Kompleksowa usługa polegająca na organizacji udziału i reprezentowaniu Zamawiającego w imprezach o charakterze targowo-wystawienniczo-promocyjnym realizowana w ramach projektu Platforma współpracy na rzecz zrównoważonego rozwoju rejonu Puszczy Białowieskiej.

Hajnówka: Kompleksowa usługa polegająca na organizacji udziału i reprezentowaniu Zamawiającego w imprezach o charakterze targowo-wystawienniczo-promocyjnym realizowana w ramach projektu Platforma współpracy na rzecz zrównoważonego rozwoju rejonu Puszczy Białowieskiej.


Numer ogłoszenia: 145708 - 2014; data zamieszczenia: 30.04.2014

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Powiat Hajnowski , ul. Aleksego Zina 1, 17-200 Hajnówka, woj. podlaskie, tel. 085 6823371, faks 085 6824220.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.powiat.hajnowka.pl; www.puszczailudzie.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Kompleksowa usługa polegająca na organizacji udziału i reprezentowaniu Zamawiającego w imprezach o charakterze targowo-wystawienniczo-promocyjnym realizowana w ramach projektu Platforma współpracy na rzecz zrównoważonego rozwoju rejonu Puszczy Białowieskiej..

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
Kompleksowa usługa polegająca na organizacji udziału i reprezentowaniu Zamawiającego na imprezach o charakterze targowo-wystawienniczo-promocyjnym w roku 2014 zwanych dalej wydarzeniem promocyjnym: Pakiet 1: Wydarzenie promocyjne organizowane na Starym Mieście w Lublinie w dniach 16-18 maja. Pakiet II: 1.Wydarzenie promujące formy aktywności wodnej odbywające się nad brzegiem Wisły w Warszawie w dniu 24 maja, 2.Festyn ekologiczny z okazji obchodów Światowego Dnia Ochrony środowiska organizowany na Rynku Kościuszki w Białymstoku w dniu 7 czerwca, 3.Wydarzenie promocyjne z okazji Zielonych Świątek organizowane w Skansenie w Jurowcach w dniu 8 czerwca, 4.Wydarzenie promujące folklor i kulturowe dziedzictwo ludowe w Hajnówce w dniu 13 lipca, 5.Wydarzenie promocyjne odbywające się w Muzeum Rolnictwa w Ciechanowcu w dniu 10 sierpnia, 6.Wydarzenie promocyjne organizowane na Starym Rynku w Poznaniu w dniach 15-17 sierpnia, 7.Targi turystyczne odbywające się w Krakowie w dniach 26-28 września. Celem prezentacji na wydarzeniach promocyjnych jest wzrost zainteresowania regionem jako miejscem aktywnego wypoczynku i turystyki przyrodniczej. Zachęcenie turystów do turystyki przyrodniczej wiąże się z profitami dla całego obszaru, ponieważ będą oni korzystać także z pozostałych atrakcji znajdujących się na jego terenie. Istotnym elementem jest promocja produktów turystycznych Regionu Puszczy Białowieskiej, która wpłynie na kształtowanie wizerunku Powiatu Hajnowskiego jako miejsca propagującego aktywny wypoczynek. Działania promocyjne obejmować będą przede wszystkim produkty turystyki aktywnej na obszarach cennych przyrodniczo, turystyki krajoznawczej, na obszarach wiejskich oraz dziedzictwo kulturowe regionu. Rzeczowy zakres prac zgodnie z którymi Wykonawca jest zobowiązany wykonać zamówienie określa załącznik nr 2 do niniejszej SIWZ, stanowiący opis przedmiotu zamówienia..

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.95.60.00-0.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
tak, liczba części: 2.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 30.11.2014.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
Nie dotyczy.

III.2) ZALICZKI

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Spełnia/nie spełnia w oparciu o przedstawione dokumenty.

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Spełnia/nie spełnia w oparciu o przedstawione dokumenty.

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Spełnia/nie spełnia w oparciu o przedstawione dokumenty.

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Spełnia/nie spełnia w oparciu o przedstawione dokumenty.

