ŚWIADCZENIE USŁUG POCZTOWYCH DLA POTRZEB POWIATOWEGO URZĘDU PRACY W POZNANIU

Opis przedmiotu przetargu: 1.Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Powiatowego Urzędu Pracy w Poznaniu w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ewentualnych zwrotów przesyłek niedoręczonych zgodnie z ustawą z dnia 23 listopada 2012r. Prawo pocztowe (Dz.U. z 2012r. poz. 1529). Świadczenie usług pocztowych na potrzeby tutejszego Urzędu odbywać się będzie na zasadach określonych w: a)ustawie z dnia 23 listopada 2012r. Prawo pocztowe (Dz.U. z 2012r. poz. 1529) b)ustawie z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. 2013r. poz. 267 z późn.zm) regulujący tryb doręczania pism nadawanych w postępowaniu administracyjnym; c)ustawie z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2012r. poz. 749 z późn. zm) regulujący tryb doręczania pism nadawczych w trybie Ordynacji podatkowej; d)rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz.u. z 2013r. poz. 1468); e)rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych (Dz.U. z 2013r. poz. 545 z późn.zm.); 2.Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia; Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki listowe do 2000 g (Gabaryt A i B): -Zwykłe ekonomiczne - przesyłka nierejestrowana nie będąca przesyłką najszybszej kategorii, -Zwykłe priorytetowe - przesyłka nierejestrowana listowa najszybszej kategorii, -Polecone ekonomiczne - przesyłka rejestrowana będąca przesyłką listową, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości, uszkodzeniem, -Polecone priorytetowe - przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii, -Polecone ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru - przesyłka przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru. -Polecone priorytetowe ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru - przesyłka najszybszej kategorii przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru Gabaryt A - to przesyłka o wymiarach: -minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, -maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć wysokości 20 mm i szerokości 230 mm. Gabaryt B -minimum - jeżeli jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm, długość 325 mm lub szerokość 230 mm -maksimum - suma długości, szerokości i wysokości nie może być większa niż 900 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 600 mm. Przez paczki pocztowe będące przedmiotem zamówienia rozumie się paczki w znaczeniu wskazanym w art. 3 pkt 14 ustawy Prawo pocztowe: -Zwykłe - paczki rejestrowane niebędące paczkami najszybszej kategorii; -Priorytetowe - paczki rejestrowane najszybszej kategorii; -Ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru; Gabaryt A - to paczka o wymiarach: -minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, -maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć: długość 600 mm lub szerokości 500 mm lub wysokość 300 mm. Gabaryt B -minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm lub szerokości 500 mm lub wysokość 300 mm -maksimum - suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość nie może być większa niż 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm. 2.1.Wykonawca zobowiązuje się doręczać przesyłki przyjęte do przemieszczania i doręczania w czasie: -do 6 dni dla przesyłki nie będącej przesyłką najszybszej kategorii, -do 4 dni dla przesyłki będącej przesyłką najszybszej kategorii; 2.2.Zamawiający oczekuje, że świadczenie usług pocztowych odbywać się będzie w ciągu 5 dni roboczych w tygodniu, od poniedziałku do piątku. 2.3.Dla przesyłek ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru Wykonawca zobowiązuje się doręczać do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata (potwierdzenie odbioru) (wzór stanowi załącznik nr 7) niezwłocznie po doręczeniu przesyłki, nie później jednak niż w ciągu 7 dni od dnia doręczenia. 2.4.W przypadku nieobecności adresata przedstawiciel Wykonawcy zobowiązuje się pozostawić zawiadomienie o próbie dostarczenia przesyłki wskazując termin i miejsce jej odbioru. Ze względu na specyfikę działalności urzędu Zamawiający oczekuje, że wskazane miejsce odbioru przesyłki będzie znajdowało się w miejscowości lub w gminie adresata (w przypadku miasta w dzielnicy). Termin do odbioru przesyłki przez adresata wynosi 14 dni roboczych licząc od dnia następnego po dniu pozostawienia pierwszego zawiadomienia (w tym terminie przesyłka jest awizowana dwukrotnie). Po upływie terminu odbioru Wykonawca zobowiązuje się zwrócić przesyłkę Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata oraz terminami awizowania. 2.5.Przedstawiciel Wykonawcy zobowiązuje się doręczać pisma osobom fizycznym w ich mieszkaniu lub miejscu pracy. Pisma mogą być doręczone również w lokalu administracji publicznej, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej. W razie niemożności doręczenia pisma w ww. miejscach, a w razie koniecznej potrzeby, przedstawiciel Wykonawcy doręcza pisma w każdym miejscu, gdzie adresata zastanie. W przypadku nieobecności adresata doręcza pismo, za pokwitowaniem dorosłemu domownikowi lub sąsiadowi, jeżeli osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi. O doręczeniu pisma sąsiadowi zawiadamia adresata, umieszczając zawiadomienie w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe w drzwiach mieszkania. 2.6.Przesyłki pocztowe przygotowane do dystrybucji będą dostarczone przez Zamawiającego do punktu odbioru, wskazanego przez Wykonawcę. Wskazany punkt odbioru nie może znajdować się w odległości większej niż 2000 m od siedziby Zamawiającego (liczonej w drodze prostej). Odbiór przesyłek przyjętych do wyekspediowania będzie każdorazowo dokumentowany przez Wykonawcę pieczęcią, podpisem i datą w pocztowej książce nadawczej (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowym przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych (dla przesyłek zwykłych). 