Obsługa Regionalnego Centrum Informacji Turystycznej w Katowicach w okresie od dnia zawarcia umowy do 31 grudnia 2018r.

Opis przedmiotu przetargu: 1) Opis przedmiotu zamówienia : Obsługa Regionalnego Centrum Informacji Turystycznej w Katowicach w okresie od dnia zawarcia umowy do 31 grudnia 2018r. 2) W ramach zamówienia wykonawca zobowiązany jest do: Obsługi Regionalnego Centrum Informacji Turystycznej w Katowicach (zwanego dalej RCIT) w zakresie: a) udzielania informacji wszystkim odwiedzającym punkt w zakresie walorów turystycznych, bazy noclegowej, kulturalnej i sportowej dzielnic Miasta i regionu, b) sprzedaży materiałów promocyjno-informacyjnych (albumów, folderów, map itp.) dotyczących Katowic i regionu wszystkim zainteresowanym (sprzedaż winna być skoordynowana ze sprzedażą prowadzoną przez Górnośląski Oddział PTTK w Katowicach, który mieści się w tym samym lokalu przy Rynku 13), c) sprzedaży gadżetów z Katowic, certyfikowanych/zatwierdzanych przez Wydział Promocji UM Katowice d) sprzedaży internetowej gadżetów z Katowic w ramach osobnej strony internetowej, która winna być prowadzona w 3 językach (polski, angielski, niemiecki), e) dystrybucji bezpłatnych miejskich materiałów promocyjnych (czasopism, folderów, mapek, broszur itp.) f) zbierania informacji dotyczących aktualnego stanu bazy turystycznej, usług, kultury, sportu itd. w Katowicach, g) nawiązania i utrzymywania współpracy i kontaktów ze szkołami wyższymi kształcącymi w dziedzinie turystyki h) dodatkowo w przypadku dużych wydarzeń miejskich o charakterze gospodarczo – kulturalno – sportowym (niezależnie od działania RCIT przy Rynku 13), należy zorganizować mobilne Regionalne Centrum Informacji Turystycznej (zwane dalej mobilnym RCIT), które każdorazowo znajdować się będzie bliżej tego wydarzenia, dla którego zostanie utworzone. Maksymalna ilość wydarzeń miejskich, dla których konieczne będzie zorganizowanie mobilnego Regionalnego Centrum Informacji Turystycznej Zamawiający określa w ilości 10 wydarzeń, które odbywać się będą w Strefie Kultury i innych wskazanych tego typu miejscach. W 2017 roku stanowisko mobilne zostało zorganizowane m.in. na następujących imprezach: - Targi turystyczne GLOBalnie 21 godz. - Europejski Kongres Gospodarczy 13 godz. - Tour De Pologne 10 godz. - Mistrzostwa Europy w Piłce Siatkowej 28 godz. - Womex 36 godz. - Impact Fintech 10 godz. 3) Wymogi organizacyjno-wykonawcze: a) W ramach zamówienia wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia wykonania obsługi CIT przez co najmniej: - Dwie osoby posługujące się dwoma językami obcymi w tym obowiązkowo biegle językiem angielskim oraz drugim językiem (niemieckim, francuskim, hiszpańskim, rosyjskim, czeskim) co najmniej na poziomie komunikatywnym, które uczestniczyły w szkoleniach w zakresie turystyki organizowanych przez regionalne organizacje turystyczne oraz posiadające min. półroczne doświadczenie w obsłudze informacji turystycznej. - Dwie osoby o kwalifikacjach, doświadczeniu i znajomości języków j.w dla obsady stanowisk mobilnych oraz zastępstwa w przypadku nieobecności osób j.w. - Jedną osobę posiadającej certyfikat 3 stopnia kursu nauczycielskiego języka migowego W okresie odbywającej się w Katowicach 24. sesji Konferencji Stron Ramowej Konwencji Narodów Zjednoczonych w sprawie zmian klimatu (COP24) tj. 3 – 14 grudnia 2018r. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić przynajmniej jedną osobę biegle posługującą się językiem francuskim. b) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia osób j.w. pracujących w trybie zmianowym: - w miesiącach od podpisania umowy do końca marca: od poniedziałku do piątku w godz. od 9.00 do 17.00, w soboty w godz. od 9.00 do 17.00, w niedziele w godz. od 9.00 do 13.00. - w miesiącach od początku kwietnia do końca września: od poniedziałku do piątku w godz. od 9.00 do 19.00, w soboty w godz. od 9.00 do 17.00, w niedziele w godz. od 9.00 do 17.00. - w miesiącach od początku października do końca grudnia: od poniedziałku do piątku w godz. od 9.00 do 17.00, w soboty w godz. od 9.00 do 17.00, w niedziele w godz. od 9.00 do 13.00 z tym, że: - W okresie odbywającej się w Katowicach 24. sesji Konferencji Stron Ramowej Konwencji Narodów Zjednoczonych w sprawie zmian klimatu (COP24) tj. 3 – 14 grudnia 2018r.: od poniedziałku do piątku w godz. od 8.00 do 