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Spełnia/nie spełnia w oparciu o przedstawione dokumenty.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

• potwierdzenie posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, w szczególności koncesje, zezwolenia lub licencje;

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
• aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

• nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

1. Oświadczenie potwierdzające, iż osoby reprezentujące Zamawiającego podczas imprez posiadają doświadczenie i wykształcenie niezbędne do wykonywania przez nie czynności ujętych w Opisie przedmiotu zamówienia, tj. promowania regionu Puszczy Białowieskiej zgodnie z załacznikiem nr 7 do SIWZ 2. Wykaz wykonanych usług zgodnie z załącznikiem nr 5 do SIWZ

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.3) ZMIANA UMOWY

przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Zmiana umowy może być dokonana w przypadku zaistnienia okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, pod warunkiem podpisania aneksu zaakceptowanego przez obie Strony umowy, a w szczególności: 1) aktualizacji danych Wykonawcy poprzez zmianę nazwy firmy, zmianę adresu siedziby, zmianę formy prawnej Wykonawcy, itp., 2) zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia, 3) konieczności wprowadzenia zmian będących następstwem zmian wprowadzonych w umowach pomiędzy Zamawiającym, a innym niż Wykonawca stroną, w tym instytucjami nadzorującymi realizację projektu, w ramach, którego realizowane jest przedmiotowe zamówienie, 4) konieczności wprowadzenia zmian będących następstwem zmian wytycznych lub zaleceń dotyczących Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko, w szczególności w zakresie sprawozdawczości, 5) z powodu zmiany terminów realizacji przedmiotu zamówienia z przyczyn niezależnych od Wykonawcy lub Zamawiającego, 6) z powodu uzasadnionych zmian w zakresie sposobu wykonania przedmiotu zamówienia proponowanych przez Zamawiającego lub Wykonawcę, jeżeli te zmiany są korzystne dla Zamawiającego, 7) z powodu okoliczności siły wyższej, np. wystąpienia zdarzenia losowego wywołanego przez czynniki zewnętrzne, którego nie można było przewidzieć, w szczególności zagrażającego bezpośrednio życiu lub zdrowiu ludzi, lub grożącego powstaniem szkody w znacznych rozmiarach. 8) udziału podwykonawców przy realizacji zamówienia.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.powiat.hajnowka.pl; www.puszczailudzie.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Starostwo Powiatowe w Hajnówce, 17 - 200 Hajnówka, ul. A.Zina 1, pok. nr 4.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
08.05.2014 godzina 10:00, miejsce: Starostwo Powiatowe w Hajnówce, 17 - 200 Hajnówka, ul. A.Zina 1, Sekretariat pok. nr 19 (I piętro).

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko, Priorytet V ochrona przyrody i kształtowanie postaw ekologicznych, Działanie 5.4 Kształtowanie postaw społecznych sprzyjających ochronie środowiska, w tym różnorodności biologicznej oraz ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie

ZAŁĄCZNIK I - INFORMACJE DOTYCZĄCE OFERT CZĘŚCIOWYCH

CZĘŚĆ Nr:
1
NAZWA:
Wydarzenie promocyjne organizowane na Starym Mieście w Lublinie w dniach 16-18 maja.

