Kompleksowa organizacja i przeprowadzenie konferencji tematycznej podsumowującej działalność Obserwatorium Integracji Społecznej, działającego w strukturach Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Toruniu, pn. Rola i znaczenie badań społecznych w kreowaniu regionalnej i lokalnej polityki społecznej, wraz z usługą cateringową

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i przeprowadzenie konferencji tematycznej podsumowującej działalność Obserwatorium Integracji Społecznej, działającego w strukturach Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Toruniu, pn. Rola i znaczenie badań społecznych w kreowaniu regionalnej i lokalnej polityki społecznej, wraz z usługą cateringową. Konferencja będzie skierowana m.in. do: a) przedstawicieli wojewódzkich władz administracji samorządowej i rządowej, b) radnych województwa kujawsko-pomorskiego, c) pracowników ośrodków pomocy społecznej z województwa kujawsko-pomorskiego, d) pracowników powiatowych centrów pomocy rodzinie z województwa kujawsko-pomorskiego. Wykonawca zobowiązany jest zrealizować przedmiot zamówienia według opisu zawartego w załączniku nr 1 do SIWZ, a w szczególności do: 1) merytorycznego opracowania, przeprowadzenia i obsługi konferencji; 2) ustalenia szczegółowego programu konferencji w uzgodnieniu z Zamawiającym; Wykonawca przekaże Zamawiającemu zaakceptowany program w wersji elektronicznej z możliwością edycji (w wersji Word lub cdr) najpóźniej w terminie 2 dni roboczych po zawarciu umowy; 3) zapewnienia, w porozumieniu z Zamawiającym, w sesji plenarnej: 1 przedstawiciela Centrum Rozwoju Zasobów Ludzkich; pracownika naukowego - specjalistę w obszarze badań społecznych, legitymującego się dorobkiem naukowym i udziałem w charakterze wykładowcy w konferencjach (z wyłączeniem wykładów akademickich) o zbliżonej tematyce; 3 przedstawicieli 3 różnych ośrodków pomocy społecznej/powiatowych centrów pomocy rodzinie, (każde wystąpienie zaprezentowane jest przez innego prelegenta); 4) zapewnienia opiekunów organizacyjnych obecnych podczas trwania konferencji oraz obsługi technicznej konferencji (3 osoby); 5) przygotowania, w porozumieniu z Zamawiającym, banera tematycznego w formie prezentacji multimedialnej, wyświetlanej na ekranie na wstępie i w przerwach konferencji; zawierającej m.in. treści: tytuł konferencji, informacje o organizatorze oraz o finansowaniu ze środków unijnych, wymagane logotypy; 6) przygotowania identyfikatorów imiennych dla prelegentów i osób prowadzących konferencję oraz organizatorów konferencji; 7) dystrybucji wśród uczestników konferencji materiałów informacyjnych i promocyjnych dostarczonych przez Zamawiającego, np. ulotki, publikacje; 8) aranżacji przestrzennej miejsca konferencji z wykorzystaniem materiałów promocyjno-informacyjnych powierzonych przez Zamawiającego, m. in. stojaków reklamowych, ścianki reklamowej, plakatów; 9) zapewnienia sali konferencyjnej spełniającej wymagania Zamawiającego; 10) zapewnienia obsługi cateringowej, zgodnie z wymaganiami Zamawiającego; 11) zorganizowania i obsługi recepcji konferencji, rejestracji gości; 12) przygotowania prezentacji prelegentów, które będą wykorzystane podczas konferencji, w jednolitej szacie graficznej i przekazania ich Zamawiającemu drogą mailową najpóźniej na 5 dni roboczych przed datą konferencji; 13) rozdania wszystkim uczestnikom konferencji pakietu materiałów konferencyjnych; 14) wydrukowania 250 zaproszeń oraz 250 kart zgłoszeniowych /wg wzoru dostarczonego przez Zamawiającego/ i dostarczenie ich do siedziby Zamawiającego w terminie 5 dni roboczych od przekazania przez Zamawiającego wzoru zaproszenia oraz karty zgłoszeniowej; 15) wydrukowania, rozdania wszystkim uczestnikom i zebrania ankiet ewaluacyjnych, podczas konferencji; 16) wydania uczestnikom konferencji zaświadczeń o udziale w konferencji według wzoru uzgodnionego z Zamawiającym; 17) sporządzenia sprawozdania z przeprowadzonej konferencji i przekazania go Zamawiającemu po jej przeprowadzeniu. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został zawarty w załączniku nr 1 do SIWZ