Dzierżawa urządzeń wielofunkcyjnych wraz z nadzorem eksploatacyjnym

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest: a. dzierżawa urządzeń wielofunkcyjnych do kopiowania, drukowania i skanowania w ilości 10 szt. (w tym: 9 monochromatycznych i jedno drukujące w kolorze) zwanych dalej urządzeniami, mających co najmniej parametry określone w Załączniku nr 2 do umowy oraz nadzór eksploatacyjny nad tymi urządzeniami, b. nadzór eksploatacyjny nad urządzeniami Zamawiającego, wskazanymi w Załączniku Nr 1 do umowy. Zamawiający planuje wykonać 300 000 kopii/wydruków w ciągu 12 miesięcy na urządzeniach stanowiących jego własność. Usługa obejmuje: 1) dostawę oraz zainstalowanie urządzeń w lokalizacjach wskazanych przez Zamawiającego (we Wrocławiu, Jeleniej Górze, Kłodzku), w ciągu 7 (siedmiu) dni roboczych od dnia podpisania umowy. Lokalizacje zawiera Załącznik nr 1b do umowy. 2) kompleksową obsługę serwisową przedmiotu zamówienia, a w szczególności: a) wykonywanie przeglądów technicznych zgodnie z dokumentacją techniczną, wymogami określonymi przez producenta i instrukcjami obsługi; b) dokonywanie napraw, przeglądów, dostarczanie urządzeń zastępczych na czas naprawy trwającej, dokonywanie regulacji oraz kontroli stanu technicznego urządzeń. c) stałe utrzymanie parametrów techniczno-użytkowych urządzeń na poziomie określonym przez ich producenta. d) dostarczanie i montaż na własny koszt wszelkich materiałów eksploatacyjnych (zwłaszcza tonerów) z wyjątkiem papieru, wymiana zużytych elementów urządzeń, dopuszczonych do zastosowania przez producenta urządzeń, niezbędnych do prawidłowego działania urządzeń wielofunkcyjnych, w celu zapewnienia ich ciągłej i prawidłowej pracy. Dostarczenie, dla każdego urządzenia, po jednym tonerze zapasowym (dla zapewnienia ciągłości pracy). e) zaopatrzenie urządzeń w nowe tonery w ostatnim tygodniu obowiązywania umowy. f) użyte przez Wykonawcę materiały eksploatacyjne winny być fabrycznie nowe, dopuszczone do stosowania przez producenta danego urządzenia. g) przeszkolenie pracowników Zamawiającego (odpowiednio do lokalizacji urządzenia) w zakresie obsługi urządzenia (w szczególności wymiany tonerów, kasowania danych). h) udzielanie konsultacji w sprawach obsługi urządzeń. i) wykonywanie napraw (tj. usuwanie wszelkich usterek i awarii) - zgłoszonych przez Zamawiającego (telefonicznie, pisemnie, za pośrednictwem faksu, poczty elektronicznej) w okresie obowiązywania umowy. Naprawa każdego urządzenia musi być wykonana w ciągu maksymalnie 48 godzin od licząc od godziny powiadomienia Wykonawcy o uszkodzeniu. j) systematyczny odbiór od Zamawiającego zużytych materiałów eksploatacyjnych ( w tym tonerów), zużytych elementów urządzeń i ich utylizacja. k) dostarczenie instrukcji obsługi dla wydzierżawionych urządzeń, w języku polskim. l) przekazanie i odbiór wydzierżawionych urządzeń do i po upływie okresu obowiązywania umowy; sporządzenie z udziałem Zamawiającego protokołów zdawczo - odbiorczych w dacie przejęcia i zdania urządzenia. Usterki stwierdzone przy odbiorze Wykonawca usunie w terminie wskazanym w w/w protokole w ciągu 7 dni. m) w dacie przejęcia i zdania urządzenia sporządzenie z udziałem Zamawiającego protokołów dotyczących stanu liczników urządzeń Zamawiającego i Wykonawcy będących przedmiotem umowy. 2. Wszelkie uzyskane dane i dokumenty Zamawiającego, z wyjątkiem dotyczących eksploatacji urządzeń, w tym zapisane na nośnikach urządzeń stanowią tajemnicę i własność Zamawiającego. Zawartość tych nośników będzie usuwana (kasowana) pod nadzorem Zamawiającego w chwili rozwiązania umowy, przed przystąpieniem do dokonywania czynności serwisowych u Wykonawcy i przenoszenia urządzeń oraz na żądanie Zamawiającego. 3. Oferowane urządzenia muszą być kompletne po zmontowaniu i gotowe do użytkowania bez ponoszenia jakichkolwiek dodatkowych kosztów ze strony Zamawiającego. 