Promocja projektu Budowa Centrum Rekreacji Wodnej w Elblągu - etap I

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiot zamówienia: Promocja projektu Budowa Centrum Rekreacji Wodnej w Elblągu - etap I Przedmiot główny: CPV: 79.34.22.00-5 Nazewnictwo wg CPV: Usługi w zakresie promocji Przedmiot dodatkowy: CPV: 79.34.00.00-9 Nazewnictwo wg CPV: Usługi reklamowe i marketingowe CPV: 92.21.10.00-3 Nazewnictwo wg CPV: Usługi produkcji radiowej Przedmiotem zamówienia jest promocja projektu Budowa Centrum Rekreacji Wodnej w Elblągu - etap I. Zamówienie będzie realizowane w ramach projektu Budowa Centrum Rekreacji Wodnej w Elblągu - etap I dofinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, Oś priorytetowa 2: Turystyka, Działanie 2.1: Wzrost potencjału turystycznego, Poddziałanie 2.1.3 Infrastruktura sportowo-rekreacyjna. 2. Zakres zamówienia. Zamówienie będzie realizowane w 3 działaniach. Zamawiający zastrzega sobie prawo do nieograniczonej liczby korekt wszystkich przedstawionych przez Wykonawcę realizacji określonych w zakresie zamówienia, do momentu uzyskania akceptacji przez Zamawiającego. Zakres zamówienia obejmuje: I. Działanie I - realizacja kampanii informacyjnej w mediach lokalnych i regionalnych: 1) Produkcja i emisja 2 różnych spotów reklamowych wraz z lektorami i podkładami dźwiękowymi w radiu regionalnym. Przez radio regionalne należy rozumieć radio o zasięgu województwa warmińsko-mazurskiego. Łącznie 90 emisji (min. 3 emisje w ciągu dnia) 40-sekundowych spotów reklamowych w terminach określonych przez Zamawiającego. Jednocześnie Zamawiający zastrzega, że w jednym bloku reklamowym może być emitowany tylko jeden spot reklamowy Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania scenariusza spotów, zgodnie z wytycznymi Zamawiającego. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do wyboru 2 propozycje scenariusza każdego ze spotów radiowych, Zamawiający w terminie 5 dni roboczych od otrzymania do akceptacji, przekaże Wykonawcy pocztą elektroniczną uwagi do wybranego scenariusza lub informację o ich braku. Wykonawca określi terminy emisji spotów, nie później niż 14 dni od planowanego dnia rozpoczęcia ich emisji. 2) Produkcja i emisja 2 różnych spotów reklamowych wraz z lektorami i podkładem dźwiękowym w stacji radiowej o charakterze co najmniej regionalnym, emitującym codzienne audycje informacyjne o Elblągu: łącznie 60 emisji (min. 3 emisje w ciągu dnia), min. 40-sekundowych, w terminach określonych przez Zamawiającego. Spoty reklamowe emitowane w godz. 07:00-09:00 oraz 15:00-19.00. W jednym bloku reklamowym może być emitowany tylko jeden spot reklamowy Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania scenariusza spotów, zgodnie z wytycznymi Zamawiającego. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do wyboru 2 propozycje scenariusza każdego ze spotów radiowych, Zamawiający w terminie 5 dni roboczych od otrzymania do akceptacji, przekaże Wykonawcy pocztą elektroniczną uwagi do wybranego scenariusza lub informację o ich braku. Wykonawca określi terminy emisji spotów, nie później niż 14 dni od planowanego dnia rozpoczęcia ich emisji. 3) Publikacja 18 artykułów sponsorowanych na głównej stronie w dziale dotyczącym aktualności/ nowości w 3 elbląskich serwisach internetowych (w każdym serwisie po 6 artykułów), w terminach określonych przez Zamawiającego. Każdy z trzech serwisów powinien generować średnio dziennie min. 10 tys. unikalnych użytkowników, przy czym średnia dzienna liczona jest na postawie danych za ostatnie 4 miesiące licząc od daty wszczęcia postępowania, w oparciu o statystyki. Artykuł będzie zawierał tekst o objętości do 2000 znaków ze spacjami, oraz min. 3 zdjęcia, opcjonalnie dołączony materiał video. Zamawiający przekaże Wykonawcy treść artykułu wraz ze zdjęciami nie później niż na 7 dni przed publikacją artykułu. 4) Publikacja 2 artykułów sponsorowanych w jednym z serwisów internetowych w Obwodzie Kaliningradzkim w terminach podanych przez Zamawiającego, w dziale dot. aktualności, wiadomości, nowości. Artykuł będzie zawierał jedno zdjęcie wraz z tekstem o objętości do 2000 znaków ze spacjami. Tłumaczenie tekstu leży po stronie Zamawiającego. Serwis powinien generować średnio dziennie min. 20 tys. unikalnych użytkowników, na postawie danych za ostatnie 4 miesiące licząc od daty wszczęcia postępowania. Zamawiający przekaże Wykonawcy treść artykułu wraz ze zdjęciem nie później niż na 7 dni przed publikacją artykułu. II. Działanie II - Wykonanie materiałów informacyjno-konferencyjnych: 1) System wystawienniczy (roll up), wg parametrów: - szerokość: 100 cm - wysokość: 200-210 cm - nadruk: 4+0, metodą druku lateksowego lub druk solventowy min. 720 dpi, na banerze powlekanym typu block-out - gramatura: min. 400 g, brak efektu zawijania boków - maszt: składany aluminiowy - kaseton: aluminium zapewniające stabilność systemu, kolor: czarny lub srebrny - pakowanie: torba transportowa z uchwytem zamykana na zamek błyskawiczny - przygotowanie projektu graficznego leży po stronie Zamawiającego 2) Notesy z tłoczeniem, wg parametrów: - rozmiar i typ wnętrza: A5, kratka bądź linie - 130 x 210 mm (wymiar zewnętrzny okładki) - oprawa twarda, gładka, zaokrąglone rogi - kolor: do wyboru Zamawiającego (biały, niebieski lub granatowy) - papier 80 g - gumka na długopis - wstążka satynowa - notes zamykany jest na gumkę - ilość stron:160 - znakowanie: nadruk full color, bądź tłoczenie w dwóch miejscach zgodnie z wytycznymi Zamawiającego - nakład: 100 szt. - Zamawiający zastrzega sobie możliwość wglądu w wizualizację produktu przed jego wyprodukowaniem oraz do nieograniczonych zmian w fazie projektu 3) Długopisy metalowe z klipem, wg parametrów: - wymiary: 135-145 mm x 10 mm - kolor: do wyboru Zamawiającego - materiał: aluminium - wkład: niebieski - wymiar wkładu dopasowany do wielkości długopisu - znakowanie: grawer logotypów zgodnie z wytycznymi Zamawiającego - ilość: 200 szt. - Zamawiający zastrzega sobie możliwość wglądu w wizualizację produktu przed jego wyprodukowaniem oraz do nieograniczonych zmian w fazie projektu 4) Druk ulotek w formacie 2 x DL (papier: 170-200 g/m2, kreda mat., kolor 4+4, bigowanie) zgodnie z projektem graficznym przedłożonym przez Zamawiającego: Nakład: - w języku polskim: 5.000 egz. - w języku rosyjskim: 5.000 egz. + tłumaczenie (max 2000 znaków) - w języku angielskim i niemieckim: 3000 egz. + tłumaczenie (max 2000 znaków) Tłumaczenie tekstów leży po stronie Wykonawcy. Materiały do tłumaczenia będą przekazywane drogą elektroniczną na wskazany przez Wykonawcę adres e-mail. Tłumaczenie musi zostać zweryfikowane przez native speakera. 5) Teczki ofertowe: - format po złożeniu: wysokość: 300-310 mm, szerokość 215- 220 mm - wewnątrz: dwa skrzydełka: szerokość dolnego min. 50 mm, bocznego min. 50 mm - papier: kreda matowa 350 g - grzbiet: 5.5 mm - gumka: dostosowana do projektu (biała, niebieska lub czarna) - zadruk: 1 i 4 strona teczki oraz skrzydełka, pełen kolor - nakład: 200 szt. - opcje: laminowanie folią matową + lakier UV - przygotowanie projektu graficznego leży po stronie Zamawiającego. III. Działanie III - wykonanie gadżetów reklamowych: 1) Wykonanie smyczy z nadrukiem, zgodnie z wytycznymi przedłożonymi przez Zamawiającego, wg poniższych parametrów: - szerokość taśmy: 15 mm - długość taśmy: standardowa - nadruk: dwustronny, metodą sublimacji, kolor 4+4 - metalowy karabińczyk do kluczy - srebrny lub czarny - akcesoria: złączka plastikowa, linka na telefon odpinana (kolor: czarny) - nakład: 200 szt. - Zamawiający