Organizacja udziału Gminy Olsztyn w Międzynarodowych Targach Inwestycyjnych

Olsztyn: Organizacja udziału Gminy Olsztyn w Międzynarodowych Targach Inwestycyjnych


Numer ogłoszenia: 469612 - 2012; data zamieszczenia: 23.11.2012

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Gmina Olsztyn , Pl. Józefa Piłsudskiego 10, 42-256 Olsztyn, woj. śląskie, tel. 34 328 50 76, faks 34 328 50 57.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.olsztyn-jurajski.pl
• 
  Adres strony internetowej, pod którym dostępne są informacje dotyczące dynamicznego systemu zakupów:
  Zamawiający nie przewiduje dynamicznego systemu zakupów

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Organizacja udziału Gminy Olsztyn w Międzynarodowych Targach Inwestycyjnych.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
2.1 Przedmiotem zamówienia jest: Organizacja udziału Gminy Olsztyn w Międzynarodowych Targach Inwestycyjnych Zamówienie jest współfinansowane przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013 - Priorytet 1 Badania i rozwój technologiczny, innowacje i przedsiębiorczość w ramach projektu pn. Termy jurajskie - promocja walorów inwestycyjnych gminy Olsztyn 2.2. Przedmiot zamówienia w szczególności obejmuje: Organizację udziału Gminy Olsztyn w Międzynarodowych Targach : - MIPIM w Cannes (Francja) - 12.03.2013 r. -15.03.2013 r. - Targi EIRE Mediolan (Włochy) - 04.06.2013 r. - 06.06.2013 r. - EXPO REAL w Monachium ( Niemcy) - 07.10.2013 r. -09.10.2013 r. Udział w targach inwestycyjnych wiąże się z koniecznością zapewnienia, organizacji następujących elementów: 2.2.1 Wynajęcie powierzchni wystawienniczej Wykonawca zobowiązany będzie zapewnić zamawiającemu na międzynarodowych targach w EIRE Mediolan (Włochy), EXPO REAL w Monachium (Niemcy) powierzchnię wystawienniczą o wielkości min. 12m2, na której urządzi stoisko wystawiennicze Gminy Olsztyn wraz z zabudową i udostępni je zamawiającemu na czas trwania targów. Koszty wynajmu na rzecz zamawiającego powierzchni wystawienniczej uiści wykonawca. Stoisko w Monachium ma być usytuowane w obszarze zajmowanym przez Region Śląski (Silesia) w ramach stoiska Górnośląskiego Związku Metropolitarnego. Estetyka stoiska będzie jednolita i spójna z wystrojem stoiska GZM oraz Silesia. Zamawiający posiada rezerwację powierzchni wystawienniczej wraz z wyceną wykupu powierzchni o wielkości 13,2 m2 na targi w MIPIM Cannes Francja zajmowanym w obszarze stoiska Górnośląskiego Związku Metropolitalnego zgodnie z załącznikiem nr 5 do SIWZ. Cena za powierzchnie wystawienniczą zawiera opłatę 4 wejść. Wykonawca zobowiązany będzie do urządzenia stoiska wystawienniczego Gminy Olsztyn wraz z zabudową i udostępni je zamawiającemu na czas trwania targów. Koszty wynajmu na rzecz zamawiającego powierzchni wystawienniczej uiści wykonawca. Estetyka stoisk będzie jednolita i spójna z wystrojem stoiska GZM oraz Silesia. 2.2.2 Projekt, zabudowa, urządzenie, wyposażenie, obsługa techniczna stoiska, jego ubezpieczenie i demontaż: Wykonawca w ustalonym przez strony terminie przedstawi zamawiającemu dwie propozycje projektu zagospodarowania wynajętej powierzchni wystawienniczej oraz aranżacji stoiska wystawienniczego Gminy Olsztyn, na którym odbywać się będzie prezentacja podczas targów. Projekty zagospodarowania wynajętej powierzchni wystawienniczej oraz aranżacji stoiska wystawienniczego Gminy Olsztyn powinny obejmować co najmniej: siatkę rzutów (z przodu, z boku, z góry) oraz wizualizację stoiska. Wykonawca prześle je do uzgodnienia zamawiającemu w formie elektronicznej na adres: mkosielak@olsztyn-jurajski.pl Zamawiający zobowiązany będzie dokonać wyboru jednej spośród dwóch propozycji projektu zagospodarowania wynajętej powierzchni wystawienniczej oraz aranżacji stoiska wystawienniczego Gminy Olsztyn - w terminie siedmiu dni licząc od daty dostarczenia przez wykonawcę dwóch propozycji. W przypadku zgłoszenia przez zamawiającego uwag do dostarczonych propozycji projektu - wykonawca zobowiązany będzie je uwzględnić w terminie trzech dni i ponownie przekazać zamawiającemu do akceptacji. Zamawiający dokona ostatecznego wyboru projektu zagospodarowania wynajętej powierzchni wystawienniczej oraz aranżacji stoiska wystawienniczego Gminy Olsztyn - akceptację przekaże wykonawcy w formie elektronicznej na wskazany przez wykonawcę adres e-mail. W projekcie zagospodarowania wynajętej powierzchni wystawienniczej oraz aranżacji stoiska wystawienniczego Gminy Olsztyn Wykonawca będzie zobowiązany uwzględnić następujące wymagania dla 3 imprez targowych : 2.2.2.1 Stoisko powinno zawierać część wystawienniczą o charakterze otwartym, oraz możliwość korzystania z części zaplecza kuchenno - magazynowego (zamykanego na klucz), w której powinno znajdować się miejsce na: a) przechowanie materiałów promocyjnych b) małą lodówkę , c) czajnik elektryczny, d) ekspres do kawy, e) regały na artykuły spożywcze, f) szafkę wiszącą na naczynia, w której pomieszczą się zestawy sześcioosobowe do kawy, herbaty i napojów, g) ręczniki papierowe, h) wieszak ścienny na ubrania z minimum sześcioma haczykami, i) ewentualne przechowanie telewizora o przekątnej ekranu około 42, 2.2.2.2 Stoisko powinno być wyposażone w instalacje: wodną, kanalizacyjną, energetyczną i dostęp do Internetu (stałe łącze); w przypadku braku możliwości technicznych wyposażenia stoiska w instalację wodną, wykonawca zobowiązany będzie do innego dostarczenia wody na stoisko w ramach eksploatacji i zapewnienie odbioru ścieków; 2.2.2.3. Stoiska powinny być tak urządzone, aby spełniały wszystkie warunki i wymagania jakie stawia organizator targów oraz umożliwiły właściwą ekspozycję walorów inwestycyjnych Gminy Olsztyn, 2.2.2.4 Grafika i wizualizacja stoisk musi być spójna z systemem Identyfikacji Wizualnej zawartej w Księdze Identyfikacji Wizualnej Gminy Olsztyn, którą Zamawiający udostępni wybranemu w przetargu Wykonawcy. 2.2.2.5. W widocznych miejscach stoisk w Cannes i Monachium na odpowiedniej wysokości powinny być umieszczone wyraźne i czytelne napisy kolorowe (w różnych opcjach językowych min. w 3 j. angielski, j. francuski, j. niemiecki urządzone tak by eksponowana była nazwa zamawiającego, tytuł projektu: Termy jurajskie - promocja walorów inwestycyjnych gminy Olsztyn oraz logotypy RPO WSL na lata 2007 -2013 zgodnie z wytycznymi IŻ RPO WSL 2007-2013 w zakresie informacji i promocji oraz hasła promocyjne Gminy Olsztyn. Natomiast w widocznych miejscach na stoisku w Mediolanie na odpowiedniej wysokości powinny być umieszczone wyraźne i czytelne napisy kolorowe (w różnych opcjach językowych min. w 3 j. angielski, j. włoski, j. niemiecki) urządzone tak by eksponowana była nazwa zamawiającego, tytuł projektu: Termy jurajskie - promocja walorów inwestycyjnych gminy Olsztyn targi w Mediolanie min. 3 j. angielski, j. włoski, j. niemiecki) oraz logotypy RPO WSL na lata 2007 -2013 zgodnie z wytycznymi IŻ RPO WSL 2007-2013 w zakresie informacji i promocji oraz hasła promocyjne Gminy Olsztyn. 2.2.2.6 Na stoisku powinna być możliwa ekspozycja materiałów promocyjnych, na jednej ze ścian stoiska powinna być możliwa prezentacja i projekcja filmu promocyjnego, w widocznych miejscach umieszczone zostaną zdjęcia wybranych atrakcyjnych terenów gminy Olsztyn. 2.2.2.7 Wyposażenie stoiska podczas trwania targów: a) część wystawiennicza z elementami dekoracyjnymi (otwarta, ekspozycyjna): - lada z zamykanym schowkiem umieszczona w centralnym punkcie stoiska, - minimum 1 regał na materiały promocyjne, taki aby było możliwe jednoczesne wyłożenie materiałów promocyjnych formatu A4 oraz nośników elektronicznych, - 1 ława przy której mogą swobodnie usiąść przynajmniej 4 osoby, - 4 fotele, - podłoże wyłożone wykładziną dywanową, - laptop, telewizor LCD (min 42 ) z wejściem umożliwiającym podłączenie do laptopa, b) część zaplecza kuchenno - magazynowego: - mała lodówka, - czajnik elektryczny o pojemności co najmniej 1,5 litra, - ekspres do kawy, - ręczniki papierowe - worki na śmieci o pojemności co najmniej 30 litrów -15 szt., - 1 porcelanowy sześcioosobowy serwis do kawy, - 1 porcelanowy sześcioosobowy serwis do herbaty, - 12 talerzyków deserowych (kolorystycznie dopasowanych do serwisów do kawy i do herbaty) - 12 szklanek do soków, - 12 łyżeczek deserowych, - cukiernica + łyżeczka do cukru, - mlecznik do kawy, c) artykuły spożywcze w ilości wymaganej na okres trwania targów: - woda mineralna nie gazowana - woda mineralna gazowana, - min. 3 rodzaje soków owocowych 100% , - cukier kryształ, - mleczko do kawy odtłuszczone, - kawy rozpuszczalna wysokiej jakości, - herbata wysokiej jakości po 50 sztuk, - ciastka różne (kruche, biszkoptowe w tym: biszkopty z galaretką w czekoladzie, maślane, z konfiturą, z czekoladą, herbatniki solone, itp.), Artykuły spożywcze należy zapewnić w odpowiedniej ilości zapewniając ciągłe zaopatrzenie stoiska podczas targów. 