20.00, w soboty w godz. od 8.00 do 20.00, w niedziele w godz. od 8.00 do 18.00 Wykonawca winien zapewnić obsługę RCIT jn: - od poniedziałku do piątku w godz. od 8.00 lub 9.00 do 17.00 lub 19.00 lub 20.00 (zgodnie z zapisem pkt.3b), w soboty w godz. od 8.00 lub 9.00 do 17.00 lub 20.00 (zgodnie z zapisem pkt.3b), w niedziele w godz. od 8.00 lub 9.00 do 13.00 lub 17.00 lub 18.00 (zgodnie z zapisem pkt.3b). - od poniedziałku do piątku jedna osoba w godz. od 8.00 lub 9.00 do 17.00, druga osoba w godz. od 11.00 do 19.00 lub 20.00 lub od 9.00 do 17.00 (zgodnie z zapisem pkt.3b), - od poniedziałku do piątku jedna osoba posiadająca certyfikat 3 stopnia języka migowego w godz. od 9.00 do 13.00 - w soboty jedna osoba w godz. od godz. 8.00 lub 9.00 do 17.00, druga osoba w godz. od 9.00 do 13.00 lub od 11.00 do 20.00 (zgodnie z zapisem pkt.3b) - w niedzielę jedna osoba w godz. od 8.00 do 13.00 lub od 9.00 do 17.00, druga osoba w godz. od 13.00 do 18.00 (zgodnie z zapisem pkt.3b) c) W trakcie trwania ważnych wydarzeń gospodarczo – kulturalno - sportowych odbywających się na terenie Katowic wykonawca winien zapewnić obsługę RCIT w uzgodnieniu z Wydziałem Promocji lecz nie dłużej niż do godziny 22:00. Ilość godzin pracy osób pracujących/zatrudnionych na stanowiskach mobilnych podczas jednego dnia każdego z odbywających się wydarzeń nie będzie przekraczała 10 godzin. 4) Wymogi techniczne wykonywania umowy: a) Osoby wykonujące zamówienie powinny znać Katowice i umieć biegle poruszać się po stronach internetowych w celu pomocy w zakresie obsługi turystycznej osób odwiedzających Katowice i województwo śląskie np.: przy wyszukiwaniu odpowiednich miejsc, lub atrakcji itp. b) Wszystkie osoby w trakcie wykonywania usługi powinny być ubrane w takie same stroje zgodne z wymaganiami standardu obsługi klienta (tzn. koszula lub koszulka z elementami graficznymi Miasta i Śląskiej Organizacji Turystycznej), c) Wykonawca zobowiązany będzie do należytego dbania o mienie znajdujące się w Regionalnym Centrum Informacji Turystycznej oraz wypełnienie standardów Śląskiego Systemu Informacji Turystycznej (ŚSIT) dla obiektu oznaczonego 4 gwiazdkami i jego dalszego rozwoju zgodnie z wytycznymi Śląskiej Organizacji Turystycznej. d) Dodatkowo Wykonawca powinien zapewnić osobom wykonującym zamówienie odpowiednie narzędzia do pracy w tym co najmniej dwa komputery wraz z drukarkami, jeden laptop (do pracy na mobilnym stanowisku RCIT), jeden skaner oraz materiały piśmiennicze i przedmioty niezbędne przy wykonywaniu usługi e) Realizacja usługi winna odbywać się w koordynacji i uzgodnieniu z Wydziałem Promocji Urzędu Miasta Katowice. f) Wykonawca nie może prowadzić swojej dotychczasowej działalności gospodarczej w ramach Regionalnego Centrum Informacji Turystycznej, przy wykorzystaniu zatrudnionych pracowników, sprzętu oraz wyposażenia stanowiącego własność Miasta. 5) Wymagania wynikające z art. 29 ust. 3a, Zamawiający wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę na podstawie umowy o pracę osób, które będą pełniły funkcję koordynatorów działań związanych z obsługą Regionalnego Centrum Informacji Turystycznej w Katowicach. Wykonawca przed podpisaniem umowy z Zamawiającym winien przedłożyć Zamawiającemu do wglądu umowy o pracę zawarte z koordynatorami działań związanych z obsługą Regionalnego Centrum Informacji Turystycznej w Katowicach. Wykonawca na każde wezwanie Zamawiającego winien przedstawić aktualne umowy o pracę zawarte z koordynatorami działań związanych z obsługą Regionalnego Centrum Informacji Turystycznej w Katowicach. W przypadku, gdy Wykonawca będzie uchylał się od okazania Zamawiającemu aktualnych umów o pracę zawartych z koordynatorami działań związanych z obsługą Regionalnego Centrum Informacji Turystycznej w Katowicach Zamawiający potrąci Wykonawcy z wynagrodzenia należność za obsługę RCIT za dni, w których koordynatorzy nie byli zatrudnieni na podstawie umowy o pracę. Uwaga! Ilość miesięcy wskazana w załączniku nr 1 (oferta) do specyfikacji jest wielkością orientacyjną, przyjętą dla celu porównania ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty. Wykonawcy, z którym Zamawiający podpisze umowę, nie przysługuje roszczenie o realizację usług w zakresie w jakim stosowane będzie prawo opcji. 6) Szczegółowy zakres prac określa projekt umowy (załącznik nr 5 do SIWZ).