2.7.Zamawiający zobowiązuje się do umieszczenia na przesyłce listowej nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (podany jednocześnie w pocztowej książce nadawczej), określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytet lub ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru) oraz umieszczenia na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki pieczęci określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego. 2.8.Zamawiający zobowiązuje się do nadawania przesyłek w stanie uporządkowanym (tj. przekazaniu przesyłek ułożonych stroną adresową), przez co należy rozumieć: a)dla przesyłek rejestrowanych - wpisanie każdej przesyłki do pocztowej książki nadawczej w dwóch egzemplarzach, z których jeden będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a drugi egzemplarz stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek; b)dla przesyłek zwykłych (nierejestrowanych) - zestawienie ilościowe przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych sporządzone dla celów rozliczeniowych w dwóch egzemplarzach, z których jeden będzie przeznaczony dla Wykonawcy, a drugi egzemplarz stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek. Wzory pocztowej książki nadawczej oraz zestawienia ilościowo - wartościowe zostaną uzgodnione z Wykonawcą. 2.9.Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. Opakowanie przesyłek listowych stanowi zaklejona koperta Zamawiającego. 3.0.Wykonawca będzie doręczał przesyłki pocztowe w obrocie krajowym zaliczone do usług powszechnych z zachowaniem wskaźników terminowości doręczeń przesyłek w obrocie krajowym wskazanych w rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego. 3.1.W ramach przedmiotu zamówienia Zamawiający będzie nadawał również przesyłki wymagające zastosowania przepisu art. 57 § 5 pkt 2 Kodeksu postępowania administracyjnego oraz art. 165 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego. Zamawiający nie dopuszcza możliwości wyłączenia ww. przesyłek z zakresu przedmiotu zamówienia, natomiast dopuszcza możliwość sporządzenia odrębnego wykazu przesyłek wymagających nadania u operatora wyznaczonego. Zamawiający informuje, że szacunkowa ilość przesyłek nadawanych w ww. trybach art. 57 KPA i 165 KPC wynosi ok. 85%. Na podstawie odrębnego wykazu Wykonawca zobowiązuje się w tym samym dniu dostarczyć przesyłki do placówki operatora wyznaczonego i nadać je w imieniu Zamawiającego. Wykonawca zobowiązuje się również dostarczyć Zamawiającemu uzyskane potwierdzenie odbioru. 3.2.W tabeli poniżej zostały wyszczególnione rodzaje przesyłek jakie będą zlecane Wykonawcy oraz orientacyjne ilości danej korespondencji w skali 12 miesięcy. Zestawienie to daje podstawę wyliczenia ceny. Zamawiający nie jest zobowiązany do zrealizowania w całości podanych ilości przesyłek. Rodzaje i ilość przesyłek w ramach świadczonych usług są szacunkowe i będą ulegały zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego. Wykonawca nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych i rodzajowych w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia. Jednocześnie Zamawiający gwarantuje, iż minimalne wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu realizacji przedmiotu zamówienia wyniesie 70% maksymalnej wartości brutto podanej w ofercie i formularzu ofertowym 3.3.Uiszczanie opłat od przesyłek listowych będzie następowało z dołu w formie opłaty skredytowanej. Zamawiający będzie umieszczał oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty za usługę w postaci napisu, nadruku lub odcisku pieczęci o treści ustalonej z Wykonawcą. 3.4.Waga przesyłki określona będzie w stanie zamkniętym. 3.5.Zamawiający za okres rozliczeniowy do fakturowania uznaje miesiąc kalendarzowy. Podstawą obliczenia należności będzie suma opłat za przesyłki faktycznie nadane lub zwrócone z powodu braku możliwości ich doręczenia w okresie rozliczeniowym, potwierdzona co do ich liczby i wagi na podstawie dokumentów nadawczych lub oddawczych, przy czym obowiązywać będą ceny jednostkowe podane w formularzu ofertowym, a w przypadku ich zmiany zgodnie z dokumentem zatwierdzającym te zmiany. Ceny określone w Formularzu ofertowym powinny zawierać wszystkie opłaty Wykonawcy. Należność będzie płatna w terminie do 14 dni od dnia dostarczenia Zamawiającemu faktury VAT. 3.6.W przypadku wysyłki przez Zamawiającego przesyłki nieokreślonej w Formularzu ofertowym, rozliczenie nastąpi zgodnie z obowiązującymi cennikami Wykonawcy. 3.7.Cena podana przez Wykonawcę nie będzie podlegała zmianom przez cały okres realizacji zamówienia, z poniższymi wyjątkami: a)w przypadku zmiany stawki podatku VAT na usługi pocztowe (zmiana cen jednostkowych); b)w przypadku, jeśli konieczność wprowadzenia zmian umowy wynika z uregulowań prawnych; c)w zakresie ustalania lub zatwierdzania cen za powszechne usługi pocztowe w rozumieniu ustawy Prawo pocztowe, a także w przypadku, kiedy ich wprowadzenie wynika z okoliczności powodujących, iż zmiana w/w cen leży w interesie publicznym; d)ceny określone przez Wykonawcę w ofercie ulegają obniżeniu w toku realizacji zamówienia w przypadku, gdy opłaty pocztowe wynikające ze standardowego cennika lub regulaminu Wykonawcy będą niższe od cen wynikających z przedłożonej oferty. Wykonawca ma wówczas obowiązek stosować względem Zamawiającego obniżone opłaty pocztowe dla usług, wynikające ze swojego aktualnego cennika lub regulaminu; e)Zamawiającemu przysługuje możliwość korzystania z programów rabatowych oferowanych przez Wykonawcę w toku realizowanej umowy