Zapewnienie realizacji oraz promocji projektu Wiejska Polska

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest realizacja oraz promocja projektu Wiejska Polska.W celu realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zorganizuje Biuro Realizacji i Promocji projektu Wiejska Polska, zwane dalej Biurem, odpowiedzialne za całość prac związanych z: a) produkcją oraz dystrybucją filmu informacyjnego, stanowiącego część projektu, b) opracowaniem i publikacją artykułów prasowych, stanowiących część projektu, c) opracowaniem, drukiem i dystrybucją publikacji opisującej dorobek XX - lecia ruchu stowarzyszeniowego sołtysów w Polsce, stanowiącej część projektu, d) kompleksową organizacją i obsługą konferencji pt. Wiejska Polska w dniach 26 i 27 maja 2012 r. dla 200 uczestników, stanowiącej część projektu, zgodnie z programem konferencji stanowiącym Załącznik nr 10 do SIWZ, e) kompleksową organizacją i obsługą imprez towarzyszących konferencji pt. Wiejska Polska w dniach 26 i 27 maja 2012 r., w miejscu organizacji konferencji pt. Wiejska Polska, stanowiących część projektu, zgodnie z programem konferencji stanowiącym Załącznik nr 10 do SIWZ f) opracowaniem, drukiem i dystrybucją publikacji pokonferencyjnej pod hasłem Wieś Polska, stanowiącej część projektu, W celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Biura Wykonawca zapewni: a) osobę lub zespół osób zapewniający prawidłowe oraz terminowe wykonanie zadań Biura, b) organizację pracy, umożliwiającą Zamawiającemu stały kontakt z przedstawicielami Biura. W ramach określonych wyżej zadań Biura Wykonawca zapewni w szczególności: 3.1 Produkcja oraz dystrybucja filmu informacyjnego, stanowiącego część projektu W ramach zadania Wykonawca zapewni: a) produkcję materiału filmowego o długości co najmniej 15 minut a maksymalnie 18 minut, zgodnie z zachowaniem poniższych wymagań: - film wykonany zostanie na podstawie scenariusza przygotowanego przez Wykonawcę, zgodnie z wytycznymi do scenariusza zawartymi w załączniku nr 8 do SIWZ, - ścieżka dźwiękowa - format 48kHz, 24 bit stereo, mix zmasterowany - 10dB, lub lepsze, - kamera użyta do produkcji filmu - w standardzie XDcamIMX lub wyższym, - forma produkcji filmu musi być zgodna z wymogami emisyjnymi materiałów telewizyjnych w standardzie PAL, - oprawa graficzna oraz czołówka filmu musi zawierać logotypy i slogany wymienione w załączniku nr 9 do SIWZ, Zadanie zostanie wykonane w ciągu 10 dni od daty podpisania umowy z Wykonawcą. b) dystrybucję wyprodukowanego materiału filmowego, zgodnie z zachowaniem poniższych wymagań: - Wykonawca zapewni 3000 kopii filmu na płytach DVD w opakowaniach zabezpieczających, wraz z nadrukiem zawierającym co najmniej tytuł filmu, motyw graficzny oraz logotypy i slogany wskazane w załączniku nr 9 do SIWZ; Wykonawca dostarczy kopie filmu na płytach DVD na miejsce organizacji konferencji pt. Wiejska Polska, najpóźniej w dniu 25 maja 2012 r., - Wykonawca zapewni projekcję filmu podczas i w związku z konferencją pt. Wiejska Polska, zgodnie z jej programem stanowiącym załącznik nr 10 do SIWZ, - Wykonawca dodatkowo dostarczy do siedziby Zamawiającego jeden egzemplarz na nośniku HDV oraz 3 kopie na nośnikach DVD wraz z metryczką filmu najpóźniej w dniu 11 czerwca 2012 r. Zarówno obraz, dźwięk jak i tekst lektorski, wyprodukowane na potrzeby filmu, muszą być w całości dziełami autorskimi. Nie mogą być wykorzystywane w całości ani w części w innych dziełach przygotowywanych przez Wykonawcę. Zamawiający wymaga przeniesienia majątkowych praw autorskich do filmu zarówno na siebie, jak również Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi. 3.2 Opracowanie oraz publikacja artykułów prasowych, stanowiących część projektu W ramach zadania Wykonawca zapewni: a) opracowanie