Wykonanie 3 badań ewaluacyjnych (3 zadań)

Opis przedmiotu przetargu: Zadanie 1: Ocena zdolności beneficjentów do realizacji projektów wpisanych na Indykatywną Listę Projektów Indywidualnych dla Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007 - 2013 tak zwana lista IPI. W ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013 Instytucja Zarządzająca zaplanowała trzy systemy naborów projektów: - konkursowy, - indywidualny, - systemowy. Projekt listy IPI powstał w 2007 r. i zawierał 25 projektów. Pierwsza lista przyjęta uchwałą przez Zarząd Województwa w lipcu 2008 roku zawierała natomiast 24 projekty. Pierwsza aktualizacja listy, z marca 2009 roku, również zawierała 24 projekty, jeden został usunięty oraz jeden podzielony na 2 projekty. W wyniku kolejnej aktualizacji listy w maju 2009 roku, na liście zostało umieszczonych łącznie 39 projektów, a we wrześniu tego samego roku z listy usunięto jeden projekt i w efekcie zawierała ona 38 projektów. Ostatnia aktualizacja listy miała miejsce w kwietniu 2010 roku, w wyniku której znalazły się na niej 73 projekty. Obecnie orientacyjny koszt całkowity wszystkich projektów wynosi 2 015 920 000 PLN. W przypadku braku pomocy publicznej, szacunkowa kwota dofinansowania wszystkich 73 projektów wynosi 977 810 000 PLN. Natomiast w przypadku wystąpienia pomocy publicznej, kwota ta wynosi 427 620 000 PLN. Wszystkie przedsięwzięcia przewidziane do realizacji w ramach I osi priorytetowej przyczyniają się do wzrostu konkurencyjności i innowacyjności regionu. Projekty realizowane w ramach II osi priorytetowej stanowią kluczowe inwestycje infrastrukturalne określone w Regionalnym Programie Operacyjnym Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013. Przedsięwzięcia, które będą realizowane w ramach III, V oraz VI i VII osi priorytetowej są zgodne ze strategiami specyficznymi dla danego sektora, np. zdrowia, turystyki, transportu. Realizacja projektów indywidualnych ma duże znaczenie nie tylko dla rozwoju regionu, ale także znacznie oddziałuje na realizację Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013. Zadanie 2: Ocena efektywności i skuteczności wdrażania Pomocy Technicznej w ramach RPO WZ na lata 2007- 2013 i poziomu kosztów administracyjnych zarządzania i wdrażania RPO WZ 2007-2013. Celem głównym 8 Osi priorytetowej Pomoc Techniczna jest stworzenie sprawnego systemu wdrażania i zarządzania Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013 poprzez zapewnienie efektywności działania administracji zaangażowanej we wdrażanie funduszy strukturalnych w ramach RPO oraz zwiększenie potencjału administracyjnego poprzez realizację Planu działań na rzecz zwiększenia potencjału administracji samorządowej zmierzającego do zapewnienia właściwej realizacji RPO 2007-2013, oraz stworzenie efektywnego systemu promocji i informacji. W ramach 8 Osi priorytetowej Pomoc Techniczna realizowane są dwa działania: 1. Działanie 8.1 Wsparcie procesu zarządzania i wdrażania RPO WZ; 2. Działanie 8.2 Wsparcie działań informacyjno-promocyjnych oraz procesów ewaluacji RPO WZ. Są one ukierunkowane na właściwą organizację i funkcjonowanie systemu zarządzania i wdrażania RPO WZ, w tym m.in.: przygotowanie dokumentacji konkursowych, nabór i ocenę projektów, zakontraktowanie przyznanych środków, weryfikację wniosków o płatność, zarządzanie finansowe, monitoring i ewaluację oraz kontrolę. Ponadto, w ramach powyższych działań wspierane są: - funkcjonowanie systemu informatycznego służącego obsłudze realizacji RPO WZ i jego monitorowania, - podnoszenie umiejętności i kwalifikacji pracowników oraz wyposażenie ich w niezbędny sprzęt techniczny, - utrzymanie oraz wynajem powierzchni biurowych. Za realizację tych zadań odpowiada Instytucja Zarządzająca RPO WZ, istotnym jest więc określenie efektywności i skuteczności wykorzystania środków dostępnych w ramach Pomocy Technicznej w odniesieniu do zapewnienia odpowiedniego potencjału administracyjnego. Celem badania poziomu kosztów jest uzyskanie odpowiedzi na pytanie, czy podobne efekty można było uzyskać niższym nakładem środków finansowych, a także poddanie analizie potrzeb Instytucji Zarządzającej RPO WZ oraz wykazanie innych, istotnych obszarów wykorzystania