Organizacja szkoleń dla psychologów w dniach 8-11 maja i 21-24 maja

Opis przedmiotu przetargu: Zamówienie zostało podzielone na 2 części opisane poniżej. Wykonawca może złożyć ofertę na 2 części zamówienia lub na jedną z nich. Część I: Przedmiotem zamówienia jest organizacja: 3,5- dniowego szkolenia warsztatowego dla psychologów w dniach 8-11 maja 2012 roku. W następującym zakresie: Zapewnienie sali szkoleniowej przygotowanej do przeprowadzenia warsztatów oraz kompleksowej obsługi hotelowo-restauracyjnej obejmującej: 1. zapewnienie 4 noclegów wraz ze śniadaniami dla maksymalnie 20 uczestników oraz dla 9 organizatorów w dniach 7-10 maja (w pokojach jednoosobowych), 2. zapewnienie maksymalnie 20 uczestnikom warsztatów i 9 organizatorom wyżywienia: -ciągłej przerwy kawowej oraz obiadu w dniach 8-11 maja 2012 roku, -kolacji w dniach 7-8, 10 maja, -jednej uroczystej kolacji w dniu 9 maja, Termin realizacji: 7-11 maja 2012 roku Zamawiający wymaga, aby szkolenie zostało zorganizowane w hotelu (o wysokim standardzie; co najmniej 3-gwiazdkowym lub w odpowiadającym standardem hotelom co najmniej 3-gwiazdkowym w przypadku obiektów innych niż hotele), zlokalizowanym w Krakowie, w centrum miasta przy głównych trasach wjazdowych do miasta (drogach krajowych), w najbliższym sąsiedztwie Dworca Głównego, Zamawiający zastrzega sobie prawo do potwierdzenia ostatecznej listy gości oraz przesłania agendy szkolenia na 2 dni przed szkoleniem, Wykonawca zapewni dla maksymalnie 29 osób noclegi wraz ze śniadaniami w dniach 7-10 maja 2012 roku w pokojach jednoosobowych, każdy pokój będzie miał oddzielną łazienkę, śniadanie będzie miało formę szwedzkiego stołu, Wykonawca przyjedzie na co najmniej jedno spotkanie organizacyjne do siedziby IMP celem uzgodnienia szczegółów i zostaje zobowiązany do konsultowania szczegółów w każdym z aspektów organizacji szkolenia z osobą wskazaną do kontaktu ze strony IMP, Obiekt, w którym grupa będzie zakwaterowana, będzie posiadał bezpłatne miejsca parkingowe dla organizatorów (miejsce dla max. 3 samochodów). Ze względów organizacyjnych Wykonawca zapewni noclegi, wyżywienie dla uczestników i organizatorów oraz salę szkoleniową i parking samochodowy na terenie jednego obiektu (wszystkie posiłki - za wyjątkiem uroczystej kolacji - będą przygotowywanie i serwowane w restauracji znajdującej się w hotelu). Przed salą konferencyjną będą zorganizowane dodatkowe miejsca do przeprowadzenia rejestracji uczestników (2 stoliki + co najmniej 2 krzesła). Szkolenie zorganizowanie zostanie w sali konferencyjnej spełniającej następujące wymagania: -sala szkoleniowa pomieści do 30 osób jednocześnie (miejsca siedzące przy stołach przy ustawieniu w U), w sali będzie zapewniony osobny stół prezydialny z miejscami siedzącymi dla prowadzących; -podczas jednego dnia zajęć (wg agendy szkolenia) uczestnicy i organizatorzy będą mieli do dyspozycji salę, w której będą mogły się odbyć zajęcia praktyczne z jogi - sala będzie miała powierzchnię zapewniającą swobodne ćwiczenie maksymalnie 20 uczestników i 3 organizatorów korzystających z rozłożonych karimat jednocześnie, ponadto organizator jest zobowiązany w ramach organizacji szkolenia zapewnić maksymalnie 23 karimaty do ćwiczeń (o wymiarach około 60x180 cm). -sala będzie wyposażona w sprzęt multimedialny (rzutnik multimedialny, ekran