Przeprowadzenie audytów projektów INNOCARB i RATIO-COAL

Katowice: Przeprowadzenie audytów projektów INNOCARB i RATIO-COAL


Numer ogłoszenia: 225291 - 2013; data zamieszczenia: 28.10.2013

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Uniwersytet Śląski w Katowicach Dział Zamówień Publicznych , ul. Bankowa 12, 40-007 Katowice, woj. śląskie, tel. 32 3592048, faks 32 3592048.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.us.edu.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Uczelnia publiczna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Przeprowadzenie audytów projektów INNOCARB i RATIO-COAL.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
1.Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie audytów projektów INNOCARB oraz RATIO-COAL. Zamawiający jest beneficjentem umów w sprawie przyznania grantów w ramach Funduszu Badawczego Węgla i Stali (FBWiS) i jednym z konsorcjantów i jest zobowiązany przedłożyć Komisji Europejskiej świadectwo kontroli sprawozdań finansowych, w formie niezależnego sprawozdania z faktycznych ustaleń, sporządzanego przez audytora zewnętrznego, w celu uzasadnienia płatności, o którą wystąpił na mocy umowy w sprawie przyznania grantu. Sprawozdanie z faktycznych ustaleń, powinno na tyle szczegółowo opisywać cel oraz uzgodnione procedury, aby umożliwić Zamawiającemu i Komisji Europejskiej zrozumienie charakteru oraz zakresu procedur przeprowadzonych przez Wykonawcę.
2. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych w zakresie następujących części:
Część A: Przeprowadzenie audytu projektu INNOCARB - opis przedmiotu zamówienia zgodnie z załącznikiem nr 2A i 2B do SIWZ
Część B: Przeprowadzenie audytu projektu Ratio-Coal - opis przedmiotu zamówienia zgodnie z załącznikiem nr 2A i 2B do SIWZ
3. Zakres zamówienia (w zakresie każdej części) obejmuje przeprowadzenie procedur określonych przez Komisję Europejską, dotyczących niezależnego sprawozdania z faktycznych ustaleń w zakresie kosztów zgłoszonych w ramach umowy w sprawie przyznania grantu. Procedury, zgodnie z którymi Wykonawca ma przeprowadzić audyty zostały przedstawione w załączniku nr VII do umowy w sprawie przyznania grantu FBWiS - Zakres wymagań i obowiązków w odniesieniu do świadectwa kontroli sprawozdań finansowych (Formularz D - ZWO), stanowiącym załącznik nr 2B do specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zamawiający po zawarciu umowy przekaże Wykonawcy procedury (Formularz D - ZWO), określone przez Komisję Europejską w języku angielskim. W przypadku rozbieżności pomiędzy tłumaczeniem procedur na język polski (załącznik nr 2B do siwz) a procedurami w języku angielskim przekazanymi Wykonawcy po zawarciu umowy, należy kierować się dokumentem sporządzonym w języku angielskim.
4. Wykonawca dla każdego projektu (każdej części niniejszego zamówienia) sporządzi niezależne sprawozdanie z faktycznych ustaleń, które powinno składać się z 3 oddzielnych dokumentów, zgodnie z wymaganiami opisanymi w załączniku nr 2B do specyfikacji istotnych warunków zamówienia, tj. załącznik nr VII do umowy w sprawie przyznania grantu FBWIS - Zakres wymagań i obowiązków w odniesieniu do świadectwa kontroli sprawozdań finansowych (Formularz D - ZWO), tzn.: 1) wykaz warunków minimalnych (pkt 1.1 do 1.8 załącznika nr VII do umowy w sprawie przyznania grantu FBWIS - Formularz D - ZWO), który zgodnie z wymogami Komisji Europejskiej musi zostać włączony do pisma, dotyczącego zlecenia między Zamawiającym a Wykonawcą;
2) sprawozdanie z faktycznych ustaleń audytora (pkt 1.9 załącznika nr VII do umowy w sprawie przyznania grantu FBWIS - Formularz D - ZWO);
3) szczegółowy opis (tabela załącznika nr VII do umowy w sprawie przyznania grantu FBWIS - Formularz D - ZWO) obejmujący procedury stosowane przez audytora i spodziewane na ich podstawie wyniki.
5. Zamawiający wymaga użycia wzorcowego formatu sprawozdania, określonego w załączniku nr 2B do siwz.
6.Sprawozdanie zostanie sporządzone przez Wykonawcę w języku polskim i angielskim w liczbie egzemplarzy określonej we wzorze umowy, stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszej siwz. Wykonawca winien dołączyć również oświadczenie potwierdzające, iż wersja polskojęzyczna jest zgodna z wersją sporządzoną w języku angielskim.
7. Wykonawca jest obowiązany oświadczyć w swoim sprawozdaniu, że nie istnieje konflikt interesów pomiędzy nim a Zamawiającym w związku ze sporządzeniem sprawozdania oraz podać wysokość wynagrodzenia wypłaconego na rzecz Wykonawcy tytułem sporządzenia sprawozdania.
8. Audytowi podlegać będą jedynie dokumenty Zamawiającego, jako członka Konsorcjum, zgromadzone w jego siedzibie.
9. Audyt należy przeprowadzić zgodnie z:
- załącznikiem nr VII do umowy w sprawie przyznania grantu FBWIS -Zakres wymagań i obowiązków w odniesieniu do świadectwa kontroli sprawozdań finansowych (Formularz D - ZWO), który stanowi załącznik nr 2B do specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
- międzynarodową normą w zakresie usług pokrewnych (ISRS)4400 Zlecenia dotyczące realizacji uzgodnionych procedur w zakresie informacji finansowych, opublikowaną przez IFAC;
- Kodeksem Etyki Biegłych Księgowych, opublikowanym przez IFAC - wprawdzie ISRS 4400 stanowi, że na potrzeby realizacji zleceń dotyczących uzgodnionych procedur nie jest wymagana niezależność, Komisja Europejska wymaga aby Wykonawca, spełniał wymogi niezależności określone w Kodeksie Etyki Biegłych Księgowych. Wykonawca wraz z ofertą zobowiązany jest złożyć oświadczenie potwierdzające spełnienie warunku bezstronności i niezależności od Zamawiającego (zgodnie z pkt 4 formularza ofertowego - załącznik nr 1A do siwz).
10.Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawierają załącznik nr 2A do SIWZ (Informacja o projektach) i załącznik nr 2B do SIWZ (załączniki nr VII do umowy w sprawie przyznania grantu FBWIS - Formularz D - Zakres wymagań i obowiązków w odniesieniu do świadectwa kontroli sprawozdań finansowych), warunki realizacji zamówienia określono w załączniku nr 3 do siwz (wzór umowy).
11.Wymagany termin realizacji zamówienia:
- w zakresie części A - po zakończeniu realizacji projektu, jednak nie później niż do dnia 31.01.2014;
- w zakresie części B -do dnia 31.01.2014r.
12.Zamówienie może być wykonywane przy udziale podwykonawców. W przypadku korzystania z podwykonawców w ofercie należy wskazać część zamówienia, której wykonanie Wykonawca powierzy podwykonawcom (załącznik nr 4 do SIWZ).
13. Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielania zamówień uzupełniających.
14. Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej.
15. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
16. Zamawiający nie dopuszcza rozliczeń w walutach obcych.
17.Zamawiający nie przewiduje zastosowania aukcji elektronicznej.
18.Zamawiający nie zamierza ustanawiać dynamicznego systemu zakupów.
19.Zamawiający nie przewiduje udzielania zaliczek na poczet wykonania zamówienia.
20.Rozliczenia finansowe dokonywane między Zamawiającym, a Wykonawcą dokonywane będą w polskich złotych (PLN).
21.Zamawiający nie ogranicza możliwości ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla Wykonawców, u których ponad 50 % zatrudnionych stanowią osoby niepełnosprawne w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych lub właściwych przepisów państw członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego..

