Usługi hotelarsko - gastronomiczne wraz z wynajęciem sali konferencyjnej, przygotowanie materiałów konferencyjnych oraz zapewnienie tłumaczenia podczas konferencji organizowanych przez Gminy Tomaszów Lubelski, Łuków i Janów Lubelski w ramach projektu Stworzenie systemu wspierania i promowania podstref ekonomicznych w województwie lubelskim

Tomaszów Lubelski: Usługi hotelarsko - gastronomiczne wraz z wynajęciem sali konferencyjnej, przygotowanie materiałów konferencyjnych oraz zapewnienie tłumaczenia podczas konferencji organizowanych przez Gminy Tomaszów Lubelski, Łuków i Janów Lubelski w ramach projektu Stworzenie systemu wspierania i promowania podstref ekonomicznych w województwie lubelskim


Numer ogłoszenia: 236227 - 2010; data zamieszczenia: 31.08.2010

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Urząd Gminy Tomaszów Lubelski , ul. 29 Listopada 9, 22-600 Tomaszów Lubelski, woj. lubelskie, tel. 084 6643085, faks 084 6643873.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.tomaszowlubelski.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Usługi hotelarsko - gastronomiczne wraz z wynajęciem sali konferencyjnej, przygotowanie materiałów konferencyjnych oraz zapewnienie tłumaczenia podczas konferencji organizowanych przez Gminy Tomaszów Lubelski, Łuków i Janów Lubelski w ramach projektu Stworzenie systemu wspierania i promowania podstref ekonomicznych w województwie lubelskim.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
1. Przedmiotem zamówienia są: usługi hotelarsko - gastronomiczne wraz z wynajęciem sali konferencyjnej, przygotowanie dwujęzycznych materiałów konferencyjnych oraz zapewnienie tłumaczenia podczas konferencji organizowanych przez Gminy Tomaszów Lubelski, Łuków i Janów Lubelski w ramach projektu Stworzenie systemu wspierania i promowania podstref ekonomicznych w województwie lubelskim 4. Zamówienie zostaje podzielone na cztery odrębne części. Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych. Wykonawca może złożyć jedną ofertę częściową na jedną lub więcej części zamówienia. a) Przedmiotem pierwszej części zamówienia jest zapewnienie pełnego zaplecza usług hotelarsko - restauracyjnych oraz zapewnienie sali konferencyjnej dla konferencji organizowanej przez gminę Łuków w dniach 13 - 14 października, w szczególności: 1. udostępnienie sali konferencyjnej z co najmniej 120 miejscami siedzącymi, w tym 8 dla prowadzących konferencję, z możliwością rozłożenia i podłączenia laptopa, projektora, ekranu, w godzinach 10-18 pierwszego dnia i 9-14 drugiego dnia; 2. świadczenie usługi cateringu dla 120 osób w ciągu 2 dni w miejscu realizacji konferencji 3. świadczenie usługi noclegu dla 60 osób ze śniadaniem w drugim dniu konferencji, b) Przedmiotem drugiej części zamówienia jest zapewnienie pełnego zaplecza usług hotelarsko - restauracyjnych oraz zapewnienie sali konferencyjnej dla konferencji organizowanej przez Gminę Janów Lubelski w dniach 27 - 28 października, w szczególności: 1. udostępnienie sali konferencyjnej z co najmniej 120 miejscami siedzącymi, w tym 8 dla prowadzących konferencję, z możliwością rozłożenia i podłączenia laptopa, projektora, ekranu, w godzinach 10-18 pierwszego dnia i 9-14 drugiego dnia; 2. świadczenie usługi cateringu dla 120 osób w ciągu 2 dni w miejscu realizacji konferencji 3. świadczenie usługi noclegu dla 60 osób ze śniadaniem w drugim dniu konferencji c) Przedmiotem trzeciej części zamówienia jest zapewnienie pełnego zaplecza usług hotelarsko - restauracyjnych oraz zapewnienie sali konferencyjnej dla konferencji organizowanej przez gminę Tomaszów Lubelski w dniach 8 - 9 listopada, w szczególności: 1. udostępnienie sali konferencyjnej z co najmniej 120 miejscami siedzącymi, w tym 8 dla prowadzących konferencję, z możliwością rozłożenia i podłączenia laptopa, projektora, ekranu, w godzinach 10-18 pierwszego dnia i 9-14 drugiego dnia; 2. świadczenie usługi cateringu dla 120 osób w ciągu 2 dni w miejscu realizacji konferencji 3. świadczenie usługi noclegu dla 60 osób ze śniadaniem w drugim dniu konferencji, d) Przedmiotem czwartej części zamówienia jest: 1. Dostarczenie uczestnikom materiałów konferencyjnych w języku polskim i angielskim oddzielnie dla każdej z trzech konferencji w formie: a) zaprojektowania i wydrukowania, indywidualnego na każdą gminę, folderu informacyjno-konferencyjnego w ilości 120 szt. na każdą gminę (format A4, objętość 12 stron, kolory 4+4, papier: okładka: kreda błyszcząca 300g + folia matowa + lakier uv punktowo jednostronnie, środek: kreda błyszcząca 250 g, szycie) w oparciu o materiały dostarczone przez Zamawiającego, b) wydruku prezentacji i materiałów przygotowanych przez poszczególnych prelegentów w liczbie nieprzekraczającej 4000 stron na konferencję (czyli łącznie 12000 stron wydruku), c) program konferencji z krótka informacją o prelegentach - na stronie A4 - 120 szt. na każdą konferencję, d) długopis metalowy - 360 szt., e) Materiały konferencyjne muszą być oznakowane zgodnie z zasadami promocji RPO WL na lata 2007 -2013 i dostarczone zgodnie z umową stanowiącą załącznik nr 6 do SIWZ. 2. zagwarantowanie tłumaczenia ustnego z i na dwa języki: polski i jeden z języków: angielski, niemiecki lub ukraiński podczas przebiegu konferencji w ilości 12 godzin w ciągu dwu dni trwania każdej z konferencji, w formie tłumaczenia liaison (zdanie po zdaniu) lub konsekutywnego (następczego)..