• 
  1) Krótki opis ze wskazaniem wielkości lub zakresu zamówienia:
  Wydarzenie promocyjne organizowane na Starym Mieście w Lublinie w dniach 16-18 maja A. STOISKO: 1)Wynajem powierzchni i zabudowy wystawienniczej od organizatora wydarzenia promocyjnego (najem dla Zamawiającego powierzchni wystawienniczej w postaci stoiska 2-stanowiskowego oraz niezbędnego wyposażenia tj.: 2 lady, 4 krzesła, stół, min. 2 ekspozytory na ulotki i katalogi, 2 zaproszenia na spotkanie branżowe w dniu 16.05.2014). Stoisko zostało wstępnie zarezerwowane przez Zamawiającego. 2)Zapewnienie lokalizacji stoiska przy podmiotach z województwa podlaskiego. 3)Postępowanie zgodnie z Regulaminem wydarzenia promocyjnego. 4)Zapewnienie utrzymania i obsługi technicznej stoiska, dokonanie czynności formalnych związanych z techniczno-organizacyjnym funkcjonowaniem stoiska. 5)Zapewnienie uczestnictwa w wydarzeniu promocyjnym dwóch osób reprezentujących podmioty turystyczne z regionu Puszczy Białowieskiej (wskazanych przez Zamawiającego) poprzez zapewnienie im dojazdu do miejsca wydarzenia promocyjnego, dwóch noclegów w hotelu lub pensjonacie o standardzie nie mniejszym niż *** , w pokoju jednoosobowym w odległości nie większej niż 3 km od miejsca wydarzenia promocyjnego, pełnego wyżywienia (2 śniadania, 3 obiady, 2 kolacje). 6)Zapewnienie materiałów promocyjnych tj: folderów oraz ulotek- min. 150 szt., map - min. 100 szt., wizytówek - min. 50 szt. od podmiotów turystycznych z Powiatu Hajnowskiego (lista podmiotów zostanie przekazana przez Zamawiającego) oraz materiałów promocyjnych przekazanych przez Zamawiającego. 7)Wykonanie aranżacji stoiska zgodnie z ustaleniami z Zamawiającym. Wykonawca powinien uwzględnić uwagi Zamawiającego w ciągu 1 dnia od ich przekazania. Ostateczny projekt aranżacji stoiska wymaga pisemnego zatwierdzenia przez Zamawiającego. Wykonawca dokonuje demontażu dekoracji po zakończeniu wydarzenia. 8)Wykonawca każdego dnia trwania wydarzenia promocyjnego tj 16-18.05.2014r. W godzinach 10.00-18.00 przeprowadzi na stoisku prezentację materiałów promocyjnych. Prezentacja materiałów promocyjnych polegać ma na zapewnieniu przez Wykonawcę dwóch osób posiadających wiedzę na temat regionu Puszczy Białowieskiej (atrakcji turystycznych - przyrodniczych i kulturowych oraz infrastruktury turystycznej), które będą informować i zachęcać uczestników wydarzenia promocyjnego do odwiedzenia regionu Puszczy Białowieskiej. 9)Wykonawca w dniu 17.05.2014r. przeprowadzi na stoisku degustację regionalnych potraw. 10)Przygotowanie do nieodpłatnej konsumpcji podczas wydarzenia promocyjnego degustacji dań charakterystycznych dla Regionu Puszczy Białowieskiej według poniższej specyfikacji. Dania powinny być wytworzone w regionie Puszczy Białowieskiej. Degustacja powinna zostać przeprowadzona z zachowaniem estetyki, dania podane na drewnianych lub w glinianych naczyniach przyozdobionych elementami współgrającymi z wyglądem aranżacji stoiska. Szczegółowa specyfikacja degustacji w Załączniku 2. 11)Do sprawnej dystrybucji potraw oprócz personelu i przygotowania odpowiedniego stanowiska dystrybucji wyposażonego w niezbędne urządzenia techniczne do przechowywania i dystrybucji potraw Wykonawca każdorazowo zapewni naczynia jednorazowe w następujących ilościach: tacki tekturowe lub z tworzywa sztucznego do podawania potraw: 300 szt., patery aluminiowe duże 20 szt., widelce i noże jednorazowe: 300 kpl., łyżeczki jednorazowe 300 szt., serwetki papierowe dwuwarstwowe 300 szt., 12)Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia innych urządzeń, nie wymienionych w specyfikacji umożliwiających przeprowadzenie degustacji. 13)Zapewnienie utrzymania i obsługi technicznej stoisk poprzez zapewnienie sprawności urządzeń znajdujących się na wyposażeniu stanowiska, niezwłoczne usuwanie wszystkich wad i usterek itp., przez cały czas trwania targów oraz bieżące utrzymanie czystości i estetyki stoiska. 14)W ramach realizacji usługi na stoisku powinna być widoczna informacja o finansowaniu w miejscu wskazanym przez Zamawiającego tj. elementy wariantu podstawowego: emblemat UE, odwołanie słowne do UE, odwołanie słowne do Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego lub Funduszu Spójności, logo POIiŚ (opcjonalnie - hasło promocyjne) oraz logotyp Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej wraz z odwołaniem słownym. B. TRANSPORT MATERIAŁÓW 1)Zapewnienie transportu materiałów promocyjnych w opakowaniach (tj. wydawnictw, folderów i broszur promocyjnych) na ww. wydarzenie. Usługa transportowa w jedną stronę. 2)Usługa transportowa winna obejmować: -osobiste odebranie przez Wykonawcę materiałów promocyjnych od podmiotów turystycznych z Powiatu Hajnowskiego w postaci drukowanych materiałów promocyjnych (wydawnictw, folderów i broszur promocyjnych) zapakowanych w opakowania oraz przesyłki przekazanej przez Zamawiającego, a następnie, - załadunek przez Wykonawcę zebranych materiałów promocyjnych oraz przesyłki Zamawiającego na środek transportu, - transport przez Wykonawcę zebranych materiałów promocyjnych oraz przesyłki Zamawiającego na wskazane miejsce, - rozładunek przez Wykonawcę zebranych materiałów promocyjnych oraz przesyłki w wyznaczonym miejscu rozładunku, tj. na stoisko Regionu Puszczy Białowieskiej w wyznaczonym miejscu. 3)Wykonawca ponosi odpowiedzialność za braki i wady przedmiotu umowy powstałe w czasie transportu. C. POZOSTAŁE 1)Wykonanie dokumentacji fotograficznej na wydarzeniu promocyjnym. 2)Opracowanie sprawozdania z wydarzenia promocyjnego wraz z dołączoną dokumentacją fotograficzną i dostarczenie w terminie 7 dni od dnia jego zakończenia, 3)Konsultacje telefoniczne, mailowe, osobiste z Zamawiającym od dnia podpisania umowy do końca realizacji umowy. 4)Wszystkie koszty dodatkowe związane z organizacją przedmiotu zamówienia (opłaty za parkingi, podatki, koszty zakwaterowania i diety Wykonawcy, koszty transportu dekoracji, wyposażenia stoiska oraz namiotu promocyjnego Zamawiającego w obie strony, inne) pokryje Wykonawca. 5)Ważne: Wszystkie materiały (np.: informacje w katalogach wystawców, publikacjach branżowych) przygotowywane w ramach zamówienia powinny być oznaczone logotypami zgodnie z wytycznymi dokumentów programowych regulujących wymogi dotyczące informacji i promocji Programu Infrastruktura i Środowisko oraz Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej. Wykonawca ma obowiązek zapoznać się z w/w dokumentami oraz stosować po uprzedniej akceptacji przez Zamawiającego.

