Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Powiatowego Urzędu Pracy w Płońsku w zakresie przyjmowania, przemieszczenia i doręczania przesyłek pocztowych oraz zwrotu przesyłek niedoręczonych w okresie 01.01.2017r. – 31.12.2017r.

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest: Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Powiatowego Urzędu Pracy w Płońsku w zakresie przyjmowania, przemieszczenia i doręczania przesyłek pocztowych oraz zwrotu przesyłek niedoręczonych w okresie 01.01.2017r. – 31.12.2017r. 2. Wspólny Słownik Zamówień (CPV) - 64110000-0 – usługi pocztowe. 3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera Rozdział II. I. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Powiatowego Urzędu Pracy w Płońsku w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek listowych i paczek, zgodnie z ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz.U. z 2012 r. poz. 1529), zwrotu przesyłek niedoręczonych oraz transportu przesyłek w okresie od dnia następującego po dniu podpisania umowy, nie wcześniej jednak niż od 1.01.2017 r. do dnia 31.12.2017 r. 2. Przez Wykonawcę rozumie się podmiot uprawniony do wykonywania usług pocztowych w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek w obrocie krajowym i zagranicznym. 3. Przesyłką pocztową jest rzecz opatrzona oznaczeniem adresata i adresem, przedłożoną do przyjęcia przez operatora w celu przemieszczenia i doręczenia adresatowi. Do przesyłek pocztowych zalicza się w szczególności: 1) przesyłki listowe: a) zwykłe - przesyłki nierejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym ; b) zwykłe priorytetowe - przesyłki nierejestrowane listowne najszybszej kategorii (deklarowany termin dostarczania przesyłek w następnym dniu po dniu nadania D+1 pod warunkiem nadania do godziny 15:00); c) polecone - przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii (deklarowany termin dostarczania przesyłek D+3); d) polecone priorytetowe - przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii (deklarowany termin dostarczania przesyłek w następnym dniu po dniu nadania D+1 pod warunkiem nadania do godziny 15:00); e) polecone za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) – przesyłki nie będące przesyłkami najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym i zagranicznym; f) polecone priorytetowe za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) – przesyłki najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym i zagranicznym; g) przesyłki listowe z zadeklarowaną wartością; h) Gabaryty przesyłek: Gabaryt A – to przesyłka o wymiarach: minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, maksimum – żaden z wymiarów nie może przekroczyć długości 325 mm, szerokość 230 mm, wysokość 20 mm. Gabaryt B – to przesyłka o wymiarach: minimum – jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 325 mm lub szerokość 230 mm lub wysokość 20 mm, maksimum – suma długości , szerokości i wysokości nie może być większa 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długości) nie może przekroczyć 600 mm. 2)Paczki pocztowe: a) zwykłe –rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii ( do 3 dni od dnia nadania); b) priorytetowe – rejestrowane najszybszej kategorii (termin deklarowany w następnym dniu roboczym po dniu nadania do godz. 15:00). c) Gabaryty paczek: „GABARYT A to paczki o wymiarach: MINIMUM - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 m MAKSIMUM - żaden z wymiarów nie może przekroczyć : długość 600 mm, GABARYT B to paczki o wymiarach: MINIMUM - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm. MAKSIMUM - suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość - 3000mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm.”. 3)Przesyłki kurierskie Przesyłki najszybszej kategorii z gwarantowanym terminem doręczenia w następnym dniu roboczym po dniu nadania w obrocie krajowym, przyjęte za potwierdzeniem nadania doręczone za pokwitowaniem odbioru o wadze do 5 kg. Przesyłki kurierskie o wymiarach: MINIMUM - 10 cm x 16 cm MAKSIMUM - (długość + szerokość + wysokość) nie więcej niż 250 cm, przy czym największy wymiar (długość) nie może przekroczyć 150 cm 4. Przesyłki pocztowe przygotowane do wyekspediowania będą dostarczane przez Zamawiającego do placówek pocztowych Wykonawcy wskazanych w umowie, od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy, w godzinach 800-1600, na terenie miasta Płońsk i miasta Raciąż. 