Organizacja konferencji podsumowującej projekt SORE działają w szkole - nowy model systemu doskonalenia nauczycieli w powiecie giżyckim

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem niniejszego zamówienia jest organizacja konferencji podsumowującej projekt SORE działają w szkole - nowy model systemu doskonalenia nauczycieli w powiecie giżyckim, która odbędzie się 22 czerwca 2015 r. Uczestnikami konferencji będzie 200 osób. Miejsce konferencji nie może być oddalone dalej niż 25 km od siedziby Zamawiającego (ul. Smętka 7, Giżycko. W celu zweryfikowania czy oferta jest zgodna z SIWZ, Wykonawca wskaże w formularzu oferty miejsce konferencji i poda dokładny adres. Zamawiający zmierzy odległość w km od miejsca konferencji do siedziby Zamawiającego za pomocą narzędzia dostępnego pod adresem: http://www.zumi.pl/trasa.html UWAGA!!! W przypadku, gdy obiekt konferencji będzie położony poza granicami administracyjnymi miasta Giżycko, Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia transportu wszystkim uczestnikom konferencji do miejsca docelowego oraz transportu powrotnego po zakończeniu konferencji (szczegóły ewentualnego transportu zostaną omówione z wybranym Wykonawcą). Koszty ewentualnego transportu ponosi Wykonawca. Obowiązki Wykonawcy: 1. Zapewnienie sali konferencyjnej dla 200 osób z wyposażeniem multimedialnym (projektor multimedialny, nagłośnienie, mikrofony) - w dniu konferencji od godz. ok. 10.00 do godz. ok. 15.30 Wymagania dotyczące sali konferencyjnej: - nagłośnienie i wyposażenie multimedialne - wbudowane - ustawienie krzeseł - amfiteatralne - wysokość sali -nie mniej niż 4 m, zapewniona sztuczna lub naturalna wentylacja, - sala dostosowana pod względem akustycznym -powierzchnia sali konferencyjnej nie mniej niż 250 m2 - duży ekran projekcyjny o wymiarach minimum 3m na 3m, zapewniona dobra widoczność na ekranie - zamawiający wyklucza możliwość zorganizowania konferencji na hali sportowej 2. Zapewnienie cateringu dla uczestników konferencji Catering będzie składał się z: a) ciągłej przerwy kawowej, rozumianej, jako poczęstunek dla 200 osób dostępny przez cały czas trwania konferencji, w skład, którego wchodzić będzie: -kawa, herbata, mleczko, cukier, cytryna - bez ograniczeń ilościowych -przekąski różne: kanapki dekoracyjne lub tartinek (na słono), rogaliki lub rożki z ciasta drożdżowego lub francuskiego z nadzieniem różnego rodzaju, mini drożdżówki, kruche ciasteczka - bez ograniczeń ilościowych -owoce min. 3 rodzaje - bez ograniczeń ilościowych -napoje niegazowane: woda z cytryną bez ograniczeń ilościowych, soki bez ograniczeń ilościowych- minimum 3 rodzaje do wyboru gości 3. obiadu dla 200 osób po zakończeniu konferencji od ok. godz. 15.30 do 16.30. Zamawiający wymaga, aby obiad składał się z: -Zupy min. 350 ml/osobę -II dania: danie mięsne min. 150 g/osobę + ziemniaki min. 250 g/osobę lub inny dodatek węglowodanowy, zestaw surówek min. 100 g/osobę -Napoje niegazowane: soki lub kompot min. 200 ml/osobę -Deser min. 150 g/osobę -Czas podania obiadu nie dłuższy niż 25 minut. -Wykonawca usługi zapewni obsługę, rozstawienie i bieżącą wymianę naczyń oraz dbałość o estetykę miejsca podawania wyżywienia. -Dania obiadowe muszą być podane na ciepło. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany godzin przebiegu konferencji. Wykonawcy ponoszą wyłączną odpowiedzialność za zbadanie z należytą starannością SIWZ i każdego uzupełnienia (zmiana SIWZ, wyjaśnienie treści SIWZ) do SIWZ wydanego podczas postępowania o udzielenie zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wizji lokalnej w sali konferencyjnej, wskazanej przez Wykonawcę przed podpisaniem umowy w sprawie niniejszego zamówienia.