Świadczenie usług doręczania przesyłek pocztowych dla MOPS w Krakowie

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług doręczania przesyłek pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz zwrotu przesyłek niedoręczonych wraz z usługą odbioru przesyłek od zamawiającego w okresie: 1) od dnia 1 marca 2015 roku do dnia 30 czerwca 2016 roku - dotyczy I i II części zamówienia, 2) od dnia 1 marca 2015 roku do dnia 31 grudnia 2015 roku - dotyczy III części zamówienia. Zamówienie zostało podzielone na trzy części. Warunki realizacji przedmiotu zamówienia określają: niniejsza specyfikacja istotnych warunków zamówienia oraz umowa, której wzór stanowi załącznik numer 3 do specyfikacji. 2. W przypadku wysyłania, przez zamawiającego, przesyłek niewymienionych w załącznikach do formularza ofertowego podstawą do ustalenia kosztów wysyłki będzie aktualny cennik wykonawcy. 3. Wykonawca może powierzyć wykonywanie części zamówienia podwykonawcom, z uwzględnieniem następujących postanowień: 1) warunkiem podzlecenia wykonania usługi podwykonawcy będzie przedłożenie zamawiającemu poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii umowy o podwykonawstwo, której przedmiotem jest zamawiana usługa; 2) wykonawca powierzający wykonywanie części zamówienia podwykonawcy zobowiązany jest złożyć wraz z ofertą stosowne oświadczenie, wskazując przy tym zakres podzlecanej usługi oraz jej wartość; 3) pełna odpowiedzialność za wykonanie przedmiotu zamówienia przez podwykonawcę spoczywa na wykonawcy; 4) podwykonawca nie może powierzyć wykonania przedmiotu zamówienia kolejnemu podwykonawcy. I część zamówienia Przedmiotem zamówienia w zakresie części pierwszej jest świadczenie usług doręczania przesyłek w obrocie krajowym w zakresie opisanym w formularzu cenowym stanowiącym załącznik do formularza ofertowego - I część zamówienia, stanowiącym załącznik nr 1 do specyfikacji. II cześć zamówienia Przedmiotem zamówienia w zakresie części drugiej jest świadczenie usług doręczania przesyłek pocztowych poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej, szczegółowo opisanych w załączniku do formularza ofertowego - II część zamówienia, stanowiącego załącznik nr 1 do specyfikacji. III cześć zamówienia. Przedmiotem zamówienia w zakresie części trzeciej jest świadczenie usług doręczania przesyłek w obrocie krajowym, wymagających pośrednictwa operatora wyznaczonego w zakresie opisanym w formularzu cenowym stanowiącym załącznik do formularza ofertowego - III część zamówienia, stanowiącym załącznik nr 1 do specyfikacji. W ramach przedmiotu niniejszego zamówienia zamawiający przewiduje nadawanie przesyłek wymagających zastosowania przepisu art. 57§5 pkt. 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego (jednolity tekst: Dz. U. z 2013 roku, poz. 267 z późniejszymi zmianami), art. 144 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: Dz. U. z 2012 roku, poz. 749 z późniejszymi zmianami), ustawy z dnia 17 listopada 1964 roku Kodeks postępowania cywilnego (tekst jednolity: Dz. U. z 2014 roku, poz. 101 z późniejszymi zmianami) oraz ew. innych analogicznych przepisów, tj. przesyłek wymagających pośrednictwa operatora wyznaczonego. Warunki realizacji zamówienia, wspólne dla wszystkich części zamówienia. 1. Przesyłki będą nadawane przez niżej wymienione komórki organizacyjne zamawiającego w Krakowie: Dla I i II części zamówienia: 1) Filia nr 1 MOPS, ul. Rzeźnicza 2, 2) Filia nr 2 MOPS, ul. Radzikowskiego 37, 1) Filia nr 3 MOPS, ul. Powstańców Wielkopolskich 3, 2) Filia nr 4 MOPS, os. Szkolne 34, 3) Filia nr 5 MOPS, ul. Praska 52, 4) Filia nr 6 MOPS, ul. Dietla 64, 5) Filia nr 7 MOPS, al. Słowackiego 46, 6) Filia nr 8 MOPS, ul. Jerzmanowskiego 37, 7) Filia nr 9 MOPS, os. Teatralne 24, 8) Dział Pomocy Bezdomnym MOPS, os. Teatralne 24, 9) Dział Rodzin Zastępczych MOPS, os. Teatralne 24, 10) Dział Organizacyjny MOPS, ul. Józefińska 14, 11) Klub Integracji Społecznej MOPS, os. Górali 19, 12) Dział Rodzin Zastępczych MOPS, ul. Piłsudskiego 29. Dla III części zamówienia: Dział Organizacyjny MOPS, ul. Józefińska 14. 2. Usługi objęte przedmiotem zamówienia będą świadczone przez podmiot posiadający aktualny wpis do rejestru operatorów pocztowych prowadzonych przez Urząd Komunikacji Elektronicznej. 