Druk i konfekcjonowanie zestawów egzaminacyjnych w 2013 r.

Opis przedmiotu przetargu: Część I. A. Przedmiotem zamówienia jest: Przygotowanie do druku i druk około 70762 różnych zestawów zadań egzaminacyjnych do części ustnej egzaminu maturalnego w kilku rodzajach arkuszy egzaminacyjnych (oznaczonych jako A1, A4, A6 i A9), dla maksimum 7 języków obcych nowożytnych na poziomie podstawowym, rozszerzonym i bez określenia poziomu, pakowanie ich w pakiety (ok. 3203 kpl.) określone w Formularzu cenowym (załącznik nr 2 do SIWZ) i konfekcjonowanie do pakietów zbiorczych zgodnie z indywidualnymi zamówieniami z ok. 1500 szkół. W ramach zamówiena należy wykonać rezerwę przeznaczoną dla OKE w Krakowie składającą się 2 pakietów 6 zestawowych arkusza A1 z każdego języka i poziomu. Ponadto, dla każdego pakietu zestawów w danym języku, bez określenia poziomu, należy wydrukować i umieścić wewnątrz pakietu arkusz zawierający pytania do rozmowy wstępnej w tym samym języku, co zestawy. Łączna ilość zamówienia oszacowana jak wyżej ustalona będzie ostatecznie na podstawie przesłanej do Wykonawcy bazy danych w postaci zapisu elektronicznego zawierającego dane adresowe Punktów Odbioru Prac i szkół oraz liczbę zamówionych przez szkołę zestawów w pakietach odpowiednich dla danego języka, poziomu lub bez określenia poziomu. Bazę danych Zamawiający udostępni temu Wykonawcy, który złoży najkorzystniejszą ofertę, niezwłocznie po podpisaniu umowy. (Poza pakietami, których ostateczna liczba zostanie ustalona na podstawie przesłanej bazy, należy wydrukować rezerwowe pakiety przeznaczone dla OKE w Krakowie, o czym wspomniano wyżej.) Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonywania zmian ilości i rodzaju zamówionych zestawów w tym rezygnacji z wykonania części zakresu zamówienia - przed rozpoczęciem realizacji zamówienia. Zestaw egzaminacyjny poziomu podstawowego i rozszerzonego (od 6,10,20 różnych zestawów w pakietach dla egzaminu z danego języka obcego) składa się z trzech oddzielnych kart papieru formatu A-4 o gramaturze 80 g/m2, zadrukowanych obustronnie, z czego jedna karta przeznaczona jest dla zdającego, a dwie pozostałe dla członków komisji egzaminacyjnej. Karta dla zdającego drukowana będzie w pełnej kolorystyce na stronie zawierającej barwną ilustrację, druga strona ma nadruk czarny (4+1 lub 1+4). Dwie karty dla członków komisji egzaminacyjnej o tej samej treści, lecz innej niż karta dla zdającego, posiadać będą obustronny nadruk czarny (1+1). Zestaw egzaminacyjny bez określania poziomu (od 6,10,20,30,40 i 50 różnych zestawów w pakietach dla egzaminu z danego języka obcego) składa się z jednej karty papieru formatu A-4 o gramaturze 80 g/m2, zadrukowanej obustronnie, przeznaczonej dla zdającego i dwóch kart formatu A3 o gramaturze 80 g/m2 dla członków komisji egzaminacyjnej. Karta dla zdającego drukowana będzie w pełnej kolorystyce na obu stronach (4+4). Dwa egzemplarze karty A3 dla członków komisji egzaminacyjnej posiadać będą obustronny nadruk czarny (1+1+1+0) i będą złożone do formatu A4. Orientacyjną liczbę pakietów z zestawami pytań egzaminacyjnych dla poszczególnych rodzajów arkuszy, języków i poziomów zawiera załącznik nr 9 do SIWZ. Rzeczywista liczba pakietów właściwa dla poszczególnych szkół wynikać będzie z dostarczonej przez Zamawiającego bazy danych, zaktualizowanej na podstawie zamówień składanych przez szkoły oraz decyzji Zamawiającego, co do ostatecznego zakresu realizacji zamówienia. Arkusz z pytaniami do rozmowy wstępnej to jedna karta papieru formatu A-4 o gramaturze 80 g/m2, zadrukowana obustronnie - nadruk czarny (1+1), przeznaczona dla egzaminujących korzystających z zestawów bez określenia poziomu. Konfekcjonowanie wydrukowanych zestawów (kompletowanie, sortowanie, pakowanie i adresowanie). Każdy zestaw egzaminacyjny (1 karta dla zdającego i 2 karty dla egzaminatorów) pakowany będzie w oddzielną kopertę, na której należy umieścić widoczną informację, jakiego dotyczy języka (maksimum 6 możliwości dla szkoły np. ANGIELSKI), arkusza (wg rodzaju wymagań np. A1, A4, A6 lub A9) i poziomu (PODSTAWOWY, ROZSZERZONY lub BEZ OKREŚLENIA POZIOMU). Przykład oznakowania koperty z zestawem pytań do części ustnej egzaminu maturalnego: MATURA USTNA 2013 JĘZYK : ANGIELSKI ARKUSZ: A1 POZIOM EGZAMINU: BEZ OKREŚL. POZIOMU Koperty z zestawami pakowane będą z kolei w pakiety, które zawierać będą po 50 lub 40 lub 30 lub 20 lub 10 lub 6 zestawów o różnej treści (łącznie ok. 3203 pakietów). Pakiety muszą być zafoliowane w sposób zabezpieczający ich nienaruszalność (opakowanie musi chronić przed zamoknięciem, uszkodzeniem i nieuprawnionym otwarciem, tak by uniemożliwić bezśladowe ponowne zamknięcie). Wewnątrz pakietu językowego bez określenia poziomu, należy umieścić arkusz zawierający pytania do rozmowy wstępnej w tym samym języku, co zestawy. Pakiety dla szkoły należy pogrupować w pakiety zbiorcze, których zawartość odpowiada zamówieniu każdej ze szkół (na podstawie bazy danych OKE), i zapakować je w bezpieczne koperty uniemożliwiające bezśladowe ponowne zamknięcie zbiorczego pakietu, a następnie w paczki (o masie nie większej niż 30 kg), adresowane do Punktów Odbioru Prac położonych na terenie 3 województw. (W przypadku gdy pojemność bezpiecznej koperty jest niewystarczająca do spakowania zestawów przeznaczonych dla jednej szkoły, należy użyć kolejnych bezpiecznych kopert scalając je razem (np. przez oklejenie taśmą) w sposób uniemożliwiający przypadkowy podział.) Każdy z kolejnych pakietów zbiorczych umieszczony w bezpiecznych kopertach należy zaadresować podając adres Punktu Odbioru Prac (w liczbie 62 ośrodków) oraz adres szkoły (około 1500 szkół), zgodnie z bazą danych przekazaną Wykonawcy przez OKE w Krakowie. Na pakietach zbiorczych należy umieścić specyfikację ich zawartości (język, poziom, ilość zestawów). Pakiet zbiorczy dla szkoły może zawierać do maksimum 21 pakietów (7 języków na dwóch poziomach i 7 języków bez określenia poziomu), z różną ilością zestawów w pakiecie (od 6 lub 10... do 50 zestawów). Przykład oznakowania pakietu umieszczony na bezpiecznej kopercie - specyfikacja zawartości pakietu zbiorczego dla szkoły z zestawami pytań do części ustnej egzaminu maturalnego: ADRES POP- u:* kod POP-u, ulica, miejscowość............................................. ADRES SZKOŁY: kod szkoły, ulica, miejscowość............................................. LICZBA PAKIETÓW Z ZESTAWAMI DLA SZKOŁY - MATURA 2013 JĘZYK ARKUSZ POZIOM 50 40 30 20 10 6 ANGIELSKI A1 P 1 ANGIELSKI A1 R 1 ANGIELSKI A1 Bez Określenia Poziomu (BOP) 1 Uwaga: Pakiet BOP zawiera 1 egzemplarz arkusza z pytaniami do rozmowy wstępnej w języku jw. ANGIELSKI A4 Bez Określenia Poziomu (BOP) 1 Uwaga: Pakiet BOP zawiera 1 egzemplarz arkusza z pytaniami do rozmowy wstępnej w języku jw. NIEMIECKI A1 P 1 NIEMIECKI A4 R 1 NIEMIECKI A1 Bez Określenia Poziomu (BOP) 1 Uwaga: Pakiet BOP zawiera 1 egzemplarz arkusza z pytaniami do rozmowy wstępnej w języku jw. .......ITD........ .......................... * Punkt Odbioru Prac RAZEM: 1 1 0 1 2 2 Na paczkach przeznaczonych dla POP-u oprócz danych adresowych należy umieścić adnotację o treści POUFNE MATERIAŁY EGZAMINACYJNE OKE W KRAKOWIE - PRZEKAZAĆ PO OKAZANIU UPOWAŻNIENIA oraz wyraźną informację o liczbie paczek przeznaczonych dla jednego POP-u (np. 1 z 2, 2 z 2), w przypadku, gdy będzie ich więcej niż jedna dla ośrodka. Na każdą z paczek należy przykleić wypełniony list przewozowy firmy kurierskiej wskazanej przez Zamawiającego. Dostawa przesyłek z wykonanymi zestawami do POP-ów następuje na koszt Zamawiającego. W zamówionej liczbie pakietów 6 zestawowych z arkuszami A1 uwzględniono po 2 rezerwowe pakiety z każdego języka i poziomu, które będą dostarczone w jednej przesyłce do siedziby OKE w Krakowie. Wszelkie koszty związane zakupem kopert (w