Kompleksowa obsługa konferencji międzynarodowej Warszawski Dialog na Rzecz Demokracji 2013

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest zapewnienia kompleksowej organizacji i obsługi logistycznej międzynarodowej konferencji pn. Warszawski Dialog na Rzecz Demokracji 2013 dla 160 osób, która odbędzie się w dniach 25-26 października 2013 roku w Warszawie. Przygotowanie i organizacja konferencji obejmuje w szczególności: a) przygotowanie i produkcję materiałów konferencyjnych wg wytycznych Zamawiającego; b) przygotowanie aranżacji pomieszczeń Centrum Europejskiego Natolin; c) przygotowanie nawigacji w Centrum Europejskim Natolin; d) prowadzenie sekretariatu i recepcji konferencji; e) zapewnienie noclegów i systemu rezerwacji noclegów na potrzeby konferencji; f) zapewnienie transportu uczestnikom konferencji; g) obsługę cateringową konferencji. h) zapewnienie transmisji on-line sesji plenarnej w dniu 25 października 2013 r. za pośrednictwem wskazanych przez Zamawiającego portali internetowych. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zastosowania prawa opcji, tj. możliwość odstąpienia od realizacji części przedmiotu umowy w odniesieniu do usług hotelarskich (noclegowych) oraz usług cateringowych. W wyniku zastosowania prawa opcji, o którym mowa powyżej, wynagrodzenie Wykonawcy ulegnie zmniejszeniu proporcjonalnie do niewykorzystanej części przedmiotu umowy. Z tego tytułu Wykonawcy nie będą przysługiwać żadne roszczenia.