2.2.2.8 Podczas trwania targów wykonawca musi zapewnić (w sposób nie utrudniający normalnego funkcjonowania stoiska), jego bieżącą obsługę techniczną, obejmującą w szczególności: a) zapewnienie sprawności wszystkich urządzeń, w które wyposażył stoisko, b) zapewnienie aby elementy stanowiące wyposażenie stoiska były zawsze kompletne, c) niezwłoczne usuwanie wszelkich wad i usterek zgłaszanych przez zamawiającego, d) uzupełnianie szklanek, filiżanek, serwetek, ręczników papierowych, e) uzupełnianie zapasów artykułów spożywczych (tj. woda, soki, ciastka) każdego dnia podczas targów, f) utrzymanie czystości i estetyki stoiska. 2.2.2.9. Ubezpieczenie stoiska - wykonawca zobowiązany będzie zawrzeć umowę ubezpieczenia stoiska od odpowiedzialności cywilnej od wszelkich szkód wyrządzonych osobom trzecim, w tym organizatorowi targów oraz od ewentualnej kradzieży sprzętu i wyposażenia. Dokument ubezpieczenia stoisk - polisę ubezpieczeniową wykonawca zobowiązany będzie okazać przedstawicielom zamawiającego podczas dokonywania czynności odbioru stoiska. 2.2.2.10 Zagospodarowanie wynajętej powierzchni wystawienniczej oraz aranżację i wyposażenie stoiska wystawienniczego Gminy Olsztyn wykonawca zobowiązany będzie wykonać z uwzględnieniem wymagań opisanych w powyższych punktach oraz zgodnie z warunkami organizatora targów. Odbiór zostanie skwitowany sporządzeniem i podpisaniem przez przedstawicieli zamawiającego i wykonawcy protokołu odbioru zagospodarowania wynajętej powierzchni wystawienniczej oraz aranżacji i wyposażenia stoiska wystawienniczego Gminy Olsztyn. W przypadku stwierdzenia jakichkolwiek niezgodności w zakresie świadczenia usługi, sposobie wykonania oraz uchybień w zakresie wymagań zamawiającego lub organizatora targów odbiór nie zostanie dokonany. Wykonawca zobowiązany będzie wówczas do usunięcia stwierdzonych niezgodności w zakresie świadczenia usługi, w sposobie wykonania oraz uchybień w zakresie wymagań zamawiającego lub organizatora targów niezwłocznie. Wykonawca po usunięciu stwierdzonych niezgodności zobowiązany będzie skutecznie powiadomić przedstawicieli zamawiającego o gotowości do ponownego odbioru. Odbiór zostanie dokonany poprzez sporządzenie i podpisanie przez przedstawicieli zamawiającego i wykonawcy protokołu odbioru zagospodarowania wynajętej powierzchni wystawienniczej oraz aranżacji i wyposażenia stoiska wystawienniczego Gminy Olsztyn. Po zakończeniu targów wykonawca zobowiązany będzie do demontażu stoiska. Wykonawca jest zobowiązany dopełnić wszelkich formalności związanych z koniecznością wejścia przedstawicieli Gminy Olsztyn na teren targów w celu dokonania czynności odbioru przed rozpoczęciem targów. 2.2.3. Wpis do katalogu targowego i wniesienie opłaty rejestracyjnej; wykonawca zobowiązany będzie dokonać podstawowego wpisu Gminy Olsztyn do katalogu targowego oraz uiścić w imieniu Gminy Olsztyn opłatę rejestracyjną. Przed dokonaniem wpisu do katalogu, wykonawca uzgodni jego treść z zamawiającym. 2.2.4. Wstęp na targi dla 3 osób ; wykonawca zobowiązany będzie dopełnić wszelkich formalności i uzyskać: bilety/wejściówki/lub inne dokumenty upoważniające trzech przedstawicieli Gminy Olsztyn do wejścia i przebywania na terenach gdzie odbywać będą się targi, przez cały okres ich trwania. 2.2.5.Podróż służbowa dla 3 osób zakwaterowanie, wyżywienie, transport, ubezpieczenie oraz transport materiałów promocyjnych; Wykonawca zobowiązany będzie dopełnić wszelkich formalności związanych z podróżą, zakwaterowaniem, wyżywieniem i ubezpieczeniem trzech przedstawicieli Gminy Olsztyn oraz transportem materiałów promocyjnych przeznaczonych do dystrybucji podczas trwania targów; 2.2.5.1.Wykonawca zapewni dla 3 osób (przedstawicieli Zamawiającego) transport lotniczy w obie strony na targi: MIPIM w Cannes - Francja, Targi EIRE Mediolan - Włochy EXPO REAL w Monachium -Niemcy. Wykonawca zobowiązany będzie również do transportu samochodowego z miejsca zamieszkania przedstawicieli Zamawiającego (gmina Olsztyn, Częstochowa) do lotniska; oraz z lotniska- do miejsca zamieszkania. Transport samochodowy wykonawca zapewni również z lotniska do hotelu i z hotelu do lotniska. Transport z i do hotelu z hali wystawienniczej odbywać się będzie komunikacją miejską. Wykonawca zobowiązany jest do zakupu 3 biletów całodobowych na przejazd środkami komunikacji miejskiej (metro lub autobus) na czas trwania targów pozwalających na podróżowanie między hotelem a miejscem odbywania się targów na czas pobytu. Wykonawca zapewni również transport materiałów promocyjnych przeznaczonych do dystrybucji podczas trwania targów. Wykonawca zobowiązany jest do wyznaczenia osoby do kontaktu, dostępnej pod przekazanym Zamawiającemu numerem telefonu przez 24 h od dnia wylotu na targi do dnia powrotu w razie zaistnienia okoliczności powodujących konieczność pilnego skontaktowania się z Wykonawcą. 2.2.5.2. Wykonawca zapewni zakwaterowanie dla 3 osób (w tym pierwszy nocleg: - w Cannes z 11 na 12 marca 2013 r. ostatni 15 na 16 marca 2013 r. - w Mediolanie z 3 na 4 czerwca 2013 r. ostatni 6 na 7 czerwca 2013 r. - w Monachium z 6 na 7 października 2013 r., ostatni 9 na 10 październik 2013 r.) w hotelu kategorii co najmniej trzy gwiazdkowym, zapewniającym Zamawiającemu na ich terenie dostęp do bezprzewodowej sieci WI - FI, zlokalizowanym nie dalej niż 3 km od miejsca organizowania imprez targowych, w pokojach jednoosobowych z łazienkami. Wykonawca zapewni też wyżywienie trzech osób w hotelu (śniadania i obiadokolacje) Wykonawca przed zarezerwowaniem miejsca zakwaterowania przedstawi zamawiającemu - co najmniej trzy hotele, które spełniają opisane powyżej wymagania - do akceptacji. 2.2.5.3 Wykonawca zobowiązany jest zawrzeć umowę ubezpieczenia dla 3 osób, które na targach reprezentować będą Gminę Olsztyn. Ubezpieczenie musi obejmować odpowiedzialność od następstw nieszczęśliwych wypadków oraz odpowiedzialność cywilną w czasie podróży tam i z powrotem jak również podczas całego okresu pobytu. Polisę ubezpieczeniową wykonawca przekaże zamawiającemu przed rozpoczęciem podróży. 2.2.6 Zapewnienie tłumacza; 2.2.6.1. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia na trzech imprezach targowych obsługi tłumacza władającego biegle językiem francuskim i angielskim (na targi MIPIM w Cannes Francja), językiem niemieckim i angielskim (targi EXPO REAL w Monachium Niemcy) oraz włoskim i angielskim (targi EIRE Mediolan Włochy). 2.2.6.2. Tłumacz będzie do dyspozycji Zmawiającego przez cały czas trwania targów w godzinach ich otwarcia. 2.2.6.3. Tłumacz zobowiązany będzie m.in. do tłumaczenia rozmów z obcojęzycznymi inwestorami odwiedzającymi stoisko 2.2.6.4.Wykonawca zobowiązany jest do przekazania imienia, nazwiska oraz adresu e-mail tłumacza wyznaczonego na poszczególne targi najpóźniej na jeden miesiąc przed terminem ich rozpoczęcia. 2.3. Organizacja udziału Gminy Olsztyn w Targach INVESTFIELD w Poznaniu - IV kwartał 2013 r. obejmuje w szczególności: 2.3. 1. Wynajęcie powierzchni wystawienniczej ( 30 m2); Wykonawca zobowiązany będzie zapewnić zamawiającemu powierzchnię wystawienniczą o wielkości 30m2, na której urządzi stoisko wystawiennicze Gminy Olsztyn wraz z zabudową i udostępni je zamawiającemu na czas trwania targów. Koszty wynajmu na rzecz zamawiającego powierzchni wystawienniczej uiści wykonawca. 2.3.2. Projekt, zabudowa, urządzenie, wyposażenie, obsługa techniczna stoiska, jego ubezpieczenie i demontaż: Wykonawca w ustalonym przez strony terminie przedstawi zamawiającemu dwie propozycje projektu zagospodarowania wynajętej powierzchni wystawienniczej oraz aranżacji stoiska wystawienniczego Gminy Olsztyn, na którym odbywać się będzie prezentacja podczas targów. Projekty zagospodarowania wynajętej powierzchni wystawienniczej oraz aranżacji stoiska wystawienniczego Gminy Olsztyn powinny obejmować co najmniej: siatkę rzutów (z przodu, z boku, z góry) oraz wizualizację stoiska. Wykonawca prześle je do uzgodnienia zamawiającemu w formie elektronicznej na adres: mkosielak@olsztyn-jurajski.pl Zamawiający zobowiązany będzie dokonać wyboru jednej spośród dwóch propozycji projektu zagospodarowania wynajętej powierzchni wystawienniczej oraz aranżacji stoiska wystawienniczego Gminy Olsztyn - w terminie siedmiu dni licząc od daty dostarczenia przez wykonawcę dwóch propozycji. W przypadku zgłoszenia przez zamawiającego uwag do dostarczonych propozycji projektu - wykonawca zobowiązany będzie je uwzględnić w terminie trzech dni i ponownie przekazać zamawiającemu do akceptacji. Zamawiający dokona ostatecznego wyboru projektu zagospodarowania wynajętej powierzchni wystawienniczej oraz aranżacji stoiska wystawienniczego Gminy Olsztyn - akceptację przekaże wykonawcy w formie elektronicznej na wskazany przez wykonawcę adres e-mail. W projekcie zagospodarowania wynajętej powierzchni wystawienniczej oraz aranżacji stoiska wystawienniczego Gminy Olsztyn Wykonawca będzie zobowiązany uwzględnić następujące wymagania: 2.3.2.1 Stoisko powinno zawierać część wystawienniczą o charakterze otwartym i o powierzchni 30 m2 oraz możliwość korzystania z części zaplecza kuchenno - magazynowego (zamykanego na klucz), w której powinno znajdować się miejsce na: a) przechowanie materiałów promocyjnych b) małą lodówkę , c) czajnik elektryczny, d) ekspres do kawy, e) regały na artykuły spożywcze, f) szafkę wiszącą na naczynia, w której pomieszczą zestawy sześcioosobowe do kawy, herbaty i napojów, g) ręczniki papierowe, h) wieszak ścienny na ubrania z minimum sześcioma haczykami, i) ewentualne przechowanie telewizora o przekątnej ekranu około 42, 2.3.2.2. Stoisko powinno być wyposażone w instalacje: wodną, kanalizacyjną, energetyczną i dostęp do Internetu (stałe łącze); w przypadku braku możliwości technicznych wyposażenia stoiska w instalację wodną, wykonawca zobowiązany będzie do innego dostarczenia wody na stoisko w ramach eksploatacji i zapewnienie odbioru ścieków; 2.3.2.3. Stoisk powinny być tak urządzone aby spełniały wszystkie warunki i wymagania jakie stawia organizator targów oraz umożliwiły właściwą ekspozycję walorów inwestycyjnych Gminy Olsztyn, 2.3.2.4 Grafika i wizualizacja stoisk musi być spójna z systemem Identyfikacji Wizualnej zawartym w Księdze Identyfikacji Wizualnej Gminy Olsztyn, którą Zamawiający udostępni wybranemu w przetargu Wykonawcy. 2.3.2.5. W widocznych miejscach stoisk na odpowiedniej wysokości powinny być umieszczone wyraźne i czytelne napisy kolorowe (w różnych opcjach językowych min. w 3 j. angielski, j. francuski, j. niemiecki) urządzone tak by eksponowana była nazwa zamawiającego, tytuł projektu: Termy jurajskie - promocja walorów inwestycyjnych gminy Olsztyn oraz logotypy RPO WSL na lata 2007 -2013 zgodnie z wytycznymi IŻ RPO WSL 2007-2013 w zakresie informacji i promocji oraz hasła promocyjne Gminy Olsztyn. 2.3.2.6. Na stoisku powinna być możliwa ekspozycja materiałów promocyjnych, na jednej ze ścian stoiska możliwa prezentacja i projekcja filmu promocyjnego, w widocznych miejscach umieszczone zostaną zdjęcia wybranych atrakcyjnych terenów gminy Olsztyn, 2.3.2.7 Wyposażenie stoiska podczas trwania targów: a) część wystawiennicza z elementami dekoracyjnymi (otwarta, ekspozycyjna): - lada z zamykanym schowkiem umieszczona w centralnym punkcie stoiska - minimum 1 regał na materiały promocyjne, taki aby było możliwe jednoczesne wyłożenie materiałów promocyjnych formatu A4 oraz nośników elektrycznych, - 1 ława przy której mogą swobodnie usiąść przynajmniej 4 osoby, - 4 fotele, - 3 hokery, - podłoże wyłożone wykładziną dywanową, - laptop, telewizor LCD (min 42 ) z wejściem umożliwiającym podłączenie do laptopa, b) część zaplecza kuchenno - magazynowego: - mała lodówka, - czajnik elektryczny, - ekspres do kawy, - ręczniki papierowe, - worki na śmieci, - 1 porcelanowy sześcioosobowy serwisy do kawy, - 1 porcelanowy sześcioosobowe serwisy do herbaty, - 12 talerzyków deserowych (kolorystycznie dopasowanych do serwisów do kawy i do herbaty) - 12 szklanek do soków, - 12 Łyżeczek deserowych, - cukiernica + łyżeczka do cukru, - mlecznik do kawy c) artykuły spożywcze w ilości wymaganej na okres trwania targów: - woda mineralna nie gazowana, - woda mineralna gazowana, - min 3 rodzaje soków owocowych 100% , - cukier kryształ, - mleczko do kawy odtłuszczone, - kawa rozpuszczalna wysokiej jakości, - herbata wysokiej jakości, - ciastka różne (kruche, biszkoptowe w tym: biszkopty z galaretką w czekoladzie, maślane, z konfiturą, z czekoladą, herbatniki solone, itp.) Artykuły spożywcze należy zapewnić w odpowiedniej ilości zapewniając ciągłe zaopatrzenie stoiska podczas targów. 2.3.2.8 Podczas trwania targów wykonawca musi zapewnić (w sposób nie utrudniający normalnego funkcjonowania stoiska), jego bieżącą obsługę techniczną, obejmującą w szczególności: a) zapewnienie sprawności wszystkich urządzeń, w które wyposażył stoisko, b) zapewnienie aby elementy stanowiące wyposażenie stoiska były zawsze kompletne, c) niezwłoczne usuwanie wszelkich wad i usterek zgłaszanych przez zamawiającego, d) uzupełnianie szklanek, filiżanek, serwetek, ręczników papierowych, e) uzupełnianie zapasów artykułów spożywczych (tj. woda, soki, ciastka,) każdego dnia podczas targów, f) utrzymanie czystości i estetyki stoiska. 2.3.2.9. Ubezpieczenie stoiska - wykonawca zobowiązany będzie zawrzeć umowę ubezpieczenia stoiska od odpowiedzialności cywilnej od wszelkich szkód wyrządzonych osobom trzecim, w tym organizatorowi targów oraz od ewentualnej kradzieży sprzętu i wyposażenia. Dokument ubezpieczenia stoisk - polisę ubezpieczeniową wykonawca zobowiązany będzie okazać przedstawicielom zamawiającego podczas dokonywania czynności odbioru stoiska. 2.3.2.10 Zagospodarowanie wynajętej powierzchni wystawienniczej oraz aranżację i wyposażenie stoiska wystawienniczego Gminy Olsztyn wykonawca zobowiązany będzie wykonać z uwzględnieniem wymagań opisanych w powyższych punktach oraz zgodnie z warunkami organizatora targów. Odbiór zostanie skwitowany sporządzeniem i podpisaniem przez przedstawicieli zamawiającego i wykonawcy protokołu odbioru za gospodarowania wynajętej powierzchni wystawienniczej oraz aranżacji i wyposażenia stoiska wystawienniczego Gminy Olsztyn. W przypadku stwierdzenia jakichkolwiek niezgodności w zakresie świadczenia usługi, sposobie wykonania oraz uchybień w zakresie wymagań zamawiającego lub organizatora targów odbiór nie zostanie dokonany. Wykonawca zobowiązany będzie wówczas do usunięcia stwierdzonych niezgodności w zakresie świadczenia usługi, w sposobie wykonania oraz uchybień w zakresie wymagań zamawiającego lub organizatora targów niezwłocznie. Wykonawca po usunięciu stwierdzonych niezgodności zobowiązany będzie skutecznie powiadomić przedstawicieli zamawiającego o gotowości do ponownego odbioru. Odbiór zostanie dokonany poprzez sporządzenie i podpisanie przez przedstawicieli zamawiającego i wykonawcy protokołu odbioru zagospodarowania wynajętej powierzchni wystawienniczej oraz aranżacji i wyposażenia stoiska wystawienniczego Gminy Olsztyn. Po zakończeniu targów wykonawca zobowiązany będzie do demontażu stoiska. Wykonawca jest zobowiązany dopełnić wszelkich formalności związanych z koniecznością wejścia przedstawicieli Gminy Olsztyn na teren targów w celu dokonania czynności odbioru przed rozpoczęciem targów. 2.3.3. Wpis do katalogu targowego i wniesienie opłaty rejestracyjnej; wykonawca zobowiązany będzie dokonać podstawowego wpisu Gminy Olsztyn do katalogu targowego oraz uiścić w imieniu Gminy Olsztyn opłatę rejestracyjną. Przed dokonaniem wpisu do katalogu, wykonawca uzgodni jego treść z zamawiającym. 2.3.4. Wstęp na targi dla 3 osób; wykonawca zobowiązany będzie dopełnić wszelkich formalności i uzyskać: bilety/wejściówki/lub inne dokumenty upoważniające trzech przedstawicieli Gminy Olsztyn do wejścia i przebywania na terenach gdzie odbywać będą się targi, przez cały okres ich trwania. 2.3.5.Podróż służbowa dla 3 osób, zakwaterowanie, wyżywienie, transport, ubezpieczenie oraz transport materiałów promocyjnych; Wykonawca zobowiązany będzie dopełnić wszelkich formalności związanych z podróżą, zakwaterowaniem, wyżywieniem i ubezpieczeniem trzech przedstawicieli Gminy Olsztyn oraz transportem materiałów promocyjnych przeznaczonych do dystrybucji podczas trwania targów; 2.3.5.1. Wykonawca zapewni dla 3 osób (przedstawicieli Zamawiającego) transport samochodowy w obie strony. Wyjazd z miejsca zamieszkania przedstawicieli zamawiającego (gmina Olsztyn, Częstochowa) do hotelu oraz z hotelu do miejsca zamieszkania przedstawicieli zamawiającego. Transport z i do hotelu z hali wystawienniczej odbywać się będzie komunikacją miejską na koszt wykonawcy. Wykonawca zapewni również transport materiałów promocyjnych przeznaczonych do dystrybucji podczas trwania targów. Pojazd powinien posiadać sprawną klimatyzację, spełniać normy techniczne, posiadać aktualne badania techniczne i być dopuszczony do ruchu drogowego z odpowiednią przestrzenią bagażową w celu spakowania bagaży oraz materiałów promocyjnych Zamawiającego. Rok produkcji pojazdu nie wcześniejszy niż 2008 rok. Wyposażony w nadajnik GPS. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z opłatami drogowymi oraz parkingami w trakcie podróży i na miejscu targów. Wykonawca zobowiązany jest do wyznaczenia osoby do kontaktu, dostępnej pod przekazanym Zamawiającemu numerem telefonu przez 24 h od dnia wyjazdu na targi do dnia powrotu w razie zaistnienia okoliczności powodujących konieczność pilnego skontaktowania się z Wykonawcą. 2.3.5.2. Wykonawca zapewni zakwaterowanie dla 3 osób ( przy założeniu , że wyjazd na targi odbywa się w dniu poprzedzającym rozpoczęcie targów, a wyjazd następuje w dniu zakończenia targów),w hotelu kategorii co najmniej trzy gwiazdkowym, zapewniającym Zamawiającemu na jego terenie dostęp do bezprzewodowej sieci WI - FI zlokalizowanym nie dalej niż 3 km od miejsca organizowania imprez targowych, w pokojach jednoosobowych z łazienkami. Wykonawca zapewni też wyżywienie trzech osób w hotelu (śniadania i obiadokolacje) Wykonawca przed zarezerwowaniem miejsca zakwaterowania przedstawi zamawiającemu - co najmniej trzy hotele, które spełniają opisane powyżej wymagania - do akceptacji. Zamawiający zastrzega , iż obiad ma zapewnić Wykonawca na terenie hali wystawienniczej w której Gmina Olsztyn będzie posiadać swoje stanowisko ( lub w hali sąsiadującej). 2.3.5.3 Wykonawca zobowiązany jest zawrzeć umowę ubezpieczenia dla 3 osób, które na targach reprezentować będą Gminę Olsztyn. Ubezpieczenie musi obejmować odpowiedzialność od następstw nieszczęśliwych wypadków oraz odpowiedzialność cywilną w czasie podróży tam i z powrotem jak również podczas całego okresu pobytu. Polisę ubezpieczeniową wykonawca przekaże zamawiającemu przed rozpoczęciem podróży. 2.4.Wykonawca zobowiązany jest również do realizacji usługi marketingu bezpośredniego wysyłanie zaproszeń do potencjalnych inwestorów co najmniej na kilkanaście dni przed rozpoczęciem poszczególnych 4 imprez targowych (MIPIM w Cannes -Francja, Targi EIRE Mediolan - Włochy, EXPO REAL w Monachium - Niemcy, INVESTFIELD w Poznaniu). Wcześniejsze wysyłanie zaproszeń pozwoli na dotarcie z ofertą inwestycyjną do grupy docelowej. Realizacja zadania ma doprowadzić do potwierdzenia i organizacji minimum 10 - ciu potwierdzonych spotkań z potencjalnymi inwestorami. Spotkania odbędą się w trakcie trwania wszystkich wymienionych imprez targowych na stanowisku Gminy Olsztyn lub w ostateczności na stanowisku wskazanym przez inwestora. Zakładana liczba zaproszeń obejmuje 60 sztuk zaproszeń oddzielnie dla każdej z 4 imprez targowych. Łącznie należy rozesłać 240 zaproszeń. Wykonawca w ustalonym przez strony terminie przedstawi Zamawiającemu projekt zaproszenia. Zamawiający ewentualnie naniesie na niego swoje poprawki. Wykonawca jest zobowiązany do poprawienia przedstawionego projektu, zgodnie z wytycznymi Zamawiającego, do momentu jego ostatecznej akceptacji przez Zamawiającego. Zaproszenie zawierać będzie niezbędne informacje m.in. o godzinie i miejscu spotkania. Ponadto zaproszenie będzie zawierać nazwę zamawiającego, tytuł projektu: Termy jurajskie - promocja walorów inwestycyjnych gminy Olsztyn oraz logotypy RPO WSL na lata 2007 -2013 zgodnie z wytycznymi IŻ RPO WSL 2007-2013 w zakresie informacji i promocji oraz hasła promocyjne Gminy Olsztyn..

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.95.60.00-0.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 15.12.2013.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium

III.2) ZALICZKI

• 
  Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
  nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Warunek będzie spełniony, jeśli z oświadczenia o spełnianiu warunków art. 22 ust. 1 Pzp będzie wynikało, że wykonawca spełnia przedmiotowy warunek

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Warunek będzie spełniony, jeśli z oświadczenia o spełnianiu warunków art. 22 ust. 1 Pzp będzie wynikało, że wykonawca spełnia przedmiotowy warunek

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Warunek będzie spełniony, jeśli z oświadczenia o spełnianiu warunków art. 22 ust. 1 Pzp będzie wynikało, że wykonawca spełnia przedmiotowy warunek

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Warunek będzie spełniony, jeśli z oświadczenia o spełnianiu warunków art. 22 ust. 1 Pzp będzie wynikało, że wykonawca spełnia przedmiotowy warunek

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Warunek będzie spełniony, jeśli z oświadczenia o spełnianiu warunków art. 22 ust. 1 Pzp będzie wynikało, że wykonawca spełnia przedmiotowy warunek

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• 
  III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:
  

• 
  III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:
  

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy
  • wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu na potencjał innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji części zamówienia, przedkłada także dokumenty dotyczące tego podmiotu w zakresie wymaganym dla wykonawcy, określonym w pkt III.4.2.

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

1. Formularz Oferty, sporządzony na podstawie wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do SIWZ; 2. Dokumenty i oświadczenia potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust.1 ustawy Pzp oraz niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy wymienione w pkt 7.1 oraz 7.2 niniejszej SIWZ 3. Stosowne Pełnomocnictwo(a) - w przypadku, gdy upoważnienie do podpisania oferty nie wynika bezpośrednio ze złożonego w ofercie odpisu z właściwego rejestru albo zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej; 4. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, dokument ustanawiający Pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie niniejszego zamówienia publicznego.

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
tak

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Dopuszcza się możliwość dokonywania wszelkich nieistotnych zmian umowy za zgodą stron. Zamawiający przewiduje możliwość dokonywania istotnych zmian postanowień umowy, także w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, w następujących przypadkach: a) zmiany przepisów prawa obowiązujących po dacie zawarcia umowy, wywołujących potrzebę zmian umowy wraz ze skutkami wprowadzenia takich zmian - w takim przypadku zmianie mogą ulec wyłącznie zapisy umowy, do których odnoszą się zmiany przepisów prawa; b) ograniczenia przez Zamawiającego zakresu przedmiotu zamówienia z przyczyn, których nie można było przewidzieć w chwili zawierania umowy w szczególności w przypadku odwołania którychkolwiek targów inwestycyjnych, wówczas wykonawca zobowiązany jest do zaproponowania udziału w targach w innym mieście, c) zmiany uwarunkowań prawnych i formalnych realizacji umowy spowodowanych działaniem osób lub instytucji trzecich; d) wystąpienia siły wyższej; e) zmiany terminu wykonania zamówienia spowodowanej przyczynami leżącymi poza Wykonawcą i Zamawiającym, f) w zakresie zmiany powierzchni wystawienniczej, g) w przypadku, gdy terminy targów zostaną przesunięte przez ich organizatorów na rok 2014, Zamawiający może zrezygnować z udziału w danych targach, a Wykonawcy nie będą służyły roszczenia względem Zamawiającego z tytułu nie zrealizowania części umowy 2. Zmiany umowy będą dokonywane poprzez kolejno numerowane aneksy sporządzone przez strony w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.olsztyn.bip.jur.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Urząd Gminy Olsztyn Plac Marszałka Józefa Piłsudskiego 10, 42-256 Olsztyn pok. 16.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
30.11.2012 godzina 12:00, miejsce: Urząd Gminy Olsztyn Plac Marszałka Józefa Piłsudskiego 10, 42-256 Olsztyn Biuro Obsługi Interesanta.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
Zamówienie jest współfinansowane przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013 - Priorytet 1 Badania i rozwój technologiczny, innowacje i przedsiębiorczość w ramach projektu pn. Termy jurajskie - promocja walorów inwestycyjnych gminy Olsztyn. Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej..

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie