Wybór kadry zarządzającej do projektu partnerskiego pt. Rozwój e-urzędów w 8 JST województwa dolnośląskiego współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego (Program Operacyjny Kapitał Ludzki 2007-2013, Priorytet V Dobre rządzenie, Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej)

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest wybór kadry zarządzającej do projektu partnerskiego pt. Rozwój e-urzędów w 8 JST województwa dolnośląskiego realizowanego przez Gminę Prusice (Lidera projektu) i 8 Partnerów (Gminę Wołów, Gminę Oborniki Śląskie, Gminę Prochowice, Gminę Dobroszyce, Gminę Wisznia Mała, Gminę Zawonia, Powiat Trzebnicki, firmę Maculewicz Consulting) w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludziki 2007-2013 Priorytet V Dobre rządzenie, Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej. Projekt jest współfinansowany z Unii Europejskiej ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. 2. Biorąc pod uwagę formę prawną potencjalnych Wykonawców niniejszego zamówienia oraz zapisy projektu o dofinansowanie, do wykonywania zamówienia przyjęto formę umowy zlecenia. 3. Miejscem realizacji projektu jest obszar 8 JST biorących udział w projekcie: Gminy Prusice, Gminy Wołów, Gminy Oborniki Śląskie, Gminy Prochowice, Gminy Dobroszyce, Gminy Wisznia Mała, Gminy Zawonia, Powiatu Trzebnickiego. 4. Celem projektu jest poprawa standardu świadczenia elektronicznych usług publicznych w 8 JST w województwie dolnośląskim poprzez wdrożenie i modernizację systemu informatycznego, wzrost kwalifikacji u 374 pracowników samorządowych i wzrost świadomości obywateli w obszarze e-usług publicznych w okresie od 03.03.2014 r. do 30.06.2015 r. 5. W projekcie zostaną zrealizowane następujące zadania: 1) Wdrożenie lub modernizacja rozwiązań informatycznych w JST, 2) Szkolenia dla pracowników JST, 3) Promocja e-usług. 6. W skład kadry zarządzającej wchodzą: CZĘŚĆ I: Kierownik projektu CZĘŚĆ II: Sekretarz projektu CZĘŚĆ III: Specjalista ds. wniosków o płatność CZĘŚĆ IV: Specjalista ds. ewaluacji i monitoringu CZĘŚĆ V: Koordynator informatyków 7. Informacje ogólne - wspólne dla wszystkich części: 1) Zgodnie z Zasadami finansowania POKL z dnia 24.12.2012 r.: w przypadku angażowania, jako personel projektu osoby, która wykonuje zadania w więcej niż jednym projekcie w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia (NSRO) należy pamiętać, że wydatki związane z zatrudnieniem takiej osoby są kwalifikowalne tylko i wyłącznie w sytuacji, gdy obciążenie wynikające z pracy w kilku projektach nie wyklucza możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji wszystkich zadań powierzonych tej osobie (dotyczy to zarówno zaangażowania danej osoby w realizację projektów współfinansowanych w ramach POKL, jak również w ramach innych programów NSRO) oraz jeżeli łączne zaangażowanie w realizację zadań projektowych nie przekracza 240 godzin miesięcznie. Osoba ta musi: a) prowadzić ewidencję godzin i zadań realizowanych w ramach wszystkich projektów NSRO, w których jest zaangażowana z wyłączeniem przypadku, gdy: - osoba ta wykonuje pracę w ramach kilku projektów na podstawie jednego stosunku pracy ( w takim przypadku nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji); - zadania są realizowane na podstawie umów, w wyniku, których następuje wykonanie oznaczonego dzieła np. raportu z badania lub ekspertyzy; Ewidencja ta powinna mieć charakter dziennika zajęć, z którego powinno wynikać, jakie zadania w ramach, jakiej umowy i w jakich godzinach wykonywała dana osoba każdego dnia. Natomiast szczegółowe wskazywanie poszczególnych czynności w ramach danej umowy nie jest wymagane. b) przekazać beneficjentowi ww. ewidencję godzin w okresie realizacji zadań w ramach danego projektu beneficjenta. 2) Definicja personelu projektu została określona w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 15 lipca 2013 r. Obejmuje ona wszystkie osoby zaangażowane do realizacji zadań w ramach projektu, które osobiście wykonują zadania w ramach/projektu w szczególności osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy (dotyczy umowy o pracę, mianowania, powołania, wyboru i spółdzielczej umowy o pracę) lub stosunku cywilnoprawnego (np. umowa zlecenia, umowa o dzieło), osoby samozatrudnione ( tj. osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, które są beneficjentami danego projektu i jednocześnie stanowią personel tego projektu), osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby współpracujące w rozumieniu ustawy z dnia 13 października 1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych ( Dz. U. z 2007r. Nr 11, poz. 74 z późn. zm.) oraz osoby świadczące usługi w formie wolontariatu w rozumieniu ustawy z dnia 24 kwietnia 2003r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie ( Dz. U. Nr 96, poz. 873, z późn. zm.). 3) W związku z powyższym w przypadku realizacji zadań w innym projekcie w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia wymaga się, aby obciążenie wynikające z powyższego nie wykluczało możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji wszystkich zadań powierzonych w ramach przedmiotu zamówienia oraz, że łączne zaangażowanie w realizację zadań powierzonych w ramach przedmiotu zamówienia oraz, że łączne zaangażowanie w realizację zadań projektowych nie przekracza 240 godzin miesięcznie (na potwierdzenie powyższego wymaga się podpisania stosownego oświadczenia na etapie podpisania umowy na realizację zadania). 4) Wykonawcy zobowiązani są do wykonania przedmiotu zamówienia w sposób nieprzerwany w całym okresie realizacji niniejszego zamówienia, z należytą starannością oraz powszechnie przyjętymi normami etycznymi i zasadami wykonywania usług o tym charakterze z zastrzeżeniem, że Wykonawca zobowiązany jest do dokonywania wszystkich czynności niezbędnych do prawidłowego zakończenia i ostatecznego rozliczenia projektu po terminie określonym w SIWZ - bez prawa do odrębnego wynagrodzenia. 5) Ze względu na szczególną specyfikę przedmiotu zamówienia oraz konieczność optymalnego wykorzystania potencjału wykonawcy nie jest możliwe łączenie funkcji osób na poszczególnych stanowiskach. Wykonawca składający ofertę na kilka części postępowaniach nie może zgłosić tej samej osoby do pełnienia więcej niż jednej z powyższych funkcji. 8. Informacje szczegółowe: 1) CZĘŚĆ I: Kierownik projektu, Zakres obowiązków: a) Miesięczny czas pracy w ramach projektu - 80 h/m-c b) Zarządzanie, nadzorowanie i monitorowanie wszystkich etapów projektu zgodnie z umową o dofinansowanie projektu, wnioskiem aplikacyjnym, umową partnerstwa i przepisami unijnymi oraz krajowymi w zakresie Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (POKL) w tym m.in. wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków POKL, c) Planowanie, koordynacja oraz nadzorowanie pracy osób zaangażowanych we wdrażanie projektu - Zespołu Projektowego (sprawdzanie i zatwierdzanie kart pracy), d) Prowadzenie spotkań Zespołu Projektowego i Grupy Sterującej, e) Nadzór nad przestrzeganiem zasady równości w projekcie, f) Przestrzeganie i nadzorowanie przetwarzania danych osobowych w projekcie zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych ( Dz. U. z 2000 r. Nr 101, poz. 926 z późń. zm.), g) Monitorowanie przepływu uczestników w projekcie i nadzór na prawidłowym stosowaniem przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, h) Weryfikacja pod względem merytorycznym dokumentów wytworzonych w trakcie realizacji projektu, i) Uczestniczenie we wszystkich czynnościach przewidzianych w procedurze zamówień publicznych na dostawy oraz usługi przewidziane w budżecie projektu zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, j) Utrzymywanie stałych kontaktów z Zamawiającym oraz informowanie go o wszystkich zaistniałych problemach w realizacji projektu, k) Poddanie się kontroli prowadzonej przez organy wewnętrzne i instytucje zewnętrzne w zakresie realizacji projektu, l) Bieżący kontakt z Instytucją Pośredniczącą oraz Partnerami projektu, dokonywanie systematycznej kontroli pracy i uzyskanych efektów, m) Prowadzenie i archiwizowanie dokumentacji projektowej, n) Inne zadania niezbędne do prawidłowej realizacji projektu niewymienione wyżej a zlecone przez Zamawiającego, o) Pełnienie 4-godzinnego dyżuru w biurze projektu w siedzibie Zamawiającego jeden dzień w tygodniu. 2) CZĘŚĆ II: Sekretarz projektu, Zakres obowiązków a) Miesięczny czas pracy w ramach projektu -80 h/m-c b) Nadzór nad realizacją zadań merytorycznych projektu u każdego Partnera, c) Wspieranie w działaniach Kierownika projektu, bieżące kontakty i korespondencja, d) Przygotowywanie wszelkiej dokumentacji wymaganej do prawidłowej realizacji projektu, e) Zgłaszanie Kierownikowi projektu oraz uzgadnianie z nim wszelkich zmian w realizacji i budżecie projektu, f) Zorganizowanie biura projektu zgodnie z założeniami projektu (zakupy, oznakowanie), g) Zapewnienie właściwego przepływu informacji pomiędzy Partnerami projektu, h) Koordynowanie zadania Promocja e-usług w projekcie - organizacja działań zadania, zarządzanie, i) Nadzór nad prawidłową realizacją promocji projektu - zapewnienie zgodności wizualizacji materiałów informacyjno-promocyjnych z umową partnerską na rzecz realizacji projektu oraz wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach POKL, j) Utrzymywanie stałych kontaktów z Zamawiającym oraz informowanie na bieżąco o wszystkich zaistniałych problemach w realizacji projektu, k) Uczestniczenie we wszystkich czynnościach przewidzianych w procedurze zamówień publicznych na dostawy oraz usługi przewidziane w budżecie projektu zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, l) Utrzymywanie stałych kontaktów z Partnerami projektu i kontrola ich pracy, m) Współpraca z członkami Zespołu Projektowego, n) Prowadzenie i archiwizowanie dokumentacji projektowej. o) Inne zadania niezbędne do prawidłowej realizacji projektu niewymienione wyżej a zlecone przez Zamawiającego, p) Pełnienie 2-godzinnego dyżuru w biurze projektu w siedzibie Zamawiającego przez 5 dni w tygodniu. 3) CZĘŚĆ III: Specjalista ds. wniosków o płatność, Zakres obowiązków a) Miesięczny czas pracy w ramach projektu -80 h/m-c b) Prowadzenie rozliczenia projektu, również w podziale na wydatki odpowiadające zaangażowaniu finansowemu Partnerów w projekt (sporządzanie kwartalnych sprawozdań z wydatkowania środków projektu dla każdego Partnera z osobna), c) Prowadzenie ewidencji wydatków projektu zgodnie z Zasadami finansowania POKL, d) Przygotowanie wniosków o płatność i terminowe ich przekazanie Instytucji Pośredniczącej oraz sprawozdań rzeczowych z postępów realizacji projektu, w tym sporządzenie ostatniego wniosku o płatność zgodnie obowiązującymi dokumentami programowymi i aktualnymi wytycznymi Instytucji Pośredniczącej; e) Nadzór nad prawidłowym kwalifikowaniem wydatków w ramach projektu zgodnie z umową o dofinansowanie projektu, wnioskiem aplikacyjnym i przepisami unijnymi oraz krajowymi w zakresie POKL w tym m.in. wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków POKL (weryfikowanie dowodów księgowych - faktur, rachunków, not księgowych itp.) f) Sporządzanie harmonogramów płatności dla projektu oraz w rozbiciu na 9 Partnerów, g) Sporządzanie formularza zmian w części dot. budżetu projektu o ile zajdzie taka potrzeba, wprowadzanie w Generatorze Wniosków Aplikacyjnych zmian do projektu (wniosku o dofinansowanie) w oparciu o obowiązujące zapisy zawarte w dokumentacji konkursowej, umowie o dofinansowanie projektu, dokumentacji programowej POKL, h) Wspieranie działań Kierownika projektu w odniesieniu do poszczególnych zadań objętych projektem, i) Zgłaszanie Kierownikowi projektu wszelkich stwierdzonych nieprawidłowości, j) Niezwłoczne informowanie Kierownika projektu o potencjalnych zagrożeniach w realizacji projektu, k) Podejmowanie działań w celu zapewnienia płynnego finansowania projektu, l) Współpraca z członkami Zespołu Projektowego, m) Prowadzenie i archiwizowanie dokumentacji projektowej, n) Inne zadania niezbędne do prawidłowej realizacji projektu niewymienione wyżej a zlecone przez Zamawiającego, o) Pełnienie 4-godzinnego dyżuru w biurze projektu w siedzibie Zamawiającego jeden dzień w tygodniu. 4) CZĘŚĆ IV: Specjalista ds. ewaluacji i monitoringu, zakres obowiązków a) Miesięczny czas pracy w ramach projektu -80 h/m-c b) Monitorowanie postępów i poziomu osiągnięcia wskaźników projektu oraz postępu finansowego w poszczególnych okresach, podejmowanie wszelkich działań zaradczych i naprawczych w przypadku występowania problemów w realizacji projektu, c) Monitoring rzeczowy - zgodność realizacji projektu z planem merytorycznym (monitoring dokumentacji szkoleniowej: sprawdzanie dokumentacji, list obecności, potwierdzenie odbioru materiałów szkoleniowych oraz wsparcia towarzyszącego, sprawozdania cząstkowe dotyczące prowadzonych zadań w ramach projektu itp.), d) Organizowanie spotkań monitorujących z Zespołem Projektowym oraz Partnerami projektu, e) Prowadzenie ewaluacji projektu, w tym badania postępów w realizacji projektu oraz opracowanie raportu ewaluacyjnego po zakończeniu działań, f) Nadzór nad dokumentacją potwierdzającą kwalifikowalność beneficjenta ostatecznego projektu, g) Nadzór nad prowadzeniem bazy danych PEFS, h) Współpraca z członkami Zespołu Projektowego, i) Prowadzenie i archiwizowanie dokumentacji projektowej. j) Inne zadania niezbędne do prawidłowej realizacji projektu niewymienione wyżej a zlecone przez Zamawiającego, k) Pełnienie 4-godzinnego dyżuru w biurze projektu w siedzibie Zamawiającego jeden dzień w tygodniu. 5) CZĘŚĆ V: Koordynator informatyków - zakres obowiązków a) Miesięczny czas pracy w ramach projektu -40 h/m-c b) Koordynowanie działań informatyków w 8 JST w zakresie zadania nr 1 projektu Wdrożenie i modernizacja rozwiązań informatycznych w JST - organizacja działań zadania, c) We współpracy z informatykami opracowanie opisu przedmiotu zamówienia do procedury przetargowej na dostawę sprzętu i oprogramowania, d) Przygotowanie wszelkiej dokumentacji wymaganej do prawidłowej realizacji projektu, e) Zgłaszanie Kierownikowi projektu oraz uzgadnianie z nim wszelkich zmian w realizacji i budżecie projektu, f) Reagowanie w sytuacji wystąpienia ryzyka w realizacji zadania nr 1 projektu, g) Utrzymywanie stałych kontaktów z Zamawiającym oraz informowanie na bieżąco o wszystkich zaistniałych problemach w realizacji projektu, h) Utrzymywanie stałych kontaktów z informatykami z JST oraz kontrola ich pracy, i) Współpraca z członkami Zespołu Projektowego, j) Prowadzenie i archiwizowanie dokumentacji projektowej, k) Inne zadania niezbędne do prawidłowej realizacji projektu niewymienione wyżej a zlecone przez Zamawiającego.