Organizacja wyjazdu studyjnego do Francji dla 14 osób, w ramach operacji pn. „Wołowina z Zielonej Doliny – tworzenie sieci na rzecz współpracy dotyczącej hodowli bydła mięsnego na Dolnym Śląsku” w ramach Planu Działania Krajowej Sieci Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020 Plan operacyjny na lata 2018-2019.

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa pn. Organizacja wyjazdu studyjnego do Francji dla 14 osób, w ramach operacji pn. Wołowina z Zielonej Doliny – tworzenie sieci na rzecz współpracy dotyczącej hodowli bydła mięsnego na Dolnym Śląsku” do realizacji w ramach Planu Działania Krajowej Sieci Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020 - Plan operacyjny na lata 2018-2019. 2. W wyjeździe studyjnym udział wezmą rolnicy, przedsiębiorcy, podmioty świadczące usługi doradcze, przedstawiciele Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu. Ramowy program wyjazdu: Dzień I 6:00 Wyjazd z Wrocławia, transport uczestników na lotnisko Przylot do Francji do miejscowości Boudeaux Ok. 15:00 Obiad na trasie przejazdu Ok. 20:00 Przyjazd i zakwaterowanie w hotelu w Limoges (lub w promieniu 15 km od podanej miejscowości), kolacja w hotelu Dzień II Ok. 8:00 Śniadanie w hotelu Wizyta w organizacji hodowlanej/gospodarstwie/stacji seksowania nasienia (1 wizyta studyjna) Ok. 14:00 Obiad na trasie przejazdu Wizyta w organizacji hodowlanej/gospodarstwie/stacji seksowania nasienia (2 wizyta studyjna) Ok.19:00 Przyjazd do hotelu w Limoges (lub w promieniu 15 km od podanej miejscowości) , kolacja w hotelu Dzień III Ok. 8:00 Śniadanie w hotelu Wizyta w organizacji hodowlanej/gospodarstwie/stacji seksowania nasienia (3 wizyta studyjna) Ok. 14:00 Obiad na trasie przejazdu Wizyta w organizacji hodowlanej/gospodarstwie/stacji seksowania nasienia (4 wizyta studyjna) Ok. 19:00 Przyjazd i zakwaterowanie w hotelu w Niort (lub w promieniu 20 km od podanej miejscowości), kolacja w hotelu Dzień IV Ok. 8:00 Śniadanie w hotelu Wizyta w organizacji hodowlanej/gospodarstwie/stacji seksowania nasienia (5 wizyta studyjna) Ok. 14:00 Obiad na trasie przejazdu Wizyta w organizacji hodowlanej/gospodarstwie/stacji seksowania nasienia (6 wizyta studyjna) Ok. 19:00 Przyjazd i zakwaterowanie w hotelu w Suce-sur Erdre (lub w promieniu 20 km od podanej miejscowości), kolacja w hotelu Dzień V Ok. 8:00 Śniadanie w hotelu Wizyta w organizacji hodowlanej/gospodarstwie/stacji seksowania nasienia (7 wizyta studyjna) Ok. 14:00 Obiad na trasie przejazdu Wizyta w organizacji hodowlanej/gospodarstwie/stacji seksowania nasienia (8 wizyta studyjna) Ok.19:00 Przyjazd i zakwaterowanie w hotelu w Rennes, kolacja w hotelu Dzień VI 8:00 Śniadanie w hotelu Wizyta w organizacji hodowlanej/gospodarstwie/stacji seksowania nasienia (9 wizyta studyjna) Ok.14:00 Obiad na trasie przejazdu Wizyta w organizacji hodowlanej/gospodarstwie/stacji seksowania nasienia (10 wizyta studyjna) Ok.19:00 Powrót i kolacja w hotelu w Rennes, Dzień VII Ok. 6:00 Śniadanie Wykwaterowanie i transfer uczestników na lotnisko Przelot Francja-Polska Obiad i kolacja na trasie przejazdu Transfer uczestników do Wrocławia Ok.21:00 Powrót do Wrocławia Przedstawiony program jest programem ramowym i może ulec zmianie, polegającej na zmianie kolejności wizyt, zmianie terminów (w tym zmiana godzin wyjazdu/przyjazdu ze względu na połączenia lotnicze) punktów programu w poszczególnych dniach. Dopuszcza się również wprowadzenie zmian w programie (po akceptacji Zamawiającego), dotyczących odwiedzanych miejsc, jeżeli zmiany te powstały z przyczyn niezależnych od Wykonawcy. 3. Obowiązki Wykonawcy: a) Realizacja szczegółowego programu wyjazdu studyjnego – w porozumieniu z Zamawiającym, (zostanie on udostępniony po podpisaniu umowy). b) Zapewnienie wyżywienia dla uczestników wyjazdu studyjnego: • Śniadanie w hotelu dla każdego uczestnika wyjazdu studyjnego (6 dni x 14 osób) w formie bufetu, w tym danie na ciepło, oraz dodatkowo kawa, herbata, woda gazowana i niegazowana, soki • Obiad dla każdego uczestnika wyjazdu studyjnego (7 dni x 14 osób) złożony z zupy i dania serwowanego - mięsnego lub jarskiego (2 do wyboru), surówki, kawa, herbata, woda gazowana i niegazowana, soki, deser (2 do wyboru) • Kolacja w hotelu dla każdego uczestnika wyjazdu studyjnego (7 dni x 14 osób) złożona z zimnego i ciepłego bufetu, kawa, herbata, woda gazowana i niegazowana, soki. Obiad i kolacja mogą być serwowane podczas wizyt w instytucjach, organizacjach i gospodarstwach i/lub na trasie przejazdu za zgodą Zamawiającego. Na trasie przejazdu dopuszcza się lunch pakiety, za zgodą Zamawiającego. Minimalna zawartość lunch pakietu: woda, sok, sałatka, kanapka, owoc. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu propozycję min. 3 restauracji spełniających ww. wymagania drogą elektroniczną w terminie najpóźniej na 10 dni roboczych przed planowaną wizytą. Zamawiający dokona wyboru restauracji w ciągu 2 dni roboczych od uzyskania propozycji i powiadomi o tym fakcie Wykonawcę drogą elektroniczną. Wykonawca przedstawi menu na każdy dzień do wyboru dla uczestników na 1 dzień przed planowanym posiłkiem. c) Zapewnienie 6 noclegów w pokojach jedno- i dwuosobowych z pojedynczymi łóżkami, z łazienką, w hotelu w standardzie minimum 3-gwiazdkowym. Zakwaterowanie wszystkich uczestników w jednym hotelu. Minimalna ilość pokoi jednoosobowych: 2. Noclegi: pierwszy i drugi w Limoges (lub w promieniu 15 km od podanej miejscowości), trzeci w Niort (lub w promieniu 20 km od podanej miejscowości), czwarty w Suce-sur Erdre (lub w promieniu 20 km od podanej miejscowości), piąty i szósty – w Rennes. W przypadku zapewnienia przez Wykonawcę warunków rażąco odbiegających od wymaganych, Zamawiający zastrzega sobie możliwość żądania alternatywnego miejsca noclegowego. Koszt miejsca alternatywnego obciąży Wykonawcę, który jest również zobowiązany do pokrycia ewentualnych kosztów transportu do tego miejsca. d) Zapewnienie 10 wizyt studyjnych w gospodarstwach, organizacjach hodowlanych, stacji seksowania (wraz z kosztami wejść) podczas całego wyjazdu studyjnego, na podstawie szczegółowego programu wyjazdu studyjnego przedstawionego przez Zamawiającego po podpisaniu umowy. Szczegółowy program będzie zawierał nazwy organizacji, gospodarstw wskazanych do zobaczenia podczas wyjazdu studyjnego. Wizyty studyjne powinny prowadzić osoby doświadczone w przekazywaniu wiedzy teoretycznej i jednocześnie praktycy, związane z danym gospodarstwem, organizacją hodowlaną, stacją seksowania. Wykonawca przedstawi potwierdzenie rezerwacji wejść do miejsc wizyt studyjnych i obiektów wyszczególnionych w programie wyjazdu studyjnego w ciągu 4 dni od przekazania mu przez Zamawiającego szczegółowego programu wyjazdu studyjnego. Minimalny czas na wizytę studyjną – ok. 1,5h w odwiedzanym miejscu. e) Zapewnienie pilota ze znajomością języka francuskiego (mile widziana dodatkowa znajomość języka angielskiego) podczas całego wyjazdu studyjnego. Do zadań pilota będzie należało: • opieka nad grupą podczas całego wyjazdu studyjnego i dbałość o właściwy przebieg wyjazdu studyjnego i realizację programu • nadzorowanie przebiegu wyjazdu studyjnego (min. podróż do miejsca docelowego, a także zakwaterowanie, wyżywienie oraz realizacja wszystkich punktów programu wyjazdu) • udzielanie informacji odnośnie spraw organizacyjnych podczas wyjazdu studyjnego (w tym min. informowanie o nadchodzących wydarzeniach, planie / programie dnia) • udzielanie fachowej i aktualnej informacji o kraju, odwiedzanych miejscowościach, obszarach i obiektach w wymiarze minimum 1 h dziennie (np. 3 razy po 20 minut) • całodobowa odpowiedzialność za grupę Wymagania odnośnie pilota: • minimum 4 letnie doświadczenie w pilotowaniu wycieczek przed upływem terminu składania ofert, w tym pilotowanie w ostatnich 3 latach minimum 3 wyjazdów zagranicznych, w tym co najmniej 1 wyjazdu do Francji i 2 wyjazdów studyjnych, • znajomość języka francuskiego w mowie i piśmie na poziomie co najmniej B2 • znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie na poziomie co najmniej B2 - w przypadku starania się Wykonawcy o przyznanie premii punktowej Możliwa jest zmiana pilota na wniosek Zamawiającego na każdym etapie realizacji zamówienia na inne osoby posiadające co najmniej taką samą wiedzę, doświadczenie i kwalifikacje opisane powyżej. Nowy pilot powinien pojawić się w ciągu 24h od zgłoszenia. Dotychczasowy pilot przekazuje grupę wraz z wszystkimi ustaleniami dotyczącymi wyjazdu studyjnego. Nie dopuszcza się możliwości aby grupa pozostała bez opieki pilota. f) Zapewnienie wystarczającej liczby kierowców (zgodnie z ustawą z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców oraz Rozporządzeniem (WE) nr 561/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 15 marca 2006 r.) dla zapewnienia ciągłości podróży oraz planowej realizacji programu wyjazdu studyjnego na każdym etapie realizacji zamówienia. g) Zapewnienie ubezpieczenia dla każdego z uczestników wyjazdu studyjnego na czas jego trwania w minimalnej kwocie na każdego uczestnika – ubezpieczenie NNW (Następstw Nieszczęśliwych Wypadków) – 15000 PLN , KL (Koszty Leczenia) – 10000 EUR, OC (Odpowiedzialność Cywilna) – 30000 EUR. Zamawiający wymaga aby Wykonawca najpóźniej na 2 dni przed rozpoczęciem wyjazdu przedłożył Zamawiającemu potwierdzenie zawarcia umowy ubezpieczenia, o którym mowa wyżej. h) Transport: • Zapewnienie przelotów dla 14 uczestników na trasie Polska – Francja (Wrocław – Bordeaux), Francja-Polska (Rennes-Wrocław). Przelot bezpośredni lub z maksymalnie 1 przesiadką. Czas oczekiwania na lotnisku maksymalnie 4 godziny. Opłata za przelot powinna uwzględniać wszystkie koszty związane z przewozem lotniczym, w tym – bilety, opłata za bagaż podręczny i bagaż rejestrowany dla każdego uczestnika(min.20kg), opłaty z tytułu opłat lotniskowych. • Wykonawca zobowiązany jest na 7 dni przed planowanym terminem wyjazdu, do przedstawienia drogą e-mailową na wskazany przez Zamawiającego adres e-mailowy propozycji optymalnego połączenia lotniczego. Zamawiający może zweryfikować propozycję lotów i jeżeli stwierdzi, że oferta zaproponowana przez Wykonawcę nie jest najkorzystniejsza, może następnego dnia roboczego po dniu przesłania propozycji połączeń lotniczych przez Wykonawcę, zażądać od Wykonawcy przedstawienia nowej, korzystniejszej propozycji. • Wykonawca zapewnia ubezpieczenie bagażu dla wszystkich uczestników • Lista uczestników zostanie przekazana Wykonawcy najpóźniej na 7 dni przed wylotem. • Możliwy jest transport uczestników z Wrocławia na lotnisko oraz z lotniska do Wrocławia oraz z Rennes na lotnisko we Francji busem/autobusem/samolotem, przy czym czas dojazdu na/z lotniska nie może być dłuższy niż 5,5 godziny wg wskazań Google Maps. i) Zapewnienie autokaru we Francji na 7 dni – autokar/bus na 25 osób, rok produkcji nie wcześniej niż 2015, wyposażony w sprawne pasy bezpieczeństwa dla wszystkich pasażerów, system ABS, klimatyzację. Pojazd ma być sprawny technicznie, posiadać aktualny przegląd techniczny, wyposażony w sprawny, mobilny mikrofon (głośnik + mikrofon) do wykorzystania dla pilota i tłumacza podczas podróży oraz w trakcie wizyt studyjnych. Ponadto cena ofertowa powinna zawierać wszelkie opłaty drogowe i parkingi. Przewidywana liczba kilometrów na terenie Francji: ok.2100 km. Tożsame wymagania dotyczące autokaru do/z lotniska. Kierowcy zobowiązani są każdorazowo do pozostawienia uczestników pod hotelem oraz odebrania uczestników spod hotelu następnego dnia. W przypadku awarii pojazdu w czasie realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do podstawienia pojazdu tej samej klasy w terminie nie dłuższym niż 2h. Jeżeli z powodu awarii pojazdu wystąpi konieczność noclegów na trasie, a podstawienie pojazdu zastępczego nie jest możliwe w czasie 2h, koszty zakwaterowania i wyżywienia pokrywa Wykonawca (nocleg w hotelu min.2*, pokoje jedno- i dwuosobowe z pojedynczymi łóżkami, pokoje z łazienką). Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania możliwie najkrótszych odległościowo i czasowo – optymalnych tras przejazdu. j) Zapewnienie wyżywienia, transportu i noclegów dla pilota i kierowców (pokrywa Wykonawca). 4. Po stronie Wykonawcy pozostaje organizacja wszystkich elementów usługi zgodnie z zapisami SIWZ, a także przepisami obowiązującego prawa. Wykonawca usługi odpowiada za zorganizowanie i zrealizowanie wszystkich spotkań wskazanych w szczegółowym programie wyjazdu studyjnego i po jego stronie pozostaje ustalenie wszystkich spraw organizacyjnych w odwiedzanych miejscach oraz pokrycie kosztów wizyt. Zamawiający zastrzega sobie udział w zatwierdzaniu ostatecznych ustaleń oraz wnoszenie do nich uwag. 5. Wykonawca jest zobowiązany podać dokładną trasę przejazdu, nazwy hoteli, nazwy miejsc w których będą serwowane posiłki wraz z godzinami na 3 dni przed planowanym wyjazdem. 6. Cena ofertowa powinna zawierać wszystkie koszty realizacji zamówienia, w szczególności: a) Wyżywienie uczestników w ciągu 7 dni wyjazdu studyjnego b) Koszty transportu (opłaty związane z transportem drogowym, w tym min. transport z/na lotnisko, wynajem autokaru, wynagrodzenie kierowców, opłaty parkingowe i drogowe, paliwa, itp.) - Koszty przelotu (opłaty związane z transportem lotniczym, w tym min. zakup biletów lotniczych dla 14 uczestników, opłatę za bagaż podręczny i bagaż rejestrowany min. 20 kg, opłaty lotniskowe, koszty ubezpieczenia bagażu) c) Koszty pilota d) Koszty wejść do miejsc odwiedzanych w ramach wizyt studyjnych e) Koszty noclegów f) Koszty ubezpieczenia 7. Szczegółowe zasady realizacji zamówienia dla niniejszego przedmiotu zamówienia określa wzór umowy stanowiący załącznik nr 5 do SIWZ.