Zorganizowanie i obsługa 1 – dniowej konferencji

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie i obsługa 1 dniowej konferencji w dniu roboczym, między 21.11.2017 r. a 30.11.2017 r. w Łodzi, w terminie zaproponowanym przez Wykonawcę. w następującym zakresie: rekrutacja 100 uczestników, zapewnienie sali konferencyjnej przygotowanej do przeprowadzenia konferencji, zapewnienie kompleksowej obsługi restauracyjnej, przygotowanie i wydruk materiałów konferencyjnych, zwieranie umów z prelegentami oraz wypłata wynagrodzenia za ich wystąpienia. 2. Termin realizacji: Łódź, w dniach miedzy 21.11.2017 r. a 30.11.2017 r. w terminie zaproponowanym przez Wykonawcę 3. Warunki realizacji: 3.1. Miejsce przeprowadzenia 1 dniowej konferencji: 3.1.1. Konferencja musi odbyć się w obiekcie zlokalizowanym na terenie Łodzi, z możliwością dojazdu środkami komunikacji miejskiej (bez przesiadki) z dworca Łódź Fabryczna – całkowity czas przemieszczenia się uczestnika z dworca głównego do obiektu, w którym odbywać się będzie konferencja nie powinien przekroczyć 30 minut. 3.1.2. Wykonawca zapewni organizację konferencji w hotelu o standardzie, co najmniej 4-gwiazdkowym. 3.1.3. Obiekt musi posiadać odpowiednio przystosowaną salę konferencyjną dla co najmniej 120 osób w ustawieniu teatralnym, o powierzchni co najmniej 140 mkw. 3.1.4. Wykonawca zapewni nieodpłatnie miejsca parkingowe dla 100 uczestników konferencji, w tym co najmniej 70% na terenie należącym do hotelu; pozostałe miejsca będą mieścić się przy budynku hotelu lub w jego okolicy (nie dalej niż 400 metrów od hotelu). 3.1.5. Sala konferencyjna musi spełniać następujące wymagania: a) Stół prezydialny udekorowany kompozycją z żywych kwiatów, wraz z miejscami siedzącymi dla min. 10 osób w ustawieniu umożliwiającym swobodny widok na ekran i salę oraz z możliwością korzystania z komputera przenośnego, b) Dwa rzutniki multimedialne; c) 2 ekrany o min. Wymiarach: 300 cm x 180cm; d) Ekran; e) Tablicę typu „Flipchart” i flamastry; f) System nagłośnieniowy z min. 4 mikrofonami bezprzewodowymi + jeden mikrofon nagłowny; g) Dostęp do sieci Internet (łącze przewodowe lub bezprzewodowe); h) Laptop (w razie awarii laptopa przywiezionego przez Zamawiającego); i) 1 listwa rozdzielająca przeciwprzepięciowa z min. 4 gniazdami wraz z dodatkowym przedłużaczem o długości min. 10 m; j) Wyposażenie sali konferencyjnej oraz sprzęt multimedialny muszą być sprawne oraz muszą odpowiadać potrzebom Zamawiającego; k) W bezpośrednim sąsiedztwie wejścia do sali konferencyjnej, w celu zorganizowania rejestracji uczestników spotkania oraz umożliwienia im podpisywania się liście obecności, winna znajdować się tzw. lada powitalna o wymiarach min. 200 cm x 105 cm z podświetlanym bannerem, który oferent zaprojektuje i wydrukuje na własny koszt (banner typu „backlight: o minimalnych wymiarach 200 cm x 105 cm, projekt bannera musi zostać zaakceptowany przez Zamawiającego. Obok tzw. lady powitalnej powinno znajdować się miejsce z krzesłami dla oczekujących uczestników. l) Miejsca siedzące na sali konferencyjnej w postaci wyściełanych krzeseł, minimalna odległość w rzędzie pomiędzy krzesłami to 20 cm, a minimalna odległość pomiędzy