OBSŁUGA BANKOWA BUDŻETU GMINY SZUBIN I JEDNOSTEK BUDŻETOWYCH GMINY W OKRESIE OD 1.05.2017r. DO 30.04.2020r.

Opis przedmiotu przetargu: OBSŁUGA BANKOWA BUDŻETU GMINY SZUBIN I JEDNOSTEK BUDŻETOWYCH GMINY W OKRESIE OD 1.05.2017r. DO 30.04.2020r. 1. Rodzaj zamówienia: usługi 2. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa bankowa budżetu gminy Szubin i jednostek organizacyjnych gminy w okresie od 1.05.2017 do 30.04.2020: 1) Urzędu Miejskiego w Szubinie; 2) Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Szubinie; 3) Gimnazjum nr 1 w Szubinie; 4) Szkoła Podstawowa nr 1 w Szubinie,; 5) Szkoła Podstawowa w Turze; 6) Szkoła Podstawowa w Kołaczkowie; 7) Szkoła Podstawowa w Królikowie; 8) Samorządowe Przedszkole nr 2 w Szubinie; 9) Samorządowe Przedszkole nr 3 w Szubinie; 10) Zespół Szkół w Szubinie; 11) Zespół Szkół w Kowalewie; 12) Zespół Szkół w Rynarzewie. 3. Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje w szczególności: 1) Otwarcie, prowadzenie i likwidacja rachunków bieżących dla 12 jednostek organizacyjnych; 2) Otwarcie, prowadzenie i likwidacja rachunków pomocniczych (m.in.: Funduszu Mieszkaniowego- dla 3 jednostek, sum depozytowych dla 1 jednostki, Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych dla 12 jednostek) Liczba otwieranych i prowadzonych rachunków może ulegać zmianie w zależności od rzeczywistych potrzeb Zamawiającego. Na dzień ogłoszenia przetargu szacuje się liczbę rachunków pomocniczych – 20, 3) Dokonywanie operacji bankowych: a) realizacja przelewów w czasie rzeczywistym, b) przyjmowanie wpłat gotówkowych nie krócej niż w godzinach od 8.00 do 15.00, c) dokonywanie wypłat gotówkowych nie krócej niż w godzinach od 8.00 do 15.00, w tym: - wypłata wynagrodzeń, umów-zleceń, umów o dzieło, nagród itp., - wypłata świadczeń: rodzinnych, wychowawczych, rodzicielskich, z funduszu alimentacyjnego, pielęgnacyjnych, zapomóg, innych rodzajów zasiłku, dodatków energetycznych i mieszkaniowych, zwrot podatku akcyzowego zawartego w cenie paliwa oraz stypendiów sportowych, szkolnych i socjalnych, - wypłata delegacji, ryczałtów , diet, inkasa, kaucji, pożyczek, - zwroty, nadpłaty i inne. 4) Automatyczną identyfikację masowych płatności tj. prowadzenie wirtualnych numerów rachunków dla Urzędu Miejskiego. Na dzień ogłoszenia przetargu liczbę rachunków wirtualnych szacuje się na 5.950 rachunków; 5) Zapewnienie szyfrowanego dostępu do strony systemu bankowości internetowej w okresie realizacji zamówienia w każdej obsługiwanej jednostce, bazującego na przeglądarce internetowej, która umożliwi w szczególności: a) uzyskiwanie w czasie rzeczywistym informacji o wszystkich operacjach i saldach na obsługiwanych rachunkach, b) przeszukanie zbioru wszystkich operacji na rachunkach wg nazwy kontrahenta, rachunku kontrahenta, daty, kwoty i innych kryteriów możliwych do wyodrębnienia w zbiorze operacji: - export/import danych do innych systemów ( np. do systemu finansowo-księgowego),składanie poleceń przelewu ze wszystkich dostępnych rachunków, - czas otrzymywania wyciągów z załącznikami najpóźniej do godz. 10.00 następnego dnia roboczego, - uznawanie i obciążanie rachunków w dniu operacji, - monitorowanie operacji i sporządzanie z wybranego okresu obsługi wyciągów dla wszystkich operacji, - możliwość podglądu przez Zamawiającego rachunków gminnych jednostek organizacyjnych, c) składanie poleceń przelewów z datą przyszłą, d) import przelewów przygotowanych w systemie finansowo-księgowym Zamawiającego wszystkich jednostek organizacyjnych do systemu elektronicznej obsługi rachunków bankowych, e) umożliwienie pracy wielu użytkownikom w wersji jednostanowiskowej jak i sieciowej z przyznaniem uprawnień użytkownika na podstawie podanej nazwy użytkownika i hasła, f) generowanie i przechowywanie wyciągów bankowych jako zestawienia operacji na poszczególnych rachunkach bankowych w formie pliku elektronicznego, które nie wymagają podpisu ani stempla najpóźniej do godziny 10:00 następnego dnia roboczego, g) przeszkolenie i doradztwo w zakresie obsługi systemu elektronicznej bankowości wyznaczonych pracowników