Świadczenie usług napraw i przeglądów pogwarancyjnych pojazdów służbowych Izby Administracji Skarbowej w Olsztynie

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest wykonywanie napraw oraz przeglądów pogwarancyjnych pojazdów służbowych będących na wyposażeniu Izby Administracji Skarbowej w Olsztynie oraz podległych jednostek województwa warmińsko-mazurskiego na zasadach oraz warunkach przedstawionych poniżej. Na dzień ogłoszenia niniejszego postępowania przedmiot zamówienia obejmuje: 132 samochody; 2 motorowery i 1 motocykl. Naprawy obejmują czynności polegające na wykonywaniu napraw eksploatacyjnych, remontów kapitalnych, a także usuwaniu awarii, zgodnie z poniższymi zasadami: 1) pojazd jest odstawiany do warsztatu Wykonawcy w terminie uzgodnionym z Wykonawcą przez użytkownika tego pojazdu; 2) rozpoczęcie naprawy przez Wykonawcę możliwe jest po uprzednim przesłaniu przez Zamawiającego zapotrzebowania na przegląd/naprawę pojazdu służbowego, z zaznaczeniem daty umówionej zgodnie z ppkt 1) oraz z wyszczególnieniem przez Zamawiającego zakresu naprawy; wzór zapotrzebowania stanowi załącznik nr 2 do umowy; 3) po otrzymaniu zapotrzebowania Wykonawca zobowiązany jest przedstawić, Zamawiającemu do akceptacji kosztorys określający zakres rzeczowy i cenowy usług, przesyłając go pocztą elektroniczną na adres wskazany w umowie w terminie uzgodnionym z Zamawiającym; 4) w kosztorysie muszą znaleźć się następujące informacje: numery katalogowe /producenta/ części, które będą wykorzystane w naprawie pojazdu, ceny detaliczne części, wysokość rabatu, który zostanie udzielony Zamawiającemu od ceny detalicznej, marka pojazdu, numer rejestracyjny, aktualny przebieg; 5) wykonanie napraw odbywa się w oparciu o zamienniki części oryginalnych, 6) zastosowanie części oryginalnych jest dopuszczalne tylko w sytuacji, gdy nie są dostępnie zamienniki i każdorazowo wymaga zgody Zamawiającego; 7) dopuszcza się możliwość montażu materiałów eksploatacyjnych po regeneracji lub używanych - jedynie po uzgodnieniu z Zamawiającym; 8) przedstawienie kosztorysu oraz wykonanie naprawy powinno być dokonane w terminie: a) do 3 dni roboczych od przyjęcia umówionego pojazdu w przypadku samego przeglądu technicznego – czynności wymienione w ust. 4; b) do 7 dni roboczych od przyjęcia umówionego pojazdu w przypadku awarii/usterki pojazdu lub w przypadku konieczności dokonania wymiany elementów stwierdzonych podczas przeglądu z ppkt a) w zakresie elementów układu zawieszenia, układu hamulcowego, układu wydechowego, układu zapłonowego, układu paliwowego, układu kierowniczego, amortyzacji pojazdu, układu rozrządu; c) do 21 dni roboczych od przyjęcia umówionego pojazdu w przypadku skomplikowanych awarii silnika (np. konieczność regeneracji głowicy, skomplikowane naprawy układu klimatyzacji (szukanie nieszczelności), awarii układu elektrycznego pojazdu (poszukiwanie usterki w układzie okablowania pojazdu), układu napędowego – w przypadku stwierdzenia w/w usterek należy również ustalić telefonicznie lub przez pocztę elektroniczną ewentualną zasadność naprawy oraz podać przybliżony koszt na dzień stwierdzenia w/w awarii; 9) na wniosek Wykonawcy termin naprawy może ulec zawieszeniu przez Zamawiającego w szczególności w przypadku, gdy mimo należytej staranności Wykonawcy uszkodzenie