rzędami to 50 cm. Krzesła powinny być ustawione w sposób, aby każdy uczestnik widział prelegentów oraz prezentacje multimedialne; m) Klimatyzacja – za salę klimatyzowaną nie uważa się pomieszczeń, do których wniesiono przenośne klimatyzatory; n) Temperatura w sali konferencyjnej w czasie całych obrad w granicach 20-25°C; o) Sala będzie zarezerwowana dla uczestników konferencji w dniu jej realizacji przez co najmniej 7 godzin; p) Zapewnienie obsługi technicznej do dyspozycji uczestników przez cały czas trwania konferencji. 3.1.6. Wykonawca zapewni toalety w bezpośredniej bliskości sali konferencyjnej (zaopatrywane w mydło, papier toaletowy i ręczniki papierowe/suszarki) sprzątane systematycznie w czasie trwania konferencji. 3.1.7. Obiekt musi posiadać szatnię udostępnioną dla wszystkich uczestników spotkania (na Wykonawcy spoczywa obowiązek odpowiedzialności za bezpieczeństwo i ochronę rzeczy powierzonych do przechowywania). Zamawiający dopuszcza możliwość wykorzystania wieszaków na odzież ustawianych przed salą konferencyjną lub w sali konferencyjnej, w której odbywa się spotkanie, z zastrzeżeniem zagwarantowania obsługi, odpowiedzialnej za pozostawioną odzież. 3.1.8. Obiekt, w którym organizowane będzie konferencja, nie może być w trakcie prac remontowo-budowlanych przez cały czas trwania konferencji. 3.1.9. Wykonawca zobligowany jest do zrealizowania świadczenia usługi najmu sali konferencyjnej i usługi gastronomicznej na terenie jednego obiektu (budynku). 3.1.10. Oznakowanie obiektu: Wykonawca jest zobowiązany do oznakowania wejścia do sali konferencyjnej między innymi: a) Logotypem NPZ z dopiskiem Konferencja jest finansowana ze środków Narodowego Programu Zdrowia; b) Logo Projektu; c) Logo Instytutu Medycyny Pracy d) Logo Krajowego Centrum Promocji Zdrowia w Miejscu Pracy. 3.2. Ciągła przerwa kawowa 3.2.1. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia wszystkim uczestnikom konferencji (maksymalnie 120 osób) ciągłej przerwy kawowej, rozumianej jako ciągłe udostępnienie: a) kawy (z ekspresu); b) wrzącej wody i herbat ekspresowych – minimum 3 rodzaje, każda torebka z herbatą zapakowana oddzielnie; c) wody mineralnej (gazowanej i niegazowanej, w ilości co najmniej 0,33l/os.); d) soków 100% – co najmniej 2 rodzaje; e) owoców– minimum 3 rodzaje, min. 20 dag z każdego rodzaju na uczestnika; f) warzyw– minimum 3 rodzaje, min. 20 dag z każdego rodzaju na uczestnika; g) cukru i słodzika; h) plasterków cytryny; i) śmietanki do kawy; j) jednorazowe podanie kanapeczek koktajlowych w pierwszym dniu konferencji – minimum 4 rodzaje (w tym jedna wersja wegetariańska), minimum 5 szt. na osobę, (szczegółowa godzina podania do ustalenia z Zamawiającym). 3.2.2. Obsługa jest zobowiązana do systematycznego sprzątania brudnych naczyń pozostawionych przez uczestników korzystających z przerwy kawowej. 3.2.3. Produkty ciągłej przerwy kawowej podane będą na jednakowej eleganckiej zastawie, z wykluczeniem plastikowych bądź papierowych naczyń i sztućców. 3.2.4. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia w trakcie spotkań ciągłej usługi gastronomicznej oraz obsługi kelnerskiej w sali konferencyjnej lub w innym pomieszczeniu zlokalizowanym w bezpośrednim jej sąsiedztwie w godzinach trwania konferencji. 