Wykonanie, dostawa i montaż mebli biurowych do budynku przy ul. Augustyńskiego 1 w Gdańsku.

tak
Nazwa projektu lub programu
Projekt współfinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata 2014-2020

Województwo Pomorskie, Krajowy numer identyfikacyjny 191674836, ul. Okopowa  21/27, 80-810   Gdańsk, woj. pomorskie, państwo Polska, tel. 583 261 555, e-mail zamowienia@pomorskie.eu, faks (58)3268557.
Adres strony internetowej (url):
Adres strony internetowej, pod którym można uzyskać dostęp do narzędzi i urządzeń lub formatów plików, które nie są ogólnie dostępne:
www.pomorskie.eu

Wykonanie, dostawa i montaż mebli biurowych do budynku przy ul. Augustyńskiego 1 w Gdańsku.

DAZ-ZP.272.77.2018

Wykonanie, dostawa i montaż mebli biurowych do budynku przy ul. Augustyńskiego 1 w Gdańsku.

II.5) Główny Kod CPV:
39130000-2

Postępowanie prowadzone jest w trybie  z wolnej ręki  na podstawie art. 67 ust.1 pkt 7  ustawy Pzp.

Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.
Zgodnie z ogłoszeniem o zamówieniu nr 2018/S 007-010936, którego przedmiot stanowiło wykonanie, dostawa oraz montaż mebli biurowych do budynku przy ul, Augustyńskiego 1 w Gdańsku, zamawiający przewidział udzielenie zamówień, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 7 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (t .j. Dz. U. z 2017 r., poz. 1579 ze zm.) (dalej: ustawa Pzp). Na podstawie art. 67 ust 1 pkt 7 ustawy Pzp zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą, w przypadku gdy dotychczasowemu wykonawcy zamówienia podstawowego, zamawiający udziela zamówienia na dodatkowe dostawy, których celem jest rozbudowa istniejących instalacji, jeżeli zmiana wykonawcy zobowiązywałaby zamawiającego do nabywania materiałów o innych właściwościach technicznych, co powodowałaby niekompatybilność techniczną lub nieproporcjonalnie duże trudności techniczne w użytkowaniu i utrzymaniu produktów lub instalacji. Zleceniodawca w sposób kompleksowy prowadził zadanie polegające na zmianie funkcji placówki szkolnej mieszczącej się przy ul. Augustyńskiego 1 w Gdańsku, do wymogów budynku administracji publicznej na potrzeby związane z wdrażaniem Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego 2014-2020. W pierwszym kroku zaplanowano i przeprowadzono adaptację budynku szkoły na funkcję administracyjno – biurową, poprzez prowadzenie działań remontowych, trwających od października 2015 r. do lutego 2018 r. W trakcie trwania niniejszych prac, zlecono wykonanie projektu wyposażenia budynku firmie projektowo-architektonicznej. W zleconym projekcie określone zostały rodzaje mebli, opisano rozwiązania technologiczne oraz jakość i parametry zamówionego wyposażenia. Przedmiotowy projekt zakładał rozmieszczenie komórek organizacyjnych Urzędu Marszałkowskiego Województwa Pomorskiego w pomieszczeniach biurowych, przy uwzględnieniu struktury i stanu zatrudnienia w niniejszym okresie. W dalszej kolejności, w oparciu o przygotowany projekt, zleceniodawca wyłonił wykonawcę zamówienia podstawowego tj. firmę Office Plus Warszawa Sp. z o.o. Wykonawca mebli został wyłoniony w trybie przetargu nieograniczonego, którego rozstrzygnięcie nastąpiło 27.04.2018 roku. Przedmiotem umowy zawartej z firmą Office Plus było wykonanie, dostawa oraz montaż mebli biurowych do budynku przy ul. Augustyńskiego 1 w Gdańsku. Zamawiający realizując zamówienie na dostawę mebli biurowych opierał się o założenia projektu zleconego i przygotowanego w trakcie prac remontowych, a przed rzeczywistym oddaniem budynku do użytkowania. Zleceniodawca zakładał bowiem, iż dopiero w okresie rozpoczęcia rzeczywistego korzystania z pomieszczeń biurowych przez pracowników zatrudnionych w departamentach wdrażających RPO WP 2014-20, będzie możliwość ustalenia dodatkowego zapotrzebowania na meble. Powyższe założenie zostało odzwierciedlone w informacji dodatkowej do uchwały nr 23/297/18 Zarządu Województwa Pomorskie z dnia 9 stycznia 2018 roku w sprawie wyboru trybu udzielenia zamówienia publicznego na wykonanie, dostawę i montaż mebli biurowych oraz zatwierdzenia projektu specyfikacji istotnych warunków zamówienia, w treści którego zamawiający przewidział udzielenie zamówienia na dodatkowe