Zakup usług polegających na kompleksowej organizacji konferencji pt.: X Dni Przedsiębiorcy Rolnego.

Warszawa: Zakup usług polegających na kompleksowej organizacji konferencji pt.: X Dni Przedsiębiorcy Rolnego.


Numer ogłoszenia: 55600 - 2014; data zamieszczenia: 17.02.2014

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Fundacja Programów Pomocy dla Rolnictwa FAPA , ul. Wspólna 30, 00-930 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 22 623 19 23, faks 22 623 19 09.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.fapa.com.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Inny: Fundacja.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Zakup usług polegających na kompleksowej organizacji konferencji pt.: X Dni Przedsiębiorcy Rolnego..

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zapewni organizację konferencji pt. X Dni Przedsiębiorcy Rolnego w terminie od dnia 5 marca 2014 r. do dnia 6 marca 2014 r. odbywającej się w Kujawsko-Pomorskim Ośrodku Doradztwa Rolniczego Oddział w Przysieku: 87-134 Zławieś Wielka. W celu realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zorganizuje Biuro Obsługi, zwane dalej Biurem, odpowiedzialne za całość prac związanych z organizacją konferencji pt. X Dni Przedsiębiorcy Rolnego. W celu sprawnego funkcjonowania Biura Wykonawca zapewni: a) zespół składający się z osób zapewniających prawidłową i terminową organizację konferencji pt. X Dni Przedsiębiorcy Rolnego, a)minimum jeden numer telefonu stacjonarnego, numer telefonu komórkowego, numer faksu oraz adres mailowy i korespondencyjny, b)organizację pracy, która umożliwi łatwy kontakt z przedstawicielami Biura Zamawiającemu i uczestnikom konferencji, Przedstawiciele Biura będą ściśle współpracować z Zamawiającym i na bieżąco dostarczać wszelkich informacji o realizacji przedmiotu zamówienia. Czas odpowiedzi na zapytanie e-mailowe nie może przekroczyć 2 dni roboczych. Do zadań Biura należy zapewnienie: 1.Oznakowania sali w której odbędzie się część plenarna a także 3 sal, w których odbędą się panele dyskusyjne - sale powinny zostać oznakowane w sposób widoczny logotypami i sloganami wskazanymi w załączniku nr 8 pkt. a do SIWZ, zgodnie z Księgą Wizualizacji Znaku PROW dostępną na stronie www.minrol.gov.pl. 2.Naboru minimalnie 160 a maksymalnie 200 uczestników konferencji. Uczestnikami konferencji będą: rolnicy i przedsiębiorcy rolni, doradcy rolni, pracownicy naukowi uczelni i instytutów rolniczych, przedstawiciele instytucji administracji państwowej, pracownicy firm obsługujących rolników i rolnicy. 3.Zakwaterowania, wraz ze śniadaniem, maksymalnie 80 noclegów dla: wykładowców i uczestników w hotelu o standardzie co najmniej 2 gwiazdkowym lub innym równoważnym obiekcie, w pokojach jedno- i dwuosobowych, z osobnym węzłem sanitarnym w każdym pokoju, w terminie od dnia 4 marca 2014 r. do dnia 6 marca 2014 r. w granicach administracyjnych gminy Zławieś Wielka, województwo kujawsko - pomorskie lub w odległości nie większej niż 20 km od gminy Zławieś Wielka, województwo kujawsko - pomorskie. W przypadku gdy miejsce zakwaterowania będzie położone w odległości większej niż 0,5 km od Kujawsko-Pomorskiego Ośrodka Doradztwa Rolniczego Oddział w Przysieku, wykonawca zapewni transport uczestników z miejsca zakwaterowania do ww. obiektu, w terminie od dnia 5 marca 2014 r. do dnia 6 marca 2014 r. Wykonawca zobowiązany jest wskazać miejsce zakwaterowania w załączniku nr 1 do SIWZ Formularz ofertowy, szczegółowa kalkulacja kosztów. 4.Wyżywienia dla minimalnie 160 a maksymalnie 200 uczestników - zgodnie z poniższymi wymaganiami: w dniu 5 marca 2014 r.: dwudaniowy obiad o godz.12:00, gorąca zupa i danie mięsne lub wegetariańskie do wyboru, jarzyny i surówki, serwis kawowy - 1 podanie godz. 15:30, kawa, herbata, woda mineralna, ciastka, uroczysta kolacja o godz. 19:00, danie ciepłe: strogonow, żurek, dania zimne: 3 rodzaje wędlin, sery, warzywa i pikle, pieczywo, kawa, herbata, min. 2-3 rodzaje ciast. w dniu 6 marca 2014 r.: serwis kawowy w przerwie o godz. 10:00, kawa, herbata, woda mineralna, ciastka. dwudaniowy obiad o godz. 13:00, gorąca zupa i danie mięsne lub wegetariańskie do wyboru, jarzyny i surówki. 5.Tłumaczenia pisemnego z języka niemieckiego na język polski maksymalnie 60 000 znaków tekstu. Zamawiający przekaże Wykonawcy tekst do tłumaczenia najpóźniej w dniu podpisania umowy. 