sukcesywne świadczenie usług w zakresie rezerwacji, sprzedaży i dostarczania biletów lotniczych i kolejowych na przewozy pasażerskie na potrzeby Instytutu Metalurgii i Inżynierii Materiałowej PAN w Krakowie, znak sprawy: PN-19-2012

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest: sukcesywne świadczenie usług w zakresie rezerwacji, sprzedaży i dostarczania biletów lotniczych (w klasie ekonomicznej) i kolejowych na przewozy pasażerskie na potrzeby Instytutu Metalurgii i Inżynierii Materiałowej PAN w Krakowie. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie w szczególności do: 1. rezerwacji, sprzedaży i dostarczania biletów lotniczych, a także w tzw. low cost airlines, w klasach (ekonomicznej) zleconych przez Zamawiającego, na trasach krajowych, europejskich i reszty świata; 2. rezerwacji, sprzedaży i dostarczania biletów kolejowych w komunikacji międzynarodowej i na połączenia wykonywane w kraju. 3. bezpłatnej dostawy zamówionych biletów do siedziby zamawiającego lub w miejsce wskazane przez zamawiającego na terenie Krakowa w terminie uzgodnionym każdorazowo z zamawiającym, na podstawie zamówienia przekazanego na piśmie, faksem, drogą elektroniczną lub telefoniczne, nie później jednak niż na 24 godziny przed rozpoczęciem podróży, której dotyczy rezerwacja i zakup biletu, 4. dostarczenia biletów w sytuacji nagłej, zgodnie z decyzją zamawiającego, do siedziby zamawiającego lub do własnego punktu obsługi klienta na lotnisku, ewentualnie do punktu sprzedaży biletów lotniczych przewoźnika, który realizuje przelot, niezwłocznie od momentu złożenia zlecenia, 5. informowania o zbliżającym się terminie wykupu biletów przy dokonanych wcześniej rezerwacjach, 6. wyszukiwania optymalnego połączenia i przedstawiania Zamawiającemu co najmniej dwóch wariantów najkorzystniejszych dostępnych na rynku połączeń, w miarę możliwości bez międzylądowań, a gdy brak jest takiego wariantu - z najkrótszym czasem oczekiwania na przeloty w ramach lotów łączonych. Warianty powinny uwzględniać najkorzystniejsze ceny i promocje oraz zawierać informację o trasie, długości i czasie podróży 7. stosowanie minimalnych cen biletów lotniczych dostępnych w danym terminie z zachowaniem wymaganego standardu podróży, 8. przejęcia obowiązków w zakresie składania ewentualnych odwołań i reklamacji do linii lotniczych, a zwłaszcza do reprezentowania zamawiającego w sprawach reklamacyjnych dotyczących przewozów realizowanych na podstawie rezerwacji i zakupów dokonywanych u wykonawcy w szczególności w przypadkach zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub ze względów losowych. 9. w przypadku podróży lotniczych, wskazywania Zamawiającemu wyłącznie połączeń, w których lotnisko docelowe znajduje się najbliżej centrum miasta docelowego, chyba że Zamawiający w danym wypadku postanowi inaczej; 10. przedstawienia Zamawiającemu połączeń, w których przylot i wylot odbywają się z tego samego lotniska, np. jeżeli start jest z Krakowa (Balice) do Londynu (EGLL), to powrót z Londynu (EGLL) do Krakowa (Balice), chyba że Zamawiający w danym wypadku postanowi inaczej; 11. zmiany na bilecie nazwiska oraz wszelkich wymaganych danych osoby/osób, na którą/e wystawiono rezerwacje/bilet/-y, zmiany trasy, terminu podróży lub klasy oraz ewentualnie bezkosztowe anulowanie (rezygnacja) zaplanowanego przelotu zgodnie z zasadami określonymi w regulaminach przewoźnika, którego dana sytuacja dotyczy, pod warunkiem iż fakt ten został zgłoszony Wykonawcy nie później niż 24 godziny przed planowanym wylotem, chyba że dopuszczalny będzie w danym przypadku termin krótszy; jeżeli zmiana rezerwacji wiązać się będzie z koniecznością dokonania rekalkulacji ceny biletu, tylko w takim przypadku Zamawiający zobowiązuje się do pokrycia powstałej z tego tytułu niedopłaty, zaś Wykonawca do zwrotu ewentualnej nadpłaty; 12. regulowania wszelkich opłat i należności koniecznych do pełnego zabezpieczenia kompleksowej realizacji zamówienia, w szczególności za zakup biletów lotniczych i kolejowych oraz z tytułu wszelkich kosztów związanych z przewozem lotniczym i kolejowym, w tym z tytułu opłat lotniskowych, opłat dodatkowych czy podatków - zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi oraz przepisami państw docelowych podróży (ewentualnie docelowych portów lotniczych), 13. informowania Zamawiającego o zasadach zwrotu niewykorzystanych biletów oraz o warunkach zmian rezerwacji u przewoźnika, którego usługi są wykorzystywane podczas danej powróży; 14. wystawiania faktur zawierających w szczególności ceny jednostkowe za wystawiony bilet, opłatą transakcyjną oraz upust udzielony przez Wykonawcę; 15. Prowadzenie w imieniu i na rzecz Zamawiającego programów lojalnościowych przewoźników. 16. Prowadzenie w imieniu i na rzecz Zamawiającego negocjacji i analiz trójstronnych z przewoźnikiem. W okresie od 01.12.2011r do 01.12.2012 r zrealizowano zakup biletów lotniczych dla potrzeb IMIM PAN na kwotę 125000,00 zł (wartość ta obejmuje koszty związane z rezerwacją, sprzedażą, wystawieniem i dostarczeniem biletów łącznie z ceną biletów wynikającą z taryfy przewoźnika). Wykonawcy nie przysługuje roszczenie o udzielenie zamówienia w podanej wysokości.