Pełnienie funkcji BIURA OBSŁUGI PROJEKTU dla przedsięwzięcia: Termomodernizacja obiektów użyteczności publicznej na terenie gmin Ziemi Gorlickiej Współfinansowanego w ranach działania 9.3. POIiŚ.

Opis przedmiotu przetargu: 1.Przedmiotem zamówienia jest świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego usług obsługi administracyjno-biurowej, finansowo-księgowej i sprawozdawczej dla całości przedsięwzięć inwestycyjnych w ramach Programu: Termomodernizacja obiektów użyteczności publicznej na terenie gmin Ziemi Gorlickiej Zamówienie finansowane ze środków publicznych w ramach: Priorytetu IX Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko Działanie 9.3 Termomodernizacja użyteczności publicznej obejmującym zadania w poszczególnych gminach: Biecz, Bobowa, Lipinki, Moszczenica, Sękowa, Ropa i Miasta Gorlice w ramach projektu Termomodernizacja obiektów użyteczności publicznej na terenie gmin Ziemi Gorlickiej. Szacunkowa wartość robót budowlanych objętych niniejszym projektem zgodnie z zapisami wniosku o dofinansowanie wynosi ok. 19,8 mln zł netto. Szczegółowy wykaz budynków zawarty został w SIWZ. 2.Przedmiot zamówienia obejmuje wykonanie następujących czynności związanych z realizacją Przedsięwzięcia - zgodnie z przepisami Ustawy Prawo zamówień publicznych (p.z.p.), przepisów o finansach publicznych, Kodeksu postępowania administracyjnego i Prawa budowlanego oraz z godnie z przepisami i zasadami obowiązującymi dla Projektu: a) obsługa biurowa Projektu, w tym: - prowadzenie sekretariatu Projektu; - kompletowanie, archiwizowanie, tłumaczenie na język angielski lub polski dokumentacji projektowej i przetargowej oraz korespondencji w sprawie Projektu; -uzyskanie i zarejestrowanie w Wydziale Architektury i Budownictwa Starostwa Powiatowego w Gorlicach i przekazanie Inspektorowi Nadzoru budowy dzienników budowy wraz z wypełnioną częścią tytułową; -dokonywanie zgłoszenia o rozpoczęciu robót budowlanych do odpowiedniego organu nadzoru budowlanego, -obsługa administracyjna i biurowa oraz prowadzenie protokołów narad roboczych i koordynacyjnych z realizacji Projektu; -prowadzenie korespondencji w sprawie Projektu ( dziennik podawczy, Księgi Spraw); -uzyskiwanie wymaganych właściwymi przepisami opinii, uzgodnień i decyzji związanych z realizacja Projektu, -sprawozdawczość z realizacji Projektu. -przygotowanie i złożenie wniosku o wydanie decyzji pozwolenia na użytkowanie obiektu (jeżeli wynika to z decyzji pozwolenia na budowę) lub przygotowanie i złożenie wniosku o zakończenie budowy. b) Obsługa administracyjna i biurowa postępowań o udzielenie zamówień publicznych związanych z realizacją Projektu oraz obsługa realizacji i odbioru Projektu, w tym: -czynności ogłaszania w odpowiednich Biuletynach, na stronie internetowej i w siedzibie Zamawiającego postępowań przetargowych w sprawie realizacji Projektu; -przygotowanie uzupełnień formatu elektronicznego dokumentacji projektowej i przetargowej, -udostępnianie wersji elektronicznej dokumentacji projektowej i przetargowej, -przygotowanie informacji do udzielenia ewentualnych wyjaśnień wykonawcom na etapie poprzedzającym składanie ofert, -przyjęcie od wykonawców ofert w sprawie postępowań o udzielenie zamówień publicznych związanych z realizacją Projektu i przekazanie ich Przewodniczącemu komisji przetargowej kompletowanie, -udział w pracach Komisji Przetargowej w charakterze członka lub doradcy Komisji Przetargowej poprzez: -udział w posiedzeniu Komisji Przetargowej podczas otwarcia ofert. -udział w pracach Komisji Przetargowej wyłaniającej wykonawcę robót. -prowadzenie i archiwizacja Protokołu i, ofert oraz dokumentacji przetargowej z postępowań o udzielenie zamówień publicznych związanych z realizacją Projektu, publikowanie wyników postępowań o udzielenie zamówienia oraz o zawarciu umów, - umowy zawartej z wykonawcą robót budowlanych -w przypadku odwołań czynny udział w wyjaśnianiu spraw proceduralnych łącznie z reprezentowaniem Zamawiającego w arbitrażu przed Krajową Izbą Odwoławczą przy Prezesie Urzędu Zamówień Publicznych, -zapoznanie się z warunkami finansowania