3. Wynagrodzenie będzie płatne w miesięcznych okresach rozliczeniowych, po zrealizowaniu usług w danym miesiącu. Zamawiający dokona zapłaty za faktyczną ilość zrealizowanych usług, tzn. za nadane i zwrócone w danym miesiącu przesyłki. 4. Podział przesyłek na gabaryty oparty jest na następujących zasadach: a) gabaryt A - gdy żaden z wymiarów nie przekracza: wysokość 20mm, długość 325mm, szerokość 230mm, b) gabaryt B - suma wymiarów maksimum 900mm, a największy wymiar nie przekracza 600mm. 5. Zamawiający będzie umieszczał na przesyłkach w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę. 6. Jeżeli wykonawca dysponuje usługą pocztową o parametrach zgodnych z przedmiotem zamówienia, wymagającą zastosowania dodatkowego znakowania przesyłek, co będzie skutkowało obniżeniem kosztów wysyłki w stosunku do przesyłek nie posiadających takiego oznakowania, zamawiający wyraża zgodę na przygotowanie korespondencji z dodatkowym oznaczeniem. Zamawiający może nanosić oznaczenie w alternatywny sposób poprzez nadruk, pieczęć lub ręcznie. Powyższe nie oznacza jednak, że zamawiający zobowiązuje się do sortowania korespondencji i oznaczania typów przesyłek wg ich paramentów, miejsca dostawy itp. 7. Zamawiający będzie umieszczał na przesyłkach pocztowych oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty w postaci napisu, nadruku lub odcisku pieczęci na kopercie o treści ustalonej z wykonawcą. 8. Zamawiający nie dopuszcza możliwości sortowania przesyłek przez jego pracowników w ramach jednej części zamówienia, w tym również przygotowania dla wykonawcy przesyłek nie będących przesyłkami najszybszej kategorii w taki sposób, aby podzielić wolumen nadań na dwa strumienie tj. na obszar województwa małopolskiego oraz na pozostały obszar. 9. Zamawiający będzie pakował przesyłki we własnym zakresie. Zamawiający dopuszcza możliwość zastosowania opakowania wykonawcy, o ile nie spowoduje to konieczności zmiany konfiguracji urządzeń drukujących zamawiającego oraz nie będzie skutkowało możliwością ujawnienia informacji zamieszczonych w korespondencji zamawiającego oraz wzrostem kosztów. 10. Zamawiający zastrzega sobie prawo do korzystania z własnych wzorów druków potwierdzenia odbioru o wymiarach: przesyłki krajowe 15x10 cm; przesyłki zagraniczne 21x10,5 cm, ze względu za skonfigurowane oprogramowanie oraz urządzenia drukujące Zamawiającego (wzory druków stanowią załącznik numer 2 do specyfikacji istotnych warunków zamówienia). 11. Zamawiający nie dopuszcza sytuacji, w której część przesyłek zostanie nadana przez inny podmiot na rzecz lub w imieniu zamawiającego, a w szczególności sytuacji, które skutkowałyby, że na kopercie oraz dowodzie nadania będzie w miejscu nadawcy zawarta informacja dotycząca nazwy oraz adresu innego podmiotu niż zamawiający. 12. Wykonawca będzie dostarczał do zamawiającego pokwitowane przez adresata Potwierdzenie odbioru niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki. 13. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmian ilości nadawanych przesyłek w zakresie określonym w wykazie przesyłek stanowiącym załącznik do formularza ofertowego oraz zamawiania przesyłek spoza wykazów wg aktualnego cennika usług wykonawcy. Zmiana ilości nadanych przesyłek nie może powodować zwiększenia maksymalnej kwoty wynagrodzenia zastrzeżonego w umowie. 14. Przesyłki nadane przez zamawiającego będą dostarczane przez wykonawcę do każdego wskazanego miejsca w kraju - dotyczy I i III części zamówienia i za granicą - dotyczy II części zamówienia. 15. Usługi realizowane będą we wszystkie dni robocze. Przesyłki muszą być wysłane przez wykonawcę w dniu ich odbioru od zamawiającego, bez względu na to, czy zostały odebrane w siedzibie zamawiającego, lub w innym miejscu wyznaczonym przez wykonawcę. 16. Podstawą obliczenia należności za wykonaną usługę, będzie suma opłat za przesyłki faktycznie nadane w tym zwrócone do zamawiającego z powodu braku możliwości ich doręczenia w okresie rozliczeniowym, potwierdzona co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych lub oddawczych, przy czym obowiązywać będą ceny jednostkowe podane w formularzu cenowym, a dla usług nie ujętych w formularzu cenowym wg aktualnego cennika usług wykonawcy. 17. Zamawiający szacuje, że będzie kierował do adresatów poza obszar województwa małopolskiego około 5% wielkości zamówienia przypadku I części zamówienia oraz około 50% wielkości zamówienia w przypadku III części zamówienia. 