Kompleksowa organizacja Międzynarodowej XXII Corocznej Konferencji oraz Zgromadzenia Ogólnego Stowarzyszenia Europejskich Urzędników Wyborczych (ACEEEO) w dniach 12-15 września 2013 r.

Opis przedmiotu przetargu: Kompleksowa organizacja Międzynarodowej XXII Corocznej Konferencji oraz Zgromadzenia Ogólnego Stowarzyszenia Europejskich Urzędników Wyborczych (ACEEEO) w dniach 12-15 września 2013 r. w hotelu Sofitel Victoria w Warszawie - zwanej dalej Konferencją. Wykonanie przedmiotu zamówienia polega: Kompleksowej organizacji konferencji dla ok. 200 osób, w zarezerwowanych przez Zamawiającego w hotelu Sofitel Victoria pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych (do pojedynczego wykorzystania) wraz ze śniadaniami, oraz zarezerwowanej Sali konferencyjnej, dwóch sal do odbycia warsztatów, saloniku, pomieszczenia sekretariatu i pomieszczenia na stoiska wystawiennicze. Za pobyt w hotelu płatności dokonują uczestnicy Konferencji we własnym zakresie. W zakres przedmiotu zamówienia wchodzi: 1. Zorganizowanie na Lotnisku Chopina punktu zbiorczego dla przyjeżdżających uczestników konferencji i przejmowanie gości pod opiekę 2. Transport, pod opieką, gości z lotniska do hotelu. 3. Wyposażenie sali konferencyjnej w hotelu Sofitel Victoria dla ok. 200 osób minimum w m. in.: - nagłośnienie, - bezprzewodowe mikrofony, - ekran do rzutnika, - dostęp do Internetu bezprzewodowego, - dwie kabiny do tłumaczenia symultanicznego, - słuchawki. 4. Wyposażenie dwóch sal dla odbycia warsztatów każda dla ok. 70 osób minimum w: 1) nagłośnienie, 2) bezprzewodowe mikrofony, 3) ekran do rzutnika, 4) dostęp do Internetu bezprzewodowego, 5) dwie kabiny do tłumaczenia symultanicznego, 6) słuchawki. 5. Wyposażenie pomieszczenia - saloniku dla 15-20 osób -w minimum bezprzewodowe mikrofony i słuchawki. 6. Wyposażenie pomieszczenia dla Sekretariatu Stowarzyszenia (ACEEEO) dla 8 - 10 osób minimum w: 1) dwa telefony, 2) drukarka, 3) faks, 4) skaner, 5) dostęp do Internetu bezprzewodowego. 7. Wyposażenie pomieszczenia dla 10 stoisk wystawienniczych o wymiarach 2m x 2m w minimum: stolik, dwa krzesła, gniazdko elektryczne, 2 punkty świetlne, lada, fryz czołowy z nazwą firmy, dostęp do Internetu, kosz na śmieci). 8. Zaprojektowanie, wykonanie i zapewnienie: 1) planszy zewnętrznej (nazwa Konferencji i logo), 2) planszy wewnętrznej (nazwa Konferencji i logo,), 3) oznakowanie sal, strzałki informacyjne, 4) oznakowanie warsztatów, sali wystawienniczej, sekretariatu, 5) druku programu Konferencji w języku polskim, angielskim i rosyjskim, 6) materiałów informacyjno-promocyjnych o Warszawie i Polsce, 7) identyfikatorów ze smyczą - trzy rodzaje w liczbie ponad 200szt 8) wizytówek dwustronnych z imieniem, nazwiskiem i nazwą kraju do ustawienia na stołach konferencyjnych - ok. 30 szt. 9) notesów - ok. 200 szt. 10) długopisów - ok. 200 szt. 11) toreb konferencyjnych - ok. 200 szt. 12) flag i proporczyków 30 państw. 9. Zapewnienie tłumaczy w miejscu odbywania Konferencji oraz poza tym miejscem, którzy będą towarzyszyć uczestnikom Konferencji i tłumaczyć spotkania z ich udziałem, ze znajomością języka na poziomie porównywalnym z certyfikatem C1 z doświadczeniem w tłumaczeniu: 1) z języka polskiego na angielski i z angielskiego na polski, 2) z języka polskiego na rosyjski i z rosyjskiego na polski, 3) z języka angielskiego na rosyjski i z rosyjskiego na angielski. 10. Zapewnienie co najmniej czterech osób - personelu ze znajomością języka angielskiego i rosyjskiego do obsługi organizacyjnej Sekretariatu Konferencji (m. in. rejestracja gości, dodruk plakietek i innych niezbędnych materiałów na miejscu). 11. Zapewnienie hostess ze znajomością języka angielskiego i rosyjskiego - ok. 15 osób. 12. Obsługa techniczna (montaż, demontaż, obsługa na miejscu). 13. Przygotowanie i serwowanie w dniach 13-14 września br. cateringu dla ok. 200 osób w hotelu Sofitel Victoria: 1) woda na sali konferencyjnej i salach warsztatowych, 2) w przerwach: - kawa, herbata, soki, woda gazowana i niegazowana - 3 rodzaje ciast świeżych, kruche ciasteczka - owoce 14. Kolacja standardowa w hotelu Sofitel Victoria w dniu 12 września br. dla przyjeżdżających gości do godz. 23.00. 15. Obiad w hotelu Sofitel Victoria w dniach 13-14 września br. w formie szwedzkiego bufetu dla ok. 200 osób, w tym: 1) dwa rodzaje zup, 2) cztery dania drugie na ciepło: dwa mięsne, jedno rybne, jedno wegetariańskie, 3) dodatki do mięs i ryb (ziemniaki, ryż itp.), 4) bar sałatkowy - minimum cztery sałatki, 5) wybór ciast i deserów, 6) owoce sezonowe, 7) zimne napoje bezalkoholowe, 8) kawa, herbata. 16. Uroczyste przyjęcie okolicznościowe połączone z wydarzeniem artystycznym w dniu 13 września br. w restauracji innej niż hotelowa na ok. 200 osób. 17. Program turystyczny (zaproponowanie, przygotowanie i poprowadzenie) w dniu 14 września br. dla ok. 200 osób. 18. Kolacja w dniu 14 września br. w restauracji innej niż hotelowa na ok. 200 osób. 19. Wykonanie pełnej dokumentacji filmowej i zdjęciowej Konferencji. 20. Transport, pod opieką, gości z hotelu na lotnisko.