czterech artykułów prasowych, zgodnie z zachowaniem poniższych wymagań: - rozmiar jednego artykułu: 10.000 - 11.000 znaków, - każdy z artykułów powinien być opatrzony co najmniej dwoma, a maksymalnie trzema zdjęciami, wykonanymi przez Wykonawcę, - tematyka artykułów musi dotyczyć idei i założeń konferencji Wiejska Polska. Artykuły powinny zawierać podsumowanie konferencji, wraz z prezentacją wniosków i rekomendacji wypracowanych przez uczestników w dyskusji na temat rozwoju obszarów wiejskich. Teksty przygotowane na potrzeby publikacji muszą być tekstami autorskimi. Nie mogą być wykorzystywane w całości ani w części do innych publikacji przygotowywanych przez Wykonawcę. Teksty te, a także ich fragmenty, nie mogą pochodzić z innych publikacji. Zamawiający wymaga przeniesienia autorskich praw majątkowych do ww. artykułów zarówno na siebie, jak i Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi. Przedmiotowe artykuły zostaną opracowane do dnia 31 sierpnia 2012 r. b) korektę, oprawę graficzną, łamanie, skład, druk oraz publikację ww. artykułów prasowych, zgodnie z poniższymi wymaganiami: - artykuły zostaną opublikowane w miesięczniku o zasięgu ogólnopolskim, którego odbiorcami są przedstawiciele wiejskich społeczności, - oprawa graficzna artykułów musi każdorazowo zawierać logotypy i slogany wskazane w załączniku nr 9 do SIWZ, Artykuły muszą ukazać się w okresie do dnia 30 września 2012 r. 3.3 Opracowanie, druk, oraz dystrybucję publikacji opisującej dorobek XX - lecia ruchu stowarzyszeniowego sołtysów w Polsce, stanowiącej część projektu W ramach zadania wykonawca zapewni: a) opracowanie publikacji, zgodnie z zachowaniem poniższych wymagań: - rozmiar publikacji - co najmniej 220 stron, - publikacja zostanie opracowana zgodnie z konspektem, stanowiącym załącznik nr 7 do SIWZ Teksty przygotowane na potrzeby publikacji muszą być tekstami autorskimi. Nie mogą być wykorzystywane w całości ani w części do innych publikacji przygotowywanych przez Wykonawcę. Teksty zamieszczone w publikacji, a także ich fragmenty, nie mogą pochodzić z innych publikacji. Przedmiotowa publikacja zostanie opracowana do dnia 30 czerwca 2012 r. b) korektę, skład, łamanie oraz druk publikacji, zgodnie z zachowaniem poniższych wymagań: - nakład: 3.000 egzemplarzy, - format publikacji - B5, - okładka: kolorowa, lakierowana, sztywna, - oprawa: broszura klejona, - papier środek: kreda mat lub mat silk 115 g, - okładka oraz strona tytułowa publikacji musi zawierać logotypy i slogany wskazane w załączniku nr 9 do SIWZ c) Dystrybucję publikacji, zgodnie z zachowaniem poniższych wymagań: - dystrybucja publikacji nastąpi zgodnie z listą dystrybucyjną zaakceptowaną przez Zamawiającego 3.4 Kompleksową organizację i obsługę konferencji pt. Wiejska Polska w dniach 26 i 27 maja 2012 r. dla 200 uczestników, stanowiącej część projektu, zgodnie z programem konferencji stanowiącym Załącznik nr 10 do SIWZ, W ramach zadania Wykonawca zapewni: a) nabór uczestników konferencji - 200 osób, b) salę konferencyjną wraz z jej obsługą w dniach 26 i 27 maja 2012 r., zgodnie z poniższymi wymaganiami: - położoną w miejscowości Licheń (woj. Wielkopolskie) lub położoną w promieniu do 20 km od tej miejscowości, - wyposażoną w 200 miejsc siedzących, - wyposażoną w sprzęt multimedialny, stały dostęp do Internetu, klimatyzację, c) jeden nocleg wraz ze śniadaniem z 26 na 27 maja 2012 r. dla 30 osób, zgodnie z poniższymi wymaganiami: - hotel lub inny obiekt o standardzie trzygwiazdkowym lub równoważnym, położony w miejscu odbywania konferencji - pokoje jedno lub dwuosobowe, z pełnym węzłem sanitarnym d) realizację programu konferencji, stanowiącego załącznik nr 10 do SIWZ, wraz z zapewnieniem wykładowców, e) obsługę cateringową konferencji, w tym