6.Tłumaczenia ustnego: A.W dniu 5 marca 2014 r. a)symultaniczne z języka niemieckiego na polski i odwrotnie w dniu 5 marca 2014 r. od godz. 13:00 do godz. 15:30, Wykonawca zapewni kabinę do tłumaczenia symultanicznego wraz z ilością słuchawek dostosowaną do liczby uczestników konferencji. b)konsekutywne od godz. 15:30 do godz. 19:00 - w trzech grupach dyskusyjnych równocześnie -3 grupy dyskusyjne 3,5 godzin, co najmniej 1 tłumacz na każdą grupę (w sumie 10,5 godzin tłumaczenia), od godz. 19:00 do godz. 22:00 - rozmowy rolników z Polski i Niemiec - co najmniej 3 tłumaczy, W trakcie przerw jak i rozmów rolników tłumacze będą dostępni dla uczestników konferencji. B.w dniu 6 marca 2014 r. a)konsekutywne od godz. 8:30 do godz. 13:00 - co najmniej 1 tłumacz. Tłumacze powinni posiadać wykształcenie wyższe oraz co najmniej 3 letnie doświadczenie w pracy tłumacza, co najmniej jeden tłumacz powinien posiadać wykształcenie wyższe filologiczne (język niemiecki). 7.Realizacji ramowego Programu Konferencji, stanowiącego załącznik nr 9 do SIWZ. a)Konferencja podzielona jest na część plenarną, równoległe panele dyskusyjne: I panel: produkcji roślinnej, II panel: produkcji mleka, III panel: produkcji trzody. W ramach programu pierwszego dnia konferencji Wykonawca zapewni po dyskusji w grupach panelowych od godz. 18:30 do godz. 19:00 podsumowanie pierwszego dnia konferencji i przedstawienie przez moderatorów najważniejszych tematów dyskutowanych w grupach panelowych. Ponadto dla zainteresowanych uczestników konferencji od godz. 19.00 do godz. 22:00 odbędą się bilateralne rozmowy rolników z Polski i Niemiec. Wykonawca przekaże zamawiającemu w dniu podpisania umowy szczegółowy program konferencji wraz z listą proponowanych wykładowców. b)Wykonawca zapewni co najmniej 4 ekspertów (wykładowców moderatorów) z wykształceniem co najmniej wyższym z zakresu rolnictwa lub ekonomii oraz co najmniej 5 latnim doświadczeniem w pracy na rzecz rozwoju obszarów wiejskich ilub rolnictwa, w tym co najmniej 1 osoba z co najmniej 3 letnim doświadczeniem w pracy związanej z problematyką produkcji zwierzęcej i ekonomiką produkcji zwierzęcej, 1 osoba z co najmniej 3 letnim doświadczeniem w pracy związanej z problematyką produkcji roślinnej, 1 osoba z co najmniej 3 letnim doświadczeniem w pracy związanej z problematyką produkcji mleka. Wszyscy eksperci będą posiadać doświadczenie udziału jako wykładowcy lub moderatorzy, w co najmniej 3 konferencjach dotyczących rozwoju obszarów wiejskich c)Ponadto Wykonawca zapewni prezentacje 3 - 4 gospodarstw przez osoby prowadzące gospodarstwa (specjalizujących się produkcji: trzody chlewnej, produkcji roślinnej, produkcji mleka) w trakcie każdego panelu, odpowiednio do tematu panelu. Zaprezentowane zostaną gospodarstwa o wielkości większej niż średnia krajowa i dobrych wynikach ekonomicznych, w których stosowane są nowoczesne rozwiązania organizacyjne i techniczne; przynajmniej z terenu 3 województw z Polski oraz przynajmniej 3 gospodarstwa z terenu Niemiec. Przy czym w każdym panelu zostanie zaprezentowane co najmniej 1 gospodarstwo z Niemiec przez osoby zarządzające danym gospodarstwem. Szczegółowy program konferencji a także prezentacje i lub treści abstrakty konspekty przygotowane przez wykładowców muszą być opatrzone logotypami i sloganami wskazanymi w załączniku nr 8 pkt. a do SIWZ zgodnie z Księgą Wizualizacji Znaku PROW dostępną na stronie www.minrol.gov.pl. 8.Materiałów konferencyjnych, w tym: a)teczka kartonowa: format A4, karton, zapinane gumką, b) notatnik: format A5, papier offset 70-80g m2 biały w kratkę, min. 50 kartek, c) identyfikator: wymiary: 7cm 4,5cm (+ - 2 cm), z nadrukiem nazwy konferencji oraz daty, z miejscem na wpisanie imienia i nazwiska uczestnika konferencji, d) opracowanie merytoryczne minimum 20 stron, które zawierać będzie streszczenie konspekt prezentację i lub treść wykładów przygotowanych w związku z konferencją. W opracowaniu zostanie także zawarty tekst przetłumaczony, o którym mowa pkt 5. Wykonawca zapewni druk opracowania - maksymalnie 200 szt. oraz dystrybucję wśród wszystkich uczestników konferencji. Uwaga: Ilość materiałów konferencyjnych dostosowana zostanie do ilości osób uczestniczących w konferencji. Wszelkie materiały powstałe w ramach realizacji projektu, w tym materiały konferencyjne zawierać będą stałą i trwałą wizualizację sloganów oraz logotypów określonych w załączniku nr 8 pkt. a do SIWZ z wyjątkiem identyfikatorów, które będą zawierać stałą i trwałą wizualizację logotypów określonych w załączniku nr 8 pkt. b do SIWZ. Wykonawca zapewni powyższe usługi zgodnie z załącznikiem nr 9 do SIWZ Program Konferencji. Pozostałe warunki dotyczące realizacji przedmiotu zamówienia zawiera wzór umowy, stanowiący załącznik nr 10 do SIWZ..

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.85.00.00-8, 55.10.00.00-1, 55.33.00.00-2, 55.30.00.00-3, 60.00.00.00-9, 79.54.00.00-1, 79.53.00.00-8, 79.34.22.00-5, 79.82.40.00-6.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 06.03.2014.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.2) ZALICZKI

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Oświadczenie

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający uzna warunek ten za spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy niż 3 lata - w tym okresie, wykonał lub wykonuje, co najmniej 2 (dwie) usługi o wartości każdej usługi nie mniejszej niż 40 000,00 zł brutto każda (słownie: czterdzieści tysięcy złotych 00/100), z których każda polegała na organizacji konferencji, w tym zapewnieniu łącznie zakwaterowania, wyżywienia, transportu, tłumacza, wykładowców i każda z tych usług była realizowana dla co najmniej 100 osób. Wykonanie jednej usługi jest równoznaczne z wykonaniem jednej umowy (jednego zamówienia na rzecz jednego Zamawiającego).

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Oświadczenie

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający uzna ten warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje: a) co najmniej 4 osobami z wykształceniem co najmniej wyższym z zakresu rolnictwa lub ekonomii oraz co najmniej 5 letnim doświadczeniem w pracy na rzecz rozwoju obszarów wiejskich i/lub rolnictwa, w tym: - co najmniej 1 osoba z co najmniej 3 letnim doświadczeniem w pracy związanej z problematyką produkcji zwierzęcej i ekonomiką produkcji zwierzęcej, - co najmniej 1 osoba z co najmniej 3 letnim doświadczeniem w pracy związanej z problematyką produkcji roślinnej, - co najmniej 1 osoba z co najmniej 3 letnim doświadczeniem w pracy związanej z problematyką produkcji mleka. Wszystkie osoby będą posiadać doświadczenie udziału jako wykładowcy lub moderatorzy, w co najmniej w 3 konferencjach/szkoleniach dotyczących rozwoju obszarów wiejskich. Wykonawca może zaproponować większą ilość osób uczestniczących w realizacji niniejszego zamówienia, jednakże w takim przypadku, każda osoba wskazana dodatkowo ponad wymagane minimum, muszą spełniać powyższe warunki udziału w postępowaniu.

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Oświadczenie

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

• wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych dostaw lub usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie;
• wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami;

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;

III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

• nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.fapa.com.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Fundacja Programów Pomocy dla Rolnictwa FAPA, ul. Wspólna 30, 00-930 Warszawa.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
25.02.2014 godzina 10:00, miejsce: Fundacja Programów Pomocy dla Rolnictwa FAPA, ul. Wspólna 30, 00-930 Warszawa, sekretariat - pok. 253.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
Schemat III Pomocy Technicznej Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
tak