środków z Pomocy Technicznej RPO WZ. Wyniki badania ewaluacyjnego zostaną wykorzystane do opracowania Rocznego Planu Działań na rok 2012, który będzie zawierał szczegółowe wydatki przewidziane do realizacji w tymże roku oraz aktualizacji systemu motywacyjnego dla pracowników Instytucji Zarządzającej RPO WZ. Ponadto, poprzez realizację badania Instytucja Zarządzająca otrzyma rekomendacje, które pozwolą stosunkowo szybko zareagować na ewentualne nieprawidłowości i wprowadzić niezbędne zmiany. Zadanie 3: Ocena zdolności monitoringu i ewaluacji we wdrażaniu RPO WZ na lata 2007-2013 oraz systemu wdrażania rekomendacji wykonanych badań ewaluacyjnych. Zgodnie z zapisami RPO WZ 2007-2013 zasada monitorowania zakłada systematyczną ocenę wdrażania programu przy użyciu zbioru wskaźników monitoringu. W Programie wskazano również, że prawidłowe zarządzanie RPO wiąże się z systematyczną oceną działań związanych z realizacją Programu, analizą postępu jego realizacji, oceną przydatności podejmowanych działań. W związku z powyższym Instytucja Zarządzająca RPO WZ prowadzi monitoring Programu w oparciu o ilościowe i jakościowe informacje z realizacji działań, poddziałań, osi priorytetowych i programu. Prawidłowy przebieg procesu monitorowania pozwala m.in. na bieżąco śledzić postęp finansowy i rzeczowy programu, odpowiednio wcześnie reagować na występujące trudności i nieprawidłowości, przyczyniając się w konsekwencji do zapewnienia odpowiedniej jakości wdrażania. Monitoring RPO WZ jest ściśle powiązany z systemem sprawozdawczości, który nakłada na IZ RPO WZ obowiązek sporządzania sprawozdań okresowych i rocznych, a także informacji miesięcznych i raportów z przygotowania projektów indywidualnych oraz kwartalnych i rocznych sprawozdań z udzielonej pomocy publicznej, jak również miesięcznych sprawozdań z udzielonej pomocy de minimis. W przygotowanie sprawozdań półrocznych i rocznych zaangażowani są przede wszystkim pracownicy Biura ds. Inicjatyw Wspólnotowych i Monitoringu oraz pracownicy pozostałych komórek WZRPO. Ponadto, z systemem sprawozdawczości ściśle związany jest system wskaźników i stopień ich osiągnięcia. Problemem jest agregacja wskaźników z poziomu działania poddziałania na poziom Programu oraz na poziom Krajowego Systemu Informatycznego 2007-2013 KSI oraz pozyskiwanie potrzebnych informacji i danych. Proces gromadzenia informacji, agregacji wskaźników oraz przygotowywania sprawozdań jest bardzo czasochłonny i długotrwały oraz angażuje dużą liczbę pracowników IZ RPO WZ. Do wyżej wymienionych dokumentów, a zwłaszcza do sprawozdań okresowych i rocznych, IZ RPO WZ otrzymała liczne uwagi od IPOC i MRR oraz Komisji Europejskiej. Ponadto IZ RPO WZ dostrzega problemy pojawiające się w odniesieniu do gromadzenia potrzebnych danych i dlatego zleca się wykonanie niniejszej ewaluacji. W 2007 roku rozpoczął działalność Zachodniopomorski Komitet Monitorujący. Podczas każdego posiedzenia Instytucja Zarządzająca RPO WZ przedstawia informacje dotyczące postępów we wdrażaniu Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013. Ponadto, Zachodniopomorski Komitet Monitorujący otrzymuje informacje na temat rekomendacji ze zrealizowanych badań ewaluacyjnych. W 2007 roku rozpoczęła swoją działalność Jednostka Ewaluacyjna Instytucja Zarządzająca RPO WZ, którą wspiera wspólna dla RPO WZ 2007-2013 i komponentu regionalnego PO KL Zachodniopomorska Grupa Sterująca Ewaluacją oraz jej grupy tematyczne. Za realizację działań ewaluacyjnych w ramach RPO WZ również odpowiedzialne jest Biuro ds. Inicjatyw Wspólnotowych i Monitoringu. Ewaluacja Programu realizowana jest w oparciu o Plan Ewaluacji RPO WZ na lata 2007-2013 oraz o Okresowe Plany Ewaluacji na dany rok kalendarzowy. Proces zarządzania badaniami ewaluacyjnymi jest skomplikowany i czasochłonny, tym bardziej że pracownicy odpowiedzialni za ewaluację wykonują także inne zadania związane z realizacją RPO WZ. Jednakże aby ewaluacja spełniała swoją rolę w procesie zarządzania RPO WZ, rekomendacje otrzymane przez od ewaluatorów powinny być analizowane i odpowiednio wdrażane. IZ RPO WZ w celu zweryfikowania wewnętrznego systemu ewaluacji wraz z systemem wdrażania i zarządzania rekomendacjami zleca niniejsze badanie.