dostawy o wartości do 20% zamówienia podstawowego tj. zamówienie o wartości do kwoty 419 825,57 zł netto. Zgodnie z przewidywaniami zamawiającego, rozpoczęcie użytkowania pomieszczeń biurowych przez komórki organizacyjne UMWP, jak również potrzeba organizacji miejsc pracy dla nowozatrudnionych pracowników oraz brak wyposażenia archiwum w budynku, spowodowało, że zaistniała możliwość dookreślenia zapotrzebowania na poszczególne meble. Ostateczne zapotrzebowanie na dodatkowe zamówienie mieści się w planach zamawiającego i szacunkowo wynosi około 7% wartości zamówienia podstawowego, tj. 124 842,00 zł netto. Przeprowadzone postepowanie na zamówienie podstawowe w trybie przetargu nieograniczonego, uwzględniające dostarczenie próbki płyty meblowej oraz dostarczenie próbek oferowanych mebli, umożliwiło weryfikację zgodności opisu przedmiotu zamówienia z jego późniejszą realizacją. Wyłoniony wykonawca zaoferował meble, które odpowiadały wymogom technicznym określonym przez zamawiającego, a które wynikały z oczekiwania solidnych i trwałych rozwiązań, które nie będą generowały dodatkowych kosztów usterek i napraw w trakcie ich użytkowania przez ok. 300 użytkowników, dla których meble zostały przewidziane. Wymogi technologiczne, które zostały określone przez zamawiającego dotyczyły między innymi jakości płyty i sposobu jej wykończenia. Zamysłem zamawiającego było, aby wyłonić ofertę korzystną pod względem finansowym, a równocześnie aby meble były trwałe (okres gwarancji) oraz wysokiej jakości. Z tego powodu w kryteriach oceny ofert uwzględniono kryterium „sposób łączenia płyty meblowej z obrzeżem”, które było dodatkowo punktowane przez zamawiającego w sytuacji, gdy obrzeże wtopione będzie w płytę za pomocą technologii laserowej. Spośród złożonych ofert firma Office Plus jako jedyna zaoferowała meble wykończone w technologii laserowej, oferując jednocześnie najniższą cenę oraz najdłuższy okres gwarancji. Powyższe czynniki spowodowały, że zleceniodawca uzyskał ofertę najkorzystniejszą finansowo, najlepszą technologicznie oraz z gwarancją udzieloną na najdłuższy czas - na okres 6 lat. Zrealizowane zamówienie podstawowe i rzeczywiste użytkowanie mebli pozwala ustalić, że jakość mebli dostarczonych przez wykonawcę jest bardzo wysoka, ich wykonanie i wykończenie jest staranne i trwałe. Realizacja zamówienia dodatkowego u tego samego wykonawcy gwarantuje, że dodatkowa dostawa mebli będzie wyprodukowana przy zastosowaniu wysokiej technologii, zgodnej z obecnym wyposażeniem pomieszczeń biurowych, przy zachowaniu najkorzystniejszych stawek finansowych oraz korzystnego dla zamawiającego okresu udzielonej gwarancji. Dodatkowym aspektem jest zachowanie zgodności estetycznej z posiadanym przez zamawiającego wyposażeniem całego nowo oddanego budynku. Każda z fabryk wytwarzających meble ma inną technologię produkcji. Poszczególne meble mogą różnić się okuciami, grubością obrzeża, grubością płyty, co wpływa na proporcje mebli, czyli ich estetykę i wygląd. Meble poszczególnych producentów mogą różnić się również wysokością stopek poziomujących i sposobem ich montażu. Grubości płyt, wysokość stopek oraz technologia spasowania wszystkich elementów jest różna w poszczególnych fabrykach, stąd nie ma możliwości wyprodukowania 2 identycznych mebli danego typu przez dwie różne fabryki. Zauważalnie będą się różniły technologicznie i wizerunkowo. Skorzystanie z usług tego samego wykonawcy umożliwi zakup mebli o analogicznych parametrach technologicznych, w szczególności w kontekście obrzeża wtopionego w technologii laserowej oraz zgodności innych parametrów wymienionych powyżej umożliwi kompatybilność mebli z zamówienia dodatkowego z zamówieniem podstawowym, dzięki czemu zachowają one odpowiednią formę, estetykę, nie będą się różnić wizualnie. Ewentualna zmiana wykonawcy doprowadziłaby do nabywania mebli o innych parametrach technologicznych, co mogłoby skutkować niekompatybilnością techniczną oraz powodować duże trudności techniczne w użytkowaniu. W obliczu powyższego zasadnym jest skorzystanie przez zamawiającego z trybu udzielenia zamówień z wolnej ręki, zgodnie z treścią przepisu art. 67 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp.