Świadczenie usług pocztowych oraz usług personalizowania, wydruku, konfekcjonowania, kopertowania i doręczania korespondencji

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia są usługi pocztowe świadczone na rzecz zamawiającego w obrocie krajowym i zagranicznym oraz ich ewentualnych zwrotów, zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia zgodnie z załącznikiem Nr 1 tabelą formularza ofertowego, z zastrzeżeniem, iż podane dane mają charakter szacunkowy i zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany ilości przesyłek danego rodzaju w każdym czasie.Zakres usług obejmuje przyjmowanie, przemieszczanie i doręczanie przesyłek pocztowych w obrocie krajowym oraz zagranicznym. Zakres usług obejmuje również zwrot do nadawcy przesyłek rejestrowanych po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy. Zapewnienie obsługi procesów wydruku, personalizacji druków, konfekcjonowania, kopertowania, przygotowania do wysyłki oraz wysyłki druków związanych z prowadzonymi postępowaniami, w tym: a)drukowanie dokumentów, b)zakopertowanie wydrukowanych dokumentów wraz z elementami dodatkowymi,c)dostarczanie korespondencji odbiorcom wskazanym przez Zamawiającego za potwierdzeniem odbioru, w tym EPO,d)odbieranie zwrotnej korespondencji, w tym potwierdzeń odbioru oraz korespondencji nie dostarczonej,e)przekazywanie Zamawiającemu raportów, zestawień i danych niezbędnych do okresowego rozliczania zleconych i wykonanych usług. Określenie przesyłki pocztowej oznacza:a)Przesyłki listowne nierejestrowane, w tym:przesyłki ekonomiczne;przesyłki priorytetowe;b)Przesyłki listowne rejestrowane, w tym:przesyłki rejestrowane ekonomiczne;przesyłki rejestrowane priorytetowe;przesyłki rejestrowane ekonomiczne za potwierdzeniem odbioru (ZPO);przesyłki rejestrowane priorytetowe za potwierdzeniem odbioru (ZPO PR);c)Paczki pocztowe rejestrowane; d)Przesyłki pobraniowe;f)Przekazy pocztowe;Świadczenie usług pocztowych w obrocie zagranicznym odbywają się na podstawie przepisów ustawy Prawo pocztowe, jeżeli międzynarodowe przepisy nie stanowią inaczej. W celu zapewnienia należytego wykonania zamawiający zobowiązuje wykonawcę do świadczenia usług doręczenia przesyłek do każdego wskazanego przez zamawiającego adresu. Odbioru przesyłek dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel wykonawcy po okazaniu stosownego upoważnienia. Przesyłki pocztowe odebrane przez wykonawcę od zamawiającego będą w stanie uporządkowanym według kategorii wagowej i rodzajowej, a przesyłki rejestrowane według wykazu listów poleconych. Po dokonaniu doręczenia wykonawca zobowiązany jest przekazać zamawiającemu formularz zwrotnego potwierdzenia odbioru przesyłki z wpisana datą jej otrzymania przez adresata oraz czytelnym podpisem zawierającym jego imię i nazwisko. Jeżeli do doręczenia przesyłki nie doszło pomimo dwukrotnego awizowania wykonawca zwraca przesyłkę do zamawiającego podając przyczynę niedoręczenia. W trakcie realizacji zamówienia rozliczenia pomiędzy wykonawcą a zamawiającym będą dokonywane na podstawie rzeczywistych ilości przesyłek i zwrotów odbieranych od zamawiającego według cen jednostkowych określonych w formularzu cenowym stanowiącym załącznik Nr 1 do SIWZ.Za okres rozliczeniowy przyjmuje się jeden miesiąc kalendarzowy na koniec którego w ciągu 21 dni wykonawca wystawi fakturę.Usługi pocztowe świadczone przez Wykonawcę, a nieobjęte przedmiotem zamówienia lub objęte przedmiotem zamówienia, a nie wycenione w formularzu cenowym w ofercie Wykonawcy mogą być świadczone w oparciu o obowiązujący regulamin świadczenia usług pocztowych Wykonawcy oraz jego aktualny cennik.Nadawanie przesyłek pocztowych objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich przekazania Wykonawcy przez Zamawiającego.Zamawiający nie dopuszcza przy nadawaniu przesyłek listowych dołączania materiałów reklamowych Wykonawcy.Warunkiem koniecznym do rozpoczęcia realizacji usług określonych w pkt. 3 jest przekazanie przez Zamawiającego SG Trzebielino w formie elektronicznej:a)zestawienia zawierającego informacje o przekazanych plikach i ich nazwach wraz z ilością rekordów,b)danych adresowych niezbędnych do wydruku książki nadawczej oraz druku potwierdzenie odbioru,c)plików PDF niezbędnych do wydruku i realizacji usług,d)pisemnego zlecenia. Dane adresowe i pliki do wydruku będą przekazywane oddzielnie dla przesyłek krajowych i zagranicznych.Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia materiałów produkcyjnych jakie będą wykorzystane w procesie realizacji usług określonych w pkt. 3 (papier, toner, koperty itp).Zamawiający wymaga aby zakończenie realizacji usług określonych w pkt. 3 nastąpiło w terminie nie dłuższym niż 2 dni robocze od daty odbioru danych, o których mowa w pkt. 14 przez Wykonawcę dla ilości do 1 000 otrzymanych rekordów dla ilości powyżej 1 000 otrzymanych rekordów 3 dni robocze,a)w jednym dniu roboczym będzie przekazywane jedno zlecenie,b)realizacja zleceń odbywać się będzie w dniach roboczych, tj. od poniedziałku do piątku w godz. 8;15. Wykonawca zobowiązany jest nadać wytworzoną korespondencję i przekazywać Zamawiającemu na bieżąco potwierdzenia nadania i realizacji przedmiotu umowy, nie później jednak niż w terminie 1 dnia roboczego, liczonego od dnia nadania przesyłek, drogą elektroniczną, pocztowe książki nadawcze w formie zeskanowanego obrazu z widocznymi stemplami pocztowymi (format PDF) i w formie elektronicznej w formacie CSV.Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia aplikacji umożliwiającej Zamawiającemu śledzenie przesyłek listowych poleconych poprzez automatyczną wymianę danych, od momentu nadania do doręczenia, w tym również w formie elektronicznego potwierdzenia odbioru (EPO) przez okres co najmniej 6 m-cy od dnia nadania, poprzez automatyczną integrację z systemem Zamawiającego, a także w formie indywidualnego ręcznego wyszukiwania danej przesyłki w formie elektronicznej. Serwer Zamawiającego musi mieć możliwość automatycznego śledzenia przesyłek w systemie Wykonawcy (wymiana plików, danych). Zamawiający będzie uprawniony do śledzenia przesyłek listowych również po rozwiązaniu umowy, przez okres zadeklarowany przez Wykonawcę w formularzu ofertowym, nie krótszy niż 6 m-cy od dnia nadania. Zamawiający będzie przekazywał Wykonawcy dane do wykonania wydruku dokumentów na wskazany przez Wykonawcę adres serwera ftp, przy zastosowaniu bezpiecznego protokołu komunikacyjnego sftp. Wykonawca udostępni Zamawiającemu zasoby dyskowe, oraz przekaże dane dotyczące konta użytkownika i hasła dostępu do serwera ftp.Przekazanie danych drogą elektroniczną odbywać się będzie zgodnie z poniższymi zasadami szyfrowania danych:a)do szyfrowania danych używany będzie program Gpg4win (GNU Privacy Guard for Windows) oparty na międzynarodowym otwartym standardzie OpenPGP (RFC 2440) lub równoważne, b)wykorzystane będzie szyfrowanie asymetryczne przesyłanych plików przy zastosowaniu kluczy kryptograficznych (prywatny i publiczny),c)w czasie przekazywania kluczy szyfrujących stronie przeciwnej, klucze szyfrujące będą zabezpieczone przed dostępem osób nieupoważnionych oraz przekazane drugiej stronie w taki sposób, aby próba ich odczytania przez osoby nieupoważnione była każdorazowo widoczna,d)klucze szyfrujące będą używane tylko i wyłącznie, gdy zostaną przekazane w stanie nienaruszonym,e)klucze szyfrujące będą przechowywane w miejscu innym niż miejsce przetwarzania danych i zabezpieczone przed przypadkowym dostępem osób nieupoważnionych, f)dostęp do kluczy szyfrujących będą miały tylko upoważnione osoby obu stron. Każda ze stron prowadzi ewidencję osób upoważnionych do dostępu do kluczy szyfrujących,g)klucze szyfrujące mogą znajdować się w systemie komputerowym tylko w czasie szyfrowania i deszyfrowania danych,h)czas użytkowania klucza szyfrującego będzie wynosił 1 rok,i)klucze szyfrujące będą użytkowane do chwili, gdy zaistnieje podejrzenie kompromitacji (ujawnienia) klucza szyfrującego lub do upływu okresu ważności klucza szyfrującego, j)kompromitację klucza szyfrującego należy zgłosić natychmiast po ujawnieniu tego faktu,k)skompromitowanego klucza szyfrującego nie można używać do czasu wygenerowania nowego klucza szyfrującego,l)zmiana klucza szyfrującego będzie poprzedzona każdorazowo pisemnym powiadomieniem,m)klucze szyfrujące będą użytkowane tylko i wyłącznie do przesyłania plików objętych umową,n)szyfrowania danych dokona Zamawiający przed przekazaniem danych do Wykonawcy,a Wykonawca będzie deszyfrować dane po ich otrzymaniu.Dane z serwera ftp będą każdorazowo po pobraniu do realizacji usuwane przez Wykonawcę.Zamawiający zobowiązuje się wykorzystywać dostęp do serwera ftp Wykonawcy tylko w celach realizacji przedmiotu umowy. Usługi pocztowe będą świadczone zgodnie z obowiązującymi przepisami, a w szczególności z:Ustawą z dnia 23 listopada 2012 roku Prawo pocztowe (tekst jednolity Dz. U. z 2012 roku poz. 1529 ze zm.);Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 26 listopada 2003 roku w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2013 roku poz. 1468 ze zm.);Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2001 roku Nr 137, poz. 1541 ze zm.);Kodeks postępowania administracyjnego z dnia 14 czerwca 1960 roku (Dz. U. z 2013 roku poz. 267); Kodeks cywilny z dnia 23 kwietnia 1964 roku (tj. Dz. U. z 2014 roku poz. 121 ze. zm.).Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 czerwca 2003 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu doręczania pism sądowych w postępowaniu karnym (Dz. U. Nr 108, poz. 1022 z późn. zm.),Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakimi powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004 r. nr 100, poz. 1024), ustawią z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity Dz.U. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.), ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks postępowania karnego (Dz. U. Nr 89, poz. 555 z późn. zm.),