Wynajem sal konferencyjnych wraz z obsługa techniczna oraz usługa cateringu

Warszawa: Wynajem sal konferencyjnych wraz z obsługa techniczna oraz usługa cateringu


Numer ogłoszenia: 47161 - 2012; data zamieszczenia: 28.02.2012

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Urząd Zamówień Publicznych , ul. Postępu 17A, 02-676 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 22 4587777, faks 22 4587700.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.uzp.gov.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja rządowa centralna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Wynajem sal konferencyjnych wraz z obsługa techniczna oraz usługa cateringu.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
1. Informacje o przedmiocie zamówienia Przedmiotem zamówienia jest usługa wynajmu sal konferencyjnych na terenie Warszawy na potrzeby 10 konferencji organizowanych przez UZP w roku 2012 z wraz z usługą przygotowania przerw kawowych i obiadu. Poszczególne konferencje będą przeprowadzone w trakcie jednego dnia. Wykonawca jest zobowiązany do udostępnienia sal w godzinach 8:00-18:00. Na przedmiot zamówienia składa się: 1. Wynajem sal konferencyjnych na potrzeby organizacji 10 konferencji, realizowanych minimum raz w miesiącu (z wyłączeniem lipca i sierpnia), umożliwiającą uczestnictwo 150 uczestników w każdym. Dokładny termin konferencji będzie każdorazowo ustalany z wykonawcą. 2. Wymagania 2.1. Obiekt Obiekt, w którym będą znajdować się sale konferencyjne, musi spełniać wymogi: -został wybudowany lub wyremontowany nie wcześniej niż 10 lat przed terminem organizacji konferencji , -zlokalizowany w Warszawie w promieniu do 10 km od kolejowego Dworca Centralnego mieszczącego się przy al. Jerozolimskich 54, (dopuszcza się maksymalnie jedną przesiadkę w przypadku transportu komunikacją miejską), -w przypadku hotelu, jego standard powinien spełniać nie mniej niż 3 gwiazdki, -w obiekcie świadczy się usługi konferencyjne -zaplecze sanitarne dostosowane do liczby uczestników: osobne toalety dla mężczyzn, kobiet - znajdujące się w bliskim sąsiedztwie sali konferencyjnej, -możliwość wcześniejszego dostarczenia i przechowania materiałów konferencyjnych. 2.2. Sala konferencyjna Wykonawca zobowiązany jest zapewnić: -salę dostosowaną do zgłoszonej liczby uczestników o powierzchni nie mniejszej niż 2 m2, przypadające na uczestnika -salę klimatyzowaną z możliwością zaciemnienia i zapewnienia oświetlenia sztucznego, -miejsca siedzące dla uczestników szkolenia w odpowiedniej ilości - ustawienie krzeseł teatralne, -stół prezydialny z miejscami siedzącymi dla 5 osób, widoczny dla każdego uczestnika, z każdego miejsca sali, -nagłośnienie: mikrofon stacjonarny przy stole prezydialnym, dwa mikrofony mobilne (bezprzewodowe), nagłośnienie zapewniające dobrą słyszalność w każdym punkcie sali, -laptop (komputer) z odpowiednim oprogramowaniem umożliwiającym odczyt plików prezentacji (.pptx), odczyt plików dokumentów (.docx) oraz łączenie się z siecią Internet i wyświetlanie stron www, -dostęp do sieci Internet (łącze przewodowe lub bezprzewodowe), -projektor multimedialny kompatybilny z laptopem (komputerem) oraz ekran do wyświetlania obrazu z projektora (obraz na ekranie widoczny dla każdego uczestnika, z każdego miejsca sali), -tablicę suchościeralną typu flichart, flamastry (3 kolory: czarny, czerwony, zielony) i gąbkę, -stół recepcyjny oraz krzesła przez salą umożliwiające prowadzenie rejestracji uczestników i rozmieszczenia materiałów dla uczestników, -bezpłatną szatnię 2.3. Obsługa techniczna Wykonawca zapewni co najmniej jedną osobę do obsługi technicznej w trakcie trwania konferencji, dostępną przynajmniej na 1 godzinę przed rozpoczęciem konferencji oraz w jej trakcie na wezwanie Zamawiającego. Wykonawca w trakcie realizacji zamówienia zapewni: -oznakowanie sali konferencyjnej oraz drogi do sali, wykonane zgodnie z wytycznymi Zamawiającego, -montaż przekazanych przez Zamawiającego najpóźniej dzień przed rozpoczęciem konferencji banerów i roll-upów ( do 5 banerów i-lub roll-upów), -obsługę akustyczno - techniczną podczas konferencji. 2.4. Wyżywienie W ramach świadczonej usługi cateringowej Wykonawca zapewni: -serwis kawowy w trakcie 3 przerw dla wszystkich uczestników, w pomieszczeniu odrębnym od sali, w której prowadzona jest konferencja: -gorąca kawa i herbata (co najmniej 3 rodzaje herbat w torebkach), cukier, cytryna do herbaty, mleko lub śmietanka do kawy, -woda mineralna butelkowana niegazowana i gazowana , -min. 3 rodzaje kruchych ciasteczek, paluszki, -obiad w formie bufetu, podany w pomieszczeniu zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników konferencji, odrębnym od sali, w której prowadzona jest konferencja lub w pomieszczeniu z wyraźnie wyodrębnionym obszarem dla uczestników konferencji, obejmujący: -dania ciepłe (mięsne, rybne i warzywne), -sałatki (min. 2 rodzaje), -sok 100% - 3 rodzaje, woda mineralna butelkowana niegazowana i gazowana (małe butelki), -stoliki koktajlowe w ilości wystarczającej dla zgłoszonej ilości uczestników szkolenia, -serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów (obrusy), zastawa porcelanowa i szklana oraz sprzątanie). W zakresie wyżywienia Wykonawca zobowiązany jest do: -terminowego przygotowania i podania posiłków, zgodnie z ramowym planem konferencji, -zachowania zasad higieny i obowiązujących przepisów sanitarnych przy przygotowaniu posiłków, -przygotowania posiłków zgodnie z zasadami racjonalnego wyżywienia, urozmaiconych z pełnowartościowych, świeżych produktów z ważnymi terminami przydatności do spożycia, -przedstawienia Zamawiającemu do akceptacji menu nie później niż na 5 dni przed rozpoczęciem konferencji. 3. Uwagi 1) Liczba rzeczywistych uczestników konferencji może odbiegać od liczb podanych przez Zamawiającego. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o ostatecznej liczbie uczestników i przekaże ramowy plan konferencji nie później niż 3 dni przed terminem konferencji . 2) Zamawiający zakłada możliwość rejestracji audio-video (we własnym zakresie) przebiegu konferencji w związku z powyższym Wykonawca powinien w proponowanej sali konferencyjnej zapewnić warunki umożliwiające przeprowadzenie takiej rejestracji..