zapewnienie ciastek i napoi gorących (kawa, herbata) podczas przerw kawowych w dniach 26 i 27 maja 2012 r. oraz jednego obiadu w dniu 26 maja 2012 r., składającego się z dwóch dań i zimnego napoju zgodnie z programem konferencji, stanowiącym załącznik nr 10 do SIWZ f) zapewnienie materiałów promocyjnych dla 200 uczestników konferencji przeznaczonych do dystrybucji podczas i w związku z konferencją: - teczek - długopisów - notesów A5 - toreb zawierających nazwę projektu oraz logotypy i slogany wskazane w załączniku nr 9 do SIWZ 3.5 Kompleksową organizacja i obsługa imprez towarzyszących konferencji pt. Wiejska Polska w dniach 26 i 27 maja 2012 r., w miejscu organizacji konferencji pt. Wiejska Polska, stanowiących część projektu, zgodnie z programem konferencji stanowiącym Załącznik nr 10 do SIWZ a) dwie wystawy tematyczne: pierwsza poświęcona dobrym praktykom oraz realizacji działań: Odnowa i rozwój wsi oraz Funduszowi sołeckiemu. Druga wystawa tematyczna poświęcona etapom tworzenia i rozwoju Grupy Odnowy Wsi. W ramach zadania wykonawca zapewni: - 10 tablic informacyjnych o wymiarach 70 x 100 cm oraz 10 szt. sztalug malarskich, - ściankę prezentacyjną dwustronną o wymiarach: wysokość co najmniej 2,2 m i długość co najmniej 4, 2 m oraz 24 tablice informacyjne o wymiarach 70 x 100 cm b) punkty informacyjne, zgodnie z poniższymi wymaganiami: - zapewnienie oznakowania i obsługi technicznej punktu informacyjnego - zapewnienie udziału w konferencji ekspertów, z kwalifikacjami i co najmniej 5 - letnim doświadczeniem adekwatnym do programu konferencji stanowiącym załącznik nr 10 do SIWZ udzielających konsultacji dla uczestników konferencji łącznie w wymiarze do 8 godzin w ciągu dwóch dni każdy ekspert, c) kompleksową organizację koncertu dwóch zespołów ludowych i folkowych w dniu 26 maja w miejscu odbywania konferencji zgodnie z załącznikiem nr 10 do SIWZ i z poniższymi wymaganiami: - wykonawcami koncertu powinny być co najmniej dwa zespoły ludowe lub folkowe o wskazanej charakterystyce: zespoły ludowe łączące różne style muzyczne takie jak jazz, folk i elektronika, grupy wykonujące utwory z gatunku muzyki niszowej, która jest ważnym elementem budowania wspólnego narodowego dziedzictwa kulturowego, pokazujące publiczności wartość, jaką wielokulturowość wnosi do wspólnego narodowego dziedzictwa, zespoły kultywujące tradycję społeczności lokalnej, - koncerty muszą odbyć się w zamkniętym pomieszczeniu, zdolnym pomieścić co najmniej 200 osób 3.6 Opracowanie, druk i dystrybucja publikacji pokonferencyjnej pod hasłem Wiejska Polska, stanowiąca część projektu, W ramach zadania wykonawca zapewni: a) opracowanie publikacji, zgodnie z poniższymi wymaganiami: - rozmiar publikacji - 90 stron, -publikacja zostanie opracowana zgodnie z konspektem, stanowiącym załącznik nr 6 do SIWZ Teksty przygotowane na potrzeby publikacji muszą być tekstami autorskimi. Nie mogą być wykorzystywane w całości ani w części do innych publikacji przygotowywanych przez Wykonawcę. Teksty zamieszczone w publikacji, a także ich fragmenty, nie mogą pochodzić z innych publikacji. Przedmiotowa publikacja zostanie opracowana do dnia 31 sierpnia 2012 r. b) korektę, skład, łamanie oraz druk publikacji, zgodnie z poniższymi wymaganiami: - format publikacji - B5, - papier środek: kreda mat lub mat silk 115 g, - okładka kolorowa, lakierowana, sztywna, - oprawa: broszura klejona, - nakład: 3.000 egzemplarzy. Na pierwszej stronie (okładce) publikacji muszą być umieszczone logotypy i slogany określone w załączniku nr 9 do SIWZ. c) dystrybucję publikacji, zgodnie z zachowaniem poniższych wymagań: - dystrybucja publikacji nastąpi zgodnie z listą dystrybucyjną, zaakceptowaną przez Zamawiajacego. - dystrybucja publikacji nastąpi do dnia 30 września 2012 r.