Kompleksowe przygotowanie i organizacja Gali Engineering Design Center 2014 - wspólnego uroczystego spotkania biznesowego dla pracowników Instytutu Lotnictwa (ILOT) i General Electric Company Polska Sp. z o.o. (GECP) oraz zaproszonych gości.

Warszawa: Kompleksowe przygotowanie i organizacja Gali Engineering Design Center 2014 - wspólnego uroczystego spotkania biznesowego dla pracowników Instytutu Lotnictwa (ILOT) i General Electric Company Polska Sp. z o.o. (GECP) oraz zaproszonych gości.


Numer ogłoszenia: 420236 - 2013; data zamieszczenia: 16.10.2013

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Instytut Lotnictwa , al. Krakowska 110/114, 02-256 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 022 8460011, faks 022 8466567.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.ilot.edu.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Inny: instytut badawczy.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Kompleksowe przygotowanie i organizacja Gali Engineering Design Center 2014 - wspólnego uroczystego spotkania biznesowego dla pracowników Instytutu Lotnictwa (ILOT) i General Electric Company Polska Sp. z o.o. (GECP) oraz zaproszonych gości..

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
1. Impreza zamknięta dla pracowników ILOT, GECP oraz zaproszonych gości. 2. Czas trwania spotkania: 09:00 - 12:00, planowane przybycie gości od godz. 08:00. 3. Lokalizacja: granice administracyjne Warszawy, do 20 km od siedziby ILOT przy Al. Krakowskiej 110-114 w Warszawie, miejsce dogodne komunikacyjnie pod względem bliskości do przystanków komunikacji miejskiej, maksymalnie 1 przesiadka na trasie od miejsca spotkania do siedziby Zamawiającego. 4. Ilość uczestników: 1750 osób 5. Planowany schemat spotkania: a) część formalna (przemówienia, prezentacje) - 2 godziny b) część artystyczna - 30 minut c) poczęstunek - tort, kawa i herbata - 30 minut 6. Spotkanie (część formalna i artystyczna) będzie prowadzone w języku angielskim. 7. Do obowiązku Wykonawcy należy: a) zapewnienie sali na spotkanie z uwzględnieniem lokalizacji określonej w pkt. 3 - jedna duża sala na 1800 osób, w pomieszczeniu zamkniętym, klimatyzowana, ze sceną lub podium z mównicą, z miejscami siedzącymi stałymi lub dostawianymi. Pomieszczenie musi zawierać odrębną salę lub foyer na poczęstunek dla uczestników spotkania, szatnię z obsługą. b) wykonanie scenografii w sali głównej, w której odbędzie się część formalna i artystyczna - banery o wymiarach 85 x 200 cm z logo ILOT, EDC, GECP. Zamawiający przekażą logo wybranemu wykonawcy - kwiaty świeże, cięte, w wazonach, ustawione na scenie - scenografia multimedialna z logo ILOT, EDC, GECP realizowana przy użyciu techniki światła i dźwięku - światła sceniczne w kolorach ILOT, EDC, GECP, ruchome światłą spotowe, oświetlenie widowni - oprawa muzyczna (muzyka mechaniczna) w miejscach przebywania gości: w holu, w sali głównej, między prezentacjami uczestników spotkania, podczas części artystycznej, w trakcie poczęstunku. Repertuar do uzgodnienia z Zamawiającymi. - nagłośnienie sceniczne c) zapewnienie sprzętu technicznego niezbędnego do realizacji Gali wraz z osobami odpowiedzialnymi za prawidłową pracę wszystkich urządzeń d) multimedia niezbędne do prowadzenia prezentacji z możliwością wyświetlenia prezentacji z komputera PC, sprzęt ma umożliwić wyświetlenie obrazu o wymiarach min. 6 m x 4 m na zagwarantowanej powierzchni typu ekran, mikrofony bezprzewodowe 6 szt. e) zapewnienie systemu oświetlenia oraz systemu nagłośnienia uwzględniającego ilość uczestników spotkania, wielkość i specyfikę Sali, wystąpienia osób (prezentacje multimedialne), wystąpienia konferansjera, oprawę muzyczną podczas całego spotkania oraz wymagania artystów występujących podczas części artystycznej f) zapewnienie występu artystów: zespół wokalny grający muzykę typu pop rock lub musicalową (artyści współczesnej sceny muzycznej) lub