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
55.12.00.00-7, 55.30.00.00-3.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 31.12.2012.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium

III.2) ZALICZKI

• 
  Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
  nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Warunek ten zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, iż w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie, świadczył lub świadczy co najmniej 5 usług konferencyjnych.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• 
  III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:
  

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie

• 
  III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:
  

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy
  • wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu na potencjał innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji części zamówienia, przedkłada także dokumenty dotyczące tego podmiotu w zakresie wymaganym dla wykonawcy, określonym w pkt III.4.2.

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

Dokument określający zasady reprezentacji oraz osoby uprawnione do reprezentacji wykonawcy, a jeżeli wykonawcę reprezentuje pełnomocnik - także pełnomocnictwo, określające zakres umocowania podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania wykonawcy

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
nie

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.uzp.gov.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Urząd Zamówień Publicznych ul.Postępu 17A, 02-676 Warszawa..

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
07.03.2012 godzina 10:00, miejsce: Urząd Zamówień Publicznych ul. Postępu 17A, 02-676 Warszawa, Kancelaria - pok. 504. Godziny pracy Kancelarii: od poniedziałku do piątku od 7:30 do 17:00..

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
ISTOTNE DLA STRON POSTANOWIENIA, KTÓRE ZOSTANĄ WPROWADZONE DO TREŚCI ZAWIERANEJ UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO, OGÓLNE WARUNKI UMOWY ALBO WZÓR UMOWY, JEŻELI ZAMAWIAJĄCY WYMAGA OD WYKONAWCY, ABY ZAWARŁ Z NIM UMOWĘ W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO NA TAKICH WARUNKACH: 1. Przedmiotem umowy jest świadczenie usługi wynajmu sal konferencyjnych wraz z usługa cateringu. 2. Umowa zostaje zawarta na okres od dnia podpisania umowy do 31.12.2012 r. Realizacja pierwszej konferencji nastąpi nie wcześniej niż w kwietniu 2012 r. 3. O terminach planowanych konferencji Zamawiający powiadomi Wykonawcę najpóźniej 14 dni przed planowaną Konferencją. Powiadomienie wykonawcy będzie możliwe za pośrednictwem poczty elektronicznej bądź faksem. Dokładny termin konferencji będzie każdorazowo ustalany z Wykonawcą. 4. Wykonawca wystawi fakturę VAT za jeden dzień wynajęcia sali konferencyjnej na 150 osób oraz za cenę cateringu (wyżywienia) 5.Zamawiający poniesie koszty cateringu tylko za ostateczna liczbę uczestników konferencji przekazana zgodnie z zapisem pkt 6 6. Liczba rzeczywistych uczestników konferencji może odbiegać od liczb podanych przez Zamawiającego w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o ostatecznej liczbie uczestników i przekaże ramowy plan konferencji nie później niż 3 dni przed terminem danej konferencji. 7. Zasady i terminy płatności: 1) Faktury VAT za wykonanie przedmiotu umowy będą wystawione przez Wykonawcę niezwłocznie po zakończeniu szkolenia. 2) Płatności wynikające z przedstawionych faktur zostaną uregulowane przelewem na konto Wykonawcy wskazane w fakturze, w ciągu 14 dni od daty doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury. 3) Dniem zapłaty jest dzień obciążenia rachunku Zamawiającego. 4) Jeżeli w czasie obowiązywania umowy zmienione zostaną przepisy prawa określającego wysokość stawki podatku od towarów i usług (VAT), Wykonawca będzie uprawniony przy wystawianiu faktury do naliczenia wynagrodzenia brutto z zastosowaniem stawki podatku od towarów i usług obowiązującej w dacie wystawienia faktury. 8. Zamawiający ponosi odpowiedzialność wobec Wykonawcy za szkody spowodowane przez jego pracowników, personel, dostawców lub klientów w wynajmowanych salach szkoleniowych. Zamawiający zobowiązany jest do niezwłocznego poinformowania Wykonawcy o wystąpieniu uszkodzę lub zniszczeń. 9. Ustala się odpowiedzialność stron za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy poprzez zapłatę kar umownych: 1) w przypadku nieuzasadnionego zerwania umowy przez wykonawce, wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 20% całkowitej wartości umowy; 2) w przypadku stwierdzenia nieprawidłowego lub nienależytego wykonania umowy, Zamawiający uprawniony będzie do obniżenia wynagrodzenia Wykonawcy uwidocznionego w fakturze skierowanej do zapłaty o 10%. Fakt nieprawidłowego wykonania umowy stwierdza i opisuje powołana komisja, w skład której wchodzi przedstawiciel Wykonawcy i Zamawiającego; 3) Za odstąpienie od wynajmu sali w terminie krótszym niż 7 dni do dnia planowanej konferencji Zamawiający zobowiązany będzie do zapłaty na rzecz Wykonawcy kary umownej w wysokości 10% wynagrodzenia za wynajem sali jakie w ofercie wskazał Wykonawca. 10. Zamawiający zastrzega sobie prawo do dochodzenia na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego wysokość kar umownych do wysokości rzeczywiście poniesionej szkody. 11. Osoba upoważniona przez Wykonawcę do kontaktowania się z przedstawicielem Zamawiającego prac jest: , tel., mail:. 12. Przedstawicielem Zamawiającego do kontaktowania się z przedstawicielem wykonawcy jest: , tel., mail: 13. W razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach. W takim wypadku wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy, co zostanie potwierdzone protokołem sporządzonym przez przedstawicieli obu stron. W wypadku zaplanowanej konferencji odpowiednio stosuje się zapisy pkt 10 ppkt.3. 14. W przypadku niemożności osiągnięcia porozumienia sprawy sporne będą rozstrzygane na drodze sadowej przez Sad właściwy dla siedziby Zamawiającego. 15. W sprawach nieuregulowanych w umowie będą miały zastosowanie w szczególności przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych oraz przepisy Kodeksu Cywilnego.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie