Przeprowadzenie 5 audytów zewnętrznych projektu pn. Auschwitz - Zachowanie Autentyzmu - dziewięć zadań na lata 2012-2015 współfinansowanego z grantu bezpośredniego z Komisji Europejskiej w ramach programu Europa dla Obywateli

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie pięciu audytów zewnętrznych projektu pn. Auschwitz - Zachowanie Autentyzmu - dziewięć zadań na lata 2012-2015 realizowanego przez PAŃSTWOWE MUZEUM AUSCHWITZ-BIRKENAU w Oświęcimiu. Projekt jest współfinansowany w formie grantu bezpośredniego z Komisji Europejskiej w ramach programu Europa dla Obywateli. Projekt obejmuje następujące zadania: 1) Wzmocnienie stropów w Archiwum (blok o nr inw. A-24), 2) Montaż stałych urządzeń gaśniczych (SUG) w magazynach zbiorów (blok o nr inw. A-25, A-19) oraz Archiwum (blok o nr inw. A-24), 3) Prace konserwatorskie i roboty budowlane dotyczące baraków drewnianych o numerach inw. B-154 oraz B-159, 4) Modernizacja magazynów na walizy, 5) Rozbudowa systemu długoterminowego przechowywania danych oraz Repozytorium Cyfrowego 6) Zakup sprzętu do pracowni konserwatorskiej, 7) Zabezpieczenie i poprawa warunków eksponowania oryginalnych obiektów poobozowych, 8) Konserwacja waliz i tałesów oraz konserwacja i skanowanie dokumentów archiwalnych, 9) Badania terenu dotyczące odcinka B I wraz z przylegającym terenem oczyszczalników dawnego KL Auschwitz II - Birkenau, oraz następujące koszty 10) Koszty osobowe, 11) Sprzęt i wyposażenie, 12) Promocja, 13) Szkolenia, delegacje, koszty wysyłki, materiały biurowe i inne, 14) Inne koszty. Współfinansowanie projektu wynosi 4 mln euro i stanowi 95% wartości całego projektu. Obowiązek przeprowadzenia audytu nałożony jest zapisem art. I.4.2 oraz II.13.2, II.13.3, II.13.4. Umowy Grantu nr SI2.606242 z dnia 12 grudnia 2011 roku zawartej pomiędzy Komisją Europejską a Państwowym Muzeum Auschwitz-Birkenau w Oświęcimiu, stanowiącej załącznik nr 7 do SIWZ. Celem audytów zewnętrznych jest doprowadzenie do uzyskania podstaw do potwierdzenia wiarygodności danych, zawartych w przedkładanych do Komisji Europejskiej przez Państwowe Muzeum Auschwitz-Birkenau w Oświęcimiu sprawozdaniach finansowych oraz dokumentach rozliczeniowych. Audyty przeprowadzane będą w siedzibie Państwowego Muzeum Auschwitz-Birkenau w Oświęcimiu w dni robocze od godz. 7:00 do godz. 15:00. Audyty zewnętrzne mają na celu uzyskanie dowodów pozwalających z dostateczną pewnością na jednoznaczną ocenę przez podmiot przeprowadzający audyt, że realizacja projektu przebiega zgodnie z umową i wnioskiem o dofinansowanie projektu. Efektem audytów powinno być: -Uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że koszty poniesione w ramach projektu są kwalifikowalne, poniesione podczas trwania projektu, niezbędne do realizacji projektu, możliwe do zidentyfikowania, zasadne. -Uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że projekt jest realizowany zgodnie z umową Grantu i wnioskiem o dofinansowanie, -Wydanie certyfikatów w powyższym zakresie w języku polskim oraz w języku angielskim w wersji papierowej oraz elektronicznej. Certyfikat powinien zaświadczać, że koszty zadeklarowane przez Beneficjenta są rzeczywiste, właściwie zaksięgowane i kwalifikowalne oraz wydanie raportu biegłego uzupełniającego certyfikat z badania w języku polskim oraz w języku angielskim w wersji papierowej oraz elektronicznej. Wszystkie strony raportu oraz certyfikatu powinny być ponumerowane oraz parafowane i podpisane przez audytorów. Zamawiający wymaga przedstawienia po 3 egzemplarze raportu oraz certyfikatu w każdej wersji językowej. Wzór raportu i certyfikatu zostanie opracowany przez Wykonawcę w języku polskim oraz w języku angielskim po podpisaniu umowy, ale przed przeprowadzeniem pierwszego audytu. Opracowany wzór Wykonawca przekaże Zamawiającemu drogą elektroniczną - nie później niż do 1 września 2012 r. W terminie 14 dni roboczych Zamawiający zaakceptuje wzór raportu i certyfikatu bądź zgłosi uwagi ze wskazaniem terminu dla ich wprowadzenia przez Wykonawcę. Celem audytu jest poświadczenie, że dokumenty finansowe przedłożone Komisji przez Beneficjenta spełniają postanowienia finansowe umowy, że zadeklarowane koszty są rzeczywistymi kosztami oraz że wszystkie wpływy zostały zadeklarowane. W ramach usługi audytu należy sprawdzić czy działania, na które przedstawiono wydatki rzeczywiście zostały zrealizowane, czy wnioski o płatność są zgodne z wymaganiami zawartymi w umowie grantu i we wniosku o dofinansowanie, czy są poparte odpowiednimi dokumentami finansowymi. Powyższe będzie weryfikowane w szczególności na podstawie ksiąg rachunkowych i dowodów księgowych (stanowiącymi podstawę dokonania w nich zapisów) oraz na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków (wnioski o płatność wraz ze wszystkimi załącznikami - finansowymi i merytorycznymi), które powinny odpowiadać we wszystkich istotnych aspektach wymogom projektu oraz prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiać sytuację finansową i majątkową projektu według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów, w szczególności ocenie audytorów będzie podlegać: -ocena prawidłowości rozliczeń finansowych, obejmująca w szczególności: -weryfikację dowodów zapłaty i innych dokumentów potwierdzających fakt zakupu zamówionych towarów i usług. Prace audytorskie powinny być wykonane stosownie do krajowych i międzynarodowych standardów rewizji finansowej