Świadczenie kompleksowej usługi w zakresie rezerwacji, sprzedaży i dostawy biletów lotniczych na trasach krajowych i zagranicznych

Opis przedmiotu przetargu: 1.Przedmiotem zamówienia jest świadczenie kompleksowej usługi w zakresie rezerwacji, sprzedaży i dostawy biletów lotniczych na trasach krajowych i zagranicznych w tym biletów od tanich przewoźników oraz związane z tym usługi, m.in. pośrednictwo w kontaktach z przewoźnikami w zakresie programów lojalnościowych, reklamacji, zmian rezerwacji itp., na potrzeby Zamawiającego. Zamówienie dotyczy biletów w klasie business i klasie ekonomicznej. Zamawiający przewiduje największą ilość rezerwacji biletów lotniczych na przeloty na trasach europejskich oraz sporadyczne rezerwacje biletów na przeloty na trasach pozaeuropejskich. Rezerwacje biletów realizowane będą w zależności od rzeczywistych potrzeb Zamawiającego. 2.Zamawiający w 2016 roku szacuje zakup ok. 119 biletów lotniczych (ok. 87 zagranicznych i 32 krajowych) na kwotę nie większą niż 193.350 zł brutto (słownie: sto dziewięćdziesiąt trzy tysiące trzysta pięćdziesiąt złotych). Wskazana wartość dotyczy rezerwacji, sprzedaży (wartości), wystawienia i dostarczenia biletu oraz pozostałych kosztów z tym związanych. 3.W ramach świadczenia usług rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych Wykonawca zobowiązany będzie do: 1)Wyszukiwania optymalnego połączenia pod względem ceny oraz czasu trwania podróży przy zachowaniu najlepszego komfortu podróży i przedstawieniu Zamawiającemu co najmniej trzech wariantów przelotu na zamawianej trasie wraz z szczegółowo opisanym planem podróży oraz wszystkimi warunkami przelotu - celem umożliwienia Zamawiającemu wyboru najkorzystniejszego z nich. 2)Przedstawienia Zamawiającemu wariantów przelotów, o których mowa w pkt 1), w terminie do 3 godzin od momentu złożenia zamówienia na rezerwację. Obowiązek przedstawienia wariantów przelotów nie dotyczy sytuacji, w której dostępny jest wyłącznie jeden wariant przelotu. 3)Przekazania Zamawiającemu potwierdzenia rezerwacji zawierającej ostateczną datę wykupu biletu oraz cenę w terminie 3 godzin od momentu dokonania wyboru wariantu przelotu przez Zamawiającego. 4)Informowania Zamawiającego o zbliżających się terminach wykupu biletów oraz możliwości wykupienia biletu w niższej cenie. 5)Wystawienia i przekazania Zamawiającemu elektronicznego biletu lotniczego w terminie do 1 godziny od momentu złożenia dyspozycji przez Zamawiającego (dokonania wyboru wariantu przelotu). Wystawiony bilet lotniczy będzie zawierał wszelkie informacje o warunkach podróży oraz cenie za usługę i będzie tożsamy z dokonaną rezerwacją, za wyjątkiem sytuacji, gdy cena za bilet w trakcie oczekiwania na wystawienie ulegnie zmianie na niższą, tj. korzystniejszą dla Zamawiającego. Bilety elektroniczne będą przekazywane Zamawiającemu bezpośrednio z terminalu Globalnego Systemu Dystrybucji GDS, użytkowanego przez Wykonawcę. 6)Bilet lotniczy może być również wystawiony i przekazany w wersji papierowej. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu bilet w wersji papierowej w terminie 2 dni roboczych od dnia wykupu biletu, nie później jednak niż 24 godziny przed terminem wylotu/podróży. Wersja papierowa biletu lotniczego będzie wymagana na przeloty, na których nie jest wystawiana wersja elektroniczna biletu oraz w pozostałych przypadkach - w zależności od potrzeb Zamawiającego. Bilety dostarczane będą do siedziby Zamawiającego lub na inne wskazane adresy w miejscowościach, z których będzie odbywał się wylot. Dopuszcza się też możliwość odbioru biletu w wersji papierowej na lotnisku - zgodnie z wyborem Zamawiającego. 7)Wskazania Zamawiającemu osób odpowiedzialnych za realizację zamówienia (minimum dwie osoby). Zamówienia dokonywane będą stosownie do bieżących potrzeb Zamawiającego w jednej z następujących form: telefonicznie, faksem lub drogą elektroniczną na numery i adres poczty elektronicznej podane przez Wykonawcę w ofercie. 8)Administrowania programami lojalnościowymi w imieniu Zamawiającego: a)informowania Zamawiającego o wprowadzeniu przez linie lotnicze programów lojalnościowychi zapoznania Zamawiającego z ich szczegółami, b)po zgłoszeniu przez Zamawiającego woli uczestniczenia w programie lojalnościowym, zalogowania do programu za pośrednictwem Wykonawcy i administrowania programem przez Wykonawcę, m.in.: -rejestracji wszystkich biletów zakupionych w biurach Wykonawcy, np. dla programu LOT DLA FIRM, -negocjowania i wprowadzania odpowiedniego identyfikacyjnego wpisu do zakładanych rezerwacji przelotów, np. dla programu Skandynawskich Linii Lotniczych SAS, -występowania do linii lotniczych w sprawie przyznawania szczególnych bonusów dla Zamawiającego za kształtowanie przelotów, 9)Comiesięcznego raportowania uzbieranych punktów z programów lojalnościowych - informowania Zamawiającego w formie pisemnej, o stanie punktacji w programach lojalnościowych, sposobach i czasie wykorzystania przyznanych bonusów: a)raport będzie zawierać przynajmniej wydruk z numeracją biletów, nazwiskami pasażerów, kierunkiem i datami podróży, wskazaniem wykorzystanej linii lotniczej, cenami. b)raport za dany miesiąc będzie przekazywany Zamawiającemu w terminie do 10-ego dnia następnego miesiąca, 10)Pośredniczenia z przewoźnikami w sprawach reklamacji: a) dotyczy reklamacji zgłoszonych przez Zamawiającego do Wykonawcy telefonicznie, faksem lub drogą elektroniczną na numery i adres poczty elektronicznej podane w ofercie, b) dotyczy informowania Zamawiającego przez Wykonawcę o trybie i przebiegu rozpatrywania reklamacji, c) reklamacje mogą dotyczyć w szczególności: elastyczności warunków taryf, możliwości bez kosztowej zmiany terminu rezerwacji, nazwiska pasażera lub rezygnacji z biletów. 4.Wszystkie dane zawarte na biletach elektronicznych/lub papierowych dostarczanych przez Wykonawcę będą identyczne z odpowiednimi danymi przechowywanymi w postaci elektronicznej w systemie rezerwacyjnym przewoźnika za pośrednictwem Globalnego Systemu Dystrybucji GDS użytkowanego przez Wykonawcę. Zakazane jest wprowadzanie jakichkolwiek zmian do biletów wygenerowanych za pośrednictwem stosowanego GDS. 5.W sytuacjach, nie dających się przewidzieć wcześniej, Zamawiający może odwołać rezerwację, zmienić imię i nazwisko osoby, trasę lub termin podróży. O wszelkich zmianach Wykonawca zostanie powiadomiony niezwłocznie, w terminie możliwym na wprowadzenie przez Wykonawcę zmian. Jeżeli dokonane zmiany przełożą się na zmianę ceny biletu to wszelkie różnice zostaną uregulowane przez Zamawiającego. Wykonawca nie będzie pobierał żadnych opłat manipulacyjnych oraz dodatkowych z tytułu odwołania lub zmiany rezerwacji. 6.Bilet tam i z powrotem traktowany jest jako jeden bilet. 7. Zamawiający zastrzega możliwość zakupu biletu w jedną stronę.