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
55.12.00.00-7, 55.11.00.00-4.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
tak, liczba części: 4.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 09.11.2010.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
Nie dotyczy

III.2) ZALICZKI

• 
  Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
  nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • W celu potwierdzenia, że Wykonawca posiada uprawnienia do określonej działalności lub czynności 1) Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 2) Oświadczenie, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków w Urzędzie Skarbowym oraz nie zalega z opłacaniem opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne - Załącznik Nr 4 do SIWZ

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • W celu potwierdzenia spełnienia warunku znajdowania się przez Wykonawcę w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia: 1). Polisa, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej w wysokości co najmniej 100 000 zł (dotyczy 1, 2 i 3 części zamówienia).

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• 
  III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:
  

  • opłaconą polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia

• 
  III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:
  

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

• III.4.3.2) zaświadczenie właściwego organu sądowego lub administracyjnego miejsca zamieszkania albo zamieszkania osoby, której dokumenty dotyczą, w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8 ustawy - wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert - albo oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się takiego zaświadczenia

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
tak

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

1. Zakres zmian umowy dopuszczalnych przez zamawiającego po uprzednim uzyskaniu jego zgody: 1) za zgodą zamawiającego w przypadkach: działania siły wyższej, przeszkód lub warunków, które mogą mieć wpływ na realizacje zamówienia, a które nie mogły być racjonalnie przewidziane przez kompetentnego wykonawcę lub zamawiającego, możliwa jest zmiana terminu realizacji zamówienia uwzględniająca jednak wydatkowanie środków zabezpieczonych na realizację zadania w bieżącym roku budżetowym oraz zapewniająca terminową realizację projektu, 2) Zmiana umowy możliwa jest także w następujących przypadkach: zaistnienia omyłki pisarskiej, nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację zamówienia, w przypadku powstania niejasności lub rozbieżności w rozumieniu pojęć użytych w umowie, których nie będzie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie umowy w celu jej jednoznacznej interpretacji. 2. Zmiany umowy określone w ust. 2 nie będą skutkować zmianą ceny umowy, ani naliczeniem kar umownych, bądź odsetek ustawowych za zwłokę dla którejkolwiek ze stron umowy.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.tomaszowlubelski.pl - zakładka Bip

