ŚWIADCZENIE USŁUG POCZTOWYCH W OBROCIE KRAJOWYM I ZAGRANICZNYM NA POTRZEBY URZĘDU GMINY W EŁKU NA 2014 ROK

Opis przedmiotu przetargu: 1.Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Urzędu Gminy w Ełku w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych o masie poniżej i powyżej 350 g, przesyłek kurierskich w obrocie krajowym oraz ich ewentualnych zwrotów w rozumieniu ustawy Prawo pocztowe z dnia 12 czerwca 2003 r. (Dz. U. z 2008 r., nr 189, poz. 1159 z późn. zm). 2.Szacunkową ilość do nadania przesyłek danego rodzaju zawarto w zał. nr 2 do SIWZ - Formularz cenowy. Wykazane w formularzu cenowym szacunkowe ilości przesyłek listowych każdego rodzaju, zostały podane dla obliczenia wartości oferty i nie są ilościami zobowiązującymi Zamawiającego. Podane przez Zamawiającego ilości poszczególnych pozycji przesyłek wyszczególnionych w załączniku nr 2 mają charakter szacunkowy. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niewykorzystania ilości wskazanych przesyłek. Określone rodzaje i ilości poszczególnych przesyłek w ramach świadczonych usług mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego. Zmniejszenie lub zwiększenie przesyłek nie stanowi zmiany umowy. 3.Szczegółowe informacje dot. wykonywanej usługi: - usługi pocztowe w obrocie krajowym i zagranicznym dla przesyłek listowych o wadze poniżej i powyżej 350 g w zakresie ich przyjmowania, przemieszczania i doręczania, - usługi doręczania zwrotów przesyłek listowych nie doręczonych, po wyczerpaniu wszystkich możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy, - usługi pocztowe dotyczące paczek pocztowych i ewentualnych zwrotów na terenie kraju, - usługi pocztowe dotyczące przesyłek najszybszej kategorii w obrocie krajowym - kurierskich, - usługa Poczta Firmowa. 4.Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje usługi pocztowe w obrocie krajowym i zagranicznym, opłacane z dołu: a)Usługi codziennego doręczania ZPO (zwrotnego potwierdzenia odbioru) i zwrotów przesyłek pocztowych do Zamawiającego po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy; b)Usługi codziennego odbierania przesyłek z siedziby Zamawiającego, tj. Urzędu Gminy w Ełku ul. Armii Krajowej 3, 19-300 Ełk w dni robocze od poniedziałku do piątku w godz. 14.45-15.00; c)Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczania bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia; d)Zamawiający umieszcza w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki (np. zwykła, polecona, priorytetowa) na stronie adresowej przesyłki. Do przesyłek listowych będą używane koperty Zamawiającego; e)Realizacja przedmiotu zamówienia dotyczących przesyłek rejestrowanych odbywać się będzie na podstawie właściwie przygotowanych przez Zamawiającego przesyłek do nadania oraz zestawienia ilościowego z wyszczególnieniem adresów. Zestawienie będzie sporządzane w 2 egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla Zamawiającego i Wykonawcy; f)W przypadku przesyłek, które nie są rejestrowane - ilość i waga przyjętych lub zwróconych przesyłek, stwierdzona będzie na podstawie zestawienia nadanych lub zwróconych przesyłek, sporządzonego przez Zamawiającego w dwóch egzemplarzach po jednym dla Wykonawcy i Zamawiającego; g)Wykonawca zapewnia wszelkie oznaczenia przesyłek rejestrowanych i będących przesyłkami najszybszej kategorii oraz druki potwierdzenia odbioru w obrocie krajowym i zagranicznym. Zamawiający może korzystać z własnych wzorów druków potwierdzenia odbioru po wcześniejszym uzgodnieniu ich formy i treści z Wykonawcą; h)Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru przesyłki niezwłocznie po doręczeniu przesyłki. Potwierdzenie odbioru winno zawierać datę odbioru i podpis odbiorcy. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie o próbie doręczenia przesyłki (awizo) ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę w terminie 7 kolejnych dni, licząc od dnia następnego po dniu zostawienia wiadomości u adresata. Jeżeli adresat nie zgłosi się po odbiór przesyłki w w/w terminie Wykonawca sporządza powtórne zawiadomienie po upływie 7-go dnia o możliwości jej odbioru w terminie kolejnych 7 dni. Po upływie terminu odbioru przesyłka niezwłocznie zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata; 5.Zamawiający wymaga od Wykonawcy realizacji przedmiotu zamówienia z zachowaniem wymogów wynikających z przepisów ustawy z dnia 12 czerwca 2003 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2008r., nr 189 poz.1159 z późn. zm.) oraz obowiązujących aktów wykonawczych. 