jednostek w okresie realizacji zamówienia (bez dodatkowych opłat), h) instalacja, serwis i konserwacja systemu prowadzony będzie bez dodatkowych opłat, 6) W przypadku awarii systemu elektronicznej obsługi rachunków bankowych, nastąpi realizacja przelewów w formie papierowej ( bez dodatkowych opłat); 7) Lokowanie środków pieniężnych pozostających na lokatach krótkoterminowych na podstawie odrębnych dyspozycji Zamawiającego (Zamawiający zastrzega sobie prawo do lokowania wolnych środkach finansowych w innych instytucjach finansowych); 8) Możliwość lokowania wolnych środków pieniężnych na rachunku bieżącym Urzędu Miejskiego w Szubinie oraz na rachunkach funduszy świadczeń socjalnych i mieszkaniowych i sum depozytowych na okresy krótkoterminowe np.: 7 dni, 14 dni, 21 dni dostępne w ofercie banku z możliwością ich automatycznej prolongaty; 9) Udzielanie kredytu krótkoterminowego w rachunku bieżącym budżetu Gminy, który zostanie przeznaczony na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu gminy na następujących warunkach: a) kredyt krótkoterminowy będzie miał charakter odnawialny i w każdym roku budżetowym każdorazowo uruchamiany po przekazaniu Wykonawcy stosownej uchwały Rady Miejskiej w Szubinie lub Zarządzenia Burmistrza Szubina oraz podpisaniu umowy o kredyt krótkoterminowy, b) wykorzystywanie kredytu będzie następowało poprzez obciążenie rachunku bieżącego Gminy bez potrzeby dodatkowych dyspozycji Zamawiającego, c) w roku zawarcia umowy Wykonawca zobowiązany jest udzielić kredytu krótkoterminowego w wysokości do 2.000.000 zł. W kolejnych latach budżetowych wysokość kredytu wynikać będzie z określonego przez Radę Miejską w Szubinie w uchwale budżetowej upoważnienia do zaciągania kredytu na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu Gminy. Kwota kredytu nigdy nie przekroczy limitu ustalonego w odrębnej umowie, d) kredyt udzielony zostanie bez opłat i prowizji, a jedynym kosztem dla Zamawiającego będą odsetki od rzeczywiście wykorzystanej kwoty kredytu, e) każdy wpływ na rachunek bieżący będzie powodował automatyczne zmniejszenie salda kredytu, f) kredyt będzie spłacany nie później niż ostatniego dnia roboczego danego roku, a w ostatnim roku obowiązywania umowy do ostatniego dnia jej obowiązywania, g) oprocentowanie kredytu krótkoterminowego będzie opierało się o stopę WIBOR 1M powiększoną /pomniejszoną o zaoferowaną przez Wykonawcę stałą marżę (z oferty) h) zabezpieczenie kredytu w rachunku bieżącym budżetu Gminy stanowić będzie weksel in blanco wraz z deklaracja wekslową. Kontrasygnata Skarbnika Gminy zostanie złożona tylko na deklaracji wekslowej. Zamawiający dopuszcza możliwość podpisania oświadczenia o poddaniu się egzekucji w oparciu o art. 97 ustawy Prawo bankowe z dnia 29.08.1997r. i) do celów przygotowania oferty przyjęto średnie prognozowane zadłużenie w ramach kredytu w rachunku bieżącym na poziomie 1.500.000 zł w okresie 360 dni w ratach malejących płatnych miesięcznie w każdym roku obowiązywania umowy, 10) Zapewnienie obsługi gotówkowej dla wszystkich jednostek gminnych, w tym: a) wypłat i wpłat gotówki, b) dostarczanie książeczek czekowych w celu realizacji czeków, 11) „Zerowanie” rachunków bankowych zgodnie z dyspozycjami jednostek budżetowych, polegające na przekazaniu w ostatnim dniu roboczym każdego roku kwot pozostałych na tych rachunkach na wskazany rachunek bankowy; 12) Udostępnianie wyciągów bankowych dla jednostek organizacyjnych wymienionych w ust. 2. 4. Oprocentowanie środków na rachunku płatnym na żądanie odbywać się będzie w odstępach miesięcznych, na wszystkich rachunkach bankowych jednostek wg oferty złożonej w formularzu ofertowym, tabela nr 3. 