Prowadzenie kompleksowej obsługi bankowej budżetu Gminy Sicienko i jednostek organizacyjnych, tj. Urzędu Gminy w Sicienku, Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sicienku, Gminnego Ośrodka Kultury w Sicienku, Gminnej Biblioteki Publicznej w Sicienku, Szkoły Podstawowej w Kruszynie, Szkoły Podstawowej w Strzelewie, Szkoły Podstawowej w Samsiecznie, Szkoły Podstawowej w Trzemiętowie, Szkoły Podstawowej w Sicienku, Szkoły Podstawowej w Wojnowie, Zakładu Komunalnego w Sicienku

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest prowadzenie kompleksowej obsługi bankowej budżetu Gminy Sicienko i jednostek organizacyjnych, tj. Urzędu Gminy w Sicienku, Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sicienku, Gminnego Ośrodka Kultury w Sicienku, Gminnej Biblioteki Publicznej w Sicienku, Szkoły Podstawowej w Kruszynie, Szkoły Podstawowej w Strzelewie, Szkoły Podstawowej w Samsiecznie, Szkoły Podstawowej w Trzemiętowie, Szkoły Podstawowej w Sicienku, Szkoły Podstawowej w Wojnowie, Zakładu Komunalnego w Sicienku. 2. Wymagania określone przez Zamawiającego dotyczące przedmiotu zamówienia: 2.1. Obsługa budżetu obejmuje: 1) zapewnienie wykonywania czynności związanych z obsługą budżetu Gminy Sicienko i jednostek organizacyjnych w poniedziałki, środy i czwartki w godzinach od 8.00 do 15.00, we wtorki od 8.00 do 17.00 i w piątki od 8.00 do 14.00, na terenie miejscowości będącej siedzibą Urzędu Gminy oraz zapewnienie realizacji przelewów od poniedziałku do piątku w godzinach od 7.00 do 17.00 (w przypadku zmiany godzin pracy urzędu bank zobowiązuje się dostosować godziny pracy placówki do godzin pracy urzędu), 2) otwarcie i prowadzenie 54 rachunków ( w PLN) zamawiającego i jednostek organizacyjnych Gminy Sicienko ( podstawowych, pomocniczych), 3) otwieranie dodatkowych rachunków bieżących i pomocniczych w trakcie wykonywania bankowej obsługi budżetu Gminy Sicienko i jej jednostek organizacyjnych- na pisemny wniosek, 4) możliwość otwierania rachunków walutowych lub możliwość przeprowadzenia rozliczeń w walutach wymienialnych, 5) obsługę operacji finansowych budżetu Gminy Sicienko i jej jednostek organizacyjnych z zastosowaniem jednolitych procedur, 6) oprocentowanie rachunków bankowych (złotowych) będzie ustalane jako iloczyn zmiennej stopy procentowej opartej na aktualnej stawce WIBID 1M i współczynnika korygującego „w” zaoferowanego przez Wykonawcę w ofercie. Kapitalizacja odsetek będzie następować w okresach miesięcznych, na koniec każdego miesiąca lub w dniu zamknięcia rachunku bankowego. W przypadku likwidacji stawki WIBID 1 M, zostanie ona zamieniona na stawkę, która zastąpi stawkę WIBID 1M, albo na stawkę najbardziej zbliżoną swoją wielkością i charakterem do stawki WIBID 1M. 7) wydawanie opinii bankowej, zaświadczeń o prowadzonych rachunkach bankowych, potwierdzeń wpłat i wypłat, blankietów czeków – bez opłat i prowizji, 8) dokonywanie wpłat i wypłat gotówkowych przez osoby upoważnione, działające w imieniu posiadaczy rachunków– bez opłat i prowizji. Wykonawca zapewni wpłatę środków poza kolejnością (niezależnie od kwoty), 9) możliwość wypłaty gotówki wg nominałów określonych każdorazowo przez posiadaczy rachunków. Wykonawca zapewni wypłatę środków poza kolejnością (niezależnie od kwoty) na podstawie czeków papierowych, bez wcześniejszego awizowania kwot do 10 tys. zł, 10) możliwość wymiany gotówki na nominały o mniejszej wartości- banknoty i bilon, 11) przyjmowanie wpłat gotówkowych od osób trzecich na rachunki zamawiającego. Zamawiający wymaga by wykonawca