Utrzymanie i administrowanie cmentarzami komunalnymi na terenie Gminy i Miasta Węgliniec w latach 2018 – 2021

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiot zamówienia obejmuje utrzymanie i administrowanie cmentarzami komunalnymi na terenie Gminy i Miasta Węgliniec w latach 2018-2021, w miejscowościach Węgliniec, Stary Węgliniec, Jagodzin, Ruszów, Czerwona Woda. 2. L.p. Miejscowość Powierzchnia cmentarzy Ilość grobów stan na 04.09.2017r. średnioroczny przyrost grobów ha szt. szt. 1. Węgliniec 1,83 1417 18 2. Stary Węgliniec 0,75 608 19 3. Jagodzin 0,36 220 7 4. Ruszów 0,87 897 19 5. Czerwona Woda 1,21 675 14 razem 5,02 3817 77 3. Kod CPV : 98 37 11 11 - 5 – usługi utrzymania cmentarzy 4. Do obowiązków Wykonawcy należy: 1) Prowadzenie racjonalnej gospodarki miejscami grzebalnymi pod poszczególne rodzaje grobów oraz dokonywanie rezerwacji miejsc zgodnie z przepisami Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 7 marca 2008r. w sprawie wymagań, jakie muszą spełniać cmentarze, groby i inne miejsca pochówku zwłok i szczątków (Dz.U. z 2008r. nr 48 poz. 284 z późn.zm.) 2) Prowadzenie dokumentacji poprzez systematyczne dokonywanie wpisów podstawowych i uzupełniających w : a) księgach osób pochowanych na cmentarzu, prowadzonej według numeracji narastającej lub w układzie rocznikowym, b) księgach grobów, c) księdze cmentarnej zawierającej alfabetyczny spis osób pochowanych na cmentarzu, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 1 sierpnia 2001r. w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów (Dz.U. z 2015r., poz. 2257) - obsługa i wprowadzanie danych do programu komputerowego "Interaktywny administrator cmentarzy". 3) Wykonawca będzie stosował przepisy wynikające z: a) Ustawy z dnia 31.01.1959 roku o cmentarzach i chowaniu zmarłych i aktach wykonawczych do tej ustawy (Dz.U. z 2017, poz. 912), b) Ustawy z dnia 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami (Dz. U. z 2017r., poz. 1595), c) Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 7 grudnia 2001 r. w sprawie postępowania ze zwłokami i szczątkami ludzkimi (Dz. U. z 2001 r., nr 153, poz. 1783), d) Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 23 marca 2011 r. w sprawie sposobu przechowywania zwłok i szczątków (Dz. U. z 2011 r., nr 75, poz. 405), 4) Wprowadzania danych na stronę internetową www.polskie-cmentarze.com/wegliniec /grobonet. 5) Przyjmowanie zwłok do pochowania na cmentarzu pod warunkiem przedstawienia karty zgonu, zawierającej adnotację urzędu stanu cywilnego o zarejestrowaniu zgonu; w przypadkach w których zachodzi uzasadnione podejrzenie, że przyczyną było przestępstwo, oprócz karty zgonu żądanie wymaganego zezwolenia prokuratora na pochowanie zwłok. 6) Udostępnianie domów przedpogrzebowych oraz utrzymywanie w należytym stanie technicznym wyposażenia domów pogrzebowych. 7) Zapewnienie funkcjonowania toalet poprzez ich wyposażenie w niezbędne środki higieniczne, utrzymanie czystości oraz ponoszenia kosztów z tym związanych. 8) Na cmentarzu komunalnym w Starym Węglińcu i Jagodzinie w okresie Święta Wszystkich Świętych wyposażenia po 1 toalecie przenośnej. 9) Przygotowania cmentarza do Święta Wszystkich Świętych poprzez zapewnienie dodatkowych kontenerów na odpady i wywozu w dniach poprzedzających święto oraz w dniach następnych po święcie; 10) Utrzymywanie w sprawności źródeł wody oraz zabezpieczenie ich przed zamarzaniem w okresie zimowym. 11) Systematyczna pielęgnacja trawników, żywopłotów i drzewostanu: a) systematyczne koszenie traw na cmentarzach oraz przy ogrodzeniach, grabienie i wywóz skoszonej trawy, liści itp., b) usuwanie wiatrołomów, okrzesywanie drzew (usuwanie odrostów korzeniowych, młodych pędów i gałęzi kolidujących z mogiłami) usuwanie suchych gałęzi i konarów, formowanie żywopłotu, c) dokonywanie wycinki drzew zgodnie z wydanymi decyzjami. 