tym kopert bezpiecznych), pakowaniem i adresowaniem ponosi Wykonawca i należy je uwzględnić w cenie pakietu dla określonej liczby zestawów. B. Inne informacje dotyczące przedmiotu zamówienia: 1. Wykonawca zobowiązany jest do nieujawniania materiałów egzaminacyjnych. Zamawiający wymaga, by na każdym etapie wykonywania zamówienia materiały egzaminacyjne były zabezpieczone przed nieuprawnionym ujawnieniem. W związku z tym OKE w Krakowie zastrzega sobie prawo do kontroli wszystkich procedur i etapów realizacji zamówienia przez upoważnione osoby. Kontrola może być przeprowadzona bez wcześniejszego powiadomienia Wykonawcy. 2. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana, zobowiązany jest złożyć, do podpisania umowy, stosowne oświadczenia i opisy w tym w szczególności: a) o posiadanych zasobach ludzkich zaangażowanych do pracy nad zamówieniem - imienna lista pracowników z oświadczeniami potwierdzonymi podpisem, że oni sami, ani ich bliscy nie przystępują do egzaminów maturalnych w sesji, której dotyczy zamówienie, b) o posiadanych ustalonych procedurach pracy zapewniających niejawność, c) opis awaryjnej procedury dodruku i konfekcjonowania brakujących materiałów egzaminacyjnych, zawierający informacje organizacyjno-techniczne o sposobie postępowania w przypadku zaistnienia takiej konieczności, z podaniem danych osobowych i telefonów pracowników Wykonawcy odpowiedzialnych za organizację i realizację dodruku. 3. Materiały do druku w postaci płytek z zapisem elektronicznym plików będą przekazywane w siedzibie Zamawiającego do rąk własnych upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy, który został wykazany w liście osób zaangażowanych do pracy przy realizacji zamówienia niezwłocznie po podpisaniu umowy. Wykonawca zobowiązany jest również odbierać w podany wyżej sposób materiały do wykonania zamówienia, ze względu na konieczność ich ochrony przed nieuprawnionym ujawnieniem. Wykonawca potwierdzi pisemnie odbiór materiałów, z których drukowane będą zestawy egzaminacyjne, i sprawdzi czy są właściwie przygotowane. Wykonawca zobowiązany jest do wykonania wstępnego i kolejnych próbnych wydruków zestawów egzaminacyjnych i uzyskania na tak sporządzonych wydrukach akceptacji egzaminatorów OKE w Krakowie - przy czym ich dostarczenie do akceptacji w siedzibie OKE w Krakowie wykonać musi osobiście upoważniony pracownik Wykonawcy wykazany w liście osób zaangażowanych do pracy przy realizacji zamówienia. Zamawiający przewiduje, że czas potrzebny na korektę wstępnych i kolejnych próbnych wydruków, przez egzaminatorów OKE w Krakowie, to od 10 do 14 dni roboczych od momentu dostarczenia przez Wykonawcę pierwszej wersji zestawów w formie papierowej. Drukowanie i konfekcjonowanie zestawów do dystrybucji może nastąpić dopiero po uzyskaniu pisemnej akceptacji egzaminatorów na ostatecznych wersjach zestawów i wprowadzeniu wszystkich naniesionych w toku weryfikacji poprawek. Do kolejnych etapów weryfikacji należy drukować po 2 egzemplarze każdego przekazywanego zestawu, z których jeden pozostaje do dyspozycji Wykonawcy, a jeden Zamawiającego. Koszty związane z nanoszeniem kolejnych poprawek na zestawach próbnych należy uwzględnić w cenie każdego pakietu zestawów, lub wyspecyfikować osobno, uwzględniając konieczność wykonania, dostawy i odbioru - z ręki do ręki w siedzibie Zamawiającego, kolejnych wydruków próbnych w minimum 3 turach poprawek dla każdego języka. Przewidywany obieg materiałów egzaminacyjnych dla jednego języka opisano w protokole oddania zestawów do egzaminów ustnych z języków obcych - załącznik nr 11 do SIWZ. Wykonawca zobowiązany jest zwrócić do Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej w Krakowie wszelkie otrzymane do wykonania zamówienia materiały natychmiast po stwierdzeniu, że dalsze ich przechowywanie nie będzie konieczne do realizacji zamówienia. 