nie obciążał płatników prowizjami od wpłat na rzecz Gminy Sicienko i jej jednostek organizacyjnych, 12) wypłaty gotówkowe na rzecz osób fizycznych wskazanych przez posiadacza rachunku w zleceniach wypłaty gotówkowej- wypłata świadczeń rodzinnych, świadczeń z funduszu alimentacyjnego i zasiłków dla opiekunów, świadczeń wychowawczych oraz wszelkich innych świadczeń na rzecz rodziny. Wypłata maksymalnie w dwóch dniach roboczych miesiąca. Szczegółowe terminy będą corocznie uzgadniane pomiędzy Wykonawcą i Zamawiającym, 13) zapewnienie elektronicznego systemu obsługi bankowej, jego wdrożenie w standardzie zapewniającym pełne bezpieczeństwo zgodnie z przepisami prawa, w zakresie bankowej obsługi finansowej, jednolitego dla rachunków bankowych wszystkich jednostek organizacyjnych Gminy Sicienko, przekazywanie i instalowanie wersji aktualizującej w okresie trwania umowy oraz świadczenie serwisu oprogramowania bez opłat i prowizji. Wykonawca (bank) zapewni instalację (uruchomienie) stanowisk bankowości elektronicznej oraz poprawne działanie oprogramowania bankowości elektronicznej na stanowiskach komputerowych wskazanych przez Zamawiającego, oraz zapewni wszelkie dodatkowe akcesoria zapewniające bezpieczeństwo pracy dla użytkowników systemu bankowości elektronicznej, a zwłaszcza dla podpisujących przelewy. Jeżeli system, który oferuje Wykonawca, wymaga zastosowania dodatkowych akcesoriów, zapewniających bezpieczeństwo pracy użytkowników, wówczas Wykonawca dostarczy odpowiednią ilość narzędzi bankowości elektronicznej np.: tokeny, karty, czytniki, czy inne. Wykonawca przeszkoli pracowników Zamawiającego z zakresu obsługi systemu. Zamawiający nie przewiduje opłat (abonamentu) za korzystanie z bankowości elektronicznej. Dopuszcza się zastosowanie systemu , który nie wymaga instalacji na urządzeniach Zamawiającego, jeżeli Wykonawca zapewni taką samą funkcjonalność systemu, poprzez dostęp do niego przez stronę internetową, 14) system bankowości elektronicznej winien zapewnić co najmniej: - realizację przelewów od poniedziałku do piątku w godzinach od 7.00 do 17.00, - dokonywanie operacji w czasie rzeczywistym, - uzyskiwanie w czasie rzeczywistym wiadomości o wszystkich operacjach i saldach na rachunkach bieżących i pomocniczych (monitorowanie stanu konta na bieżąco), -składanie poleceń przelewu ze wszystkich w/w rachunków w ramach dostępnych środków, - import przelewów przygotowanych we własnym systemie informatycznym Zamawiającego do systemu elektronicznej obsługi rachunków bankowych w formacie umożliwiającym wczytanie tych danych. Zamawiający przygotuje pliki w formacie wymaganym przez Wykonawcę, - generowanie (wydruk) wyciągów bankowych nie wymagających stempla bakowego, - generowanie ( wydruk) historii do rachunku bankowego za okres co najmniej 1 roku, - udostępnienie i przekazywanie w formie elektronicznej, pliku JPK_WB (Jednolity Plik Kontrolny -Wyciąg Bankowy)- bez opłat i prowizji, - potwierdzenie zrealizowania przelewu w systemie on-line (po realizacji przelewu natychmiastowa informacja w systemie bakowości internetowej), - możliwość wykonywania operacji na różnych rachunkach jednostki przez kilku użytkowników w tym samym czasie, - przechowywanie przelewów i wyciągów w archiwum systemu co najmniej przez okres 1 roku, - możliwość autoryzowania zleceń płatniczych za pomocą elektronicznego klucza, - nadawanie nowych bądź zmiana istniejących uprawnień użytkowników systemu w dowolnym momencie obowiązywania umowy, na podstawie pisemnej dyspozycji, - pełną informację o procesie