widowisko artystyczne typu występ tancerzy, kabaret. Po podpisaniu umowy Wykonawca przedstawi Zamawiającemu minimum 3 propozycje artystów wraz z proponowanym repertuarem i jego dokumentacją na CD lub DVD. Ostateczny repertuar zostanie określony w ścisłym porozumieniu z Zamawiającym. Do obowiązków Wykonawcy należy pokrycie wszelkich opłat cywilno-prawnych związanych z występami artystów, wykonaniem przez nich podczas gali wybranych utworów. Wykonawca ureguluje także wszelkie zobowiązania związane z utrwaleniem, wykorzystaniem i upowszechnianiem wizerunku artystów. g) zapewnienie poczęstunku dla wszystkich uczestników imprezy wraz z obsługą kelnerską: - kawa, herbata, cukier, kawałki cytryny do herbaty, ciasteczka w formie szwedzkiego stołu dostępne dla uczestników przez cały okres trwania spotkania. Kawa i herbata - nie mniej, niż po jednej porcji na każdego uczestnika. - 17 tortów wraz z obsługą kelnerską: 1 tort z logo EDC umieszczony na scenie po zakończeniu części artystycznej, o wadze 20 kg. Pozostałe 16 tortów o wadze po 20 kg każdy, rozmieszczone w 16 punktach dystrybucyjnych w pomieszczeniu przeznaczonym na poczęstunek. Ustawienie punktów dystrybucyjnych Strony ustalą po podpisaniu umowy. - Kelnerzy muszą na bieżąco dbać o czystość i porządek. Brudna zastawa stołowa musi być niezwłocznie sprzątana, kawa i herbata uzupełniana na bieżąco. h) zapewnienie upominków dla uczestników spotkania: - upominki drobne z logo EDC w cenie do 25 zł szt. - 2000 szt. - upominki VIP z logo EDC w cenie do 200 zł szt. - 50 szt. - po podpisaniu umowy Wykonawca uzgodni z Zamawiającym wybór upominków. Upominki będą dostarczone do siedziby Zamawiającego przed rozpoczęciem Gali, najpóźniej do dnia 15.03.2014 r. i) zapewnienie konferansjera mówiącego płynnie po angielsku (osoba znana mediów radio, TV) do prowadzenia spotkania w języku angielskim. Osoba powinna wykazać się doświadczeniem w prowadzeniu imprez o podobnym charakterze. Po podpisaniu umowy z Zamawiającym Wykonawca przedstawi Zamawiającemu minimum 3 propozycje konferansjerów. Wykonawca zorganizuje, co najmniej jedno spotkanie robocze przedstawicieli Zamawiającego i konferansjera celem omówienia scenariusza, kwestii wypowiadanych i innych szczegółów organizacyjnych. Spotkanie odbędzie się w miejscu wskazanym przez Zamawiającego. j) zapewnienie obsługi fotograficznej Gali. Fotograf wykona ok. 200 zdjęć. Wykonane zdjęcia zostaną przekazane Zamawiającemu, po uprzedniej obróbce zdjęć, w formie zapisu cyfrowego - na płycie CD lub DVD w ilości 20 egzemplarzy. Wraz z przekazaniem zdjęć w formie zapisu cyfrowego na płycie CD lub DVD Wykonawca przekaże Zamawiającemu autorskie prawa majątkowe do zdjęć. k) zapewnienie dokumentacji filmowej Gali. Wykonawca zapewni obsługę filmową całej Gali. Nagranie zostanie przekazane Zamawiającemu na płycie DVD w ilości 10 egzemplarzy po dokonaniu obróbki nagrania. l) zapewnienie grupowego ubezpieczenia NNW dla pracowników ILOT oraz GECP m) zapewnienie transportu autokarowego z miejsca spotkania do siedziby ILOT przy Al. Krakowskiej 110-114 w Warszawie - 25 autokarów min. 40 miejsc w każdym n) zapewnienie osób do przyjmowania gości np. hostessy; około 2 osób (hostess) przy każdym otwartym wejściu na salę. Ubiór obsługi do uzgodnienia z Zamawiającymi. o) oznaczenie miejsca imprezy: oznakowanie wewnątrz budynku, wyznaczenie strefy VIP na Sali. p) zapewnienie osób do ochrony, utrzymania porządku. Zadaniem tych osób będzie również weryfikacja wchodzących gości. Goście uprawnieni do wejścia na Galę, będą wyposażeni w identyfikatory lub zaproszenia. Ubiór do uzgodnienia z Zamawiającymi. q) posprzątanie po zakończeniu Gali: sali, holu, foyer, usunięcie oznaczeń związanych z organizacją Gali. r) przygotowanie scenariusza Gali wg planowego schematu spotkania określonego w pkt. 5. Wybrany Wykonawca przedstawi Zamawiającemu propozycję scenariusza po podpisaniu umowy..