4. Materiały egzaminacyjne spakowane w paczkach Wykonawca przekaże pracownikom firmy kurierskiej, po sprawdzeniu upoważnienia do odbioru przesyłek udzielonego im przez OKE w Krakowie, w czasie wystarczającym do dotrzymania terminu wykonania zamówienia jak w pkt. VII poniżej. Pozostałe po konfekcjonowaniu według przedstawionego powyżej opisu (jeżeli zaistnieje taka sytuacja) a nieodebrane przez firmę kurierską wydrukowane materiały, spakowane w pakiety ze specyfikacją zawartości, Wykonawca dostarczy do biura OKE w Krakowie lub przekaże wg wskazań Zamawiającego. 5. W przypadku zaistnienia takiej konieczności, po uprzedniej decyzji Zamawiającego, Wykonawca przechowa wydrukowane, spakowane i zaadresowane pakiety zestawów egzaminacyjnych, zabezpieczając je przed nieuprawnionym ujawnieniem, do czasu ich odebrania przez firmę kurierską. 6. Zamówienie obejmuje również (w przypadku zaistnienia takiej konieczności w I dekadzie sierpnia 2013 r.) dodruk zestawów egzaminacyjnych do poprawkowego egzaminu ustnego z języków obcych, w terminie do 7 dni od uzyskania zapotrzebowania od Zamawiającego. 7. Za niewłaściwe wykonanie zamówienia przewiduje się kary umowne na zasadach określonych w projekcie umowy (załącznik nr 3 do SIWZ). Część II Przedmiotem zamówienia w części II jest wykonanie i dostawa podkładów (poddruków) do druku suplementów do dyplomów potwierdzających kwalifikacje zawodowe w nakładzie 70 000 szt. Podkład do suplementu ma postać białej karty papieru kserograficznego A4 o gramaturze 80g/m2, format z jednostronnym nadrukiem (4+0) logo Europass oraz flagi z widniejącym pod nią napisem Rzeczpospolita Polska - według wzorca dostarczonego przez Europass (przykład poddruku w załączniku nr 10 do SIWZ). Właściwy wzór do wykonania podkładu zostanie przesłany Wykonawcy po podpisaniu umowy. Podkłady mogą być wykonywane dopiero po uprzednim zatwierdzeniu przez Zamawiającego jakości próbnego wydruku dostarczonego do siedziby Zamawiającego. (Sprawdzone będzie właściwe usytuowanie nadruku na arkuszu, nasycenie barw i jakość papieru.) Dostawa nastąpi na koszt Wykonawcy do siedziby Zamawiającego, w pudłach o sztywności i wytrzymałości umożliwiającej ich składowanie jedne na drugich, zabezpieczających wykonane arkusze przed zamoknięciem, zabrudzeniem i uszkodzeniem. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonywania zmian ilości i rodzaju zamówionych podkładów w tym rezygnacji z wykonania części zakresu zamówienia - przed rozpoczęciem realizacji zamówienia. Część III Przedmiotem zamówienia w części III jest wykonanie i dostawa do siedziby Zamawiającego kart weryfikacji w nakładzie jak niżej: 1. Karta weryfikacji SP (sprawdzian) - nakład 864 szt. Karta weryfikacji SP ma postać karty papieru A4 koloru seledynowego (pistacjowego) z nadrukiem 2+0 (czarno-czerwony). Karty należy dostarczyć zapakowane do 54 kopert po 16 szt. w każdej kopercie. Termin wykonania: 6 kwiecień 2013 r. do godz. 7:00 - dostawa do siedziby OKE w Krakowie. Zamówienie należy wykonać niezwłocznie, z dnia na dzień, po dostarczeniu wzoru, co nastąpi 4-04-2013 po godz. 15:00. 2. Karta weryfikacji GH (egzamin gimnazjalny) - nakład 2700 szt. Karta weryfikacji GH ma postać karty papieru A4 koloru seledynowego (pistacjowego) z nadrukiem 2+1 (pierwsza strona czarno-czerwony, druga czarny). Karty należy dostarczyć zapakowane do 60 kopert po 45 szt. w każdej kopercie. Termin wykonania: 26 kwiecień 2013 r. w godzinach rannych - dostawa do siedziby OKE w Krakowie. Zamówienie należy wykonać niezwłocznie, z dnia na dzień, po dostarczeniu wzoru. Uwaga: - Czerwona farba do drukowania- powinna być niewidoczna dla skanera. - Terminy tak szybkiego wykonania kart weryfikacji prac sprawdzianu i egzaminu gimnazjalnego wynikają z procedur organizacji i oceniania prac egzaminacyjnych. Dostawa nastąpi na koszt Wykonawcy do siedziby Zamawiającego, w pudłach, zabezpieczających wykonane karty przed zamoknięciem, zabrudzeniem i uszkodzeniem