Usługa utrzymania czystości wewnątrz i na zewnątrz obiektów Zachodniopomorskiego Oddziału Regionalnego i podległych Biur Powiatowych Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi w zakresie utrzymania porządku i czystości wewnątrz obiektów o łącznej powierzchni 8 120,33 m² (w tym 1 046,26 m² powierzchnia pomieszczeń technicznych, sprzątanych z częstotliwością raz na dwa miesiące) oraz na terenach zewnętrznych przylegających do obiektów będących w eksploatacji Zachodniopomorskiego Oddziału Regionalnego i podległych 18 Biur Powiatowych Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa w województwie zachodniopomorskim, w tym na terenach utwardzonych o łącznej powierzchni 4 215,88 m² i na terenach zielonych o łącznej powierzchni 4 000,55 m². 2. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych w rozumieniu art. 2 pkt 6) ustawy na realizację przedmiotu zamówienia. 3. Zamawiający dokonał podziału przedmiotu zamówienia na dwie części zwane dalej „zadaniami”. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych na dowolną liczbę wybranych części. 4. Zestawienie objętych usługą powierzchni przeznaczonych do utrzymania porządku i czystości w zakresie poszczególnych części zamówienia w każdym obiekcie Zamawiającego wraz z ilością wybranych elementów wyposażenia oraz przeciętną liczbą zatrudnionych pracowników określono w załączniku nr 1 do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia dalej, jako SIWZ. 5. Część I zamówienia – obejmuje świadczenie usługi w zakresie utrzymania porządku i czystości wewnątrz obiektu Zachodniopomorskiego Oddziału Regionalnego oraz na terenach zewnętrznych przyległych do obiektów: - łączna powierzchnia wewnątrz obiektu wynosi 2 092,31 m² (w tym 168,54 m² powierzchnia pomieszczeń technicznych, sprzątanych z częstotliwością raz na dwa miesiące) - łączna powierzchnia terenów zewnętrznych przyległych do obiektu: w tym terenów utwardzonych (chodniki, parkingi, droga dojazdowa) wynosi 909,85 m² i terenów zielonych (trawniki, klomby) wynosi 835,00 m². 1) Szczegółowy zakres czynności i obowiązków oraz częstotliwość ich wykonywania przez Wykonawcę w ramach świadczenia usługi stanowiącej przedmiot zamówienia wraz z wykazem środków czystości i artykułów higienicznych określono w załączniku nr 2 do projektu umowy, stanowiącego załącznik nr 8.1 do SIWZ i obejmuje: a) utrzymanie porządku i czystości wewnątrz obiektu w tym sprzątanie pomieszczeń biurowych, sal konferencyjnych, pomieszczeń technicznych, ciągów komunikacyjnych, pomieszczeń sanitarnych i socjalnych, serwis dzienny w godz. 9.00-10.00 b) utrzymanie porządku i czystości na terenach utwardzonych (chodnikach, parkingach, drodze dojazdowej) przyległych do obiektu Zachodniopomorskiego Oddziału Regionalnego, c) utrzymanie terenów zielonych przyległych do obiektu Zachodniopomorskiego Oddziału Regionalnego. 2) Zamawiający wymaga skierowania do realizacji przedmiotu zamówienia odpowiedniej liczby osób sprzątających i nadzorujących w tym: a) sprzątanie wewnątrz obiektu, przez minimum 3 osoby sprzątające zatrudnione przez Wykonawcę lub podwykonawcę na umowę o pracę w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t.j. Dz.U.2018 poz. 108). Zatrudnienie powinno trwać przez cały realizacji zamówienia ( zakres czynności zgodnie z załącznikiem nr 2 do projektu umowy), b) minimum 1 osobę nadzorującą, koordynującą i wykonującą bieżącą kontrolę właściwego wykonywania usług, posiadającą, co najmniej 6 miesięczne doświadczenia w zakresie koordynacji prac osób sprzątających (nadzór realizacji usług sprzątania). Pod pojęciem osoby nadzorującej należy rozumieć osobę, która jest odpowiedzialna za koordynowanie prac i bieżącą kontrolę właściwego wykonywania usług w danej lokalizacji będącej jednocześnie w stałym kontakcie z Zamawiającym. Zamawiający wymaga, aby do osoby nadzorującej należało wyłącznie koordynowanie i kontrola właściwego wykonywania usług, osoba ta nie może jednocześnie wykonywać stałej usługi sprzątania w obiektach. 