3.2.5. Sposób podania: w formie stołu szwedzkiego z zapewnieniem filiżanek, talerzyków, szklanek do zimnych napojów, łyżeczek i serwetek (bez stosowania plastikowych sztućców i naczyń), zimne napoje serwowane w szklanych dzbankach, wrzątek do herbaty i kawa w termosach. Wykonawca zobowiązany jest do ciągłego uzupełniania wszystkich napoi gorących i zimnych w godzinach trwania spotkania, jak również do zapewnienia stałej obsługi kelnerskiej. 3.3. Przerwa obiadowa 3.3.1. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia wszystkim (maksymalnie 120 osób) uczestnikom obiadu, rozumianego jako bufet z obsługą, zawierający: a) zupy (min. 3 rodzaje, w tym zupa jarska), b) ciepłe danie drugie (min. 3 rodzaje, w tym danie jarskie), c) sałatki (min. 3 rodzaje), d) deser (min. 3 rodzaje), e) napoje: woda mineralna gazowana i niegazowana, 2 rodzaje soków owocowych, kompot. 3.3.2. Dania będą przyrządzane ze świeżych produktów najwyższej jakości, przygotowywane bezpośrednio przed podaniem. Wykonawca jest zobowiązany ustalić menu z Zamawiającym, biorąc pod uwagę możliwość opcji wegetariańskiej. 3.3.3. Obiad zostanie podany na jednakowej eleganckiej zastawie, uczestnicy będą posługiwać się sztućcami z tego samego zestawu, obrusy będą nienagannie czyste i wyprasowane. Godzina podania obiadu zostanie ustalona przez wnioskodawcę na 7 dni kalendarzowych przed terminem każdej z konferencji. 3.3.4. Wszyscy uczestnicy i organizatorzy konferencji będą mogli zjeść obiad na siedząco w tym samym czasie. 3.3.5. Miejsce wydawania i spożywania posiłku powinno znajdować się w tym samym obiekcie, w którym będzie odbywała się konferencja, w oddzielnym pomieszczeniu, innym niż sala konferencyjna. 3.3.6. Wykonawca będzie w całości odpowiedzialny za serwis gastronomiczny w trakcie obiadu (tj. przygotowanie, obsługę kelnerską, zapewnienie i nakrycie stołów, sprzątanie). 3.4. Obsługa techniczna konferencji: 3.4.1. Wykonawca przyjedzie w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego na co najmniej dwa spotkania organizacyjne do siedziby Zamawiającego (tj. Instytutu Medycyny Pracy im. prof. dra med. Jerzego Nofera w Łodzi, przy ul. św. Teresy od Dzieciątka Jezus 8) celem uzgodnienia szczegółów i zostaje zobowiązany do konsultowania z wyznaczoną osobą po stronie Zamawiającego wszelkich działań w każdym z aspektów organizacji konferencji. 3.4.2. Wykonawca zapewni 110 sztuk bezprzewodowych pilotów do głosowania dla każdego uczestnika podczas konferencji wraz z odpowiednim oprogramowaniem (umożliwiającym wyświetlanie wyników w trybie natychmiastowym w formie słupkowej) oraz obsługą techniczną i osobami do dystrybucji pilotów wśród uczestników. Zestaw musi być podłączony do ekranu w sali konferencyjnej w celu wyświetlenia pytań i odpowiedzi. Wykonawca otrzyma na 3 dni przed konferencją pytania od prelegentów. 3.4.3. Wykonawca odpowiada za rozwiązywanie wszelkich problemów związanych z zakresem zamówienia. 