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.21.20.00-3.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
tak, liczba części: 2.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 31.01.2014.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium w postępowaniu.

III.2) ZALICZKI

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający nie konkretyzuje powyższego warunku poprzez stworzenie opisu sposobu dokonywania oceny jego spełniania. Zamawiający oceni, czy Wykonawca spełnia powyższy warunek w oparciu o oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, o którym mowa w rozdziale IV pkt 1 ppkt 1) SIWZ.

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Warunek zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, iż w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie wykonał należycie co najmniej 1 usługę polegającą na audycie projektu finansowanego ze środków publicznych. Uwaga! W przypadku, gdy Wykonawca składa ofertę w zakresie obu części zamówienia, dla wykazania spełnienia warunku posiadania wiedzy i doświadczenia wystarczającym będzie wykazanie jednej usługi. Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu. Ocenę spełnienia powyższego warunku udziału w postępowaniu, Zamawiający przeprowadzi w oparciu o następujące dokumenty i oświadczenia, t. j.: 1. oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu (załącznik nr 1B do SIWZ), 2. Wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych głównych usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane (załącznik nr 1D do SIWZ) oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie, - o których mowa w rozdziale IV pkt 1 ppkt 1 i 3 siwz

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający nie konkretyzuje powyższego warunku poprzez stworzenie opisu sposobu dokonywania oceny jego spełniania. Zamawiający oceni, czy Wykonawca spełnia powyższy warunek w oparciu o oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, o którym mowa w rozdziale IV pkt 1 ppkt 1) SIWZ.

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Wykonawca winien wykazać, że dysponuje lub będzie dysponował co najmniej 1 osobą posiadającą uprawnienia do wykonywania ustawowych badań dokumentów rachunkowych, zgodnie z dyrektywą 2006/43/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dn. 17.05.2006r. w sprawie ustawowych badań rocznych sprawozdań finansowych i skonsolidowanych sprawozdań finansowych, zmieniającą dyrektywy Rady 78/660/EWG oraz 83/349/EWG i uchylającą dyrektywę Rady 84/253/EWG lub podobnymi przepisami krajowymi; Uwaga! W przypadku, gdy Wykonawca składa ofertę na 2 części postępowania może wykazać tą samą osobę spełniająca ww. wymagania do realizacji obu części zamówienia. Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu. Zamawiający uzna powyższy warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca złoży do oferty oświadczenia potwierdzające spełnienie powyższych warunków: 1. oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postepowaniu, o którym mowa w rozdziale IV ust.1 pkt 1 SIWZ. 2. wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu zamówienia wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia, 3. oświadczenie, że osoby które będą uczestniczyć w wykonaniu zamówienia, posiadają wymagane uprawnienia. - o których mowa w rozdziale IV ust.1 pkt 4 i 5 SIWZ.

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający nie konkretyzuje powyższego warunku poprzez stworzenie opisu sposobu dokonywania oceny jego spełniania. Zamawiający oceni, czy Wykonawca spełnia powyższy warunek w oparciu o oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, o którym mowa w rozdziale IV pkt 1 ppkt 1) SIWZ.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

• wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych dostaw lub usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie;
• wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami;
• oświadczenie, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, posiadają wymagane uprawnienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
• aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu na zasoby innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji części zamówienia, przedkłada także dokumenty dotyczące tego podmiotu w zakresie wymaganym dla wykonawcy, określonym w pkt III.4.2.

III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

• nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

Pełnomocnictwo - wymagane jeżeli oferta jest podpisana przez pełnomocnika (z wyłączeniem prokurenta) nawet jeżeli jest on ujawniony w dokumencie rejestrowym, a także w przypadku, gdy wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia (zgodnie z rozdz. II pkt 5 SIWZ) W razie wątpliwości co do ważności lub zakresu posiadanego pełnomocnictwa Zamawiający zastrzega sobie prawo do żądania potwierdzenia pełnomocnictwa przez Wykonawcę. Forma dokumentu: Oryginał lub czytelna, wyraźna kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem przez notariusza.

