Świadczenie usług pocztowychw zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby Państwowej Inspekcji Pracy Okręgowego Inspektoratu Pracy w Gdańsku

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie powszechnych usług pocztowych w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby Państwowej Inspekcji Pracy Okręgowego Inspektoratu Pracy w Gdańsku w formie opłaty z dołu w okresach miesięcznych, dla następujących lokalizacji: ul. Okopowa 7, 80-819 Gdańsk, (Okręgowy Inspektorat Pracy),ul. Władysława IV 43, 81-395 Gdynia (Oddział Gdynia), ul. Śląska 53, Gdynia (Sekcja Badań Środowiska Pracy), ul. Chodkiewicza 5, 82-200 Malbork (Oddział Malbork), ul. 11 Listopada 2, 76-200 Słupsk (Oddział Słupsk), ul. Kościuszki 108, 83-200 Starogard Gdański (Oddział Starogard Gdański), ul. Obrońców Helu 1, 84-200 Wejherowo (Oddział Wejherowo). Wykonawca wyraża zgodę na dokonanie zmian ilościowych i rodzajowych przesyłek pocztowych ramach świadczonych usług ujętych przez Zamawiającego w formularzu asortymentowo-cenowym, stanowiącym załącznik nr 6 do siwz, z uwagi na to, że są to wielkości szacunkowe, przyjęte w celu porównania ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty, mogą ulec zmianie (zwiększeniu lub zmniejszeniu) w zależności od potrzeb Zamawiającego. Wykonawca nie będzie dochodził roszczeń z tytułu w/w zmian. Przez przesyłki pocztowe, stanowiące przedmiot zamówienia rozumie się przesyłki listowe i paczki pocztowe: ekonomiczne - przesyłki nierejestrowane (zwykłe), nie będące przesyłką najszybszej kategorii, priorytetowe - przesyłki najszybszej kategorii, polecone - przesyłki rejestrowane, przemieszczane i doręczane w sposób zabezpieczający je przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, rejestrowane ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) - przesyłki przyjęte za pokwitowaniem przyjęcia i doręczone za pokwitowaniem odbioru, potwierdzenie nadania przesyłki rejestrowanej lub przekazu pocztowego powinno posiadać moc dokumentu urzędowego.Wykonawca zobowiązany jest do świadczenia usługi doręczania przesyłek pocztowych do każdego wskazanego przez Zamawiającego adresu w Polsce i za granicami kraju. W przypadku nieobecności adresata pod wskazanym adresem odbioru, przedstawiciel wykonawcy pozostawia zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie dostarczenia przesyłki pocztowej ze wskazaniem gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę listową lub paczkę pocztową. Termin odbioru przesyłki pocztowej przez adresata wynosi 14 dni, liczonych od dnia następnego po dniu pozostawienia pierwszego awizo, w tym terminie przesyłka pocztowa jest awizowana dwukrotnie. Po upływie terminu przewidzianego na odbiór przesyłki pocztowej przez adresata, przesyłka zwracana jest Zamawiającemu, wraz z podaniem przyczyny nieodebrania przesyłki pocztowej przez adresata. Wykonawca musi dysponować taką siecią swoich placówek, aby odbiór przesyłki pocztowej przez adresata był możliwy w dniu jej awizowania. Usługa doręczenia powinna być wykonana w jak najkrótszym czasie, zgodnie ze wskazaniami określonymi w ustawie z dnia 23.11.2012r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012r. poz. 1529 z późn. zm.) i wydanymi na jej podstawie aktami wykonawczymi. Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowanie odbioru przesyłki pocztowej przez adresata, to jest (potwierdzenie odbioru)niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, zgodnie ze wskazaniami określonymi w ustawie z dnia 23.11.2012r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012r. poz. 1529 z późn. zm.) i wydanymi na jej podstawie aktami wykonawczymi. Realizacja przedmiotowej usługi odbywać się będzie na podstawie właściwie przygotowanych przesyłek do nadania oraz zestawień ilościowo-wartościowych wg poszczególnych kategorii wagowych w przypadku przesyłek nierejestrowanych (zwykłych) i zestawień z wyszczególnieniem adresatów w książce nadawczej w postaci wydruku sporządzanego przez Zamawiającego, w przypadku przesyłek rejestrowanych. Zestawienia będą sporządzane w dwóch egzemplarzach - po jednym zestawieniu dla Zamawiającego jako potwierdzenie nadania danej partii przesyłek i dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych. Miejscem odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego przesyłek do nadania oraz stosownej dokumentacji potwierdzającej ich ilość i rodzaj jest siedziba Zamawiającego Okręgowy Inspektorat Pracy w Gdańsku, ul. Okopowa 7. Wykonawca zobowiązany jest odbierać przesyłki w każdy dzień roboczy - od poniedziałku do piątku - w godz. 14:00 do 15:00. W przypadku Oddziałów Zamawiającego, miejscem nadania są punkty pocztowe Wykonawcy. Punkty pocztowe powinny znajdować się w odległości nie większej niż 2 km od lokalizacji jednostek organizacyjnych (Oddziałów) Zamawiającego. Przesyłki nadawane przez przedmiotowe siedziby będą dostarczane do punktów pocztowych do poniedziałku do piątku, w godz. od 14:00 do 15:30. Odbiór przesyłek do wysyłki będzie każdorazowo dokumentowany przez przedstawiciela Wykonawcy pieczęcią, podpisem i datą w pocztowej książce nadawczej w postaci wydruku sporządzanego przez Zamawiającego (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowo-wartościowym przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych (dla przesyłek zwykłych). Nadanie przesyłek objętych przedmiotem umowy, odebranych od Zamawiającego, następować będzie w dniu ich odebrania. Przesyłki odebrane od Zamawiającego muszą mieć datę nadania zgodną z datą ich odbioru. W przypadku zastrzeżeń dotyczących odebranych przesyłek, Wykonawca wyjaśnia je z Zamawiającym telefonicznie. Przy braku możliwości ich wyjaśnienia z Zamawiającym lub ich usunięcia w dniu ich odbioru, nadanie odebranych przesyłek nastąpi w następnym dniu roboczym. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczania na przesyłce listowej lub paczce pocztowej nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (tożsame z danymi wskazanymi w pocztowej książce nadawczej w postaci wydruku sporządzonego przez Zamawiającego), określając rodzaj przesyłki (zwykła, priorytetowa, polecona, czy ze zwrotnym poświadczeniem odbioru - ZPO). Zamawiający zobowiązuje się do nadawania przesyłek pocztowych w stanie uporządkowanym, tj. przekazania przesyłek ułożonych stroną adresową w tym samym kierunku: rejestrowanych - według kolejności wpisów w pocztowej książce nadawczej w postaci wydruku sporządzonego przez Zamawiającego, nierejestrowanych (zwykłych) - w podziale wynikającym z zestawienia ilościowo - wartościowego. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych i paczek pocztowych w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie ich bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. Opakowanie przesyłek listowych stanowi koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona lub zaklejona. Opakowanie paczki pocztowej powinno gwarantować zabezpieczenie przed dostępem do jej zawartości oraz uniemożliwiać uszkodzenie zawartości paczki w czasie przemieszczania. Zamawiający wymaga, aby wszystkie przesyłki dostarczone były do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia, w oryginalnym opakowaniu. Nie dopuszcza się przepakowywania oryginalnych przesyłek w inne opakowania. W przypadku ich uszkodzenia, Zamawiający wymaga aby informacja o fakcie uszkodzenia została niezwłocznie przekazana do Zamawiającego. Zamawiający zakłada, że w razie potrzeby będzie korzystał z usług dodatkowych. Usługi te będą rozliczane na podstawie aktualnego cennika wykonawcy. O każdej zmianie cennika Wykonawca będzie informował Zamawiającego z co najmniej pięciodniowym wyprzedzeniem. Zamawiający nie dopuszcza, by ceny wskazane w ofercie uległy w trakcie realizacji umowy zwiększeniu na niekorzyść Zamawiającego. Przedmiotowy cennik należy załączyć do oferty. Zamawiający przewiduje w trakcie trwania umowy możliwość zmiany lokalizacji siedziby Zamawiającego lub jego Oddziałów w granicach danej miejscowości. Zmiana ta nie spowoduje zmiany opłat za odbiór, dostarczanie i zwrot przesyłek. W przypadku zagubienia przesyłki w wyniku czego nie zostanie ona dostarczona do odbiorcy, Zamawiający zastrzega sobie prawo do reklamacji. Reklamacja odbywać się będzie zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa oraz wewnętrznymi uregulowaniami Wykonawcy.