II.1.5) przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:

• 
  Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówień uzupełniających
  
• Zamawiający przewiduje składanie zamówień uzupełniających zgodnie z treścią art. 67 ust. 6 ustawy Prawo zamówień publicznych

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.00.00.00-4, 79.90.00.00-3.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 16.04.2014.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.2) ZALICZKI

• 
  przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia
  

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Warunek będzie spełniony przez Wykonawcę, jeżeli złoży oświadczenie zgodne z treścią art. 22 ustawy Prawo zamówień publicznych.

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Warunek zostanie spełniony przez Wykonawcę, jeśli posiada doświadczenie zgodne z przedmiotem zamówienia i wykaże, iż wykonał, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje, w okresie ostatnich trzech lat (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie) co najmniej 2 prace o wartości co najmniej 200 000,00 zł brutto każda, polegające na kompleksowej organizacji uroczystej gali o charakterze zamkniętym z udziałem artystów, podobnej do tej opisanej w niniejszym zamówieniu, oraz załączy dowody potwierdzające, że prace te zostały wykonane należycie np. listy referencyjne.

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Warunek będzie spełniony przez Wykonawcę, jeżeli złoży oświadczenie zgodne z treścią art. 22 ustawy Prawo zamówień publicznych (PZP).

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Warunek będzie spełniony przez Wykonawcę, jeżeli złoży oświadczenie zgodne z treścią art. 22 ustawy Prawo zamówień publicznych (PZP).

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Warunek będzie spełniony przez Wykonawcę, jeżeli złoży informację z banku potwierdzającą wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową na kwotę minimum 300 000,00 zł.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

• wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych dostaw lub usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie;
• określenie dostaw lub usług, których dotyczy obowiązek wskazania przez wykonawcę w wykazie lub złożenia poświadczeń, w tym informacja o dostawach lub usługach niewykonanych lub wykonanych nienależycie
  dowody potwierdzające, że prace te zostały wykonane należycie np. listy referencyjne;
• oświadczenie, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, posiadają wymagane uprawnienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;
• informację banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej potwierdzającą wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową wykonawcy, wystawioną nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert albo składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia;

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
• aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

• nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.3.2)

• zaświadczenie właściwego organu sądowego lub administracyjnego miejsca zamieszkania albo zamieszkania osoby, której dokumenty dotyczą, w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8 - wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• zaświadczenie właściwego organu sądowego lub administracyjnego miejsca zamieszkania albo zamieszkania osoby, której dokumenty dotyczą, w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 10 -11 ustawy - wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert.

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
cena oraz inne kryteria związane z przedmiotem zamówienia:

• 1 - Cena - 15
• 2 - zaliczka - 15
• 3 - rodzaj sali - 30
• 4 - Doświadczenie - ilość lat w branży - 25
• 5 - Ilość imprez dla powyżej 500 osób w ciągu 5 ostatnich lat - 15

IV.3) ZMIANA UMOWY

przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

1. ilości uczestników spotkania 2. wysokości wynagrodzenia Wykonawcy do +/- 30% wynagrodzenia 3. stwierdzenia okoliczności, których Zamawiający nie mógł przewidzieć w dniu podpisania umowy 4. ustawowej zmiany stawki VAT

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.ilot.edu.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
www.ilot.edu.pl (zakładka: przetargi i ogłoszenia) oraz w siedzibie Zamawiającego: Instytut Lotnictwa, Al. Krakowska 110/114, 02-256 Warszawa, bud. B pokój 38 (parter).

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
25.10.2013 godzina 10:00, miejsce: Instytut Lotnictwa, Al. Krakowska 110/114, 02-256 Warszawa, bud. B, pokój 38 (parter).

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie