczej wniosków o płatność, - przygotowanie i weryfikacja dokumentacji zajęć ( w tym m.in. dzienników zajęć) - opracowanie instrukcji archiwizacji dokumentów projektowych i archiwizowanie ich zgodnie z instrukcją, - opisywanie faktur dotyczących zakupów z budżetu projektu, Zakres obowiązków specjalisty ds. finansowych projektu: - przygotowywanie wniosków o płatność wraz z niezbędnymi załącznikami, - nadzór nad prawidłowym kwalifikowaniem wydatków w ramach projektu, - prowadzenie aktualnej bazy danych PEFS - odpowiedzialność za prawidłowość rozliczenia projektu z Wojewódzkim Urzędem Pracy w Rzeszowie, - opracowywanie niezbędnej dokumentacji, związanej z budżetem projektu, przygotowywanie formularzy zmian budżetowych, - wspieranie działań kierownika projektu w odniesieniu do poszczególnych zadań objętych projektem, - zgłaszanie koordynatorowi projektu wszelkich stwierdzonych nieprawidłowości, - podejmowanie działań w celu zapewnienia płynnego finansowania projektu, - niezwłoczne informowanie kierownika projektu o potencjalnych zagrożeniach w realizacji projektu, - współpraca z członkami zespołu projektowego, - archiwizowanie dokumentów projektu, Zakres obowiązków specjalisty ds. zamówień publicznych projektu: - przygotowanie i prowadzenie wymaganej dokumentacji o udzielenie zamówienia publicznego dot. realizacji zadań projektu, zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, - zapewnienie zasad konkurencyjności i przejrzystości wynikających z prawa wspólnotowego, - przygotowanie Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, - szczegółowa analiza i ocena ofert, - przygotowanie wzorów umów, - współpraca z koordynatorem projektu oraz członkami zespołu projektowego, Zgodnie z umową dotyczącą realizacji projektu, w terminie 30 dni kalendarzowych od zakończenia projektu wyznaczonego na 30.06.2015 r. wykonawca zobowiązany jest przygotować i złożyć końcowy wniosek o płatność. W związku z tym na prośbę zamawiającego, Wykonawca stawi się w terminie i miejscu wyznaczonym przez zamawiającego w celu sporządzenia końcowego wniosku o płatność. Wykonawcy nie przysługuje dodatkowe wynagrodzenie za świadczenia usługi w tym zakresie.