18. W przypadku zmiany przepisów określających wysokość należnego podatku VAT na usługi pocztowe, w czasie trwania umowy, wykonawca zastosuje obowiązujący podatek VAT i odpowiednio zmieni ceny jednostkowe brutto. Zmiana cen jednostkowych nie może powodować zwiększenia maksymalnej kwoty wynagrodzenia zastrzeżonego w umowie. 19. Zamawiający będzie nadawał przesyłki w formie odpowiadającej wymogom dla danego rodzaju przesyłek pocztowych, określonym w: 1) ustawie z dnia 23 listopada 2012 roku Prawo pocztowe (tekst jednolity: Dz. U. z 2012 roku, poz. 1529), 2) rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 roku w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U z 2013 roku, poz. 545). 20. Zamawiający dopuszcza możliwość, aby na kopercie oprócz danych wskazanych przez zamawiającego znajdowały się informacje o opłacie za usługę pocztową związaną ze świadczeniem części zamówienia przez podwykonawców oraz inne ewentualne uwagi dotyczące obiegu przesyłki pocztowej. 21. Zamawiający wyraża zgodę na umieszczenie na odwrotnej stronie koperty danych o opłacie za usługę pocztową związaną ze świadczeniem usługi przez podwykonawców lub innych informacji. 22. Dane, o których mowa w pkt. 20 i 21 powyżej będą zamieszczane wyłącznie przez wykonawcę. Warunki dodatkowe: 1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zwiększenia lub zmniejszenia liczby komórek organizacyjnych, wymienionych w rozdziale II, ust. 1 Warunków realizacji zamówienia, wspólnych dla obu części zamówienia, które nadają przesyłki, w zależności od sytuacji organizacyjnej zamawiającego. Ewentualna zmiana umowy nastąpi w formie pisemnego aneksu. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany adresów siedzib komórek organizacyjnych, o których mowa w rozdziale II, ust. 1 Warunków realizacji zamówienia, wspólnych dla wszystkich części zamówienia 3. W przypadkach, o których mowa w pkt. 1 i 2 powyżej wykonawca zobowiązany jest wskazać najbliższy dla nowej lokalizacji zamawiającego punkt, w którym zamawiający może nadawać przesyłki, lub rozszerzyć odbiór przesyłek z siedziby zamawiającego o nową lokalizację. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany godzin odbioru przesyłek w przypadku, gdy wykonawca będzie odbierał przesyłki w lokalu zamawiającego. 5. Zamawiający wymaga, aby punkty wykonawcy, w których zamawiający będzie mógł nadawać przesyłki były zlokalizowane w odległości nie większej niż 2 km od lokali zamawiającego, o których mowa w ust.1. W przypadku nie spełnienia w/w wymogu, wykonawca będzie odbierał przesyłki we własnym zakresie i na własny koszt z lokali, o których mowa w ust. 1 rozdziału II, Warunki realizacji zamówienia, wspólne dla obu części zamówienia. Powyższy wymóg dotyczy również sytuacji, o których mowa w ust.1 - 3 warunków dodatkowych. W celu weryfikacji odległości, zamawiający posłuży się stroną internetową www.mapa.targeo.pl. 6. W przypadku, gdy wykonawca nie posiada punktów spełniających wymóg, o którym mowa w ust. 5 warunków dodatkowych, przyjmujących przesyłki na terenie Krakowa, wykonawca będzie odbierał przesyłki ze wszystkich lokali zamawiającego, o których mowa w ust. 1 rozdziału II, Warunki realizacji zamówienia, wspólne dla wszystkich części zamówienia, w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach od 14:00 do godziny 15:30. 7. W przypadku, gdy wykonawca dysponuje punktami, które spełniają wymagania, o których mowa w ust. 5 warunków dodatkowych, to w wyznaczonym punkcie zlokalizowanym do 2 km od lokalizacji zamawiającego, wskazanych w ust. 1 Warunków realizacji zamówienia, wspólnych dla obu części zamówienia ma obowiązek przyjąć przesyłki od zamawiającego w dniu robocze od poniedziałku do piątku w godzinach co najmniej od 9:00 do godziny 18:00. 