autoryzacji zleceń, poprzez podanie daty i godziny podpisu zlecenia przez każdą z osób, - możliwość przeszukiwania zbiorów wszystkich operacji na wszystkich rachunkach wg nazwy kontrahenta, daty, okresu i kwoty, 15) w przypadku awarii uniemożliwiającej wysyłanie przelewów w formie elektronicznej, bank umożliwi realizację poleceń przelewu w formie papierowej w tej samej cenie, w dniu ich złożenia lub w dniu wskazanym do dyspozycji jako data do realizacji, 16) w systemie bankowości elektronicznej obsługiwane będą rachunki wskazane w pkt.1.5 ppkt.1, 17) sporządzanie wyciągów bankowych w wersji papierowej z potwierdzeniem operacji bankowych dla każdego rachunku bankowego. Wyciągi muszą być sporządzane za dni, w których na rachunku bankowym wystąpiły obroty, 18) możliwość deponowania wolnych środków pieniężnych znajdujących się na rachunkach podstawowych i rachunkach środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Zamawiającego (wskazanych w pkt.1.5 ppkt.1 a,b,c,d) na lokatach terminowych automatycznych typu overnight (automatycznie tj. bez dodatkowych formalności), na koniec dnia- bez opłat i prowizji. Powrót środków pieniężnych z lokaty nastąpi następnego dnia roboczego do godziny 7.30 i będzie to pierwsza operacja na rachunku bankowym. Oprocentowanie liczone jako iloczyn dziennej stawki WIBID ON i współczynnika „w1” określonego w złożonej ofercie. Współczynnik stały w okresie obowiązywania umowy. W przypadku likwidacji stawki WIBID ON, zostanie ona zamieniona na stawkę, która zastąpi stawkę WIBID ON, albo na stawkę najbardziej zbliżoną swoją wielkością i charakterem do stawki WIBID ON. Kapitalizacja odsetek w ostatnim dniu kalendarzowym miesiąca, 19) możliwość deponowania wolnych środków pieniężnych na lokatach terminowych na pisemny wniosek Zamawiającego. Uruchomienie jak i rezygnacja z tej opcji może nastąpić w każdym momencie trwania umowy bez opłat i prowizji. Oprocentowanie lokat złotowych oraz walutowych będzie każdorazowo negocjowane z Bankiem. Kapitalizacja odsetek na koniec okresu obowiązywania lokaty. W przypadku rezygnacji z lokaty przed upływem terminu na jaki została zawarta, oprocentowanie od tych środków zostanie naliczone w wysokości odsetek ustalonych dla lokat typu overnight, 20) uruchomienie kredytu w rachunku bieżącym na pokrycie występującego w trakcie roku przejściowego deficytu budżetowego, do wysokości określonej w każdym roku przez Radę Gminy w uchwale budżetowej ( w projekcie uchwały na 2019 rok przewiduje się 500.000,00 zł). Szczegółowe warunki kredytu określi umowa, przy czym: - zabezpieczeniem kredytu będzie weksel własny in blanco wraz z deklaracją wekslową, - każdy wpływ na rachunek bieżący będzie powodował zmniejszenie salda kredytu, - uruchomienie kredytu następować będzie bez żadnych prowizji i opłat, - wykonawca nie będzie pobierał prowizji i opłat od salda niewykorzystanej części kredytu, - kredyt powinien zostać postawiony do dyspozycji w ciągu dwóch dni od daty podpisania odrębnej umowy kredytowej, - zamawiający płaci odsetki od rzeczywistego zadłużenia, - oprocentowanie kredytu w rachunku będzie zmienne, liczone w oparciu o oprocentowanie WIBOR 1M wyliczonej jako średnia z ostatniego miesiąca poprzedzającego okres obrachunkowy +/- marża banku. W przypadku likwidacji stawki WIBOR 1 M, zostanie ona zamieniona na stawkę, która zastąpi stawkę WIBOR 1M, albo na stawkę najbardziej zbliżoną swoją wielkością i charakterem do stawki WIBOR 1M. - odsetki od wykorzystywanego kredytu naliczane będą w miesięcznych okresach