jest trudne do zdiagnozowania lub naprawa jest bardzo skomplikowana, brak jest dostępności na rynku części zamiennych do wykonania naprawy; 10) Zamawiający zawiesza termin naprawy do czasu, aż możliwe będzie wznowienie/podjęcie dalszych czynności przez Wykonawcę; zawieszenie terminu naprawy następuje za powiadomieniem Wykonawcy przesłanym pocztą elektroniczną lub telefonicznie; 11) w wyjątkowych sytuacjach, po wcześniejszym uzgodnieniu z Wykonawcą, kosztorys i naprawa zostaną wykonane w ciągu 1 dnia (np. jeżeli istnieje potrzeba pilnego przywrócenia pojazdu do użytkowania); 12) Wykonawca, po dokonaniu naprawy, zobowiązany jest do okazania osobie odbierającej pojazd każdej wymienionej części pojazdu Zamawiającego oraz potwierdzić odbiór pojazdu na druku zlecenia; 13) Wykonawca na żądanie Zamawiającego zobowiązany jest do przedstawienia kopii odpowiednich dokumentów zakupu części i materiałów eksploatacyjnych (faktura, paragon lub rachunek), które zostały zamontowane lub wymienione w pojazdach Zamawiającego; 14) maksymalny czas naprawy pojazdu liczony w roboczogodzinach (gdy jest on technicznie i ekonomicznie uzasadniony) nie może przekroczyć czasu napraw ustalonych na podstawie kalkulacji sporządzonej wg norm producenta w systemach „Audatex”, „Eurotax” lub IC_Katalog. Ceny części użytych do napraw nie mogą być wyższe niż obowiązujące ceny katalogowe w hurtowni, w której zaopatruje się Wykonawca (w tym zamienniki), z uwzględnieniem oferowanych rabatów; 15) soboty nie są uznawane za dzień roboczy, nawet, jeżeli warsztat wykonawcy jest tego dnia otwarty. Okresowe przeglądy techniczne wynikające z wykonanego przebiegu lub czasu eksploatacji pojazdu obejmują: 1) wymianę materiałów eksploatacyjnych, 2) wymianę oleju w zależności od wskazań producenta pojazdu, nie rzadziej jednak niż raz w roku (zamawiający może dostarczyć własny olej z przeznaczeniem do wymiany), 3) wymianę filtrów opartą na zamiennikach, 4) sprawdzenie układu hamulcowego i kierowniczego, 5) sprawdzenie działania elementów zawieszenia, 6) regulację zaworów w zakresie przewidzianym w instrukcji samochodu, 7) sprawdzenie ogólnego stanu technicznego pojazdu, 8) potwierdzenie, czy pojazd może być dopuszczony do ruchu drogowego, 9) wskazanie zakresu niezbędnych napraw w celu dopuszczenia pojazdu do ruchu. Koszt okresowego przeglądu technicznego obejmuje koszt usługi, bez kosztów materiałów i płynów eksploatacyjnych. Zamawiający może zakupić części, olej i inne materiały eksploatacyjne, a następnie powierzyć je wykonawcy w celu realizacji przedmiotu zamówienia. Za uszkodzenia wynikające z właściwości dostarczonych przez zamawiającego materiałów, wykonawca nie odpowiada. Na wykonane usługi oraz zamontowane części wykonawca zobowiązany jest udzielić zamawiającemu 12 miesięcznej gwarancji. Zamawiający w okresie 12 miesięcy trwania umowy przewiduje wykonanie 135 okresowych przeglądów technicznych pojazdów służbowych (tj. w cz. 1 zamówienia – 76, w cz. 2 zamówienia 38, w cz. 3 zamówienia – 21, adekwatnie do ilości pojazdów objętych zamówieniem). Podane ilości okresowych przeglądów technicznych są wielkościami planowanymi. Zrealizowanie większych bądź mniejszych ilości okresowych przeglądów technicznych nie może być podstawą do roszczeń ze strony wykonawcy wobec zamawiającego.