3.4.4. Wykonawca jest zobowiązany do stawienia się w miejscu organizacji konferencji w jego dniu, co najmniej 60 minut przed rozpoczęciem konferencji, celem dopilnowania, czy zostały zrealizowane wszelkie warunki zamówienia. Wykonawca zobowiązany jest na bieżąco do ustalania szczegółów organizowania konferencji z Zamawiającym i do uzyskania akceptacji Zamawiającego co do ewentualnych zaproponowanych przez Wykonawcę zmian. Wykonawca zapewni obecność obsługi hotelowej, tj: recepcjonistów oraz managera konferencji/osoby wyznaczonej do opieki nad wydarzeniem przez cały czas trwania konferencji. 3.4.5. Całkowity koszt usługi gastronomicznej zostanie ustalony jako iloczyn ceny jednostkowej i liczby osób, które wzięły udział w konferencji (tj. osób rekrutowanych przez Wykonawcę oraz 8 osób ze strony Zamawiającego). 3.5. Rekrutacja 3.5.1. Wykonawca będzie zobowiązany do rekrutacji 100 uczestników konferencji (system wysyłki zaproszeń i rejestracji uczestników konferencji, potwierdzenie przyjazdu co najmniej 100 osób na 2 dni przed konferencją) spełniających określone kryteria (patrz pkt 3.5.3.). 3.5.2. Zamawiający zobowiązuje się do dostarczenia Wykonawcy imiennej listy zawierającej numery telefonów do: • 55 przedstawicieli zakładów pracy wraz z kluczem, z której organizacji można zrekrutować, odpowiednio, jedną, dwie lub trzy osoby. 3.5.3. W przypadku, gdy z przekazanej listy Wykonawca nie zrekrutuje 100 osób, będzie zobowiązany do przeprowadzenia dalszej rekrutacji, na własną rękę, wśród zakładów pracy zatrudniających powyżej 50 osób (będą to pracodawcy lub ich przedstawiciele, mający wpływ na politykę prozdrowotną firmy tj. menagerowie, specjaliści ds. zarządzania zasobami ludzkimi i ochrony zdrowia pracujących) oraz z organizacji pracodawców. 3.5.4. Wykonawca zobowiązuje się do raportowania postępów rekrutacji: pierwszy raport na miesiąc przed przez terminem konferencji drugi na dwa tygodnie przez terminem konferencji. 3.5.5. Wykonawca zobowiązuje się do przygotowania imiennej listy obecności i przekazania jej w formie elektronicznej (e-mailowo) Zamawiającemu na dwa dni przed konferencją. W dniu konferencji Wykonawca będzie zobowiązany przekazać Zamawiającemu listę obecności uczestników w formie wydruku (formularz listy obecności będzie zawierał nazwę projektu, logo NPZ, logo projektu, logo Instytutu Medycyny Pracy w Łodzi, imię i nazwisko uczestnika wraz z odpowiednią liczbą porządkowa, nazwę firmy, odręczny podpis uczestnika). 3.5.6. Na potrzeby rekrutacji Wykonawca założy nową domenę internetową (nazwa domeny związana z tematem projektu w ramach, którego będzie realizowana konferencja, uzgodniona z Zamawiającym). 3.5.7. Na potrzeby rekrutacji Wykonawca założy skrzynkę e-mailową do kontaktu z uczestnikami, Wykonawca nie będzie kontaktował się z uczestnikami konferencji poprzez inne skrzynki e-mailowe, bez uzgodnienia z Zamawiającym. Wykonawca dostarczy na płycie CD zbiór całości korespondencji w ciągu 3 dni po zakończeniu konferencji. 3.5.8. Na potrzeby rekrutacji Wykonawca udostępni infolinię telefoniczną, która będzie działać w ciągu 21 dni przed rozpoczęciem konferencji oraz w dniu konferencji w dniach roboczych od 8.30 do 16.30. 