obrachunkowych, przy czym pierwszy okres rozpoczyna się od dnia postawienia kredytu do dyspozycji Zamawiającego, kolejne okresy liczone są od następnego dnia po zakończeniu poprzedniego okresu, ostatni okres obrachunkowy kończy się w dniu poprzedzającym dzień całkowitej spłaty kredytu, 21) możliwość obsługi płatności masowych bez dodatkowych opłat i prowizji: - Wykonawca na wniosek zamawiającego zobowiązany jest otworzyć i obsłużyć wirtualne rachunki dla kontrahentów płatności masowych, - identyfikacja płatności przychodzących będzie odbywała się w oparciu o unikalny identyfikator, jaki umieszczony zostanie w indywidualnym numerze rachunku bankowego, - księgowanie wpłat dokonanych na rachunki wirtualne będzie odbywało się jako pojedyncza operacja na wskazanych przez Zamawiającego rachunkach, - plik elektroniczny według formatu określonego przez Zamawiającego o wpłatach dokonywanych za pośrednictwem wirtualnych rachunków, Wykonawca zobowiązany jest przekazać Zamawiającemu najpóźniej do godz. 9.30 następnego dnia roboczego. Zamawiający uzgodni wraz z Wykonawcą treść i rodzaj raportu. W trakcie obowiązywania umowy może nastąpić zwiększenie ilości operacji w skali miesiąca, - Wykonawca wdroży system automatycznej identyfikacji płatnika w zakresie płatności podatku od nieruchomości, podatku rolnego i podatku leśnego, opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi lub innych płatności masowych, jeżeli pojawią się takie w trakcie realizacji umowy, w terminie 60 dni od dnia zgłoszenia tych płatności Wykonawcy przez Zamawiającego. 2.2. Bank dla czynności i usług będących przedmiotem zamówienia nie będzie pobierał innych, niż wymienione w Formularzu cenowym oferty prowizji, ani opłat z tytułu wykonywania obsługi bankowej budżetu Gminy Sicienko i jej jednostek organizacyjnych w terminie od 1 stycznia 2019 r. do 31 grudnia 2022 r., 2.3. Bank ponosi odpowiedzialność za wykonanie operacji niezgodnych z dyspozycją Zamawiającego i jego jednostek organizacyjnych. Wykonawca pokryje straty Zamawiającego z tytułu dopuszczenia przez System do zrealizowania transakcji nieautoryzowanych/niewłaściwie autoryzowanych (np. przez nieuprawnionego użytkownika, ponad limit). 2.4. Wykonawcy ubiegający się o zamówienie muszą posiadać/utworzyć na okres obowiązywania umowy oddział/filie w miejscowości będącej siedzibą Urzędu Gminy 2.5. Dodatkowe informacje dla wykonawcy: Podane poniżej wielkości są szacunkowe, mogą ulegać zmianie w trakcie trwania umowy i nie może mieć to wpływu na cenę. 1) aktualnie prowadzone rachunki bankowe a) rachunki podstawowe- 20 szt. b) rachunki Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych- 12 szt. c) pozostałe rachunki (pomocnicze)- 22 szt. 2) przelewy bankowe na rachunki w innych bankach- 3700 szt./mc 3) przelewy bankowe na rachunki w tym samym banku- 500 szt./mc 4) wartość wypłat gotówkowych dokonywanych przez jednostki obsługiwane- 140.000,00 PLN /mc 5) wartość wpłat gotówkowych dokonywanych przez jednostki obsługiwane- 180.000,00 PLN /mc 6) wartość gotówkowej wypłaty świadczeń rodzinnych, funduszu alimentacyjnego i zasiłków dla opiekunów, świadczeń wychowawczych oraz wszelkich innych świadczeń na rzecz rodziny – 120.000,00 zł/mc, 7) wymiana gotówki na nominały o mniejszej wartości- banknoty, bilon – 1000 zł/mc, 8) wysokość kredytu na sfinansowanie przejściowego deficytu budżetowego określany jest corocznie w uchwale budżetowej- w projekcie uchwały na 2019 rok przewiduje się 500.000,00 zł, 9) przewidywana liczba wirtualnych kont płatności masowych- 12.320 szt.