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.3) ZMIANA UMOWY

przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

1. Zmiana treści niniejszej umowy może nastąpić wyłącznie w granicach unormowania art. 144 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych za zgodą obu Stron i pod rygorem nieważności wymaga formy pisemnego aneksu, skutecznego po podpisaniu przez obie Strony.
2. Zamawiający może wyrazić zgodę na dokonanie istotnych zmian postano ień niniejszej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy w przypadku:
1) konieczności przesunięcia terminu zakończenia realizacji zamówienia, jeśli konieczność ta nastąpiła na skutek okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawierania umowy i nie wynika z winy Wykonawcy,
2) konieczności przesunięcia terminu zakończenia realizacji zamówienia, jeśli konieczność ta nastąpiła na skutek okoliczności leżących po stronie Zamawiającego, lub okoliczności od niego niezależnych (np. w zakresie części B - zmiana terminu zakończenia projektu),
3)ewentualnej zmiany osób uczestniczących w wykonywaniu zamówienia, z zastrzeżeniem posiadania przez te osoby kwalifikacji wymaganych od osób uczestniczących w wykonywaniu usługi, określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, pod rygorem niedopuszczenia tych osób do wykonywania czynności,
4)zmiany sposobu realizacji zamówienia z samodzielnej realizacji przez Wykonawcę na realizację z udziałem podwykonawców lub zmiany zakresu czynności powierzonych podwykonawcom, z zastrzeżeniem, iż podwykonawcy będą posiadać właściwości niezbędne do realizacji zamówienia;
5)zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa, umowy w sprawie przyznania grantu, wytycznych, w zakresie mającym wpływ na realizację umowy,
6)ustawowej zmiany stawek podatkowych (VAT) w okresie obowiązywania umowy. Zamawiający nie dopuszcza możliwości zwiększenia kwoty stanowiącej wartość umowy o której mowa w § 4 ust. 1 wzoru umowy,
7) zmiany ceny - w przypadku, kiedy zmiana ta będzie korzystna dla Zamawiającego tzn. na cenę niższą, na pisemny wniosek jednej ze Stron.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
http://us.edu.pl/zamowienia-publiczne/1/u/1

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Dział Zamówień Publicznych Uniwersytetu Śląskiego ul. Bankowa 12 40-007 Katowice pokój 69.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
06.11.2013 godzina 11:30, miejsce: Dział Zamówień Publicznych Uniwersytetu Śląskiego ul. Bankowa 12 40-007 Katowice pokój 69.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
Przedmiot zamówienia jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach projektów: INNOCARB - Innovative carbon products for substituting coke on BF operation (Innowacyjne produkty węglowe zastępujące koks w eksploatacji wielkiego pieca (BF), realizowany w ramach Funduszu Badawczego Węgla i Stali; nr umowy: RFSR-CT-2010-00001 - w zakresie części A; RATIO-COAL - Improvement of coal carbonization through the optimization of fuel in coking coal blends (Poprawa jakości procesu karbonizacji węgla poprzez optymalizację składu paliwa stosowanego w mieszankach koksowniczych), realizowany w ramach Funduszu Badawczego Węgla i Stali; nr umowy: RFSR-CT-2010-00008 - w zakresie części B..

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie

ZAŁĄCZNIK I - INFORMACJE DOTYCZĄCE OFERT CZĘŚCIOWYCH

CZĘŚĆ Nr:
1
NAZWA:
Część A: Przeprowadzenie audytu projektu INNOCARB.

• 
  1) Krótki opis ze wskazaniem wielkości lub zakresu zamówienia:
  1. Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie audytu projektu INNOCARB. Zamawiający jest beneficjentem umowy w sprawie przyznania grantu w ramach Funduszu Badawczego Węgla i Stali (FBWiS)i jednym z konsorcjantów i jest zobowiązany przedłożyć Komisji Europejskiej świadectwo kontroli sprawozdań finansowych, w formie niezależnego sprawozdania z faktycznych ustaleń, sporządzanego przez audytora zewnętrznego, w celu uzasadnienia płatności, o którą wystąpił na mocy umowy w sprawie przyznania grantu. Sprawozdanie z faktycznych ustaleń, powinno na tyle szczegółowo opisywać cel oraz uzgodnione procedury, aby umożliwić Zamawiającemu i Komisji Europejskiej zrozumienie charakteru oraz zakresu procedur przeprowadzonych przez Wykonawcę.
  2. Zakres zamówienia obejmuje przeprowadzenie procedur określonych przez Komisję Europejską, dotyczących niezależnego sprawozdania z faktycznych ustaleń w zakresie kosztów zgłoszonych w ramach umowy w sprawie przyznania grantu. Procedury, zgodnie z którymi Wykonawca ma przeprowadzić audyty zostały przedstawione w załączniku nr VII do umowy w sprawie przyznania grantu FBWiS- Zakres wymagań i obowiązków w odniesieniu do świadectwa kontroli sprawozdań finansowych (Formularz D - ZWO), stanowiącym załącznik nr 2B do specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zamawiający po zawarciu umowy przekaże Wykonawcy procedury (Formularz D - ZWO), określone przez Komisję Europejską w języku angielskim. W przypadku rozbieżności pomiędzy tłumaczeniem procedur na język polski (załącznik nr 2B do siwz) a procedurami w języku angielskim przekazanymi Wykonawcy po zawarciu umowy, należy kierować się dokumentem sporządzonym w języku angielskim.
  3. Wykonawca sporządzi niezależne sprawozdanie z faktycznych ustaleń, które powinno składać się z 3 oddzielnych dokumentów, zgodnie z wymaganiami opisanymi w załączniku nr 2B do specyfikacji istotnych warunków zamówienia, tj. załącznik nr VII do umowy w sprawie przyznania grantu FBWIS - Zakres wymagań i obowiązków w odniesieniu do świadectwa kontroli sprawozdań finansowych (Formularz D - ZWO), tzn.:
  1) wykaz warunków minimalnych (pkt 1.1 do 1.8 załącznika nr VII do umowy w sprawie przyznania grantu FBWIS - Formularz D - ZWO), który zgodnie z wymogami Komisji Europejskiej musi zostać włączony do pisma, dotyczącego zlecenia między Zamawiającym a Wykonawcą;
  2) sprawozdanie z faktycznych ustaleń audytora (pkt 1.9 załącznika nr VII do umowy w sprawie przyznania grantu FBWIS - Formularz D - ZWO);
  3) szczegółowy opis (tabela załącznika nr VII do umowy w sprawie przyznania grantu FBWIS - Formularz D - ZWO) obejmujący procedury stosowane przez audytora i spodziewane na ich podstawie wyniki.
  4. Zamawiający wymaga użycia wzorcowego formatu sprawozdania, określonego w załączniku nr 2B do siwz.
  5. Sprawozdanie zostanie sporządzone przez Wykonawcę w języku polskim i angielskim w liczbie egzemplarzy określonej we wzorze umowy, stanowiącym załącznik nr 3 do siwz. Wykonawca winien dołączyć również oświadczenie potwierdzające, iż wersja polskojęzyczna jest zgodna z wersją sporządzoną w języku angielskim.
  6. Wykonawca jest obowiązany oświadczyć w swoim sprawozdaniu, że nie istnieje konflikt interesów pomiędzy nim a Zamawiającym w związku ze sporządzeniem sprawozdania oraz podać wysokość wynagrodzenia wypłaconego na rzecz Wykonawcy tytułem sporządzenia sprawozdania.
  7. Audytowi podlegać będą jedynie dokumenty Zamawiającego, jako członka Konsorcjum, zgromadzone w jego siedzibie.
  8. Audyt należy przeprowadzić zgodnie z: - załącznikiem nr VII do umowy w sprawie przyznania grantu FBWIS -Zakres wymagań i obowiązków w odniesieniu do świadectwa kontroli sprawozdań finansowych (Formularz D - ZWO), który stanowi załącznik nr 2B do specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
  - międzynarodową normą w zakresie usług pokrewnych (ISRS)4400 Zlecenia dotyczące realizacji uzgodnionych procedur w zakresie informacji finansowych, opublikowaną przez IFAC;
  - Kodeksem Etyki Biegłych Księgowych, opublikowanym przez IFAC - wprawdzie ISRS 4400 stanowi, że na potrzeby realizacji zleceń dotyczących uzgodnionych procedur nie jest wymagana niezależność, Komisja Europejska wymaga aby Wykonawca, spełniał wymogi niezależności określone w Kodeksie Etyki Biegłych Księgowych. Wykonawca wraz z ofertą zobowiązany jest złożyć oświadczenie potwierdzające spełnienie warunku bezstronności i niezależności od Zamawiającego (zgodnie z pkt 4 formularza ofertowego - załącznik nr 1A do siwz).
  9. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawierają załącznik nr 2A do SIWZ (Informacja o projektach) i załącznik nr 2B do SIWZ (załączniki nr VII do umowy w sprawie przyznania grantu FBWIS - Formularz D - Zakres wymagań i obowiązków w odniesieniu do świadectwa kontroli sprawozdań finansowych), warunki realizacji zamówienia określono w załączniku nr 3 do siwz (wzór umowy).
  11. Wymagany termin realizacji zamówienia: po zakończeniu realizacji projektu, jednak nie później niż do dnia 31.01.2014..