12) Utrzymanie czystości na alejkach, ciągach pieszych, parkingach wraz z ich odchwaszczaniem oraz oczyszczanie krawężników i wyrosłej trawy ze spoin nawierzchni wyłożonej płytkami. 13) Usuwanie aktów wandalizmu, w tym m.in. napisów itp. 14) Zapewnienie niezbędną minimalną ilość kontenerów na odpady komunalne niesegregowane o poj. 1100 litrów tj. na cmentarzu w Węglińcu - 6 szt., Starym Węglińcu - 3 szt., Jagodzinie - 2 szt., Ruszowie - 3 szt., Czerwona Woda - 3 szt. 15) Wywożenie nieczystości płynnych z terenu cmentarzy zgodnie z obowiązującymi przepisami. 16) Bieżące prowadzenie zimowego utrzymania (odśnieżanie i posypywanie piaskiem oraz likwidacja gołoledzi) ciągów komunikacyjnych. 17) Likwidowanie dzikich wysypisk śmieci, pozostałego gruzu itp. na cmentarzach oraz gromadzonych w pasie terenu przyległym na zewnątrz ogrodzenia cmentarza. 18) Wykaszanie chwastów i zarośli na mogiłach opuszczonych oraz NN. 19) Zapewnienie tablic informacyjnych na cmentarzach oraz dbanie o ich stan. 20) Wywieszanie do publicznej wiadomości na tablicach ogłoszeń: a) aktualny cennik wymieniony w Zarządzeniu Burmistrza Gminy i Miasta w Węglińcu w sprawie ustalenia opłat za korzystanie z cmentarzy komunalnych i urządzeń cmentarnych na obszarze Gminy i Miasta Węgliniec, b) adres biura zarządcy wraz z danymi kontaktowymi, c) Regulamin Cmentarza. 21) Ponoszenie opłat za zużytą wodę i energię elektryczną według wskazań licznika, 22) Ponoszenie opłat związanych z gospodarką odpadami komunalnymi a także złożenie deklaracji o wysokości opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi zgodnie z Uchwałą nr 514/XXIV/13 z dn. 28.05.2013r. i uchwałą nr 531/XXV/13 z dn. 27.06.2013r. tj.: - 1 litr/1grób/miesięcznie stawka miesięczna opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi i odbieranymi w sposób nieselektywny wynosi: - 76 zł. brutto za pojemnik 110 l - 37 zł. brutto za pojemnik 60 l Ilość grobów i stawka opłat w trakcie trwania umowy może ulec zmianie. 23) Założenie i prowadzenie książki obiektu budowlanego dla obiektów: dom przedpogrzebowego w Węglińcu, Starym Węglińcu i Czerwonej Wodzie, Ruszowie zgodnie z obowiązującymi przepisami, wykonywanie niezbędnych przeglądów i pomiarów. 24) Nadzór nad korzystaniem z cmentarzy w tym nad pochówkami, ekshumacjami, zakładaniem grobów, grobowców, stawianiem nagrobków itp. 25) Kontrola i przestrzeganie opłat wnoszonych za korzystanie z cmentarzy komunalnych i urządzeń cmentarnych zgodnie z zarządzeniem nr 17/2015 Burmistrza Gminy i Miasta Węgliniec z dnia 26 lutego 2015r. oraz kolejnych zmian tych opłat wprowadzanych w trakcie trwania umowy. 26) W przypadku wystąpienia nieusprawiedliwionych różnic pomiędzy należnymi opłatami wynikającymi z cennika opłat za usługi cmentarne a opłatami, które faktycznie wpłynęły na konto Zamawiającego, Wykonawca ma obowiązek pokrycia tej różnicy na wezwanie Zamawiającego. 27) Sporządzanie i przedkładanie do dnia 5-go każdego miesiąca w formie papierowej : a) uzgodnionego z wydziałem finansowym UGiM w Węglińcu wykazu osób dokonujących opłaty za korzystanie z cmentarzy - z wyszczególnieniem rodzaju opłat, b) wykazu osób pochowanych i ilości miejsc zarezerwowanych na cmentarzach. 28) Wykonywanie drobnych napraw obiektów, urządzeń, instalacji i ogrodzenia. 29) Otwieranie i zamykanie bram cmentarza zgodnie z potrzebami. 30) Podejmowanie wszelkich możliwych czynności w celu zapewniania bezpieczeństwa na cmentarzu i zapobieganie uszkodzeniom nagrobków i innego mienia. 31) Udostępnianie wszelkich dokumentów i informacji związanych z administrowaniem cmentarzami na żądanie Zamawiającego. 