zastrzega sobie możliwość wglądu w wizualizację produktu przed jego wyprodukowaniem oraz do nieograniczonych zmian w fazie projektu 2) Brelok wykonany z miękkiego PCV, wg poniższych parametrów: - kształt nieregularny zgodny z projektem przedstawionym przez Wykonawcę na postawie wytycznych przedłożonych przez Zamawiającego, (wymiar: ok. 40 x 40 mm, grubość: max 10 mm), w kolorze - znakowanie: nadruk płaski jeden kolor po jednej stronie breloka + nadruk wypukły/przestrzenny po drugiej stronie breloka 4 kolory - brelok zawieszony na łańcuszku (4-5 ogniw o grubości ok. 0,5 cm) i koło do kluczy. - opakowanie: pojedyncze woreczki foliowe - nakład: 500 szt. - Zamawiający zastrzega sobie możliwość wglądu w wizualizację produktu przed jego wyprodukowaniem oraz do nieograniczonych zmian w fazie projektu 3) Torby reklamowe, wg parametrów: - papier kreda 170 g - rozmiar: 240-250 x 70-80 x 320 mm - kolor torby: biały lub niebieski - nadruk w dwóch miejscach (po jednej stronie torby) - pełen kolor na podstawie wytycznych wskazanych przez Zamawiającego. - uszlachetnienia: laminacja mat. - sznurek w kolorze torby: pp 35/5 - tekturowe wzmocnienie dna i górnej zakładki - nakład: 100 szt. - Zamawiający zastrzega sobie możliwość wglądu w wizualizację produktu przed jego wyprodukowaniem oraz do nieograniczonych zmian w fazie projektu 4) Przenośne pamięci USB - pojemność 4 GB - wykonanie z miękkiego PCV lub silikonu (max wymiar: 4x 3 cm ) - nadruk dwustronny: 4 kolory, uzależnione od projektu przedstawionego przez Wykonawcę, na podstawie wytycznych wskazanych przez Zamawiającego. - nakład: 100 szt. - opakowanie: woreczek foliowy i kartonik dostosowany do wymiarów pamięci - przygotowanie projektu leży po stronie Wykonawcy - Zamawiający zastrzega sobie możliwość wglądu w wizualizację produktu przed jego wyprodukowaniem oraz do nieograniczonych zmian w fazie projektu 3. Zamawiający nie przewiduje możliwości unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia, gdyż środki pochodzące z budżetu Unii Europejskiej, które Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie części zamówienia, zostały Zamawiającemu przyznane. 4. Wszystkie materiały muszą być dostarczone na koszt Wykonawcy do siedziby Zamawiającego. 5. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wypełniał zasady promocji. Wszystkie produkty wymagają oznakowania zgodnie z zapisami Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006, Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006, zasadami zawartymi w Startegii komunikacji Funduszy Europejskich na lata 2007-2013, wymagane przez Instytucję Zarządzającą Regionalnym Programem Operacyjnym Warmia i Mazury na lata 2007-2013. Wytyczne znajdują się w podręczniku Obowiązki beneficjentów w zakresie prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych projektów dofinansowanych ze środków Unii Europejskiej dostępnym na http://rpo.warmia.mazury.pl/index.php?page=dzial&dzial_id=134. 6. Zamawiający informuje, że zgodnie z ww. wytycznymi w ramach przewidzianych na promocję kosztów obowiązuje zasada, iż koszt gadżetów promocyjnych i materiałów konferencyjnych nie może przekroczyć 10% (oddzielnie na każdą z wymienionych kategorii wydatków) całości środków zarezerwowanych na promocję danego projektu. 7. Wykonawca może powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcy. Zamawiający nie zastrzega obowiązku osobistego wykonania przez Wykonawcę kluczowych części zamówienia na usługi. 8. Zamawiający żąda wskazania przez Wykonawcę w ofercie części zamówienia, której wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcy. Zamawiający żąda podania przez Wykonawcę w ofercie nazw (firm) podwykonawców, na których zasoby Wykonawca powołuje się na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1.