Sprawowanie funkcji zewnętrznego Biura Obsługi projektu (BOP) współfinansowanego ze środków PWT Program Morza Bałtyckiego 2007-2013

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa sprawowania funkcji zewnętrznego Biura Obsługi projektu (BOP) współfinansowanego ze środków PWT Program Morza Bałtyckiego 2007-2013, jako usługi doradczej dla Beneficjenta Wiodącego projektu CHEMSEA Chemical Waepons Search and Assesment realizowanego w latach 2011-2014 - zgodnie z wymaganiami określonymi w niniejszej Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, dla Zamawiającego Instytutu Oceanologii Polskiej Akademii Nauk w Sopocie, ul. Powstańców Warszawy 55, 81-712 Sopot. 2. Kod CPV: 79.42.10.00-1 usługi zarządzania projektem, inne niż w zakresie robót budowlanych, 79.21.10.00-6 usługi księgowe, 79.41.60.00-3 Usługi public relations, 7 9416000-3 - usługi zarządzania public relations. 3. Przedmiot zamówienia podzielony został na dwa Pakiety: 1) Pakiet I - wykonywanie zadań dla stanowiska: Menadżer finansowy (Financial Manager) 2) Pakiet II - wykonywanie zadań składających się na promocję (PR) projektu (Joint Information Officer) 4. Szczegółowy zakres obowiązków osoby na stanowisku Menadżer Finansowy(Pakiet II) jest następujący: 1) doradzanie i instruowanie Partnerów oraz Beneficjenta Wiodącego w ustanowieniu i przestrzeganiu sprawnego systemu wydatkowania i księgowości w projekcie (w rozumieniu wyodrębnionego zlecenia i kont księgowych w ramach zlecenia umożliwiających rozróżnienie poszczególnych rodzajów kosztów) bieżący kontakt z Sekretariatem Programu Morza Bałtyckiego w Rostocku 2) udział w spotkaniach Project Steering Committee 3) informowanie i doradzanie partnerom w wyborze Kontrolera Pierwszego Stopnia (w krajach o zdecentralizowanym systemie kontroli), 4) przygotowanie Szablonu Kosztów Dzielonych 5) sporządzanie i rozsyłanie not obciążeniowych za Koszty Dzielone 6) sporządzanie prognoz przepływu finansowego i kontrolowanie płynności finansowej poszczególnych Partnerów w zakresie prowadzonego Programu, 7) wstępna ocena i weryfikacja kwalifikowalności kosztów zgodnie z zasadami Programu, 8) monitorowanie wydatków Partnerów i zgłaszanie do Sekretariatu Programu ewentualnych odchyleń, 9) tworzenie bilansu połowicznego i końcowego, 10) nadzór przestrzegania i ewentualnych modyfikacji umów partnerskich pod względem wymagań formalnych projektu, 11) sporządzanie półrocznych sprawozdań z postępu finansowego projektu (Progress Report): a) wspólnie z Partnerami sporządzanie listy wskaźników projektu (załącznik do pierwszego sprawozdania), b) przygotowanie i rozsyłanie indywidualnych formularzy raportowych dla każdego partnera, c) pomoc w wypełnianiu formularzy, d) wstępne kontrolowanie informacji/danych finansowych zawartych w sprawozdaniu (pre-check), e) monitorowanie procesu certyfikacji w zakresie terminowości i zgodności formalno-administracyjnej wg dokumentu Programe manual (version 5, 22 Nov 2010)( http://eu.baltic.net/redaktion/download.php?type=file&id=1358) oraz wytycznych kontrolera pierwszego poziomu (Władza Wdrażająca Programy Europejskie, Ministerstwo Rozwoju Regionalnego) , rozwiązywanie bieżących problemów, jeżeli to konieczne - kontakt z kontrolerami partnerów, f) kompilowanie działań wszystkich Partnerów w wspólnym szablonie, na podstawie sprawozdań z postępów każdego z Partnerów, g) składanie wspólnych sprawozdań z postępów projektów w terminie do Sekretariatu Programu, h) regularne omawianie problemów ze sprawozdawaniem na spotkaniach projektowych. 5. Szczegółowy zakres obowiązków osoby odpowiedzialnej za promocję (PR) projektu - Pakiet II (Joint Information Officer) jest następujący: 1) funkcja reprezentowania Partnera Wiodącego i Konsorcjum projektu, 2) sporządzanie polityki i strategii komunikacyjnej projektu (Communication Plan) i określenie ich wspólnego budżetu dla wszystkich partnerów (sharing costs) 3) realizowanie celów polityki i strategii komunikacyjnej: a) u wewnętrznych adresatów projektu, tj. konsorcjum poprzez: - wyznaczenie zadań poszczególnym partnerom i określenie ich roli w realizacji strategii, - pomoc w organizowaniu spotkań projektu i ich roli w rozpowszechnianiu wyników, - przeprowadzenie warsztatów dotyczących komunikacji i PR oraz jej monitoring na spotkaniach projektu, - zapewnienie bieżącego przepływu informacji za pomocą środków komunikacji pośredniej (telefom, poczta elektroniczna_ - zapewnienie dwustronnej komunikacji pomiędzy partnerami a wspólnym sekretariatem programu,- - podejmowanie działań na rzecz utożsamiania się Partnerów z celami projektu, - podejmowanie działań na rzecz zwiększenia świadomości wszystkich partnerów projektu o wspólnej odpowiedzialności za sukces projektu, b) u zewnętrznych adresatów projektu, tj. grup docelowych projektu, poprzez: - sporządzanie materiałów dla mediów, tj. pisanie artykułów do prasy krajowej i wydawnictw międzynarodowych, za autoryzacją Beneficjenta Wiodącego, - rozpowszechnianie wyników projektu wśród zidentyfikowanych grup docelowych, 4) wizualizacja materiałów informacyjnych i opracowywanie treści materiałów informacyjno-promocyjnych w dwóch językach: polskim i angielskim: broszur, plakatów, banerów itp. (koszty druku i tłumaczenia w zależności od potrzeb pokrywane są przez Partnerów), 5) bieżąca aktualizacja treści na stronie internetowej za pomocą w systemu CMS, 6) prowadzenie korespondencji w języku angielskim, jako obligatoryjnym w projekcie , 7) nadzorowanie indywidualnych działań PR-owych Partnerów zgodnie z Polityką i Strategią Komunikacyjną oraz wymaganiami formalnymi programu, 6. Wymagania dla Pakietu I i Pakietu II: 1) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić udział co najmniej 1 osoby w oficjalnych spotkaniach projektu odbywających się co 6 m-cy, 2) dodatkowo Wykonawca zobowiązany jest uczestniczyć w spotkaniach z Zamawiającym w jego siedzibie, w każdym przypadku, jeżeli zaistnieje taka potrzeba, nie mniej niż 2 dni w miesiącu, 3) w przypadku kontroli w trakcie i po zakończeniu projektu, Wykonawca zobowiązany jest udzielać Zamawiającemu wszelkich informacji potrzebnych do przygotowania wyjaśnień