Przeprowadzenie audytu zewnętrznego dla projektu pt.: Centrum Czystych Technologii Węglowych

Opis przedmiotu przetargu: I. Przedmiot zamówienia Przeprowadzenie audytu zewnętrznego dla projektu pt.: Centrum Czystych Technologii Węglowych. Projekt jest realizowany przez instytuty badawcze, tworzące w ramach niniejszego projektu konsorcjum, którego koordynatorem jest Główny Instytut Górnictwa. Partnerem Projektu jest Instytut Chemicznej Przeróbki Węgla w Zabrzu. Projekt jest realizowany w ramach Priorytetu 2. Infrastruktura sfery B+R, Działania 2.1 Rozwój ośrodków o wysokim potencjale badawczym, Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka na podstawie umowy z NCBR nr: UDA-POIG.02.01.00-00-165/08-05 z dnia 25.09.2009 r. Wartość wydatków kwalifikowanych projektu wynosi 161 000 000,00 zł. Termin realizacji projektu: 01.07.2007 r. - 30.09.2012 r. Więcej informacji dotyczących projektu znajduje się na stronie internetowej: www.cctw.gig.eu Cel projektu: Celem projektu jest stworzenie Centrum Czystych Technologii Węglowych, ośrodka zajmującego się kompleksowymi badaniami w zakresie użytkowania węgla. Wybudowana infrastruktura badawcza, unikalna w Unii Europejskiej, umożliwi kompleksowe prowadzenie badań w różnej skali - od podstawowych badań laboratoryjnych, poprzez badania wielkolaboratoryjne do badań w skali pilotowej. Realizacja projektu pozwoli na rozwój innowacyjnych technologii zapewniających bezpieczeństwo energetyczne kraju i ograniczenie emisji zanieczyszczeń, w tym gazów cieplarnianych. Przedmiot zamówienia - audyt projektu - należy przeprowadzić zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 29 września 2011 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania audytu zewnętrznego wydatkowania środków finansowych na naukę. (Dz.U. z dnia 30 września 2011 r. nr 207, poz. 1237) i przepisami obowiązującymi w tym zakresie w dniu wydania opinii i sprawozdania z audytu oraz wytycznymi programu w ramach którego realizowany jest projekt. II. Zakres działań Celem zamówienia audytu projektu, jest uzyskanie racjonalnego zapewnienia oraz wydanie przez audytora pisemnej opinii i sprawozdania w zakresie: 1) wiarygodności danych liczbowych i opisowych zawartych w dokumentach związanych z realizowanym projektem; 2) realizacji wydatków i uzyskania założonych efektów związanych z audytowanym projektem, zgodnie z wymaganiami zawartymi we wniosku, decyzji lub umowie; 3) poprawności dokumentowania i ujęcia operacji gospodarczych w wyodrębnionej dla danego projektu ewidencji księgowej. III. Podejście Audytu 1. Audyt powinien być przeprowadzony na podstawie powszechnie akceptowanych standardów audytu. 2. Audytor jest zobowiązany do należytego dokumentowania przeprowadzonych czynności. 3. Na podstawie przeprowadzonych czynności audytorskich oraz opracowanej dokumentacji Audytor jest zobowiązany do przygotowania pisemnej opinii i sprawozdania z audytu i przekazania ich Zamawiającemu wraz z dokumentacją w trzech egzemplarzach oraz w wersji elektronicznej. 4. Sprawozdanie powinno określić, czy otrzymane środki finansowe zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem i przepisami prawa oraz czy księgi rachunkowe są prowadzone prawidłowo. 5. Audytor jest obowiązany zachować poufność i nie naruszać tajemnic handlowych jednostek realizujących projekt. Nie może to jednak wpływać na merytoryczną treść sprawozdania. 6. Audyt projektu obejmuje w szczególności sprawdzenie: 1) osiągnięcia celu projektu oraz zgodności realizacji projektu z umową; 2) poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, ich zasadności, sposobu udokumentowania i wyodrębnienia w ewidencji księgowej; 3) płatności wydatków związanych z projektem; 4) wiarygodności i terminowości sprawozdań z realizacji projektu; 5) terminowości rozliczania otrzymanych środków finansowych na realizację projektu; 6) sposobu monitorowania realizacji celów projektu; 7) sposobu przechowywania i zabezpieczania dokumentacji dotyczącej projektu; 8) przestrzegania przepisów o rachunkowości, zamówieniach publicznych i finansach publicznych, w tym w zakresie przestrzegania dyscypliny finansów publicznych; 9) funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej w odniesieniu do realizacji projektu; 10) realizacji wniosków i zaleceń z wcześniejszych kontroli i audytów. 7. Sprawozdanie z audytu musi zawierać co najmniej: - datę sporządzenia; - nazwę i adres audytowanego podmiotu; - nazwę i numer projektu; - oświadczenie Audytora (osób wykonujących czynności audytu) o niezależności od audytowanego podmiotu; - imiona, nazwiska, i określenie uprawnień audytorów; - cele audytu; - podmiotowy i przedmiotowy zakres audytu; - termin, w którym przeprowadzono audyt; - zwięzły opis działań audytowanego podmiotu w obszarze objętym audytem; - ocenę adekwatności, skuteczności systemu zarządzania i kontroli w obszarze działalności audytowanego podmiotu objętej audytem; - informację o metodzie doboru i wielkości próby do badania; - zaprezentowanie wyników badania, w których stwierdzono nieprawidłowości; - określenie nieprawidłowości w działalności audytowanego podmiotu oraz analizę ich przyczyn i skutków, - zalecenia w sprawie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości w działalności audytowanego podmiotu; - podpisy audytorów, a w przypadku gdy audytorem jest osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej - nazwę jednostki. Zamawiający wymaga aby wydana opinia i sprawozdanie dotyczyło całego projektu a nie tylko jego części realizowanej przez Lidera. Partner projektu realizuje swoje części projektu zarówno pod względem merytorycznym jak i finansowym, co również wymaga sprawdzenia. Zamawiający przy odbiorze sprawozdania z przeprowadzonego audytu będzie wymagał opisu zastosowanych technik badania wykorzystanych przez Wykonawcę