4. W okresie trwania umowy Zamawiający przewiduje wykonanie ok. 1 300 000 sztuk kopii/wydruków czarno - białych na wydzierżawionych urządzeniach monochromatycznych oraz ok. 6000 sztuk kopii/wydruków kolorowych na wydzierżawionych urządzeniach drukujących w kolorze. Podana liczba kopii jest jedynie wartością orientacyjną, służącą przygotowaniu w pełni porównywalnych ofert. 5. W okresie trwania umowy Zamawiający przewiduje wykonanie ok. 300 000 sztuk kopii/wydruków na urządzeniach stanowiących własność Zamawiającego. Podana liczba kopii jest jedynie wartością orientacyjną, służącą przygotowaniu w pełni porównywalnych ofert. 6. Wykonawca może zaoferować urządzenia wielofunkcyjne o wyższych parametrach technicznych, niż Zamawiający określił w Załączniku nr 2 do Umowy. 7. Zamawiający nie dopuszcza urządzeń wielofunkcyjnych o niższych parametrach, niż określił w Załączniku Nr 2 do Umowy. 8. Umowa musi być wykonywana w zakresie zapewniającym stałe (ciągłe) utrzymanie urządzeń w pełnej sprawności techniczno-użytkowej, tj. urządzenia muszą być sprawne i wykonywać kopie /wydruki/skany dobrej jakości. Wzorzec jakości kopii/wydruku stanowi Załącznik nr 3 do umowy. 9. Przedmiot umowy musi być wykonywany przez osoby posiadające kwalifikacje w zakresie wykonywania przedmiotu zamówienia. 10. Częstotliwość i sposób wykonywania przeglądów, konserwacji, sposób wykonywania napraw określają instrukcje producentów urządzeń, zapisy SIWZ i umowy. 11. Okres wyłączenia urządzenia, dla wykonania czynności przeglądu i konserwacji nie może przekroczyć 8 godzin. 12. W przypadku braku możliwości wykonania naprawy urządzenia wydzierżawionego lub stanowiącego własność Zamawiającego, w terminie określonym w ust. 11, Wykonawca na czas naprawy powinien dostarczyć i zainstalować urządzenie zastępcze o zbliżonych parametrach techniczno-użytkowych. Urządzenie zastępcze powinno być gotowe do pracy, na miejscu uszkodzonego, w ciągu najwyżej 1 dnia roboczego od powiadomienia Zamawiającego o niemożności wykonania naprawy w terminie określonym w ust. 11. 13. Wykonawca w celu wykonania przedmiotu zamówienia może w miejsce urządzenia wydzierżawionego, wymagającego częstych i drogich napraw, po uzgodnieniu z Zamawiającym zainstalować urządzenie Wykonawcy o zbliżonych parametrach techniczno-użytkowych. Rozliczenie kosztów wydzierżawienia i obsługi eksploatacyjnej tego urządzenia będzie tożsame jak urządzenia wydzierżawionego. 14. Wszelkie prace konieczne do realizacji umowy jak np. dojazdy do miejsca wykonania czynności określone przedmiotem umowy, prace transportowe, prace związane z dostawą, instalacją (w tym włączenie do sieci internetowej Zamawiającego) i zabraniem urządzeń, wykonuje we własnym zakresie i na koszt własny Wykonawca. Zamawiający nie będzie ponosił żadnych dodatkowych kosztów związanych z realizacją przedmiotu zamówienia. Cena jednostkowa zawiera wszystkie koszty, jakie Wykonawca poniesie w związku z realizacją umowy. 15. Czynności związane z wykonywaniem przedmiotu umowy Wykonawca będzie wykonywał w istniejących lokalizacjach i warunkach, u Zamawiającego, w dniach roboczych Zamawiającego. 16. W czasie wykonywania czynności wynikających z niniejszej umowy Wykonawca będzie przestrzegał zasad i przepisów BHP, zasad ochrony środowiska. 17. W czasie wykonywania wynikających z niniejszej umowy czynności Wykonawca będzie stosował metody pracy i sprzęt nie mający ujemnego wpływu na otoczenie. 18. W zakresie obsługi eksploatacyjnej urządzeń Zamawiającego Wykonawca odnotuje w zeszycie wykonania przedmiotu umowy, będącym własnością Zamawiającego, wykonanie czynności serwisowych, zdemontowane i zamontowane elementy, stan licznika. Wykonawca uzyska od wskazanych przedstawicieli Zamawiającego potwierdzenie wykonania tych czynności oraz odbiór jakości wykonywanych kopii/wydruków i poprawności pracy urządzenia, w tym kontroli jakości kopii/wydruków we wszystkich trybach naświetlenia, wykonanie kopii testowej i białej oraz kopii/wydruku testowej/go wg Załącznika nr 3 do umowy. Przedstawiciele Zamawiającego do potwierdzania przeglądów i konserwacji, odbiorów jakości kopii/wydruku i poprawności pracy urządzenia wskazani są w Załączniku nr 1 do umowy