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Urząd Gminy Tomaszów Lubelski ul. 29 Listopada 9 22-600 Tomaszów Lubelski.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
08.09.2010 godzina 11:00, miejsce: Urząd Gminy Tomaszów Lubelski ul. 29 Listopada 9 22-600 Tomaszów Lubelski pok. nr 1 - sekretariat.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
Zamówienie realizowane w ramach projektu pn. Stworzenie systemu wspierania i promowania podstref ekonomicznych w województwie lubelskim współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej - Regionalny Program Operacyjny Województwa Lubelskiego na lata 2007-2013.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie

ZAŁĄCZNIK I - INFORMACJE DOTYCZĄCE OFERT CZĘŚCIOWYCH

CZĘŚĆ Nr:
1
NAZWA:
usługi hotelarsko - restauracyjne oraz zapewnienie sali konferencyjnej dla konferencji organizowanej przez gminę Łuków.

• 
  1) Krótki opis ze wskazaniem wielkości lub zakresu zamówienia:
  a) Przedmiotem pierwszej części zamówienia jest zapewnienie pełnego zaplecza usług hotelarsko - restauracyjnych oraz zapewnienie sali konferencyjnej dla konferencji organizowanej przez gminę Łuków w dniach 13 - 14 października, w szczególności: 1. udostępnienie sali konferencyjnej z co najmniej 120 miejscami siedzącymi, w tym 8 dla prowadzących konferencję, z możliwością rozłożenia i podłączenia laptopa, projektora, ekranu, w godzinach 10-18 pierwszego dnia i 9-14 drugiego dnia; 2. świadczenie usługi cateringu dla 120 osób w ciągu 2 dni w miejscu realizacji konferencji 3. świadczenie usługi noclegu dla 60 osób ze śniadaniem w drugim dniu konferencji,.

• 
  2) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
  55.12.00.00-7, 55.11.00.00-4.

• 
  3) Czas trwania lub termin wykonania:
  Zakończenie: 14.10.2010.

• 
  4) Kryteria oceny ofert:
  cena oraz dodatkowe kryteria i ich znaczenie:

  • 1. Cena - 75
  • 2. Kategoryzacja hotelu - 25

CZĘŚĆ Nr:
2
NAZWA:
usługi hotelarsko - restauracyjne oraz zapewnienie sali konferencyjnej dla konferencji dla konferencji organizowanej przez gminę Janów Lubelski.

• 
  1) Krótki opis ze wskazaniem wielkości lub zakresu zamówienia:
  b) Przedmiotem drugiej części zamówienia jest zapewnienie pełnego zaplecza usług hotelarsko - restauracyjnych oraz zapewnienie sali konferencyjnej dla konferencji organizowanej przez Gminę Janów Lubelski w dniach 27 - 28 października, w szczególności: 1. udostępnienie sali konferencyjnej z co najmniej 120 miejscami siedzącymi, w tym 8 dla prowadzących konferencję, z możliwością rozłożenia i podłączenia laptopa, projektora, ekranu, w godzinach 10-18 pierwszego dnia i 9-14 drugiego dnia; 2. świadczenie usługi cateringu dla 120 osób w ciągu 2 dni w miejscu realizacji konferencji 3. świadczenie usługi noclegu dla 60 osób ze śniadaniem w drugim dniu konferencji.

• 
  2) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
  55.12.00.00-7, 55.11.00.00-4.

• 
  3) Czas trwania lub termin wykonania:
  Zakończenie: 28.10.2010.

• 
  4) Kryteria oceny ofert:
  cena oraz dodatkowe kryteria i ich znaczenie:

  • 1. Cena - 75
  • 2. Kategoryzacja hotelu - 25

CZĘŚĆ Nr:
3
NAZWA:
Usługi hotelarsko - restauracyjne oraz zapewnienie sali konferencyjnej dla konferencji organizowanej przez Gminę Tomaszów Lubelski.

• 
  1) Krótki opis ze wskazaniem wielkości lub zakresu zamówienia:
  c) Przedmiotem trzeciej części zamówienia jest zapewnienie pełnego zaplecza usług hotelarsko - restauracyjnych oraz zapewnienie sali konferencyjnej dla konferencji organizowanej przez gminę Tomaszów Lubelski w dniach 8 - 9 listopada, w szczególności: 1. udostępnienie sali konferencyjnej z co najmniej 120 miejscami siedzącymi, w tym 8 dla prowadzących konferencję, z możliwością rozłożenia i podłączenia laptopa, projektora, ekranu, w godzinach 10-18 pierwszego dnia i 9-14 drugiego dnia; 2. świadczenie usługi cateringu dla 120 osób w ciągu 2 dni w miejscu realizacji konferencji 3. świadczenie usługi noclegu dla 60 osób ze śniadaniem w drugim dniu konferencji,.

• 
  2) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
  55.12.00.00-7, 55.11.00.00-4.

• 
  3) Czas trwania lub termin wykonania:
  Zakończenie: 09.11.2010.

• 
  4) Kryteria oceny ofert:
  cena oraz dodatkowe kryteria i ich znaczenie:

  • 1. Cena - 75
  • 2. Kategoryzacja hotelu - 25

CZĘŚĆ Nr:
4
NAZWA:
Dostarczenie uczestnikom materiałów konferencyjnych oraz tłumaczenie ustne podczas konferencji.

• 
  1) Krótki opis ze wskazaniem wielkości lub zakresu zamówienia:
  d) Przedmiotem czwartej części zamówienia jest: 1. Dostarczenie uczestnikom materiałów konferencyjnych w języku polskim i angielskim oddzielnie dla każdej z trzech konferencji w formie: a) zaprojektowania i wydrukowania, indywidualnego na każdą gminę, folderu informacyjno-konferencyjnego w ilości 120 szt. na każdą gminę (format A4, objętość 12 stron, kolory 4+4, papier: okładka: kreda błyszcząca 300g + folia matowa + lakier uv punktowo jednostronnie, środek: kreda błyszcząca 250 g, szycie) w oparciu o materiały dostarczone przez Zamawiającego, b) wydruku prezentacji i materiałów przygotowanych przez poszczególnych prelegentów w liczbie nieprzekraczającej 4000 stron na konferencję (czyli łącznie 12000 stron wydruku), c) program konferencji z krótka informacją o prelegentach - na stronie A4 - 120 szt. na każdą konferencję, d) długopis metalowy - 360 szt., e) Materiały konferencyjne muszą być oznakowane zgodnie z zasadami promocji RPO WL na lata 2007 -2013 i dostarczone zgodnie z umową stanowiącą załącznik nr 6 do SIWZ. 2. zagwarantowanie tłumaczenia ustnego z i na dwa języki: polski i jeden z języków: angielski, niemiecki lub ukraiński podczas przebiegu konferencji w ilości 12 godzin w ciągu dwu dni trwania każdej z konferencji, w formie tłumaczenia liaison (zdanie po zdaniu) lub konsekutywnego (następczego). 79540000-1.

• 
  2) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
  39.29.41.00-0, 79.54.00.00-1.

• 
  3) Czas trwania lub termin wykonania:
  Zakończenie: 09.11.2010.

• 
  4) Kryteria oceny ofert:
  najniższa cena.