do rzutnika, komputer) oraz system nagłośnieniowy (mikrofony, głośniki) wraz z obsługą techniczną do dyspozycji uczestników przez cały czas trwania szkolenia, -sala będzie klimatyzowana, -w oknach w sali, gdzie będą odbywać się szkolenia będą zainstalowane rolety bez względu na porę roku oraz nasłonecznienie sali, -sala będzie zarezerwowana dla uczestników szkolenia przez co najmniej 8 godzin w dniach 8-10 maja oraz co najmniej 4 godziny w dniu 11 maja, Zamawiający oczekuje od firmy elastyczności w działaniu i zastrzega sobie prawo do wprowadzania drobnych zmian w trakcie realizacji szkolenia (np. dotyczących pozostawania sal szkoleniowych w dyspozycji Zamawiającego, menu); Wykonawca jest zobowiązany do stawienia się w miejscu organizacji szkolenia w pierwszym dniu, co najmniej 60 minut przed rozpoczęciem szkolenia, celem dopilnowania, czy wszystkie ustalenia z hotelem zostały zapewnione, Wykonawca zapewni po warsztatach w dniu 9 maja dodatkową atrakcję dla uczestników i organizatorów szkolenia w postaci zwiedzania wraz z przewodnikiem dowolnego obiektu związanego z kulturą, sztuką lub historią, trwającego co najmniej 1 godz. Zwiedzanie zakończy uroczysta kolacja, która zostanie zorganizowana w restauracji, która pomieści jednocześnie maksymalnie 29 osób osób na jednej sali, przy jednym stole, zlokalizowanej maksymalnie 10 minut pieszo od zwiedzanego obiektu. Podczas uroczystej kolacji każdy z uczestników i organizatorów będzie miał możliwość wyboru z karty dowolnej przystawki, dania głównego oraz deseru. W trakcie każdego dnia szkolenia przygotowane zostaną: tzw. ciągła przerwa kawowa - (catering opisany poniżej) przez cały czas trwania szkolenia - tzn. w przypadku wyczerpania któregoś z artykułów obsługa hotelu (obiektu) będzie niezwłocznie reagować i uzupełniać braki. Obsługa hotelowa jest zobowiązana do systematycznego sprzątania brudnych naczyń pozostawionych przez uczestników korzystających z przerwy kawowej. W trakcie przerw kawowych dla uczestników przygotowany zostanie catering: napoje (kawa parzona i rozpuszczalna do wyboru, 3 rodzaje herbaty, woda mineralna gazowana i niegazowana, sok plus cukier i mleko do kawy) w ilości nieograniczonej oraz ciastka różnego rodzaju w ilości po minimum 20 dag na każdego uczestnika, catering będzie przygotowany na pół godziny przez rozpoczęciem szkolenia i pozostanie wg specyfikacji do końca trwania zajęć. Posiłki zostaną podane na jednakowej eleganckiej zastawie, uczestnicy będą posługiwać się sztućcami z tego samego zestawu, obrusy będą nienagannie czyste i wyprasowane, wszyscy uczestnicy i organizatorzy będą mogli zjeść obiad w tym samym czasie, restauracja zapewni miejsca siedzące przy stołach. W trakcie przerwy obiadowej zostanie przygotowane menu złożone z dwóch dań (zupy + drugiego dania i kompotu -soku ze świeżych owoców) oraz deseru. Każdego dnia powinny być do wyboru dwa różne zestawy obiadowe - w tym jeden zestaw jarski, dania będą przyrządzane ze świeżych produktów najwyższej jakości, przygotowywane bezpośrednio przed podaniem, a Wykonawca jest zobowiązany ustalić menu z Zamawiającym, dania będą serwowane na półmiskach w formie szwedzkiego stołu (nie w postaci gotowych zestawów podawanych na talerzach każdemu z gości). Przykładowe menu obiadowe podczas jednego dnia: Zupy: Żurek z kiełbaską i jajkiem