Zapewnienie usług cateringowych w restauracji Pavilon dla osób obsługujących wydarzenia organizowane centralnie w Sopocie w ramach przewodnictwa Polski w Radzie Unii Europejskiej

Warszawa: Zapewnienie usług cateringowych w restauracji Pavilon dla osób obsługujących wydarzenia organizowane centralnie w Sopocie w ramach przewodnictwa Polski w Radzie Unii Europejskiej


Numer ogłoszenia: 202818 - 2011; data zamieszczenia: 15.07.2011

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
tak, numer ogłoszenia w BZP: 177982 - 2011r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia:
nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Ministerstwo Spraw Zagranicznych, Al. J. Ch. Szucha 23, 00-580 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 022 523 99 10, faks 022 523 81 19.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja rządowa centralna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Zapewnienie usług cateringowych w restauracji Pavilon dla osób obsługujących wydarzenia organizowane centralnie w Sopocie w ramach przewodnictwa Polski w Radzie Unii Europejskiej.

II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest swiadczenie usług cateringowych (wyżywienia) w restauracji Pavilon tj. wydanie ok 7000-8000 posiłków dla grupy osób obsługujących wydarzenia organizowane centralnie w Sopocie w ramach przewodnictwa Polski w Radzie Unii Europejskiej w okresie lipiec-wrzesień 2011r..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
55.30.00.00-3.

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• 
  Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej:
  nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
11.07.2011.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT:
1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT:
.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Trójmiejska Grupa Cateringowa Maciej Zdanowski, {Dane ukryte}, 80-830 Gdańsk, kraj/woj. pomorskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): 260000,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• 
  Cena wybranej oferty:
  319800,00

• 
  Oferta z najniższą ceną:
  319800,00
  / Oferta z najwyższą ceną:
  319800,00

• 
  Waluta:
  PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 
  1. Podstawa prawna
  

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 5 ust. 1a ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 
  2. Uzasadnienia wyboru trybu
  

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  Udzielenie zamówienia na wyżywienie osób obsługujących wydarzenia organizowane centralne w Sopocie w ramach Przewodnictwa Polski w Radzie Unii Europejskiej firmie Trójmiejska Grupa Cateringowa Maciej Zdanowski - właściciela restauracji Pavilon w trybie zamówienia z wolnej ręki wynika z kilku przyczyn. Pierwszą i najważniejszą przyczyną jest niedojście do porozumienia z wykonawcą uprzednio zaproszonym negocjacji w trybie zamówienia z wolnej ręki - firmą Fusion Sp. z o. o., właścicielem lokalu Versalka Club & Restaurant. Ze względu na wciąż zmieniającą się stronę logistyczno-organizacyjną spotkań prezydencji w Sopocie, Zamawiający był w stanie określić swoje zapotrzebowanie ostatecznie dopiero w okolicach 10 czerwca br. Wykonawca przestawił jednak Zamawiającemu nienegocjowalne - wedle jego oświadczenia - warunki finansowe, będące w zbyt dużej dysproporcji do realiów rynkowych i zapotrzebowań zamawiającego (ceny w wysokości 58 zł netto za prosty posiłek dla obsługi, która to cena jest dla zamawiającego nie do zaakceptowania, tym bardziej, iż praktycznie dorównuje kwocie, którą MSZ płaci za znacznie bogatsze posiłki dla delegatów spotkań centralnych w obiekcie konferencyjnym, którym jest hotel Sheraton w Sopocie). Przy wciąż zmieniających się zapotrzebowaniach zamawiającego uwarunkowanych dynamika aspektów organizacyjnych spotkań prezydencji odbywających się w Sopocie, wykonawca nie chciał też negocjować innych obszarów zamówienia. W konsekwencji, Zamawiający znalazł się w sytuacji, w której zmuszony jest szukać rozwiązania alternatywnego, w tym poprzez zastosowanie takiego trybu wyłonienia wykonawcy zamawianej usługi, który umożliwi terminową realizację zadań związanych z rozpoczynającymi się na początku lipca br. spotkaniami związanymi ze sprawowanym przez Rzeczpospolitą Polską przewodnictwem w Radzie UE. Udzielenie zamówienia odpowiedniemu podmiotowi zdolnemu do realizacji zamówienia jest tym istotniejsze, iż na podstawie odrębnych umów zawartych z kilkudziesięcioma oficerami łącznikowymi, MSZ jest zobowiązane do zapewnienia posiłków wskazanej grupie osób podczas wykonywania obowiązków służbowych podczas pobytu w Sopocie. Zlecenie zamówienia odpowiedniemu podmiotowi jest tym pilniejsze, iż oficerowie łącznikowi rozpoczynają świadczenie swoich usług z dniem 1 lipca br., co powoduje że brak jest czasu na przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w innym - bardziej konkurencyjnym trybie - jak zapytanie o cenę czy negocjacje bez ogłoszenia. Departament Koordynacji Przewodnictwa Polski w Radzie UE MSZ przeprowadził ponowne rozpoznanie rynku przy zasięgnięciu opinii Urzędu Miasta Sopot. Jednym z dwóch kluczowych kryteriów wyboru wykonawcy jest oddalenie lokalu gastronomicznego od centrum konferencyjnego Prezydencji znajdującego się w hotelu Sheraton w Sopocie. W związku ze specyfiką i rangą wydarzeń, wskazany obiekt musi znajdować się w odległości nie większej niż kilku minut piechotą od centrum konferencyjnego. Jest to konieczne ze względów logistycznych, dla zapewnienia sprawnej organizacji i przebiegu planowanych spotkań. Osoby obsługujące wydarzenia Prezydencji muszą mieć zapewnione posiłki w miejscu położonym jak najbliżej obiektu konferencyjnego, tak aby skrócić czas potrzebny na dotarcie pieszo do obiektu konferencyjnego do maksymalnie kilku minut i umożliwić im błyskawiczne reagowanie w przypadku każdej zmiany w każdej sytuacji wymagającej ich natychmiastowego pojawienia się w centrum konferencyjnym. Budynek, w którym znajduje się restauracja Pavilon, jest ulokowany ok. 100 metrów od hotelu Sheraton. Drugim, bardzo istotnym kryterium jest techniczna możliwość wykonania zlecenia. Biorąc pod uwagę dynamikę spotkań Prezydencji, zmiany zachodzą także w szacunkowej liczbie osób, które ze względu na pełnione obowiązki, muszą być zaangażowane w obsługę spotkań centralnych. W chwili obecnej, szacunkowa liczba osób obsługujących spotkania ze strony Zamawiającego znacznie spadła w stosunku do pierwotnych założeń, co niewątpliwie wpłynęło na zmniejszenie wymagań co do powierzchni lokalu, który miałby świadczyć usługi gastronomiczne dla osób obsługujących spotkania centralne w Sopocie. Poszukiwany lokal gastronomiczny powinien posiadać na tyle dużo przestrzeni, by w sposób sprawny i szybki obsłużyć maksymalnie ok. 140 osób w ciągu 2 - 3 godzin. Średnio, podczas każdego posiłku w lokalu musiałoby zostać obsłużonych ok. 70-80 osób. Kryteria odpowiedniej wielkości, jakości świadczonych usług, jego dostępności i bliskości do miejsca obrad niezwykle ogranicza możliwości zlecenia zamówienia jakiemukolwiek obiektowi. Dokonane rozpoznanie rynku również wśród innych okolicznych lokali gastronomicznych wykazało, że firma Trójmiejska Grupa Cateringowa Maciej Zdanowski posiada ofertę najbardziej konkurencyjną jeśli chodzi o aspekt ekonomiczny, w zestawieniu z oczekiwanym doświadczeniem i jakością serwowanych posiłków . Zaproponowana przez firmę Trójmiejska Grupa Cateringowa Maciej Zdanowski oferta jest korzystna finansowo i pozwoli dokonać znacznych oszczędności budżetowych. Oferta firmy Trójmiejska Grupa Cateringowa Maciej Zdanowski okazała się najkorzystniejsza ze wszystkich zebranych ofert wstępnych. Biorąc pod uwagę wszystkie kluczowe kryteria ze względu na powodzenie przedsięwzięcia, najkorzystniejsze wydaje się zlecenie zamówienia firmie Trójmiejska Grupa Cateringowa Maciej Zdanowski. Wszystkie podmioty znajdują się blisko centrum konferencyjnego Prezydencji mają techniczna możliwość wykonania zlecenia, ale oferta cenowa zaproponowana przez firmę Trójmiejska Grupa Cateringowa Maciej Zdanowski jest stanowczo najkorzystniejsza finansowo. Wobec powyższego zachodzą przesłanki udzielenia zamówienia w trybie z wolnej ręki określone w art. 66 w zw. z art. 5 ust. 1a ppkt 3 i 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.