• 
  2) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
  79.21.20.00-3.

• 
  3) Czas trwania lub termin wykonania:
  Zakończenie: 31.01.2014.

• 
  4) Kryteria oceny ofert:
  najniższa cena.

CZĘŚĆ Nr:
2
NAZWA:
Przeprowadzenie audytu projektu RATIO-COAL.

• 
  1) Krótki opis ze wskazaniem wielkości lub zakresu zamówienia:
  1. Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie audytu projektu Ratio-Coal. Zamawiający jest beneficjentem umowy w sprawie przyznania grantu w ramach Funduszu Badawczego Węgla i Stali (FBWiS)i jednym z konsorcjantów i jest zobowiązany przedłożyć Komisji Europejskiej świadectwo kontroli sprawozdań finansowych, w formie niezależnego sprawozdania z faktycznych ustaleń, sporządzanego przez audytora zewnętrznego, w celu uzasadnienia płatności, o którą wystąpił na mocy umowy w sprawie przyznania grantu. Sprawozdanie z faktycznych ustaleń, powinno na tyle szczegółowo opisywać cel oraz uzgodnione procedury, aby umożliwić Zamawiającemu i Komisji Europejskiej zrozumienie charakteru oraz zakresu procedur przeprowadzonych przez Wykonawcę.
  2. Zakres zamówienia obejmuje przeprowadzenie procedur określonych przez Komisję Europejską, dotyczących niezależnego sprawozdania z faktycznych ustaleń w zakresie kosztów zgłoszonych w ramach umowy w sprawie przyznania grantu. Procedury, zgodnie z którymi Wykonawca ma przeprowadzić audyty zostały przedstawione w załączniku nr VII do umowy w sprawie przyznania grantu FBWiS- Zakres wymagań i obowiązków w odniesieniu do świadectwa kontroli sprawozdań finansowych (Formularz D - ZWO), stanowiącym załącznik nr 2B do specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zamawiający po zawarciu umowy przekaże Wykonawcy procedury (Formularz D - ZWO), określone przez Komisję Europejską w języku angielskim. W przypadku rozbieżności pomiędzy tłumaczeniem procedur na język polski (załącznik nr 2B do siwz) a procedurami w języku angielskim przekazanymi Wykonawcy po zawarciu umowy, należy kierować się dokumentem sporządzonym w języku angielskim.
  3. Wykonawca sporządzi niezależne sprawozdanie z faktycznych ustaleń, które powinno składać się z 3 oddzielnych dokumentów, zgodnie z wymaganiami opisanymi w załączniku nr 2B do specyfikacji istotnych warunków zamówienia, tj. załącznik nr VII do umowy w sprawie przyznania grantu FBWIS - Zakres wymagań i obowiązków w odniesieniu do świadectwa kontroli sprawozdań finansowych (Formularz D - ZWO), tzn.:
  1) wykaz warunków minimalnych (pkt 1.1 do 1.8 załącznika nr VII do umowy w sprawie przyznania grantu FBWIS - Formularz D - ZWO), który zgodnie z wymogami Komisji Europejskiej musi zostać włączony do pisma, dotyczącego zlecenia między Zamawiającym a Wykonawcą;
