Świadczenie usług hotelarskich i restauracyjnych oraz udostępnienie sal konferencyjnych dla Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie na potrzeby realizacji projektu Dobre prawo - sprawne rządzenie w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

Olsztyn: Świadczenie usług hotelarskich i restauracyjnych oraz udostępnienie sal konferencyjnych dla Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie na potrzeby realizacji projektu Dobre prawo - sprawne rządzenie w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki


Numer ogłoszenia: 240265 - 2011; data zamieszczenia: 08.09.2011

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Uniwersytet Warmińsko-Mazurski w Olsztynie , ul. Oczapowskiego 2, 10-719 Olsztyn, woj. warmińsko-mazurskie, tel. 089 5233420, faks (089) 5233278.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  uwm.edu.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Uczelnia publiczna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Świadczenie usług hotelarskich i restauracyjnych oraz udostępnienie sal konferencyjnych dla Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie na potrzeby realizacji projektu Dobre prawo - sprawne rządzenie w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
Opis przedmiotu zamówienia - Część nr 1 Przedmiotem zamówienia są usługi hotelarskie i restauracyjne dotyczące podawania posiłków oraz udostępnienie wyposażonych sal konferencyjnych na potrzeby organizacji 4 szkoleń czterodniowych (grupy 20 osobowe) w Olsztynie dla 80 pracowników jednostek samorządu terytorialnego w okresie od 01 październik a do 31 grudnia 2011 roku zgodnie z następującymi założeniami ilościowymi. 2011 rok: 4 szkolenia czterodniowe, po 20 uczestników każde. Zestawienie ilościowe przedmiotu zamówienia: Rok Liczba szkoleń Liczba uczestników Zakwaterowanie (osobonoclegi) Catering (osobodni) Wynajem Sal konferencyjnych 2011 4 80 160 320 16 Razem 4 80 160 320 16 Harmonogram szkoleń: Szkolenia realizowane będą w dni robocze tj. poniedziałek i wtorek oraz środa i czwartek. W roku 2011 r. planowane są 4 szkolenia w następujących terminach: szkolenie nr I: 3-4 października 2011 r. oraz 26-27 października 2011 r. szkolenie nr II: 3-4 października 2011 r. oraz 26-27 października 2011 r. szkolenie nr III: 12-13 października 2011 r. oraz 7-8 listopada 2011 r. szkolenie nr IV: 12-13 października 2011 r. oraz 7-8 listopad 2011 r. Szczegółowy harmonogram obejmujący godziny poszczególnych szkoleń będzie przygotowany przez Zamawiającego i przekazany Wykonawcy, na co najmniej 7 dni przed planowanym terminem realizacji. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany liczby osób uczestniczących w danym terminie szkolenia (a tym samym korzystających z noclegów, wyżywienia oraz serwisów kawowych) do 25%, na dwa dni przed terminem szkolenia ustalonym przez osoby uprawnione z obu stron. Wykonawca nie będzie wnosił żadnych roszczeń z tego tytułu, w szczególności o zapłatę za ilość stanowiącą różnicę między maksymalną liczbą usług dla maksymalnej ilości osób, a ilością rzeczywiście zrealizowaną na podstawie zlecenia Zamawiającego. Rozliczenie kosztów szkolenia odbędzie się na podstawie rzeczywistego wykorzystania noclegów, wyżywienia oraz serwisów kawowych. Usługi hotelarskie oraz wymagania dotyczące hotelu: Hotel, w którym będzie organizowane szkolenie powinien odpowiadać standardowi nie mniejszemu niż określony dla hoteli zaszeregowanych do kategorii ***(trzy gwiazdki) zgodnie z rozporządzeniem w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie. Zakwaterowanie uczestników szkolenia będzie się odbywać w hotelu (jednym obiekcie lub kilku obiektach połączonych ze sobą ciągami komunikacyjnymi bez konieczności wychodzenia na zewnątrz), posiadającym: min. 40 miejsc noclegowych, salę restauracyjną na min. 40 osób świadczącą pełne dzienne wyżywienie, co najmniej 2 sale konferencyjne. Hotel winien posiadać: klimatyzowane pokoje 1 osobowe oraz pokoje 2 osobowe, których ilość umożliwi świadczenie usług hotelarskich jednocześnie dla min. 40 osób, przy czym pokój 2-osobowy jest to pokój z dwoma łóżkami o porównywalnym komforcie i standardzie. Hotel gwarantuje dostępność pokoi 2-osobowych w terminach określonych z Zamawiającym. Jeśli liczba dostępnych pokoi jest mniejsza od liczby określonej, Hotel jest zobowiązany zapewnić dwa pokoje 1-osobowe w cenie jednego pokoju 2- osobowego. Rozdysponowanie uczestników szkolenia będzie leżało po stronie Wykonawcy, przy czym lista uczestników dostarczona będzie przez Zamawiającego na nie później niż 7 dni przed planowanym terminem szkolenia, a Wykonawca zobowiązany jest przesłać Zamawiającemu propozycję rozdysponowania wraz z numerami pokoi na 3 dni przed terminem szkolenia. Zamawiający przewiduje zakwaterowanie uczestników szkolenia w pokojach 2-osobowych. Zakwaterowanie uczestników szkoleń będzie obejmować zameldowanie oraz udostępnienie do dyspozycji pokoi hotelowych w dniu rozpoczęcia szkolenia, w miarę możliwości i dyspozycyjności pokoi od godziny 9:30 w dniu przyjazdu, do opuszczenia i wymeldowania z pokoi hotelowych w dniu następnym zgodnie z obowiązującymi w hotelu godzinami doby hotelowej. W przypadku braku możliwości udostępnienia pokoi uczestnikom szkolenia w dniu rozpoczęcia szkolenia od godziny 9.30 hotel obowiązany jest do zapewnienia przechowalni bagażu dla uczestników szkolenia. Usługi restauracyjne i dotyczących podawania posiłków: Świadczenie usług restauracyjnych i dotyczących podawania posiłków podczas każdego szkolenia realizowanego przez Zamawiającego u Wykonawcy obejmować będzie: poniedziałek lub środa (dzień przyjazdu uczestników, I dzień szkolenia): serwis kawowy (dwie przerwy),obiad wtorek lub czwartek (II dzień szkolenia, dzień wyjazdu uczestników): śniadanie w formie szwedzkiego stołu (wliczone w cenę zakwaterowani), serwis kawowy (dwie przerwy), obiad Zamawiający na potrzeby realizacji niniejszego zamówienia przyjmuje następujący zakres przedmiotowy w/w pojęć: Serwis kawowy: kawa, herbata, sok owocowy 0,2 l/os., woda mineralna niegazowana 0,5 l/os., ciasto/ciastka kruche, cukier, cytryna, mleko/śmietanka do kawy; Obiad: zupa; drugie danie: danie mięsne/danie wegetariańskie ; ziemniaki/frytki/kluski/ryż/kasza, zestaw surówek; sok owocowy/kompot owocowy oraz woda mineralna niegazowana; Szczegółowe menu będzie każdorazowo ustalane przed organizacją danego szkolenia przez osoby uprawnione z obu stron. Zamawiający wymaga zapewnienia menu uwzględniającego dania wegetariańskie. Wykonawca do oferty dołączy propozycje menu obejmujące wszystkie rodzaje posiłków: tj. śniadania w formie szwedzkiego stołu, obiadu oraz zakresu realizowanego serwisu kawowego, z uwzględnieniem zapewnienia oddzielnych dań wegetariańskich. Sale konferencyjne: Hotel winien posiadać co najmniej dwie sale konferencyjne dla: min.20 osób każda w układzie konferencyjnym. Wszystkie wykorzystywane przez Zamawiającego sale konferencyjne będą wyposażone w: rzutnik multimedialny, automatyczny ekran do projekcji, flipchart wraz z blokiem papierowym i pisami, mikrofony (dla prowadzącego i bezprzewodowy dla uczestników szkolenia). Wszystkie sale konferencyjne będą posiadać dobre oświetlenie, automatyczne zaciemnienie oraz klimatyzację. Podczas szkolenia sale konferencyjne będą dostępne wraz z obsługą techniczną dla Zamawiającego. Definicja pojęć na potrzeby przygotowanie oferty: Osobonocleg: zakwaterowanie w pokoju 1-osobowym lub 2-osobowym w hotelu w określonym w opisie przedmiotu zamówienia standardzie wraz ze śniadaniem w formie bufetu szwedzkiego; stawka za jeden osobonocleg nie może przekroczyć kwoty brutto 125 PLN. Osobodzień: usługa restauracyjna i dotycząca podawania posiłków obejmująca serwis kawowy (dwie przerwy) oraz obiad dwudaniowy zgodnie z zakresem wskazanym w opisie przedmiotu zamówienia; stawka za jeden osobodzień nie może przekroczyć kwoty brutto 60 PLN. Dzień wynajmu sali konferencyjnej: usługa wynajmu sali konferencyjnej o pojemności nie mniejszej niż 20 osób w ustawieniu konferencyjnym w określonym w opisie przedmiotu zamówienia standardzie wraz z obsługą techniczną; stawka za jeden dzień wynajmu nie może przekroczyć kwoty brutto 1350 PLN. Ustalenia organizacyjne związane z wykonaniem zamówienia: Wymagana jest należyta staranność przy realizacji zobowiązań umowy; Wykonawca obowiązany jest w ramach realizacji przedmiotu zamówienia do bezpłatnego udostępnienia upoważnionemu pracownikowi Zamawiającego w dniach realizacji szkoleń pomieszczenia o charakterze techniczno-administracyjnym wyposażonego co najmniej w drukarkę laserową monochromatyczną, telefon, fax, stolik oraz dwa krzesła Ustalenia i decyzje dotyczące wykonywania zamówienia uzgadniane będą przez Zamawiającego z ustanowionym przedstawicielem Wykonawcy; Określenie przez Wykonawcę telefonów kontaktowych i numerów fax. oraz innych ustaleń niezbędnych dla sprawnego i terminowego wykonania zamówienia; Opis przedmiotu zamówienia - Część nr 2 Przedmiotem zamówienia są usługi hotelarskie i restauracyjne dotyczące podawania posiłków oraz udostępnienie wyposażonych sal konferencyjnych na potrzeby organizacji 4 szkoleń czterodniowych (grupy 20 osobowe) we Wrocławiu dla 80 pracowników jednostek samorządu terytorialnego w okresie od 01 październik a do 31 grudnia 2011 roku zgodnie z następującymi założeniami ilościowymi. 2011 rok: 4 szkolenia czterodniowe, po 20 uczestników każde. Zestawienie ilościowe przedmiotu zamówienia: Rok Liczba szkoleń Liczba uczestników Zakwaterowanie (osobonoclegi) Catering (osobodni) Wynajem Sal konferencyjnych 2011 4 80 160 320 16 Razem 4 80 160 320 16 Harmonogram szkoleń: Szkolenia realizowane będą w dni robocze tj. poniedziałek i wtorek oraz środa i czwartek. W roku 2011 r. planowane są 4 szkolenia w następujących terminach: szkolenie nr I: 17-18 października 2011 r. oraz 24-25 października 2011 r. szkolenie nr II: 17-18 października 2011 r. oraz 24-25 października 2011 r. szkolenie nr III: 7-8 listopada 2011 r. oraz 12-13 grudnia 2011 r. szkolenie nr IV: 7-8 listopada 2011 r. oraz 12-13 grudnia 2011 r. Szczegółowy harmonogram obejmujący godziny poszczególnych szkoleń będzie przygotowany przez Zamawiającego i przekazany Wykonawcy, na co najmniej 7 dni przed planowanym terminem realizacji. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany liczby osób uczestniczących w danym terminie szkolenia (a tym samym korzystających z noclegów, wyżywienia oraz serwisów kawowych) do 25%, na dwa dni przed terminem szkolenia ustalonym przez osoby uprawnione z obu stron. Wykonawca nie będzie wnosił żadnych roszczeń z tego tytułu, w szczególności o zapłatę za ilość stanowiącą różnicę między maksymalną liczbą usług dla maksymalnej ilości osób, a ilością rzeczywiście zrealizowaną na podstawie zlecenia Zamawiającego. Rozliczenie kosztów szkolenia odbędzie się na podstawie rzeczywistego wykorzystania noclegów, wyżywienia oraz serwisów kawowych. Usługi hotelarskie oraz wymagania dotyczące hotelu: Hotel, w którym będzie organizowane szkolenie powinien odpowiadać standardowi nie mniejszemu niż określony dla hoteli zaszeregowanych do kategorii ***(trzy gwiazdki) zgodnie z rozporządzeniem w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie. Hotel zlokalizowany powinien być we Wrocławiu. Zakwaterowanie uczestników szkolenia będzie się odbywać w hotelu (jednym obiekcie lub kilku obiektach połączonych ze sobą ciągami komunikacyjnymi bez konieczności wychodzenia na zewnątrz), posiadającym: min. 40 miejsc noclegowych, salę restauracyjną na min. 40 osób świadczącą pełne dzienne wyżywienie, co najmniej 2 sale konferencyjne. Hotel winien posiadać: klimatyzowane pokoje 1 osobowe oraz pokoje 2 osobowe, których ilość umożliwi świadczenie usług hotelarskich jednocześnie dla min. 40 osób, przy czym pokój 2-osobowy jest to pokój z dwoma łóżkami o porównywalnym komforcie i standardzie. Hotel gwarantuje dostępność pokoi 2-osobowych w terminach określonych z Zamawiającym. Jeśli liczba dostępnych pokoi jest mniejsza od liczby określonej, Hotel jest zobowiązany zapewnić dwa pokoje 1-osobowe w cenie jednego pokoju 2- osobowego. Rozdysponowanie uczestników szkolenia będzie leżało po stronie Wykonawcy, przy czym lista uczestników dostarczona będzie przez Zamawiającego na nie później niż 7 dni przed planowanym terminem szkolenia, a Wykonawca zobowiązany jest przesłać Zamawiającemu propozycję rozdysponowania wraz z numerami pokoi na 3 dni przed terminem szkolenia. Zamawiający przewiduje zakwaterowanie uczestników szkolenia w pokojach 2-osobowych. Zakwaterowanie uczestników szkoleń będzie obejmować zameldowanie oraz udostępnienie do dyspozycji pokoi hotelowych w dniu rozpoczęcia szkolenia, w miarę możliwości i dyspozycyjności pokoi od godziny 9:30 w dniu przyjazdu, do opuszczenia i wymeldowania z pokoi hotelowych w dniu następnym zgodnie z obowiązującymi w hotelu godzinami doby hotelowej. W przypadku braku możliwości udostępnienia pokoi uczestnikom szkolenia w dniu rozpoczęcia szkolenia od godziny 9.30 hotel obowiązany jest do zapewnienia przechowalni bagażu dla uczestników szkolenia. Usługi restauracyjne i dotyczących podawania posiłków: Świadczenie usług restauracyjnych i dotyczących podawania posiłków podczas każdego szkolenia realizowanego przez Zamawiającego u Wykonawcy obejmować będzie: poniedziałek lub środa (dzień przyjazdu uczestników, I dzień szkolenia): serwis kawowy (dwie przerwy),obiad wtorek lub czwartek (II dzień szkolenia, dzień wyjazdu uczestników): śniadanie w formie szwedzkiego stołu (wliczone w cenę zakwaterowani), serwis kawowy (dwie przerwy), obiad Zamawiający na potrzeby realizacji niniejszego zamówienia przyjmuje następujący zakres przedmiotowy w/w pojęć: Serwis kawowy: kawa, herbata, sok owocowy 0,2 l/os., woda mineralna niegazowana 0,5 l/os., ciasto/ciastka kruche, cukier, cytryna, mleko/śmietanka do kawy; Obiad: zupa; drugie danie: danie mięsne/danie wegetariańskie ; ziemniaki/frytki/kluski/ryż/kasza, zestaw surówek; sok owocowy/kompot owocowy oraz woda mineralna niegazowana; Szczegółowe menu będzie każdorazowo ustalane przed organizacją danego szkolenia przez osoby uprawnione z obu stron. Zamawiający wymaga zapewnienia menu uwzględniającego dania wegetariańskie. Wykonawca do oferty dołączy propozycje menu obejmujące wszystkie rodzaje posiłków: tj. śniadania w formie szwedzkiego stołu, obiadu oraz zakresu realizowanego serwisu kawowego, z uwzględnieniem zapewnienia oddzielnych dań wegetariańskich. Sale konferencyjne: Hotel winien posiadać co najmniej dwie sale konferencyjne dla: min.20 osób każda w układzie konferencyjnym. Wszystkie wykorzystywane przez Zamawiającego sale konferencyjne będą wyposażone w: rzutnik multimedialny, automatyczny ekran do projekcji, flipchart wraz z blokiem papierowym i pisami, mikrofony (dla prowadzącego i bezprzewodowy dla uczestników szkolenia). Wszystkie sale konferencyjne będą posiadać dobre oświetlenie, automatyczne zaciemnienie oraz klimatyzację. Podczas szkolenia sale konferencyjne będą dostępne wraz z obsługą techniczną dla Zamawiającego. Definicja pojęć na potrzeby przygotowanie oferty: Osobonocleg: zakwaterowanie w pokoju 1-osobowym lub 2-osobowym w hotelu w określonym w opisie przedmiotu zamówienia standardzie wraz ze śniadaniem w formie bufetu szwedzkiego; stawka za jeden osobonocleg nie może przekroczyć kwoty brutto 125 PLN. Osobodzień: usługa restauracyjna i dotycząca podawania posiłków obejmująca serwis kawowy (dwie przerwy) oraz obiad dwudaniowy zgodnie z zakresem wskazanym w opisie przedmiotu zamówienia; stawka za jeden osobodzień nie może przekroczyć kwoty brutto 60 PLN. Dzień wynajmu sali konferencyjnej: usługa wynajmu sali konferencyjnej o pojemności nie mniejszej niż 20 osób w ustawieniu konferencyjnym w określonym w opisie przedmiotu zamówienia standardzie wraz z obsługą techniczną; stawka za jeden dzień wynajmu nie może przekroczyć kwoty brutto 1350 PLN. Ustalenia organizacyjne związane z wykonaniem zamówienia: Wymagana jest należyta staranność przy realizacji zobowiązań umowy; Wykonawca obowiązany jest w ramach realizacji przedmiotu zamówienia do bezpłatnego udostępnienia upoważnionemu pracownikowi Zamawiającego w dniach realizacji szkoleń pomieszczenia o charakterze techniczno-administracyjnym wyposażonego co najmniej w drukarkę laserową monochromatyczną, telefon, fax, stolik oraz dwa krzesła Ustalenia i decyzje dotyczące wykonywania zamówienia uzgadniane będą przez Zamawiającego z ustanowionym przedstawicielem Wykonawcy; Określenie przez Wykonawcę telefonów kontaktowych i numerów fax. oraz innych ustaleń niezbędnych dla sprawnego i terminowego wykonania zamówienia;.