6.Wykonawca zobowiązany będzie świadczyć usługi dostarczania przesyłek w Polsce i poza granicami kraju. 7.Wykonawca będzie doręczał przesyłki krajowe z zachowaniem standardów i wskaźników terminowości doręczeń przesyłek w obrocie krajowym, wskazanych w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29.04.2013 r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013r., poz.545). 8.Z uwagi na specyfikę wykonywanych zadań (m.in. prowadzenie postępowań podatkowych, egzekucyjnych, karnych skarbowych a także składanie różnego rodzaju pism procesowych w trybie postępowania cywilnego czy sądowo-administracyjnego), Zamawiający informuje, że ok. 90% generowanych przesyłek listowych obejmuje doręczanie pism urzędowych. W związku z powyższym Zamawiający wymaga, aby potwierdzenie nadania miało moc dokumentu urzędowego. 9.Reklamację z tytułu niewykonania usługi Zamawiający może zgłosić do Wykonawcy po upływie 14 dni od nadania przesyłki rejestrowanej, nie później jednak niż 12 miesięcy od ich nadania. Termin udzielenia odpowiedzi nie może przekroczyć 30 dni od dnia otrzymania reklamacji. W przypadku zgłaszania reklamacji zastosowanie mają unormowania zawarte w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 13 października 2003 roku w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego (Dz. U. z 2003 r., Nr 183, poz. 1795 z późn. zm.). Po wyczerpaniu drogi reklamacyjnej uregulowanej przez przepisy ustawy Prawo pocztowe, do odpowiedzialności Wykonawcy za nienależyte wykonanie usługi pocztowej stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu cywilnego. 10.Wykonawca opowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi pocztowej chyba, że nastąpiło to wskutek siły wyższej. 11.Z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania powszechnej usługi pocztowej przysługuje odszkodowanie: - za utratę przesyłki poleconej - w wysokości żądanej przez nadawcę, nie wyższej jednak niż pięćdziesięciokrotność opłaty pobranej przez operatora publicznego za traktowanie przesyłki jako przesyłki poleconej; - za utratę paczki pocztowej - w wysokości żądanej przez nadawcę, nie wyższej jednak niż dziesięciokrotność opłaty pobranej za jej nadanie; - za ubytek zawartości lub uszkodzenie paczki pocztowej lub przesyłki poleconej - w wysokości żądanej przez nadawcę lub w wysokości zwykłej wartości utraconych lub uszkodzonych rzeczy, nie wyższej jednak niż maksymalna wysokość odszkodowania, o którym mowa wyżej. 12.W przypadku nie wykonania usługi Wykonawca niezależnie od należytego odszkodowania zwraca w całości opłatę pobraną za wykonanie usługi. 13.Za okres rozliczeniowy przyjmuje się jeden miesiąc kalendarzowy. Wykonawca wystawi fakturę VAT wraz ze specyfikacją wykonanych usług w terminie do 7-go dnia następującego po miesiącu rozliczeniowym. Należność wynikające z faktur VAT Zamawiający regulować będzie przelewem na konto wskazane na fakturze w terminie 14 dni od daty jej otrzymania przez Zamawiającego. Podstawą obliczenia należności będzie suma opłat za przesyłki faktycznie nadane lub zwrócone z powodu braku możliwości ich doręczenia w okresie rozliczeniowym. 14.Przyjmowanie, przemieszczanie i doręczanie wszystkich przesyłek pocztowych oraz ich ewentualny zwrot i reklamacje, muszą być realizowane zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie niżej wymienionymi przepisami: - ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.) - regulującej tryb doręczania pism nadawanych w postępowaniu administracyjnym; - ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r., poz. 749 z późn. zm.) - regulującej tryb doręczania pism nadawanych w trybie ordynacji podatkowej; - ustawą z dnia 06 czerwca1997 r. Kodeks postępowania karnego (Dz. U. z 1997 r., Nr 89, poz.555 z późn. zm.); - Ustawą z dnia 12 czerwca 2003 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2008r. Nr 189 poz. 1159 z późn.zm.); - Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 9 stycznia 2004 r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych (Dz. U. z 2004 r. Nr 5 poz. 34 z późn.zm.); - Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 13 października 2003 r. w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego (Dz. U z 2003 r. Nr 183 poz. 1795 z późn. zm.); - międzynarodowymi przepisami pocztowymi: ratyfikowaną umową międzynarodową ogłoszoną w dniu 08.11.2007 r. (Dz. U. z 2007 r. nr 206, poz. 1494), Regulaminem Poczty Listowej - Protokół Końcowy - Berno 2005 (Dz. U. z 2007 r. nr 108, poz. 744).