5. Zamawiający zastrzega, iż ilość operacji bankowych, rachunków w PLN i w walucie obcej, stanowisk obsługi bankowości elektronicznej i innych usług wymienionych w Formularzu ofertowym i SIWZ może w trakcie trwania umowy ulec zmianie np. wskutek uregulowań prawnych, które będą nakładały na Zamawiającego obowiązek otwarcia wyodrębnionych rachunków bankowych dla wskazanych operacji finansowych, pojawienia się nowych rozwiązań technicznych, powstania nowych jednostek organizacyjnych Zamawiającego bądź zmian organizacyjnych Zamawiającego itp. Wobec, czego wynagrodzenie Banku za ich obsługę naliczane będzie w analogiczny sposób jak w wyłonionej ofercie Banku złożonej do obowiązującej SIWZ. 6. Bank zapewni, iż zwiększenie ilości i wolumenu rodzaju usług wymienionych w Formularzu Ofertowym i SIWZ nie będzie powodowało zmiany zaoferowanych stawek opłat i prowizji bankowych. 7. Zawierana umowa z Bankiem musi spełniać wymogi ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ze szczególnym uwzględnieniem przepisu art. 93. ust.1. „Jednostki sektora finansów publicznych, z wyjątkiem Skarbu Państwa, nie mogą zaciągać pożyczek lub kredytów, emitować papierów wartościowych oraz udzielać poręczeń i gwarancji, których wartość nominalna należna do zapłaty w dniu wymagalności, wyrażona w złotych, nie została ustalona w dniu zawierania transakcji”. 8. Zamawiający dopuszcza podpisanie odrębnych umów na poszczególne usługi przewidziane w ramach wykonania umowy kompleksowej obsługi bankowej wskazane w niniejszej SIWZ. 9. Bank poniesie każdorazowo finansową odpowiedzialność za: 1) skutki niewłaściwej realizacji zleconych przepływów finansowych, za nieterminową realizację zleceń płatniczych, za zrealizowanie zleceń płatniczych w kwocie niezgodnej z dyspozycją płatniczą lub zrealizowanie zleceń płatniczych na niewłaściwy rachunek bankowy tj. inny niż wskazany przez zleceniodawcę; 2) brak możliwości dokonania przez Zamawiającego terminowej płatności wynikający z wadliwie funkcjonującego systemu bankowości elektronicznej. 10. Siedziba banku, oddział, filia powinna się znajdować w Szubinie. Wymagane jest również posiadanie lub utworzenie, co najmniej dwóch punktów kasowych w miejscach innych niż siedziba banku, oddziału bądź filii, w tym jedna na terenie miasta Szubina. 11. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania i dostarczenia do Zamawiającego projektu umowy w terminie 5 dni od dnia rozstrzygnięcia postępowania. W projekcie umowy należy ująć wszystkie postanowienia rozdziału III SIWZ oraz postanowienia rozdziału XX SIWZ. 12. Wymagania dotyczące zatrudnienia przez wykonawcę na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności w zakresie realizacji zamówienia zostały określone poniżej: 1) Na podstawie art. 29 ust. 3a w związku z art. 36 ust. 2 pkt 8a ustawy Pzp, zamawiający wymaga zatrudnienia osób fizycznych na podstawie umowy o pracę przez wykonawcę lub podwykonawcę - wykonujących niezbędne czynności w trakcie realizacji zamówienia obejmujące: a) sporządzanie i wydawanie wyciągów bankowych, b) otwieranie i prowadzenie rachunków, c) wydawania druków czeków, d) wydawanie zaświadczeń, opinii i historii prowadzenia rachunków bankowych, e) przeszkolenie wskazanych pracowników w zakresie obsługi oprogramowania, f) prowadzenie obsługi kasowej w punktach kasowych, o których mowa w ust.10; 2) Wykonawca przy realizacji zamówienia zatrudni ww. osoby na cały okres realizacji zamówienia. Zatrudnienie winno nastąpić na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę, w rozumieniu ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 2016 r. poz. 1666, ze zm.) lub właściwych przepisów państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania; 3) Na etapie składania oferty Wykonawca oświadcza w formularzu ofertowym, że zatrudni osoby fizyczne lub zobowiąże podwykonawcę do zatrudnienia osób fizycznych wykonujących czynności wymienione w pkt.1 Najpóźniej w dniu podpisania umowy Wykonawca, którego oferta została wybrana, jako najkorzystniejsza dostarczy Zamawiającemu oświadczenie o pracownikach zatrudnionych na umowę o pracę, przeznaczonych do realizacji zamówienia, ze wskazaniem podstawy dysponowania tymi osobami w celu potwierdzenia spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez wykonawcę lub podwykonawcę osób wykonujących wskazane w pkt. 1 czynności w trakcie realizacji zamówienia, które stanowić będzie załącznik do umowy; 4) Wykonawca zobowiązuje się, że Pracownicy wykonujący przedmiot zamówienia będą w okresie realizacji