Zupa-krem warzywny z groszkiem ptysiowym Danie główne (podanie na półmiskach do wyboru): Schab w sosie pieczeniowym Pstrąg w sosie koperkowym Dodatki: Opiekane ziemniaczki, frytki, kopytka + zestaw surówek, sok-kompot z owoców Deser: Szarlotka podawana na ciepło Część II: Przedmiotem zamówienia jest organizacja: 3,5- dniowego szkolenia warsztatowego dla psychologów w dniach 21 - 24 maja 2012 roku. W następującym zakresie: Zapewnienie sali szkoleniowej przygotowanej do przeprowadzenia warsztatów oraz kompleksowej obsługi hotelowo-restauracyjnej obejmującej: 1.zapewnienie 4 noclegów wraz ze śniadaniami dla maksymalnie 20 uczestników w dniach 20-23 maja (w pokojach jednoosobowych); 2.zapewnienie maksymalnie 20 uczestnikom warsztatów i 9 organizatorom wyżywienia: -ciągłej przerwy kawowej oraz obiadu w dniach 21-24 maja 2012 roku, -kolacji w dniach 20-21,23 maja; -jednej kolacji uroczystej w dniu 22 maja; Termin realizacji: 20-24 maja 2012 roku Zamawiający wymaga, aby szkolenie zorganizowane zostanie w hotelu (o standardzie co najmniej 2-gwiazdkowym lub w odpowiadającym standardem hotelom co najmniej 2-gwiazdkowym w przypadku obiektów innych niż hotele), zlokalizowanym w ścisłym centrum Łodzi przy głównych trasach wjazdowych do miasta (drogach krajowych); z możliwością dojazdu środkami komunikacji miejskiej z dworca Łódź Kaliska lub Łódź Widzew; Zamawiający zastrzega sobie prawo do potwierdzenia ostatecznej listy gości oraz przesłania agendy szkolenia na 2 dni przed szkoleniem; Wykonawca zapewni dla maksymalnie 20 osób noclegi wraz ze śniadaniami w dniach 20-23 maja 2012 roku w pokojach jednoosobowych, każdy pokój będzie miał oddzielną łazienkę, śniadanie będzie miało formę szwedzkiego stołu; Wykonawca przyjedzie na co najmniej jedno spotkanie organizacyjne do siedziby IMP celem uzgodnienia szczegółów i zostaje zobowiązany do konsultowania szczegółów w każdym z aspektów organizacji szkolenia z osobą wskazaną do kontaktu ze strony IMP; Wykonawca zapewni dla organizatorów jeden dodatkowy pokój w dniach 21-24 maja; Wykonawca zapewni bezpłatne miejsca parkingowe dla organizatorów (miejsce dla maksymalnie 4 samochodów) w odległości maksymalnie 150 m od obiektu hotelowego; Ze względów organizacyjnych Wykonawca zapewni noclegi, wyżywienie dla uczestników i organizatorów oraz salę szkoleniową, na terenie jednego obiektu, a wszystkie posiłki będą przygotowywanie i serwowane w restauracji znajdującej się w hotelu (obiekcie). Przed salą konferencyjną będą zorganizowane dodatkowe miejsca do przeprowadzenia rejestracji uczestników (2 stoliki + co najmniej 2 krzesła); Szkolenie zorganizowanie zostanie w sali szkoleniowej spełniającej następujące wymagania: -sala szkoleniowa pomieści do 30 osób jednocześnie (miejsca siedzące przy stołach przy ustawieniu w U), w sali będzie zapewniony osobny stół prezydialny z miejscami siedzącymi dla prowadzących; -podczas jednego dnia zajęć (wg agendy szkolenia) uczestnicy i organizatorzy będą mieli do dyspozycji salę, w której będą mogły się odbyć zajęcia praktyczne z jogi - sala będzie miała powierzchnię zapewniającą swobodne ćwiczenie maksymalnie 20 uczestników i 3 organizatorów korzystających z rozłożonych karimat jednocześnie, ponadto organizator jest zobowiązany w ramach organizacji szkolenia zapewnić maksymalnie 23 karimaty do ćwiczeń (o wymiarach około 60x180 cm); -sala będzie wyposażona w sprzęt multimedialny (rzutnik multimedialny, ekran do rzutnika, komputer) oraz system nagłośnieniowy (mikrofony, głośniki) wraz z obsługą techniczną do dyspozycji uczestników przez cały czas trwania szkolenia; -sala będzie klimatyzowana; -w oknach w sali, gdzie będą odbywać się szkolenia będą zainstalowane rolety bez względu na porę roku oraz nasłonecznienie sali; -sala będzie zarezerwowana dla uczestników szkolenia przez co najmniej 8 godzin w dniach 21-23 maja oraz co najmniej 4 godziny w dniu 24 maja; Zamawiający oczekuje od firmy elastyczności w działaniu i zastrzega sobie prawo do wprowadzania drobnych zmian w trakcie realizacji szkolenia (np. dotyczących pozostawania sal szkoleniowych w dyspozycji Zamawiającego, menu); Wykonawca jest zobowiązany do stawienia się w miejscu organizacji szkolenia w pierwszym dniu, co najmniej 60 minut przed rozpoczęciem szkolenia, celem dopilnowania, czy wszystkie ustalenia z hotelem zostały zapewnione; Podczas uroczystej kolacji zostanie podane: przystawka, danie, główne i deser oraz 2 zimne przekąski (koreczki, deska serów, roladki mięsne lub podobne) oraz 3 sałatki w ilości 2 kg każda, do posiłku zostaną podane: woda, sok, kawa, herbata w ilości nieograniczonej; W trakcie każdego dnia szkolenia przygotowane zostaną: tzw. ciągła przerwa kawowa - (catering opisany poniżej) przez cały czas trwania szkolenia - tzn. w przypadku wyczerpania któregoś z artykułów obsługa hotelu będzie niezwłocznie reagować i uzupełniać braki; Obsługa hotelowa jest zobowiązana do systematycznego sprzątania brudnych naczyń pozostawionych przez uczestników korzystających z przerwy kawowej; W trakcie przerw kawowych dla uczestników przygotowany zostanie catering: napoje (kawa parzona i rozpuszczalna do wyboru, 3 rodzaje herbaty, woda mineralna gazowana i niegazowana, sok plus cukier i mleko do kawy) w ilości nieograniczonej oraz ciastka różnego rodzaju w ilości po minimum 20 dag na każdego uczestnika, catering będzie przygotowany na pół godziny przez rozpoczęciem szkolenia i pozostanie wg specyfikacji do końca trwania zajęć; Posiłki zostaną podane na jednakowej eleganckiej zastawie, uczestnicy będą posługiwać się sztućcami z tego samego zestawu, obrusy będą nienagannie czyste i wyprasowane, wszyscy uczestnicy i organizatorzy będą mogli zjeść obiad w tym samym czasie, restauracja zapewni miejsce siedzące przy stołach; W trakcie przerwy obiadowej zostanie przygotowane menu złożone z dwóch dań (zupy + drugiego dania i kompotu -soku ze świeżych owoców) oraz deseru. Każdego dnia powinny być do wyboru dwa różne zestawy obiadowe - w tym jeden zestaw jarski, dania będą przyrządzane ze świeżych produktów najwyższej jakości, przygotowywane bezpośrednio przed podaniem, a Wykonawca jest zobowiązany ustalić menu z Zamawiającym, dania będą serwowane na półmiskach w formie szwedzkiego stołu (nie w postaci gotowych zestawów podawanych na talerzach każdemu z gości). Przykładowe menu obiadowe podczas jednego dnia: Zupy: Żurek z kiełbaską i jajkiem Zupa-krem warzywny z groszkiem ptysiowym Danie główne (podanie na półmiskach do wyboru): Schab w sosie pieczeniowym Pstrąg w sosie koperkowym Dodatki: Opiekane ziemniaczki, frytki, kopytka + zestaw surówek, sok-kompot z owoców Deser: Szarlotka podawana na ciepło