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
55.00.00.00-0, 55.12.00.00-7, 55.11.00.00-4.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
tak, liczba części: 2.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Rozpoczęcie: 01.10.2011.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium

III.2) ZALICZKI

• 
  Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
  nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający odstępuje w zakresie ww. warunku od dokonania opisu sposobu oceny spełnienia warunku

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający odstępuje w zakresie ww. warunku od dokonania opisu sposobu oceny spełnienia warunku

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający odstępuje w zakresie ww. warunku od dokonania opisu sposobu oceny spełnienia warunku

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający odstępuje w zakresie ww. warunku od dokonania opisu sposobu oceny spełnienia warunku

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający odstępuje w zakresie ww. warunku od dokonania opisu sposobu oceny spełnienia warunku

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• 
  III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:
  

• 
  III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:
  

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

1. Pełnomocnictwo do podpisywania oferty i składania ewentualnych wyjaśnień, jeżeli osobą podpisującą nie jest osoba upoważniona na podstawie dokumentu rejestrowego - w oryginalelub poświadczone notarialnie lub opatrzone adnotacją za zgodność z oryginałem pieczęcią wykonawcy, imienną pieczątką osoby upoważniającej na podstawie dokumentu rejestrowego oraz jej podpisem 2. Sporządzony przez wykonawcę Formularz ofertowy 3. Sporządzony przez wykonawcę Formularz cenowy Zestawienie wymaganych parametrów