zamówienia zatrudnieni na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2016 r., poz. 1666 ze zm.) oraz otrzymywać wynagrodzenie za pracę równe lub przekraczające równowartość minimalnego wynagrodzenia albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (tj. Dz.U. z 2015 r., poz. 2008 ze zm.), 5) W trakcie realizacji zamówienia zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec wykonawcy odnośnie spełniania przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w pkt. 1 czynności. Zamawiający uprawniony jest w szczególności do: a) żądania oświadczeń w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów i dokonywania ich oceny, b) żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów, c) przeprowadzania kontroli na miejscu wykonywania świadczenia. 6) W trakcie realizacji zamówienia na każde wezwanie zamawiającego w wyznaczonym w tym wezwaniu terminie nie krótszym niż 3 dni robocze wykonawca przedłoży zamawiającemu wskazane poniżej dowody w celu potwierdzenia spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez wykonawcę lub podwykonawcę osób wykonujących wskazane w pkt. 1 czynności w trakcie realizacji zamówienia: a) Oświadczenie wykonawcy lub podwykonawcy o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności, których dotyczy wezwanie zamawiającego. Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że objęte wezwaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem liczby tych osób, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu wykonawcy lub podwykonawcy – Załącznik nr 5 do SIWZ; 7) Z tytułu niespełnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w pkt. 1 czynności zamawiający przewiduje sankcję w postaci obowiązku zapłaty przez wykonawcę kary umownej w wysokości określonej w istotnych postanowieniach umowy. Niezłożenie przez wykonawcę lub podwykonawcę w wyznaczonym przez zamawiającego terminie oświadczenia w celu potwierdzenia spełnienia przez wykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę traktowane będzie, jako niespełnienie przez wykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w pkt. 1 czynności; 8) W przypadku uzasadnionych wątpliwości, co do przestrzegania prawa pracy przez wykonawcę, zamawiający może zwrócić się o przeprowadzenie kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy; 9) Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany osób, przy pomocy, których wykonawca lub podwykonawca świadczyć będzie przedmiot zamówienia, na inne osoby z zachowaniem wymogów dotyczących zatrudniania tych osób na podstawie umowy o pracę przy realizacji czynności wymienionych w pkt. 1, na pozostały okres realizacji przedmiotu zamówienia. O planowanej zmianie osób, przy pomocy, których wykonawca lub podwykonawca realizuje przedmiot zamówienia, wykonawca zobowiązany jest niezwłocznie powiadomić zamawiającego na piśmie przed dopuszczeniem tych osób do wykonywania prac wymienionych w pkt. 1. 13. Za niedopełnienie wymogu zgłoszenia zmiany osoby/osób zatrudnionych przy realizacji przedmiotu zamówienia na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów Kodeksu Pracy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne określone w istotnych postanowieniach umowy. 14. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca w umowie z podwykonawcą zawarł postanowienia określone w istotnych postanowieniach umowy, dotyczące zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez podwykonawcę osób wykonujących niezbędne czynności wskazane w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia, polegające na wykonywaniu pracy w rozumieniu art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. kodeks pracy (tj. Dz. U. z 2016 r., poz. 1666). 15. Dodatkowe informacje: 1) Sprawozdania finansowe oraz dane z realizacji budżetu Gminy, a także opinie Regionalnej Izby Obrachunkowej znajdują się na stronie BIP Urzędu Miejskiego w Szubinie – www.bip.szubin.pl 2) budżet gminy Szubin na 2017rok według stanu na dzień 10 marca 2017r. wynosi: - dochody - 96.628.450,07 zł, - wydatki - 109.229.416,07 zł, - przychody - 13.903.798,00 zł - rozchody - 1.302.832,00 zł.