Dostawa i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego Wspomagającego Zarządzanie Filharmonią Śląską.

Opis przedmiotu przetargu: - wykonanie analizy przedwdrożeniowej, wykonanie projektu systemu informatycznego, dostawa i wdrożenie oprogramowania Zintegrowanego Systemu Informatycznego Wspomagającego Zarządzanie Filharmonią Śląską (zwanego dalej Systemem) obejmującego co najmniej następujące moduły funkcjonalne: elektroniczny obieg dokumentów i zarządzanie projektami, finanse i księgowość, gospodarowanie środkami trwałymi, kadry i płace, kasy Instytucji, obsługa sprzedaży, obsługa magazynów i instrumentarium, zamówienia publiczne, programowanie i organizacja działalności artystycznej wraz z bibliotekami nut i publikacji. - dostawa oprogramowania bazodanowego, oraz innego, potrzebnego do wdrożenia Systemu, wraz z ich instalacją i uruchomieniem, niezbędnego do uruchomienia i administrowania Systemem; - przeszkolenie pracowników w zakresie administracji i obsługi Systemu; - dostawa wraz z instalacją i uruchomieniem na posiadanym przez Zamawiającego sprzęcie komputerowym (w tym zaplecze serwerowe, system archiwum), wraz z przeniesieniem na nowe serwery Zamawiającego po zakończeniu wdrożenia; - udzielenie bezterminowej licencji na korzystanie z Systemu, oprogramowania bazodanowego oraz wszelkiego innego niezbędnego do uruchomienia Systemu dla użytkowników (nie dotyczy systemów operacyjnych stacji roboczych), - udzielenie gwarancji na System. Celem projektu jest zintegrowanie i usprawnienie systemu ewidencjonowania i rozliczania wszystkich zdarzeń w dziedzinach objętych modułami Systemu we wszystkich obszarach działalności Zamawiającego oraz wspomożenie procesu efektywnego zarządzania, a w szczególności: zapewnienie realizacji celów statutowych Zamawiającego, między innymi w zakresie organizacji wydarzeń artystycznych, usprawnienie procesów podejmowania decyzji w oparciu o wdrożenie procesów analizy i raportowania oraz zapewnienie dostępu do właściwych informacji w odpowiednim czasie, zapewnienie obsługi informatycznej wybranych obszarów działania Zamawiającego w oparciu o zintegrowany system zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, zapewnienie niezawodnych narzędzi do wdrożenia i administrowania systemem, zastąpienie rozproszonych, w większości przestarzałych systemów i programów, spójnym nowoczesnym systemem bazującym na wspólnej dla systemu bazie danych, wraz z migracją danych z dotychczas posiadanych systemów, zapewnienie sprawnej komunikacji i przepływu informacji pomiędzy komórkami organizacyjnymi Zamawiającego dzięki jednorodnej strukturze danych, ­ umożliwienie rozwoju systemu wraz ze zmianami organizacyjnymi, prawnymi i rozwojem Instytucji. Wymagania dotyczące Sytemu są następujące: - system powinien zapewniać zgodność z aktualnie obowiązującymi przepisami prawnymi, które mają również zastosowanie w funkcjonowaniu instytucji kultury: ustawa o rachunkowości, ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, ustawa o podatku od towarów i usług, ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawa o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej z dnia 25 października 1991r. z późn. zm., ustawa Kodeks Pracy, Zakładowy Układ Zbiorowy Pracy (do wglądu w siedzibie Zamawiającego) z możliwością dostosowania go do zachodzących zmian w przepisach prawa. Obowiązek monitorowania zmian w przepisach prawa oraz nadsyłania stosownych poprawek do systemu spoczywa (w okresie gwarancji) na Wykonawcy, - system powinien posiadać narzędzia umożliwiające jego administrowanie, - system powinien posiadać narzędzia umożliwiające dokonywanie zmian w zakresie jego parametryzacji przez odpowiednio przeszkolonych administratorów systemu (szkolenia tego typu musi być przewidziane w ramach projektu), - system powinien być zintegrowany, co oznacza, że opracowane, dostarczone i wdrożone moduły muszą stanowić logiczną całość, skonstruowaną tak, aby informacje wprowadzone w jakimkolwiek jego module były dostępne dla posiadających odpowiednie uprawnienia w innych modułach z zapewnieniem pełnej spójności danych we wszystkich modułach, - system powinien zapewniać dostęp do aktualnych informacji w zdefiniowanych i dowolnych układach danych (w ramach wymaganej funkcjonalności) oraz zapewniać sprawny obieg informacji na różnych szczeblach struktury organizacyjnej Zamawiającego, - system powinien mieć możliwość rozszerzenia go o dodatkowe moduły i funkcjonalności wraz ze zwiększającymi się potrzebami Zamawiającego przez jego pracowników. W ramach zamówienia oczekuje się, że wykonawca: - wykona analizę przedwdrożeniową, której przeprowadzenie będzie niezbędne w celu określenia wszelkich danych i uzyskania niezbędnej wiedzy, która jest potrzebna do pełnego wdrożenia systemu zgodnie z potrzebami wynikającymi z SIWZ oraz określenie szczegółowej koncepcji wdrożenia wraz z przedstawieniem szczegółowego harmonogramu prac związanych z realizacją umowy - na etapie analizy przedwdrożeniowej Zamawiający zastrzega sobie prawo do uzupełnień do koncepcji wdrożenia w dalszych etapach procesu wdrożeniowego, - wykona projekt systemu i jego implementację, udzieli bezterminowej licencji na korzystanie z Systemu obejmującego moduły wszystkie wymagane przez Zamawiającego, - udzieli bezterminowej licencji na korzystanie z oprogramowania bazodanowego oraz wszelkiego innego niezbędnego do uruchomienia Systemu w zakresie przewidzianym w SIWZ na serwerze bazodanowym, - zapewni dostawę, opracowanie dla potrzeb Zamawiającego oraz instalację modułów funkcjonalnych Systemu, przy czym dopuszcza się inną organizację modułów w szczególności inne ich nazewnictwo lub zawarcie funkcjonalności dwóch lub więcej modułów w jednym lub odwrotnie - funkcjonalności jednego modułu rozłożone na kilka modułów, pod warunkiem spełnienia wymagań dotyczących funkcjonalności oprogramowania, - dokona integracji Systemu ze wskazanymi systemami informatycznymi i programami komputerowymi, których funkcjonalność nie zostanie zastąpiona przez system (między innymi system ZUS, systemami bankowymi (ING Bank, PKOBP, Getin Bank), systemem sprzedaży biletów (EuroBilet) oraz zapewni poprawną współpracę oraz wymianę danych z tymi systemami użytkowanymi przez Zamawiającego, - przeprowadzi migrację wraz z konwersją danych z eksploatowanych aktualnie przez Zamawiającego systemów informatycznych i programów komputerowych do systemu (dotyczy to danych: finansowo-księgowych, kadrowo-płacowych, majątku trwałego, magazynu zapisywanych w bazie Paradox, słownika CPV z bazy MS Access oraz danych z zeszytów koncertowych, danych teleadresowych i aplikacji do organizacji obsługi technicznej koncertów z plików xls.), - przeprowadzi szkolenia użytkowników (w zakresie obsługi wybranych modułów) i informatyków (w zakresie administrowania systemem operacyjnym, systemem baz danych, systemem kopii, systemem aplikacji, samodzielnego rozwoju systemu). Szkolenia użytkowników systemu muszą zostać potwierdzone sprawdzeniem nabycia praktycznych umiejętności posługiwania się wybranymi modułami zgodnie z ich funkcjonalnością. Odbycie tych szkoleń powinno zostać potwierdzone uzyskaniem stosownych certyfikatów, - sporządzi pełną dokumentację wdrożeniową tworzoną w trakcie wdrożenia systemu oraz analizę powdrożeniową (w postaci protokołów podsumowujących zakres wykonanych prac, wskazanie osiągniętych efektów oraz opisujących nowe okoliczności projektu wdrożenia, jeżeli takie wystąpiły), - udzieli gwarancji na wdrożony system nie krótszej niż 12 miesięcy od momentu zakończenia wdrożenia danego modułu z czasem usunięcia awarii oprogramowania maksymalnie do( krytyczne do 8h lub zwykłe do 72h) - zapewni opiekę oraz asystę techniczną w okresie trwania gwarancji rozumianą jako dostarczanie aktualizacji oprogramowania, adaptowania oprogramowania do zmian w przepisach prawa, wprowadzania zmian w dokumentacji wynikających z aktualizacji oprogramowania, zapewnienia wymiany danych z innymi systemami, prowadzenia bieżącej konserwacji oprogramowania. Dostawa i wdrożenie przedmiotu zamówienia odbywać się będzie w dwóch etapach: - etap I: stworzenie koncepcji systemu i wdrożenie modułu obiegu dokumentów i zarządzanie projektami w terminie do 30.11.2011r. w kwocie nie przekraczającej 37 000,00 zł brutto; - etap II: wdrożenie pozostałych modułów systemu wg raportu koncepcji nie później niż do 30.11.2012r., uwarunkowane uzyskaniem środków finansowych przez Zamawiającego. Po uzyskaniu środków finansowych Zamawiający niezwłocznie powiadomi Wykonawcę o konieczności realizacji tego etapu. W przypadku nie uzyskania środków finansowych do 30.04.2012r. Zamawiającemu przysługiwało będzie prawo renegocjowania innego terminu realizacji zamówienia lub odstąpienia w terminie do 15.05.2012r. od umowy w tym etapie.