3) Wykonawca zobowiązany jest do wykonywania czynności związanych z realizacją przedmiotu zamówienia w siedzibie Zachodniopomorskiego Oddziału Regionalnego w dni robocze dla Zamawiającego od godz. 15:00 do godz. 20:30. Wykonawca będzie wykonywał usługę w serwisie dziennym w każdy dzień roboczy dla Zamawiającego w godz. 9.00 -10.00. Za wyjątkiem pomieszczeń technicznych (w tym serwerownie, magazynki, podręczne magazyny akt, archiwum zakładowe), które sprzątane będą w dni robocze, w obecności uprawnionych pracowników Zamawiającego, z częstotliwością co najmniej raz na dwa miesiące w godzinach od 13:00 do 15:30 lub w godz. od 9:00 do godz. 10:00. Wykonywanie czynności dotyczących utrzymania porządku i czystości na zewnątrz obiektów odbywać się będzie w każdym czasie, za wiedzą Zamawiającego z zastrzeżeniem, że usuwanie śniegu, lodu, śliskości następować będzie bez konieczności zgłoszenia, niezwłocznie po wystąpieniu tych zdarzeń i trwać będzie do usunięcia śniegu, lodu lub śliskości. 4) Wykonawca w ramach realizacji przedmiotu zamówienia w zakresie zadania nr 1, zobowiązany będzie do ubezpieczenia się od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności oraz posiadania ubezpieczenia ww. zakresie przez cały okres obowiązywania umowy, na sumę ubezpieczenie nie mniejszą niż 200 000,00 zł (słownie złotych: dwieście tysięcy 00/100) dla jednej i wszystkich szkód, 5) Dokładne postanowienia regulujące realizację przedmiotu zamówienia zawarte są w projekcie umowy stanowiącym załącznik nr 8.1 do SIWZ. 6. Część II zamówienia – obejmuje świadczenie usługi w zakresie utrzymania porządku i czystości wewnątrz obiektów/lokali 18 Biur Powiatowych Zachodniopomorskiego Oddziału Regionalnego oraz na terenach zewnętrznych przyległych do obiektów na terenie województwa zachodniopomorskiego: - łączna powierzchnia wewnątrz obiektów Biur Powiatowych wynosi 6 028,02 m² (w tym 877,72 m² powierzchnia pomieszczeń technicznych, sprzątanych z częstotliwością raz na dwa miesiące) - łączna powierzchnia terenów zewnętrznych przyległych do lokali/obiektów Biur Powiatowych: w tym terenów utwardzonych (chodniki, parkingi, drogi dojazdowe) wynosi 3 306,03 m² i terenów zielonych (trawniki, klomby) wynosi 3 165,55 m². 1) Szczegółowy zakres czynności i obowiązków oraz częstotliwość ich wykonywania przez Wykonawcę w ramach świadczenia usługi stanowiącej przedmiot zamówienia wraz z wykazem środków czystości i artykułów higienicznych określono w załączniku nr 2 do projektu umowy, stanowiącego załącznik nr 8.2 do SIWZ i obejmuje: a) utrzymanie porządku i czystości wewnątrz lokali/obiektów biur powiatowych w tym sprzątanie pomieszczeń biurowych, sal konferencyjnych, pomieszczeń technicznych, ciągów komunikacyjnych, pomieszczeń sanitarnych i socjalnych, b) utrzymanie porządku i czystości na terenach utwardzonych (chodnikach, parkingach, drogach dojazdowych) przyległych do lokali/obiektów Zamawiającego (nie dotyczy lokalizacji: Biura Powiatu Kołobrzeskiego, Koszalińskiego) c) utrzymanie terenów zielonych przyległych do obiektów Zamawiającego (nie dotyczy lokalizacji Biura Powiatu: Białogardzkiego, Gryfickiego, Gryfińskiego, Kamieńskiego, Kołobrzeskiego, Koszalińskiego, Pyrzyckiego, Sławieńskiego, Świdwińskiego). 2) Zamawiający wymaga skierowania do realizacji przedmiotu zamówienia odpowiedniej liczby osób sprzątających i nadzorujących w tym: a) sprzątanie wewnątrz obiektu i terenów zewnętrznych, przez minimum 18 osób sprzątających zatrudnionych przez Wykonawcę lub podwykonawcę na umowę o pracę w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t.j. Dz.U.2018 poz. 108). Zatrudnienie powinno trwać przez cały realizacji zamówienia, (zakres czynności zgodnie z załącznikiem nr 2 do projektu umowy), b) minimum 3 osoby nadzorujące, koordynujące i wykonujące bieżącą kontrolę właściwego wykonywania usług, posiadające, co najmniej 6 miesięczne doświadczenia w zakresie koordynacji prac osób sprzątających (nadzór realizacji usług sprzątania). Pod pojęciem osoby nadzorującej należy rozumieć osobę, która jest odpowiedzialna za koordynowanie prac i bieżącą kontrolę właściwego wykonywania usług w danej lokalizacji będącej jednocześnie w stałym kontakcie z Zamawiającym. Zamawiający wymaga, aby do osób nadzorujących należało wyłącznie koordynowanie i kontrola właściwego wykonywania usług, osoby te nie mogą jednocześnie wykonywać stałej usługi sprzątania w obiektach. 