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
tak

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

- zmiany terminu realizacji umowy, ze względu na wystąpienie okoliczności nie dających się przewidzieć przed zawarciem umowy, np. działanie siły wyższej, - zmiany terminu realizacji umowy, ze względu na wystąpienie okoliczności, których strony umowy nie były w stanie przewidzieć, pomimo zachowania należytej staranności,

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
http://www.uwm.edu.pl/zamowienia/

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Uniwersytet Warmińsko - Mazurski w Olsztynie, Dział Zamówień Publicznych, pok. 305, ul. Oczapowskiego 2, Olsztyn 10 - 719.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
16.09.2011 godzina 10:00, miejsce: Uniwersytet Warmińsko - Mazurski w Olsztynie, Dział Zamówień Publicznych, pok. 309, ul. Oczapowskiego 2, Olsztyn 10 - 719.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
Świadczenie usług hotelarskich i restauracyjnych oraz udostępnienie sal konferencyjnych dla Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie na potrzeby realizacji projektu Dobre prawo - sprawne rządzenie w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
tak

ZAŁĄCZNIK I - INFORMACJE DOTYCZĄCE OFERT CZĘŚCIOWYCH

CZĘŚĆ Nr:
1
NAZWA:
Przedmiotem zamówienia są usługi hotelarskie i restauracyjne dotyczące podawania posiłków oraz udostępnienie wyposażonych sal konferencyjnych na potrzeby organizacji 4 szkoleń czterodniowych (grupy 20 osobowe) w Olsztynie dla 80 pracowników jednostek samorządu terytorialnego w okresie od 01 październik a do 31 grudnia 2011 roku.