8. W przypadku, gdy adresat jest nieobecny, wykonawca zobowiązany jest postępować przy doręczaniu przesyłek w sposób określony w przepisach rozdziału 8 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego oraz rozdziału 2 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego. 9. W przypadku zawiadomienia adresata, że przesyłka została złożona w punkcie odbioru przesyłek, zamawiający żąda spełnienia następujących warunków: 1) punkt odbioru przesyłek powinien być czynny codziennie w dniu robocze od poniedziałku do piątku w godzinach co najmniej od 9:00 do 18:00, 2) punkty odbioru winny znajdować się w najbliższej okolicy miejsca zamieszkania adresata: a) na terenie kraju wykonawca zobowiązany jest umożliwić adresatom odbiór przesyłek w oznakowanych punktach odbioru przesyłek czynnych w dni robocze w godzinach od 9:00 do 18:00: - w miastach do 25 000 mieszkańców (poza Gminą Miejską Kraków) co najmniej 1 stała placówka pocztowa na terenie miasta; - w miastach powyżej 25 000 mieszkańców - co najmniej 1 stała placówka pocztowa na terenie każdej dzielnicy; - na terenie każdej gminy wiejskiej lub miejsko - wiejskiej co najmniej 1 stała placówka pocztowa. b) w granicach administracyjnych Gminy Miejskiej Kraków wykonawca zobowiązany jest umożliwić adresatom odbiór przesyłek w oznakowanych, stałych punktach odbioru przesyłek, czynnych w dni robocze w godzinach od 9:00 do 18:00 zlokalizowanych alternatywnie: - dojazd od adresata do placówki pocztowej jest możliwy jedną linią komunikacji miejskiej (bez przesiadek) albo, - dojazd od adresata do punktu odbioru przesyłek komunikacją miejską jest możliwy w ciągu maksimum 20 minut (zamawiający będzie sprawdzał spełnienie przez wykonawcę tego warunku korzystając z wyszukiwarki połączeń zamieszczonej na stronie www.mpk.krakow.pl) albo, - wykonawca posiada minimum 4 punkty odbioru przesyłek na terenie każdej dzielnicy, zgodnie z podziałem administracyjnym Miasta Krakowa dokonanym uchwałą nr XXI/143/91 Rady Miasta Krakowa z dnia 27 marca 1991 roku (z późniejszymi zmianami) w sprawie utworzenia w Mieście Krakowie dzielnic miejskich, przy czym wykonawca ma organizować adresatom odbiór przesyłek w najbliższej posiadanej placówce biorąc pod uwagę miejsce zamieszkania adresata. Żaden z punktów, o których mowa w zdaniu poprzedzającym nie może być usytuowany na terenie tego samego osiedla lub zwyczajowych jednostek urbanistycznych (podział vide: www.wikipedia.pl. Listę placówek w Krakowie z podziałem na dzielnice, z podaniem dokładnego adresu i nazwy placówki, wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty. 10. Nadawane przez zamawiającego przesyłki będą - w przypadku awizowania - odbierane przez adresatów we właściwie oznaczonych punktach odbioru przesyłek, zlokalizowanych zgodnie w wytycznymi zawartymi w pkt. 9 powyżej. Każdy punkt odbioru przesyłek, o którym mowa wyżej musi spełniać następujące warunki: 1) musi być czynny co najmniej we wszystkie dni robocze, tj. od poniedziałku do piątku, w godz. od 9:00 do 18:00, 2) musi być oznakowany w sposób widoczny nazwą i logo wykonawcy, umieszczonymi na zewnątrz budynku lub na witrynie obiektu, w którym mieści się punkt odbioru wykonawcy, 11. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić bezpieczeństwo przesyłek, odpowiednio przeszkolony personel do odbioru, doręczania, segregowania i wydania przesyłek w punkcie odbioru. 12. Wykonawca odpowiada za nieterminowe nadanie przesyłki, jej zagubienie lub dostanie się w niepowołane ręce. 13. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczania przesyłek adresatom na wskazany przez zamawiającego adres, w terminach i na zasadach określonych w przepisach: 1) rozdziału 3 i 5 rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013 r., poz. 545), 2) rozdziału 8 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego, 3) rozdziału 2 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego, 14. W przypadku wysyłania, przez zamawiającego, przesyłek nie wymienionych w załącznikach do formularza ofertowego podstawą do ustalenia kosztów wysyłki będzie aktualny cennik wykonawcy. W przypadku braku możliwości realizowania usługi w trybie listu zwykłego należy wycenić przedmiotową usługę w trybie listu poleconego lub priorytetowego. 15. W przypadku, gdy wykonawcą III cz. zamówienia, będzie podmiot inny niż operator wyznaczony - zamawiający zastrzega, że dzień odbioru przesyłek od zamawiającego będzie równocześnie dniem przekazania ich operatorowi wyznaczonemu. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za niezrealizowanie tego postanowienia - dotyczy III części zamówienia. 16. Do przesyłek wymagających pośrednictwa operatora wyznaczonego zamawiający sporządza odrębny wykaz przesyłek. 17. Wykonawca ma obowiązek, przedłożyć zamawiającemu potwierdzenie dowodu przejęcia przesyłki przez operatora wyznaczonego