kompleksowa obsługa projektu LIFEscape: Implementing the European Landscape Convention in the South BalticRegion realizowanego w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Południowy Bałtyk 2007-2013

Opis przedmiotu przetargu: 1) przedmiot zamówienia obejmuje kompleksową obsługę projektu LIFEscape: Implementing the European Landscape Convention in the South BalticRegion realizowanego w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Południowy Bałtyk 2007-2013 poprzez pełnienie funkcji zewnętrznego Biura Obsługi Projektu, 2) w ramach pełnienia funkcji zewnętrznego Biura Obsługi Projektu wyodrębnione zostaną co najmniej następujące stanowiska: a) koordynator projektu (Project Coordinator), b) menadżer finansowy projektu (Financial Manager), c) koordynator PR projektu (Information Officer), 3) zakres obowiązków zewnętrznego Biura Obsługi Projektu będzie obejmował w szczególności: a) koordynację merytoryczną projektu - stanowiącą zadanie koordynatora projektu (Project Coordinator), tj. w szczególności: - zapewnienia spójności i jakości wszystkich działań oraz realizacji celów i wskaźników realizacji projektu zawartych we wniosku aplikacyjnym, - doradzanie partnerom w kwestiach formalnych i reprezentowanie ich interesów w kontaktach z przedstawicielami PWT Południowy Bałtyk, - sporządzanie harmonogramu działań przewidzianych w projekcie oraz dopilnowanie ich realizacji, - sporządzanie raportów z realizacji projektu (Project Progress Reports) na podstawie danych dostarczonych przez partnerów, - dopilnowanie wszelkich formalności narzuconych przez PWT Południowy Bałtyk, - współorganizacja i moderowanie konferencji oraz innych spotkań związanych z projektem, - prowadzenie interaktywnych warsztatów podsumowujących wyniki kończącej fazy projektu i ustanawiających dalsze plany oraz strategie pracy w projekcie, - podejmowanie wszelkich działań opisanych we wniosku aplikacyjnym mających na celu realizację wskaźników i zadań ujętych w projekcie, - stały nadzór i koordynacja zadań realizowanych przez kadrę projektu, - udział w regularnych spotkaniach organizacyjnych z przedstawicielami Beneficjenta Wiodącego (Park Krajobrazowy Wysoczyzny Elbląskiej), - kierowanie przebiegiem projektu, - zarządzanie wprowadzaniem ewentualnych zmian i przesunięć w budżecie, - dbałość o realizację zadań projektu zgodnie z wytycznymi dotyczącymi realizacji projektów w ramach PWT Południowy Bałtyk, - koordynowanie i kontrolowanie prowadzenia przez partnerów dokumentacji biurowej projektu, segregacja dokumentów i ich archiwizacja, - prowadzenie monitoringu, kontroli i ewaluacji prowadzonych działań w ramach projektu, - reagowanie na zmiany, nieprawidłowości i negatywne ryzyka w projekcie, - regularne omawianie problemów ze sprawozdawaniem na spotkaniach projektowych, - tworzenie okresowych raportów z realizacji działań przewidzianych w obowiązkach Biura Obsługi Projektu dla Beneficjenta Wiodącego, b) koordynację finansową projektu - stanowiącą zadanie menadżera finansowego projektu (Financial Manager), tj. w szczególności: - przygotowanie schematów podziału kosztów dzielonych, - sporządzanie i rozsyłanie faktur za koszty dzielone, - nadzór nad płatnościami za koszty dzielone, - ściąganie należności za koszty dzielone, - przelewanie należnych rat za koszty dzielone na konta wykonawców, - przekazywania otrzymanego zwrotu ERDF na konta partnerów, - obliczanie i kontrolowanie płynności finansowej poszczególnych partnerów, - tworzenie bilansu połowicznego i końcowego, - nadzór nad prawidłowym prowadzeniem konta projektu, - przygotowanie indywidualnych formularzy raportowych dla każdego partnera, - pomoc w wypełnianiu formularzy raportowych i certyfikowaniu wydatków, - wstępna ocena kwalifikowalności kosztów planowanych w projekcie, - kontakty ze Wspólnym Sekretariatem Technicznym Programu oraz Kontrolerem Pierwszego Stopnia w poszczególnych krajach partnerskich, - na podstawie danych i certyfikatów dostarczonych przez partnerów sporządzenie 6 wspólnych sprawozdań finansowych (Financial Reports), na podstawie których, po zatwierdzeniu przez Wspólny Sekretariat Techniczny, refundowane będą koszty partnerów, - ustalanie i monitorowanie wydatków Beneficjenta Wiodącego oraz pomoc w ustalaniu i monitorowaniu kosztów partnerów, - pełnienie funkcji wewnętrznego audytu w ramach projektu, w tym informowanie i doradzanie partnerom w wyborze Kontrolera Pierwszego Stopnia, wstępna ocena i weryfikacja kwalifikowalności kosztów, kontakt z Kontrolerami Pierwszego Stopnia w poszczególnych krajach, monitorowanie procesu Kontroli Pierwszego Stopnia w projekcie, rozwiązywanie bieżących problemów, c) działania polegające na komunikowaniu się z otoczeniem zewnętrznym i wewnętrznym w celu kształtowania pozytywnego wizerunku projektu - stanowiące zadania koordynatora PR projektu (Information Officer), tj. w szczególności: - reprezentowanie projektu razem i w imieniu Beneficjenta Wiodącego, - sporządzenie strategii komunikacyjnej projektu i jej realizowanie poprzez dotarcie do wewnętrznych adresatów projektu (partnerów) oraz zewnętrznych adresatów projektu, - zarządzanie stroną internetową w systemie CMS, - planowanie druku materiałów promocyjnych: broszur, plakatów, banerów, itp. (koszty druku w zależności od potrzeb pokrywane są przez partnerów), - bieżące informowanie przy udziale partnerów grup docelowych o wynikach działań realizowanych w projekcie, - bieżący, aktywny kontakt e-mailowy i telefoniczny z partnerami, - organizacja i przeprowadzenie warsztatów dotyczących komunikacji i PR na spotkaniach projektu, - organizacja przepływu informacji pomiędzy Beneficjentem Wiodącym, Wspólnym Sekretariatem Technicznym Programu oraz partnerami projektu, - sporządzanie biuletynu informacyjnego, - kontakt z mediami (sporządzanie materiałów dla mediów, pisanie artykułów do prasy krajowej i wydawnictw międzynarodowych, za autoryzacją Beneficjenta Wiodącego udzielanie wywiadów do prasy, radia i telewizji), - aktywne werbowanie członków organizacji będącej przedłużeniem projektu LIFEscape, 4) zamawiający dopuszcza wykonywanie zadań przypisanych menadżerowi finansowemu projektu (Financial Manager) oraz koordynatorowi PR projektu (Information Officer) przez jedną osobę, 5) wykonawca zobowiązany jest do przestrzegania warunków realizacji przedmiotu zamówienia określonych w projekcie umowy - załączniku nr 6 do specyfikacji istotnych warunków zamówienia, a w szczególności określonych w załącznikach do projektu umowy, tj.: a) umowa o dofinansowanie z Ministerstwem Rozwoju Regionalnego, b) wniosek aplikacyjny projektu pn. LIFEscape: Implementing the European Landscape Convention in the South BalticRegion, c) Program Operacyjny Południowy Bałtyk 2007-2013 zatwierdzony przez Komisję Europejską w dniu 20 grudnia 2007 r., d) Plan Komunikacji Programu przygotowany przez Instytucję Zarządzającą PWT Południowy Bałtyk 2007-2013, e) podręcznik Programu (Programme Manual) zatwierdzony przez Komitet Monitorujący PWT Południowy Bałtyk 2007-2013, f) wytyczne w zakresie kontroli pierwszego stopnia w ramach PWT Południowy Bałtyk 2007-2013, g) wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków i projektów w ramach programów współpracy transgranicznej Europejskiej Współpracy Terytorialnej realizowanych z udziałem Polski w latach 2007-2013