• 
  1) Krótki opis ze wskazaniem wielkości lub zakresu zamówienia:
  Przedmiotem zamówienia są usługi hotelarskie i restauracyjne dotyczące podawania posiłków oraz udostępnienie wyposażonych sal konferencyjnych na potrzeby organizacji 4 szkoleń czterodniowych (grupy 20 osobowe) w Olsztynie dla 80 pracowników jednostek samorządu terytorialnego w okresie od 01 październik a do 31 grudnia 2011 roku zgodnie z następującymi założeniami ilościowymi. 2011 rok: 4 szkolenia czterodniowe, po 20 uczestników każde. Zestawienie ilościowe przedmiotu zamówienia: Rok Liczba szkoleń Liczba uczestników Zakwaterowanie (osobonoclegi) Catering (osobodni) Wynajem Sal konferencyjnych 2011 4 80 160 320 16 Razem 4 80 160 320 m16 Harmonogram szkoleń: Szkolenia realizowane będą w dni robocze tj. poniedziałek i wtorek oraz środa i czwartek. W roku 2011 r. planowane są 4 szkolenia w następujących terminach: szkolenie nr I: 3-4 października 2011 r. oraz 26-27 października 2011 r. szkolenie nr II: 3-4 października 2011 r. oraz 26-27 października 2011 r. szkolenie nr III: 12-13 października 2011 r. oraz 7-8 listopada 2011 r. szkolenie nr IV: 12-13 października 2011 r. oraz 7-8 listopad 2011 r. Szczegółowy harmonogram obejmujący godziny poszczególnych szkoleń będzie przygotowany przez Zamawiającego i przekazany Wykonawcy, na co najmniej 7 dni przed planowanym terminem realizacji. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany liczby osób uczestniczących w danym terminie szkolenia (a tym samym korzystających z noclegów, wyżywienia oraz serwisów kawowych) do 25%, na dwa dni przed terminem szkolenia ustalonym przez osoby uprawnione z obu stron. Wykonawca nie będzie wnosił żadnych roszczeń z tego tytułu, w szczególności o zapłatę za ilość stanowiącą różnicę między maksymalną liczbą usług dla maksymalnej ilości osób, a ilością rzeczywiście zrealizowaną na podstawie zlecenia Zamawiającego. Rozliczenie kosztów szkolenia odbędzie się na podstawie rzeczywistego wykorzystania noclegów, wyżywienia oraz serwisów kawowych. Usługi hotelarskie oraz wymagania dotyczące hotelu: Hotel, w którym będzie organizowane szkolenie powinien odpowiadać standardowi nie mniejszemu niż określony dla hoteli zaszeregowanych do kategorii ***(trzy gwiazdki) zgodnie z rozporządzeniem w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie. Zakwaterowanie uczestników szkolenia będzie się odbywać w hotelu (jednym obiekcie lub kilku obiektach połączonych ze sobą ciągami komunikacyjnymi bez konieczności wychodzenia na zewnątrz), posiadającym: min. 40 miejsc noclegowych, salę restauracyjną na min. 40 osób świadczącą pełne dzienne wyżywienie, co najmniej 2 sale konferencyjne. Hotel winien posiadać: klimatyzowane pokoje 1 osobowe oraz pokoje 2 osobowe, których ilość umożliwi świadczenie usług hotelarskich jednocześnie dla min. 40 osób, przy czym pokój 2-osobowy jest to pokój z dwoma łóżkami o porównywalnym komforcie i standardzie. Hotel gwarantuje dostępność pokoi 2-osobowych w terminach określonych z Zamawiającym. Jeśli liczba dostępnych pokoi jest mniejsza od liczby określonej, Hotel jest zobowiązany zapewnić dwa pokoje 1-osobowe w cenie jednego pokoju 2- osobowego. Rozdysponowanie uczestników szkolenia będzie leżało po stronie Wykonawcy, przy czym lista uczestników dostarczona będzie przez Zamawiającego na nie później niż 7 dni przed planowanym terminem szkolenia, a Wykonawca zobowiązany jest przesłać Zamawiającemu propozycję rozdysponowania wraz z numerami pokoi na 3 dni przed terminem szkolenia. Zamawiający przewiduje zakwaterowanie uczestników szkolenia w pokojach 2-osobowych. Zakwaterowanie uczestników szkoleń będzie obejmować zameldowanie oraz udostępnienie do dyspozycji pokoi hotelowych w dniu rozpoczęcia szkolenia, w miarę możliwości i dyspozycyjności pokoi od godziny 9:30 w dniu przyjazdu, do opuszczenia i wymeldowania z pokoi hotelowych w dniu następnym zgodnie z obowiązującymi w hotelu godzinami doby hotelowej. W przypadku braku możliwości udostępnienia pokoi uczestnikom szkolenia w dniu rozpoczęcia szkolenia od godziny 9.30 hotel obowiązany jest do zapewnienia przechowalni bagażu dla uczestników szkolenia. Usługi restauracyjne i dotyczących podawania posiłków: Świadczenie usług restauracyjnych i dotyczących podawania posiłków podczas każdego szkolenia realizowanego przez Zamawiającego u Wykonawcy obejmować będzie: poniedziałek lub środa (dzień przyjazdu uczestników, I dzień szkolenia): serwis kawowy (dwie przerwy),obiad wtorek lub czwartek (II dzień szkolenia, dzień wyjazdu uczestników): śniadanie w formie szwedzkiego stołu (wliczone w cenę zakwaterowani), serwis kawowy (dwie przerwy), obiad Zamawiający na potrzeby realizacji niniejszego zamówienia przyjmuje następujący zakres przedmiotowy w/w pojęć: Serwis kawowy: kawa, herbata, sok owocowy 0,2 l/os., woda mineralna niegazowana 0,5 l/os., ciasto/ciastka kruche, cukier, cytryna, mleko/śmietanka do kawy; Obiad: zupa; drugie danie: danie mięsne/danie wegetariańskie ; ziemniaki/frytki/kluski/ryż/kasza, zestaw surówek; sok owocowy/kompot owocowy oraz woda mineralna niegazowana; Szczegółowe menu będzie każdorazowo ustalane przed organizacją danego szkolenia przez osoby uprawnione z obu stron. Zamawiający wymaga zapewnienia menu uwzględniającego dania wegetariańskie. Wykonawca do oferty dołączy propozycje menu obejmujące wszystkie rodzaje posiłków: tj. śniadania w formie szwedzkiego stołu, obiadu oraz zakresu realizowanego serwisu kawowego, z uwzględnieniem zapewnienia oddzielnych dań wegetariańskich. Sale konferencyjne: Hotel winien posiadać co najmniej dwie sale konferencyjne dla: min.20 osób każda w układzie konferencyjnym. Wszystkie wykorzystywane przez Zamawiającego sale konferencyjne będą wyposażone w: rzutnik multimedialny, automatyczny ekran do projekcji, flipchart wraz z blokiem papierowym i pisami, mikrofony (dla prowadzącego i bezprzewodowy dla uczestników szkolenia). Wszystkie sale konferencyjne będą posiadać dobre oświetlenie, automatyczne zaciemnienie oraz klimatyzację. Podczas szkolenia sale konferencyjne będą dostępne wraz z obsługą techniczną dla Zamawiającego. Definicja pojęć na potrzeby przygotowanie oferty: Osobonocleg: zakwaterowanie w pokoju 1-osobowym lub 2-osobowym w hotelu w określonym w opisie przedmiotu zamówienia standardzie wraz ze śniadaniem w formie bufetu szwedzkiego; stawka za jeden osobonocleg nie może przekroczyć kwoty brutto 125 PLN. Osobodzień: usługa restauracyjna i dotycząca podawania posiłków obejmująca serwis kawowy (dwie przerwy) oraz obiad dwudaniowy zgodnie z zakresem wskazanym w opisie przedmiotu zamówienia; stawka za jeden osobodzień nie może przekroczyć kwoty brutto 60 PLN. Dzień wynajmu sali konferencyjnej: usługa wynajmu sali konferencyjnej o pojemności nie mniejszej niż 20 osób w ustawieniu konferencyjnym w określonym w opisie przedmiotu zamówienia standardzie wraz z obsługą techniczną; stawka za jeden dzień wynajmu nie może przekroczyć kwoty brutto 1350 PLN. Ustalenia organizacyjne związane z wykonaniem zamówienia: Wymagana jest należyta staranność przy realizacji zobowiązań umowy; Wykonawca obowiązany jest w ramach realizacji przedmiotu zamówienia do bezpłatnego udostępnienia upoważnionemu pracownikowi Zamawiającego w dniach realizacji szkoleń pomieszczenia o charakterze techniczno-administracyjnym wyposażonego co najmniej w drukarkę laserową monochromatyczną, telefon, fax, stolik oraz dwa krzesła Ustalenia i decyzje dotyczące wykonywania zamówienia uzgadniane będą przez Zamawiającego z ustanowionym przedstawicielem Wykonawcy; Określenie przez Wykonawcę telefonów kontaktowych i numerów fax. oraz innych ustaleń niezbędnych dla sprawnego i terminowego wykonania zamówienia;.

• 
  2) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
  55.00.00.00-0, 55.12.00.00-7, 55.11.00.00-4.

• 
  3) Czas trwania lub termin wykonania:
  Rozpoczęcie: 01.10.2011.

• 
  4) Kryteria oceny ofert:
  najniższa cena.

CZĘŚĆ Nr:
2
NAZWA:
Przedmiotem zamówienia są usługi hotelarskie i restauracyjne dotyczące podawania posiłków oraz udostępnienie wyposażonych sal konferencyjnych na potrzeby organizacji 4 szkoleń czterodniowych (grupy 20 osobowe) we Wrocławiu dla 80 pracowników jednostek samorządu terytorialnego w okresie od 01 październik a do 31 grudnia 2011 roku.

• 
  1) Krótki opis ze wskazaniem wielkości lub zakresu zamówienia:
  Przedmiotem zamówienia są usługi hotelarskie i restauracyjne dotyczące podawania posiłków oraz udostępnienie wyposażonych sal konferencyjnych na potrzeby organizacji 4 szkoleń czterodniowych (grupy 20 osobowe) we Wrocławiu dla 80 pracowników jednostek samorządu terytorialnego w okresie od 01 październik a do 31 grudnia 2011 roku zgodnie z następującymi założeniami ilościowymi. 2011 rok: 4 szkolenia czterodniowe, po 20 uczestników każde. Zestawienie ilościowe przedmiotu zamówienia: Rok Liczba szkoleń Liczba uczestników Zakwaterowanie (osobonoclegi) Catering (osobodni) Wynajem Sal konferencyjnych 2011 4 80 160 320 16 Razem 4 80 160 320 16 Harmonogram szkoleń: Szkolenia realizowane będą w dni robocze tj. poniedziałek i wtorek oraz środa i czwartek. W roku 2011 r. planowane są 4 szkolenia w następujących terminach: szkolenie nr I: 17-18 października 2011 r. oraz 24-25 października 2011 r. szkolenie nr II: 17-18 października 2011 r. oraz 24-25 października 2011 r. szkolenie nr III: 7-8 listopada 2011 r. oraz 12-13 grudnia 2011 r. szkolenie nr IV: 7-8 listopada 2011 r. oraz 12-13 grudnia 2011 r. Szczegółowy harmonogram obejmujący godziny poszczególnych szkoleń będzie przygotowany przez Zamawiającego i przekazany Wykonawcy, na co najmniej 7 dni przed planowanym terminem realizacji. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany liczby osób uczestniczących w danym terminie szkolenia (a tym samym korzystających z noclegów, wyżywienia oraz serwisów kawowych) do 25%, na dwa dni przed terminem szkolenia ustalonym przez osoby uprawnione z obu stron. Wykonawca nie będzie wnosił żadnych roszczeń z tego tytułu, w szczególności o zapłatę za ilość stanowiącą różnicę między maksymalną liczbą usług dla maksymalnej ilości osób, a ilością rzeczywiście zrealizowaną na podstawie zlecenia Zamawiającego. Rozliczenie kosztów szkolenia odbędzie się na podstawie rzeczywistego wykorzystania noclegów, wyżywienia oraz serwisów kawowych. Usługi hotelarskie oraz wymagania dotyczące hotelu: Hotel, w którym będzie organizowane szkolenie powinien odpowiadać standardowi nie mniejszemu niż określony dla hoteli zaszeregowanych do kategorii ***(trzy gwiazdki) zgodnie z rozporządzeniem w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie. Hotel zlokalizowany powinien być we Wrocławiu. Zakwaterowanie uczestników szkolenia będzie się odbywać w hotelu (jednym obiekcie lub kilku obiektach połączonych ze sobą ciągami komunikacyjnymi bez konieczności wychodzenia na zewnątrz), posiadającym: min. 40 miejsc noclegowych, salę restauracyjną na min. 40 osób świadczącą pełne dzienne wyżywienie, co najmniej 2 sale konferencyjne. Hotel winien posiadać: klimatyzowane pokoje 1 osobowe oraz pokoje 2 osobowe, których ilość umożliwi świadczenie usług hotelarskich jednocześnie dla min. 40 osób, przy czym pokój 2-osobowy jest to pokój z dwoma łóżkami o porównywalnym komforcie i standardzie. Hotel gwarantuje dostępność pokoi 2-osobowych w terminach określonych z Zamawiającym. Jeśli liczba dostępnych pokoi jest mniejsza od liczby określonej, Hotel jest zobowiązany zapewnić dwa pokoje 1-osobowe w cenie jednego pokoju 2- osobowego. Rozdysponowanie uczestników szkolenia będzie leżało po stronie Wykonawcy, przy czym lista uczestników dostarczona będzie przez Zamawiającego na nie później niż 7 dni przed planowanym terminem szkolenia, a Wykonawca zobowiązany jest przesłać Zamawiającemu propozycję rozdysponowania wraz z numerami pokoi na 3 dni przed terminem szkolenia. Zamawiający przewiduje zakwaterowanie uczestników szkolenia w pokojach 2-osobowych. Zakwaterowanie uczestników szkoleń będzie obejmować zameldowanie oraz udostępnienie do dyspozycji pokoi hotelowych w dniu rozpoczęcia szkolenia, w miarę możliwości i dyspozycyjności pokoi od godziny 9:30 w dniu przyjazdu, do opuszczenia i wymeldowania z pokoi hotelowych w dniu następnym zgodnie z obowiązującymi w hotelu godzinami doby hotelowej. W przypadku braku możliwości udostępnienia pokoi uczestnikom szkolenia w dniu rozpoczęcia szkolenia od godziny 9.30 hotel obowiązany jest do zapewnienia przechowalni bagażu dla uczestników szkolenia. Usługi restauracyjne i dotyczących podawania posiłków: Świadczenie usług restauracyjnych i dotyczących podawania posiłków podczas każdego szkolenia realizowanego przez Zamawiającego u Wykonawcy obejmować będzie: poniedziałek lub środa (dzień przyjazdu uczestników, I dzień szkolenia): serwis kawowy (dwie przerwy),obiad wtorek lub czwartek (II dzień szkolenia, dzień wyjazdu uczestników): śniadanie w formie szwedzkiego stołu (wliczone w cenę zakwaterowani), serwis kawowy (dwie przerwy), obiad Zamawiający na potrzeby realizacji niniejszego zamówienia przyjmuje następujący zakres przedmiotowy w/w pojęć: Serwis kawowy: kawa, herbata, sok owocowy 0,2 l/os., woda mineralna niegazowana 0,5 l/os., ciasto/ciastka kruche, cukier, cytryna, mleko/śmietanka do kawy; Obiad: zupa; drugie danie: danie mięsne/danie wegetariańskie ; ziemniaki/frytki/kluski/ryż/kasza, zestaw surówek; sok owocowy/kompot owocowy oraz woda mineralna niegazowana; Szczegółowe menu będzie każdorazowo ustalane przed organizacją danego szkolenia przez osoby uprawnione z obu stron. Zamawiający wymaga zapewnienia menu uwzględniającego dania wegetariańskie. Wykonawca do oferty dołączy propozycje menu obejmujące wszystkie rodzaje posiłków: tj. śniadania w formie szwedzkiego stołu, obiadu oraz zakresu realizowanego serwisu kawowego, z uwzględnieniem zapewnienia oddzielnych dań wegetariańskich. Sale konferencyjne: Hotel winien posiadać co najmniej dwie sale konferencyjne dla: min.20 osób każda w układzie konferencyjnym. Wszystkie wykorzystywane przez Zamawiającego sale konferencyjne będą wyposażone w: rzutnik multimedialny, automatyczny ekran do projekcji, flipchart wraz z blokiem papierowym i pisami, mikrofony (dla prowadzącego i bezprzewodowy dla uczestników szkolenia). Wszystkie sale konferencyjne będą posiadać dobre oświetlenie, automatyczne zaciemnienie oraz klimatyzację. Podczas szkolenia sale konferencyjne będą dostępne wraz z obsługą techniczną dla Zamawiającego. Definicja pojęć na potrzeby przygotowanie oferty: Osobonocleg: zakwaterowanie w pokoju 1-osobowym lub 2-osobowym w hotelu w określonym w opisie przedmiotu zamówienia standardzie wraz ze śniadaniem w formie bufetu szwedzkiego; stawka za jeden osobonocleg nie może przekroczyć kwoty brutto 125 PLN. Osobodzień: usługa restauracyjna i dotycząca podawania posiłków obejmująca serwis kawowy (dwie przerwy) oraz obiad dwudaniowy zgodnie z zakresem wskazanym w opisie przedmiotu zamówienia; stawka za jeden osobodzień nie może przekroczyć kwoty brutto 60 PLN. Dzień wynajmu sali konferencyjnej: usługa wynajmu sali konferencyjnej o pojemności nie mniejszej niż 20 osób w ustawieniu konferencyjnym w określonym w opisie przedmiotu zamówienia standardzie wraz z obsługą techniczną; stawka za jeden dzień wynajmu nie może przekroczyć kwoty brutto 1350 PLN. Ustalenia organizacyjne związane z wykonaniem zamówienia: Wymagana jest należyta staranność przy realizacji zobowiązań umowy; Wykonawca obowiązany jest w ramach realizacji przedmiotu zamówienia do bezpłatnego udostępnienia upoważnionemu pracownikowi Zamawiającego w dniach realizacji szkoleń pomieszczenia o charakterze techniczno-administracyjnym wyposażonego co najmniej w drukarkę laserową monochromatyczną, telefon, fax, stolik oraz dwa krzesła Ustalenia i decyzje dotyczące wykonywania zamówienia uzgadniane będą przez Zamawiającego z ustanowionym przedstawicielem Wykonawcy; Określenie przez Wykonawcę telefonów kontaktowych i numerów fax. oraz innych ustaleń niezbędnych dla sprawnego i terminowego wykonania zamówienia;.

• 
  2) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
  55.00.00.00-0, 55.12.00.00-7, 55.11.00.00-4.

• 
  3) Czas trwania lub termin wykonania:
  Rozpoczęcie: 01.10.2011.

• 
  4) Kryteria oceny ofert:
  najniższa cena.