3.6. Opracowanie i dostarczenie materiałów konferencyjnych 3.6.1. Wykonawca będzie zobowiązany do przygotowania i dostarczenia w miejsce realizacji usługi materiałów konferencyjnych zawierających tj.: a) Identyfikator Opis – transparentny, wykonany z twardego tworzywa, zawieszony na taśmie wpiętej w klip (kolor taśmy zostanie ustalony przez Wykonawcę z Zamawiającym na etapie realizacji zamówienia), taśma z klipem w zestawie, identyfikator w rozmiarze 85x50mm. Wykonawca będzie zobowiązany do wydrukowania na identyfikatorach danych uczestników konferencji. Liczba – 110 sztuk b) Teczkę Opis – teczka z gumką wykonana z mocnego, lakierowanego ze strony zewnętrznej kartonu; grubość co najmniej 300 g/m²; format A4; posiadająca trzy skrzydła wewnętrzne, każde z możliwością regulowanej grubości 0,7 cm (+/- 0,3 mm) i 2,5 cm (+/- 0,5 cm); grzbiet teczki z możliwością regulowanej grubości 0,7 cm (+/- 0,3 mm) i ok. 2,5 cm (+/- 0,5 cm); maksymalna grubość grzbietu pozwoli zmieścić przynajmniej 150 kartek; zapięcie na jedną gumkę, projekt graficzny teczki dostarczy Zamawiający co najmniej 7 dni przed terminem konferencji, nadruk 4+0. Nakład: 110 sztuk c) Notatnik Opis – Wymiary: format A4, 21 cm (+/-1 cm) x 29,7 (+/-1 cm), notes 50-kartkowy, klejenie po krótszym boku, plecy wzmocnione kartonem, kartki gładkie, otwierany do góry. Gramatura papieru co najmniej 90g/m², gramatura okładki notatnika co najmniej 300g/m². Okładka lakierowana (przód okładki). Nadruk okładki (przód i tył) 4+0, okłada zawierająca logotyp projektu, logo NPZ oraz logo IMP. Projekt okładki i środka notatnika spójny z projektem pozostałych materiałów konferencyjnych, projekt graficzny zostanie przygotowany przez Wykonawcę. Ostateczny projekt do uzgodnienia z Zamawiającym na etapie realizacji przedmiotu zamówienia, nie później niż 7 dni przed terminem konferencji. Nakład: 110 sztuk d) Długopis Opis: aluminiowy – Wymiary: 140 mm (+/- 5 mm) x 10 mm (+/- 2 mm), Ø 10 mm (+/- 2 cm) z niebieskim wkładem, kolor długopisu zostanie ustalony przez Wykonawcę z Zamawiającym na etapie realizacji zamówienia, nie później niż 7 dni przed terminem konferencji. Liczba sztuk: 110 e) Program konferencji Opis: Zamawiający dostarczy treść programu (będzie to, co najmniej: tytuł, miejsce i termin, tytuły poszczególnych części, imiona i nazwiska prelegentów wraz z informacją, jakie instytucje/firmy reprezentują), Wykonawca wydrukuje program na kartce papieru w formacie A4, gramatura papieru co najmniej 90g/m². Program zawierający logotyp projektu, logo NPZ oraz logo IMP, nadruk 4+4. Liczba sztuk: 110 f) Ulotki i broszury (wydruki zostaną dostarczone przez Zamawiającego) Nakład: 110 pakietów (ulotka + broszura) g) Ankietę ewaluacyjna Opis: Zamawiający dostarczy ankietę w formie elektronicznej (plik Word, maksymalnie 2 strony). Wykonawca będzie zobowiązany do wydruku ankiety na kartce papieru w formacie A4, gramatura papieru co najmniej 80g/m², nadruk 4+4. Liczba sztuk: 110 3.7. Umowy z prelegentami 3.7.1. Wykonawca jest zobowiązany do zawarcia umów z prelegentami występującymi na konferencji (maksymalnie 7 osób) oraz do wypłacenia im wynagrodzenia. Minimalna kwota wynagrodzenia dla jednego prelegenta to 700 zł netto. 3.7.2. Zamawiający jest zobowiązany do rekrutacji prelegentów oraz przekazania ich danych kontaktowanych Wykonawcy najpóźniej 5 dni przed konferencją.