przedmiotu umowy, a zwłaszcza z ustalonymi zasadami płatności za częściowe i całkowite wykonanie robót, -przejęcie od wykonawcy robót harmonogramu rzeczowo - finansowego realizacji robót budowlanych oraz przekazanie kopi takiego harmonogramu Zamawiającemu, -przejęcie kopii opłaconych polis ubezpieczeniowych ubezpieczenia budowy dokonanych przez wykonawcę w firmie ubezpieczeniowej na warunkach postawionych przez Zamawiającego, -przejęcie od wykonawcy szczegółowych wykazów obejmujących kierownictwo robót i poszczególne kategorie robotników zatrudnionych przez wykonawcę na budowie, -przyjęcie od wykonawcy projektów umów z podwykonawcami i przedstawienie wniosków w sprawie ich akceptacji Zamawiającemu, c) obsługa finansowa Projektu, w tym: -przyjmowanie, sprawdzanie pod względem rachunkowym i merytorycznym, opisywanie, księgowanie dokumentów finansowych , -gromadzenie i przechowywanie materiałów analitycznych niezbędnych do rozliczenia wykonanych robót i oceny osiągniętych efektów rzeczowych lub gospodarczych, -prowadzenie raportów, ksiąg finansowych i kasowych oraz rozliczeń księgowych operacji finansowych , -planowanie i zabezpieczanie środków finansowych na realizację Projektu zgodnie z zawartymi umowami, -sprawozdawczość finansowo-księgowa, -przygotowanie dla Zamawiającego jako Jednostki Realizującej Projekt (JRP) wniosków o płatność, udział w kwalifikacji kosztów zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie wytycznymi, raportowanie, bieżąca sprawozdawczość. W tym zakresie w szczególności należy do obowiązków-czynności: -przygotowywania zgodnie z Wytycznymi w zakresie sprawozdawczości POIŚ wydanymi przez MRR i innymi wymogami POIiŚ projektów dokumentów sprawozdawczych (pisemnie i na nośniku elektronicznym), oraz przedkładanie ich Zamawiającemu, a w szczególności: -sprawozdania kwartalne na formularzu dostarczonym przez Zamawiającego zgodnie z zestawieniem zrealizowanych wydatków w ramach Projektu wraz z wymaganymi załącznikami w terminie do ostatniego dnia miesiąca dany kwartał, -harmonogramów płatności na kolejne okresy sprawozdawcze razem ze sprawozdaniem kwartalnym, o którym mowa w ppkt a), -wszystkich innych dokumentów i informacji związanych z realizacją Projektu, których Zamawiający zażąda w wyznaczonym przez niego terminie, -sporządzenie zestawienia końcowego wykonanych prac i zestawienie faktur wystawionych w trakcie realizacji umowy. -udział w przygotowaniu projektów raportów z osiągniętych efektów rzeczowych i ekologicznych i udzielania wszelkich innych wyjaśnień Zamawiającemu w zakresie realizacji zadań inwestycyjnych w ciągu 5 lat po zakończeniu realizacji projektu. -gromadzić na bieżąco dokumentację z wykonanych robót i z dokonanych rozliczeń, -prowadzić na bieżąco rejestr spraw budowy i rozliczania środków, a w szczególności : -przejmowanie od wykonawcy, na koniec każdego miesiąca, wycenionego zestawienia robocizny, materiałów i sprzętu wykonawcy w celu stwierdzenia zgodności wykonywania robót zgodnie z harmonogramem rzeczowo - finansowym, jeśli jest w umowie wymagany, -potwierdzanie wartości robót wykonanych zgodnie z harmonogramem rzeczowo - finansowym, za które wykonawca powinien otrzymać zapłatę, -gromadzić wszelkie dokumenty z realizacji zadania, a zwłaszcza faktury, protokoły odbioru częściowego robót, dokumenty pochodzenia materiałów i ich certyfikaty, dokumenty dostaw, montażu i gwarancji urządzeń, -dostarczać Zamawiającemu oryginały faktur wraz z protokołem odbioru do sprawdzenia i zatwierdzenia, - dokonywać opisu faktur zgodnie z wymaganiami programu oraz Lidera - koordynatora Projektu, - sprawdzać i zatwierdzać faktury końcowe stwierdzające wysokość kwoty, która jako ostateczna należna jest wykonawcy zgodnie z umową, - uczestniczyć we wszystkich procedurach kontrolnych projektu, w trakcie jego trwania i po jego zakończeniu. - uzyskanie aktualizacji kosztorysów inwestorskich przed ogłoszeniem postępowania. - opracowanie i przekazanie do Zamawiającego protokołu przejęcia środka trwałego na druku OT, 3.Wykonawca wykonując swoje czynności działa w imieniu i na rachunek Zamawiającego.