  2) sprawozdanie z faktycznych ustaleń audytora (pkt 1.9 załącznika nr VII do umowy w sprawie przyznania grantu FBWIS - Formularz D - ZWO);
  3) szczegółowy opis (tabela załącznika nr VII do umowy w sprawie przyznania grantu FBWIS - Formularz D - ZWO) obejmujący procedury stosowane przez audytora i spodziewane na ich podstawie wyniki.
  4. Zamawiający wymaga użycia wzorcowego formatu sprawozdania, określonego w załączniku nr 2B do siwz.
  5. Sprawozdanie zostanie sporządzone przez Wykonawcę w języku polskim i angielskim w liczbie egzemplarzy określonej we wzorze umowy, stanowiącym załącznik nr 3 do siwz. Wykonawca winien dołączyć również oświadczenie potwierdzające, iż wersja polskojęzyczna jest zgodna z wersją sporządzoną w języku angielskim.
  6. Wykonawca jest obowiązany oświadczyć w swoim sprawozdaniu, że nie istnieje konflikt interesów pomiędzy nim a Zamawiającym w związku ze sporządzeniem sprawozdania oraz podać wysokość wynagrodzenia wypłaconego na rzecz Wykonawcy tytułem sporządzenia sprawozdania.
  7. Audytowi podlegać będą jedynie dokumenty Zamawiającego, jako członka Konsorcjum, zgromadzone w jego siedzibie.
  8. Audyt należy przeprowadzić zgodnie z: - załącznikiem nr VII do umowy w sprawie przyznania grantu FBWIS -Zakres wymagań i obowiązków w odniesieniu do świadectwa kontroli sprawozdań finansowych (Formularz D - ZWO), który stanowi załącznik nr 2B do specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
  - międzynarodową normą w zakresie usług pokrewnych (ISRS)4400 Zlecenia dotyczące realizacji uzgodnionych procedur w zakresie informacji finansowych, opublikowaną przez IFAC;
  - Kodeksem Etyki Biegłych Księgowych, opublikowanym przez IFAC - wprawdzie ISRS 4400 stanowi, że na potrzeby realizacji zleceń dotyczących uzgodnionych procedur nie jest wymagana niezależność, Komisja Europejska wymaga aby Wykonawca, spełniał wymogi niezależności określone w Kodeksie Etyki Biegłych Księgowych. Wykonawca wraz z ofertą zobowiązany jest złożyć oświadczenie potwierdzające spełnienie warunku bezstronności i niezależności od Zamawiającego (zgodnie z pkt 4 formularza ofertowego - załącznik nr 1A do siwz).
  9. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawierają załącznik nr 2A do SIWZ (Informacja o projektach) i załącznik nr 2B do SIWZ (załączniki nr VII do umowy w sprawie przyznania grantu FBWIS - Formularz D - Zakres wymagań i obowiązków w odniesieniu do świadectwa kontroli sprawozdań finansowych), warunki realizacji zamówienia określono w załączniku nr 3 do siwz (wzór umowy).
  11. Wymagany termin realizacji zamówienia: do dnia 31.01.2014..

• 
  2) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
  79.21.20.00-3.

• 
  3) Czas trwania lub termin wykonania:
  Zakończenie: 31.01.2014.

• 
  4) Kryteria oceny ofert:
  najniższa cena.