5. Odbiór przesyłek potwierdzać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy. 6. Wymagania w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia wynikają z następujących przepisów: a) Ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku Prawo pocztowe (Dz.U. z 2012 r. nr 951 poz.1529), b) Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2000 r. nr 98 poz. 1071 z późn. zm) c) Ustawy z dnia 17 listopada 1964 roku Kodeks Postępowania Cywilnego (Dz.U. z 1964 r. nr 43 poz. 296 z późn. zm), d) Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (tj. z 2015 r., poz.2164 z późn. zm), które powinni spełniać Wykonawcy.” e) Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013r. w sprawie wykonania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013 r. poz. 545), 7. Wykonawca będzie doręczał przesyłki krajowe zaliczone do usług pocztowych z zachowaniem wskaźników terminowości doręczeń przesyłek w obrocie krajowym wskazanym w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 1468). 8. Przesyłki nadawane przez Zamawiającego dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego wskazanego miejsca w kraju i za granicą . 9. Dla przesyłek ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru, niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki , nie później jednak niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia doręczenia przesyłki. 10. Wykonawca jest zobligowany do żądania od odbiorców prawidłowego wypełnienia zwrotnych potwierdzeń odbioru (czytelne podpisy, pieczęcie firm). 11. W przypadku nieobecności adresata, dot. przesyłek poleconych i poleconych ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru, przedstawiciel Wykonawcy postąpi zgodnie z właściwymi przepisami KPA, KPK, KPC tj. w przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie dostarczenia przesyłki ze wskazaniem gdzie i kiedy adresat może odebrać list lub przesyłkę. Termin do odbioru przesyłki przez adresata wynosi 14 dni roboczych liczonych od dnia następnego po dniu pozostawienia pierwszego awizo, w tym terminie przesyłka jest „awizowana” dwukrotnie. Po upływie terminu odbioru, przesyłka zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata. Wykonawca jest zobowiązany zapewnić zabezpieczenie przesyłek przed dostępem osób trzecich, gwarantujące zachowanie tajemnicy pocztowej oraz ochronę danych osobowych powierzonych Wykonawcy do przetwarzania przez Zamawiającego. 12. Zamawiający w związku z tym, iż umożliwia wykonanie zamówienia przez podwykonawców nie dopuszcza sytuacji, w której część przesyłek zostanie nadana przez inny podmiot niż Wykonawca i podwykonawca na rzecz i w imieniu Zamawiającego. W wyniku tego na dowodzie nadania przesyłki nie może figurować inny podmiot niż Zamawiający. 13. Zamawiający przed wyborem oferty, zastrzega sobie prawo do sprawdzenia placówek (jednostek) Wykonawcy wskazanych w Załączniku nr 6 do SIWZ . 14. Zamawiający za okres rozliczeniowy przyjmuje jeden miesiąc kalendarzowy. Wykonawca wystawi fakturę VAT, wraz ze specyfikacją wykonanych usług, w terminie do 7-go dnia następującego po miesiącu rozliczeniowym z 14- dniowym terminem płatności. 15. Rzeczywiste wynagrodzenie Wykonawcy będzie obliczane jako iloczyn ilości usług realizowanych w zakończonym okresie rozliczeniowym oraz opłat określonych w formularzu cenowym. Liczba ta będzie potwierdzona co do ilości, wagi . 16. Przewidywana ilość przesyłek różnych rodzajów została wskazana w formularzu cenowym, stanowiącym Załącznik nr 1 do formularza oferty i wyliczona została przez Zamawiającego na podstawie dowodów nadania przesyłek za okres 2016 r. Zamawiający zastrzega, że rzeczywiste ilości przesyłek będą wynikać z aktualnych potrzeb Zamawiającego i mogą odbiegać od ilości podanych w formularzu cenowym. Wykonawcy nie przysługuje roszczenie o wykonanie ilości przesyłek określonej w formularzu cenowym. 17. W przypadku nadania przez Zamawiającego większej ilości przesyłek z danej kategorii, usługi te będą rozliczane według cen jednostkowych wynikających z formularza cenowego stanowiącego, Załącznik nr 1 do formularza oferty. 18. Podane w formularzu cenowym, stanowiącym Załącznik nr 1 do formularza oferty, ilości poszczególnych przesyłek są ilościami szacunkowymi. 