• 
  2) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
  79.95.60.00-0.

• 
  3) Czas trwania lub termin wykonania:
  Zakończenie: 18.05.2014.

• 
  4) Kryteria oceny ofert:
  najniższa cena.

CZĘŚĆ Nr:
2
NAZWA:
Wydarzenia o charakterze targowo-wystawienniczo-promocyjnym 1-7.

• 
  1) Krótki opis ze wskazaniem wielkości lub zakresu zamówienia:
  Kompleksowa usługa polegająca na organizacji udziału i reprezentowaniu Zamawiającego na imprezach o charakterze targowo-wystawienniczo-promocyjnym w roku 2014 zwanych dalej wydarzeniem promocyjnym: 1. Wydarzenie promujące formy aktywności wodnej odbywające się nad brzegiem Wisły w Warszawie w dniu 24 maja. 2. Festyn ekologiczny z okazji obchodów Światowego Dnia Ochrony środowiska organizowany na Rynku Kościuszki w Białymstoku w dniu 7 czerwca. 3. Wydarzenie promocyjne z okazji Zielonych Świątek organizowane w Skansenie w Jurowcach w dniu 8 czerwca. 4. Wydarzenie promujące folklor i kulturowe dziedzictwo ludowe w Hajnówce w dniu 13 lipca. 5. Wydarzenie promocyjne odbywające się w Muzeum Rolnictwa w Ciechanowcu w dniu 10 sierpnia. 6. Wydarzenie promocyjne organizowane na Starym Rynku w Poznaniu w dniach 15-17 sierpnia. 7. Targi turystyczne odbywające się w Krakowie w dniach 26-28 września. Rzeczowy zakres prac zgodnie z którymi Wykonawca jest zobowiązany wykonać zamówienie określa załącznik nr 2 do niniejszej SIWZ pakiet 2 , stanowiący opis przedmiotu zamówienia..

• 
  2) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
  79.95.60.00-0.

• 
  3) Czas trwania lub termin wykonania:
  Zakończenie: 30.11.2014.

• 
  4) Kryteria oceny ofert:
  najniższa cena.