3) Wykonawca zobowiązany jest do wykonywania czynności związanych z realizacją przedmiotu zamówienia w Biurach Powiatowych w dni robocze dla Zamawiającego od godz. 7:00 do godz. 15:30 z uwzględnieniem ustaleń z Kierownikiem danego Biura Powiatowego. Za wyjątkiem pomieszczeń technicznych (w tym serwerownie, magazynki, składnice akt, podręczne magazyny akt, kotłownie) które sprzątane będą w dni robocze, w obecności uprawnionych pracowników Zamawiającego, z częstotliwością co najmniej raz na dwa miesiące. Wykonywanie czynności dotyczących utrzymania porządku i czystości na zewnątrz obiektów odbywać się będzie w każdym czasie, za wiedzą Zamawiającego z zastrzeżeniem, że usuwanie śniegu, lodu, śliskości następować będzie bez konieczności zgłoszenia, niezwłocznie po wystąpieniu tych zdarzeń i trwać będzie do usunięcia śniegu, lodu lub śliskości. 4) Wykonawca w ramach realizacji przedmiotu zamówienia w zakresie zadania nr 1, zobowiązany będzie do ubezpieczenia się od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności oraz posiadania ubezpieczenia ww. zakresie przez cały okres obowiązywania umowy, na sumę ubezpieczenie nie mniejszą niż 300 000,00 zł (słownie złotych: trzysta tysięcy 00/100) dla jednej i wszystkich szkód. 5) Dokładne postanowienia regulujące realizację przedmiotu zamówienia zawarte są w projekcie umowy stanowiącym załącznik nr 8.2 do SIWZ. 7. Zamawiający w zakresie poszczególnych zadań zastrzega sobie prawo do dokonania w każdym czasie kontroli udokumentowania zatrudnienia na umowę o pracę osób, o których mowa w pkt 5 ppkt 2a) oraz w pkt 6 ppkt 2a) SIWZ. 8. Na każde żądanie Zamawiającego w terminie wskazanym przez Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany będzie dostarczyć do Zamawiającego w terminie 5 dni roboczych od daty otrzymania wezwania dowody zatrudnienia osób sprzątających na umowę o pracę w tym osób będących osobami niepełnoprawnymi, jeżeli zatrudnienie tych osób zostało zadeklarowane w złożonej ofercie. 9. Sposób udokumentowania zatrudnienia osób sprzątających na umowę o pracę, o których mowa w pkt 5 ppkt 2a) ora z w pkt 6 ppkt 2a) III rozdziału SIWZ wraz z uprawnieniem Zamawiającego w zakresie kontroli spełniania przez Wykonawcę wymagań w tym kar umownych z tytułu niespełniania tych wymagań określono w projektach umów w zakresie poszczególnych zadań stanowiących załącznik nr 8.1 raz 8.2. do SIWZ. 10. Wykonawca będzie świadczył usługę w zakresie poszczególnych zadań zgodnie z wymogami BHP, przeciwpożarowymi oraz ochrony środowiska przy użyciu własnych środków czystości, urządzeń technicznych, narzędzi, oraz artykułów higienicznych dopuszczonych do obrotu i stosowania zgodnie z przepisami prawa, przeznaczeniem i zaleceniami producenta. Wykaz środków czystości oraz artykułów higienicznych określa załącznik nr 2 do projektu umów w zakresie poszczególnych zadań. Wykonawca przez podpisaniem umowy dostarczy wykaz stosowanych środków czystości i artykułów higienicznych. 11. W zakresie poszczególnych zadań papier toaletowy oraz ręczniki papierowe dostarczone przez Wykonawcę muszą być dostosowane do zamontowanych w pomieszczeniach sanitarnych i socjalnych pojemników. Rodzaj oraz ilość pojemników wyszczególniono w załączniku nr 1 do SIWZ. 12.We wszystkich jednostkach Zamawiającego odbywa się obsługa interesantów, których ilość uzależniona jest od lokalizacji biura oraz okresu składania i rozpatrywania wniosków. W danym okresie w biurach powiatowych lub w oddziale regionalnym może być obsługiwanych od kilku do kilkudziesięciu beneficjentów. 13. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany lokalizacji biur określonych w załączniku nr 1 do SIWZ, co tym samym uprawnia go do odstąpienia od umowy w sprawie zamówienia publicznego w części dotyczącej danego biura oraz do zmniejszenia powierzchni podlegającej usłudze utrzymania porządku i czystości określonych w stosunku do pierwotnej powierzchni przeznaczonej do sprzątania.