19. Zastrzega się, że w przypadku świadczenia usług nie ujętych w opisie przedmiotu zamówienia, podstawą rozliczeń będą ceny zawarte w obowiązującym w dacie przyjęcia przesyłek cenniku opłat za usługi pocztowe świadczone przez Wykonawcę, w oparciu o przepisy Ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r. nr 951 poz. 1529) oraz międzynarodowe przepisy pocztowe. 20. Dopuszczalne są następujące rodzaje i warunki zmiany treści umowy zawartej w wyniku rozstrzygnięcia niniejszego postępowania: a) zmiana nazwy lub adresu Wykonawcy bądź Zamawiającego, b) zmiany osób odpowiedzialnych za współpracę operacyjną, c) zmiany terminu wykonania przedmiotu zamówienia lub jego części, gdy wykonanie zamówienia w określonym pierwotnie terminie nie leży w interesie Zamawiającego, d) zmiany zakresu rzeczowego. 21. Ceny jednostkowe podane przez Wykonawcę w formularzu cenowym, stanowiącym Załącznik nr 1 do formularza oferty nie będą podlegały zmianom przez okres realizacji umowy z wyjątkiem poniższych sytuacji: 1. w przypadku ustawowej zmiany stawki podatku VAT na usługi pocztowe może nastąpić zmiana cen jednostkowych odpowiednio do stawki podatku; 2. w przypadku, jeśli konieczność wprowadzenia zmian umowy wynika z uregulowań prawnych w zakresie ustalania lub zatwierdzania cen za powszechne usługi pocztowe w rozumieniu ustawy Prawo Pocztowe; 3. w przypadku, kiedy wprowadzenie zmian wynika z okoliczności powodujących, iż zmiana w/w cen leży w interesie publicznym; 4. ceny jednostkowe podane przez Wykonawcę w formularzu cenowym, stanowiącym Załącznik nr 1 do formularza oferty ulegną obniżeniu w toku realizacji zamówienia w przypadku, gdy opłaty pocztowe wynikające ze standardowego cennika lub regulaminu Wykonawcy będą niższe od cen wynikających z przedłożonej oferty. Wykonawca ma obowiązek wówczas stosować względem Zamawiającego obniżone opłaty pocztowe wobec usług, wynikające ze swojego aktualnego cennika lub regulaminu. Zamawiającemu przysługuje możliwość korzystania z programów rabatowych (opustowych) oferowanych przez Wykonawcę w toku realizowanej umowy. 22. Wykonawca odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi pocztowej chyba, że nastąpiło to wskutek siły wyższej. 23. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania usługi w danym dniu Zamawiającemu przysługuje odszkodowanie zgodne z przepisami rozdziału 8 ustawy z dnia 23 listopada 2012r. Prawo Pocztowe. 24. Wykonawca zobowiązany jest doręczać przesyłki przyjęte do przemieszczania, na zasadach określonych w Rozdziale 3 ustawy z dnia 23 listopada 2012r. Prawo pocztowe. 25. Reklamację z tytułu niewykonania usługi Zamawiający może zgłosić do Wykonawcy po upływie 14 dnia od nadania przesyłki rejestrowanej, nie później jednak niż 12 miesięcy od ich nadania. Termin udzielania odpowiedzi na reklamację nie może przekroczyć 30 dni od dnia otrzymania reklamacji. 26. Do odpowiedzialności Wykonawcy za nienależyte wykonanie usługi pocztowej stosuje się odpowiednio przepisy Rozdziału 8 Prawa Pocztowego oraz obowiązujących aktów wykonawczych. 27. Zamawiający zobowiązuje się do: a) umieszczenia na przesyłce listowej lub paczce nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (podany jednocześnie w pocztowej książce nadawczej), określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytet czy ze zwrotnym poświadczeniem odbioru – ZPO) oraz umieszczania na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki nadruku (pieczątki) określając pełna nazwę i adres Zamawiającego, b) do właściwego przygotowania przesyłek oraz sporządzenia zestawień dla przesyłek, c) do nadawania przesyłek w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć: - dla przesyłek rejestrowanych – wpisanie każdej przesyłki do pocztowej książki nadawczej w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek, - dla przesyłek nierejestrowanych – zestawienie ilościowe przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych sporządzone dla celów rozliczeniowych w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek, d) Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. 28. Zamawiający ma prawo zlecić usługę innemu operatorowi, a kosztami realizacji obciążyć Wykonawcę, jeżeli Wykonawca nie odbierze od Zamawiającego przesyłek w wyznaczonym dniu i czasie. 29. Opakowanie przesyłek listowych stanowi koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona (zaklejona lub zalakowana). Opakowanie paczki powinno stanowić zabezpieczenie przed dostępem do zawartości oraz aby uniemożliwiło uszkodzenie przesyłki w czasie przemieszczania.