32) Wykonawca ma prawo świadczyć na zlecenie klientów usługi pogrzebowe w tym: a) wykopanie grobu, b) doniesienie lub przewiezienie trumny lub urny z domu przedpogrzebowego do grobu, c) złożenie trumny lub urny w grobie, d) zasypanie grobu i uformowanie mogiły, ułożenie wieńców i kwiatów e) inne usługi na zlecenie 5. W trakcie wykonywania czynności związanych z pochówkiem, obsługa powinna być ubrana w odpowiednie stroje o stosownych kolorach i nienagannym estetycznym stanie. 6. Biuro Wykonawcy winno znajdować się na terenie gminy lub miasta Węgliniec. 7. Usługi pogrzebowe nie są objęte wyłącznością i mogą być świadczone przez inne uprawnione podmioty, a nadzór nad nimi pełni Wykonawca. 8. Każdy z Wykonawców winien dokonać wizji lokalnej celem sprawdzenia warunków związanych z wykonaniem usług będących przedmiotem przetargu oraz celem uzyskania jakichkolwiek dodatkowych informacji koniecznych i przydatnych do złożenia ofert. 9. Wartość umowy nie może zostać podwyższona w drodze aneksu do niniejszej Umowy. Wartość całkowita przedmiotu umowy nie będzie waloryzowana w okresie realizacji umowy; 10. Płatność za fakturę VAT będzie dokonana przelewem z konta Zamawiającego na konto Wykonawcy w terminie 30 dni od daty dostarczenia faktury VAT do siedziby Zamawiającego. 11. Wynagrodzenie należne Wykonawcy za wykonanie przedmiotu zamówienia rozliczane będzie fakturami przejściowymi w okresach miesięcznych, wystawionymi na podstawie protokołu odbioru prac, podpisanego przez Zamawiającego i Wykonawcę. 12. Faktura powinna być adresowana do: Gmina Węgliniec, ul. Sikorskiego 3, 59-940 Węgliniec. NIP - 615-18-08-660. 13. Zamawiający nie zastrzega obowiązku osobistego wykonania przez Wykonawcę kluczowych części zamówienia na usługi. 14. Zamawiający nie będzie udzielał Wykonawcy zaliczek na wykonanie prac objętych przedmiotem zamówienia. 15. Zamawiający nie przewiduje wymagań określonych w art. 29 ust. 4 ustawy Pzp. 16. Wymagania dotyczące zatrudnienia na umowę o pracę zgodnie z przepisem art. 29 ust. 3a ustawy Pzp. 1) Zamawiający wymaga zatrudnienia na podstawie umowy o pracę (w wymiarze pełnego etatu), w rozumieniu ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jednolity z 2016r. Dz. U. poz. 1666 ze zm.), przez wykonawcę lub podwykonawcę (jeżeli wykonawca powierza wykonanie części zamówienia podwykonawcy), co najmniej jedną osobę prowadzącą administrowanie cmentarzami lub nadzór nad utrzymaniem czystości i porządku. 2) Wykonawca musi zatrudniać osoby wykonujące wyżej wymienione czynności na podstawie umowy o pracę, a w przypadku rozwiązania umowy przez osobę zatrudnioną lub przez pracodawcę, wykonawca zobowiązuje się do zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na to miejsce innej osoby wykonującej ww. czynności; 3) W terminie do 3 dni od dnia podpisania umowy wykonawca złoży zamawiającemu oświadczenie, zawierające informację o zatrudnionych osobach, o czasie trwania umowy oraz czynnościach wykonywanych przez wskazane osoby. Wzór oświadczenia, o którym mowa w niniejszym podpunkcie stanowi Formularz nr 7 do SIWZ. 4) W trakcie realizacji zamówienia zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec wykonawcy odnośnie spełniania przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w podpunkcie 1 czynności. Zamawiający uprawniony jest w szczególności do: a) żądania oświadczeń i dokumentów w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów i dokonywania ich oceny, b) żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów, c) przeprowadzenia kontroli na miejscu wykonywania świadczenia. d) wystąpienia z wnioskiem do Państwowej Inspekcji Pracy o przeprowadzenie kontroli 5) postanowienia, dotyczące dokumentowania realizacji zamówienia przy udziale osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę oraz sankcje za nieprzestrzeganie ww. warunków realizacji zamówienia zostały opisane w projekcie umowy – formularz nr 6 do SIWZ.