Obsługa przejazdów w zagranicznych podróżach służbowych pracowników, studentów, doktorantów Uniwersytetu Papieskiego Jana Pawła II w Krakowie

nie

nie

nie

nie

nie

nie

I. 1) NAZWA I ADRES:
Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie, krajowy numer identyfikacyjny 387191300000, ul. ul. Kanonicza  25, 31002   Kraków, woj. małopolskie, państwo Polska, tel. 12 421 68 48 wew. 624, e-mail zp@upjp2.edu.pl, faks 12 421 68 48 wew. 624.
Adres strony internetowej (URL): www.upjp2.edu.pl/zamowienia_publiczne

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Inny: Uczelnia kościelan ana prawach uczelni publicznej posiadająca osobowość prawną

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Obsługa przejazdów w zagranicznych podróżach służbowych pracowników, studentów, doktorantów Uniwersytetu Papieskiego Jana Pawła II w Krakowie

Numer referencyjny:
ZP.240.17 -11

Przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia przeprowadzono dialog techniczny



II.2) Rodzaj zamówienia:
usługi

II.3) Informacja o możliwości składania ofert częściowych

Zamówienie podzielone jest na części:



II.4) Krótki opis przedmiotu zamówienia
(wielkość, zakres, rodzaj i ilość dostaw, usług lub robót budowlanych lub określenie zapotrzebowania i wymagań )
a w przypadku partnerstwa innowacyjnego - określenie zapotrzebowania na innowacyjny produkt, usługę lub roboty budowlane:
1. Przedmiotem zamówienia jest obsługa przejazdów w zagranicznych podróżach służbowych pracowników, studentów, doktorantów Uniwersytetu Papieskiego Jana Pawła II w Krakowie oraz innych osób delegowanych i zapraszanych na podstawie zawartego z nimi porozumienia, w tym rezerwacja, sprzedaż biletów lotniczych, na trasach krajowych i międzynarodowych wraz z dostawą do siedziby jednostki Zamawiającego na podstawie przedłożonego zlecenia. 2. Usługa – w odniesieniu do rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych – ma odpowiadać standardom Międzynarodowego Stowarzyszenia Transportu Lotniczego – IATA, co potwierdza posiadana przez wykonawcę autoryzacja/akredytacja IATA do sprzedaży biletów lotniczych. 3. Przewidywana ilości biletów lotniczych – 200 szt. Warunki/standard podróży: co do zasady – bilety w klasie II (ekonomicznej), w ramach wyjątku – bilety w klasie I (business); Trasa/Kraje/Regiony: cały świat/trasy europejskie i pozaeuropejskie Podana ilość biletów ma wyłącznie charakter szacunkowy. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dostosowania ilości zamawianych biletów do aktualnych potrzeb (tj. zwiększania, bądź zmniejszania podanej liczby, w ramach środków finansowych przeznaczonych na realizację przedmiotowego zamówienia). 4. Rezerwacja biletów lotniczych związanych z zagraniczną podróżą służbową będzie dokonywana sukcesywnie, w zależności od aktualnych potrzeb zamawiającego. 5. Przy uwzględnieniu promocji i zniżek oraz warunków podróży, określanych przez Zamawiającego, przy bezkolizyjnej realizacji połączeń wieloetapowych i najkrótszych połączeniach na danej trasie Wykonawca zapewni bilety najtańsze na danej trasie. W tym celu Wykonawca dokona optymalnego pod względem cen i czasu trwania podróży wyboru przewoźnika. Proponowana przez Wykonawcę cena biletu musi być ceną całkowitą, uwzględniającą taryfy przewoźników, opłaty lotniskowe, podatki i inne opłaty w zależności od obowiązujących u danego Przewoźnika, powiększoną o opłatę transakcyjną Wykonawcy. 6. Przedmiot zamówienia będzie realizowany maksymalnie przez okres 12 miesięcy, licząc od dnia zawarcia umowy, lub krócej w przypadku wykorzystania kwoty umownej przeznaczonej na realizację danego zamówienia. 7. W celu realizacji zamówienia wykonawca musi posiadać na terenie miasta Krakowa siedzibę/filię/oddział/punkt (z terminalem), czynną(y) od poniedziałku do piątku w godzinach 9:00-18:00 oraz w soboty w godzinach 9:00-14:00, przy czym przez „terminal”, o którym mowa powyżej rozumie się stanowisko pracy wyposażone w komputer z dostępem do systemu(ów) rezerwacyjnego(ych) 8. W celu realizacji zamówienia wykonawca powinien dysponować urządzeniami ułatwiającymi kontakt (telefony, faks, komputery z Internetem itp.). Wykonawca z którym zostanie podpisana umowa zobowiązuje się do wydzielenia linii telefonicznej oraz adresu elektronicznego dla Zamawiającego w dni robocze od godz. 9:00 do godz. 18:00. 9. Wykonawca będzie gotowy do realizacji umowy w dniach wolnych od pracy w godz. 9:00 – 16:00 poprzez zapewnienie dyżurnego numeru telefonu pod którym będzie dostępna osoba umożliwiająca dokonanie rezerwacji, zmian w rezerwacji, np. klasy, czasu, terminu podróży oraz danych pasażera jak również dokumentów podróży (np. paszportu, dowodu osobistego itp.). 10. Na podstawie złożonych przez Zamawiającego zleceń Wykonawca: 1) w terminie nie dłuższym niż 4 godziny od momentu otrzymania zlecenia wyszuka i zaproponuje występujące na rynku bilety cenowo najkorzystniejsze na danej trasie (min. 2 propozycje) oraz bezkolizyjną realizację wielosegmentowych i najkrótszych na niej połączeń, z uwzględnieniem warunków podróży określonych przez Zamawiającego, z podaniem czasu podróży , jej trasy i warunków, a w przypadku połączeń wieloetapowych – szczegółowych danych dotyczących czasu i miejsca zmiany linii lotniczych/przewoźnika oraz terminu ostatecznej rezerwacji 2) Zamawiający powiadomi wykonawcę pisemnie (faxem lub za pośrednictwem poczty elektronicznej) o wyborze jednego z proponowanych wariantów , a wykonawca na tej podstawie dokona rezerwacji; 3) Zamawiający dopuszcza możliwość wykonania usługi przez tzw. „tanie linie”, poza standardami ustalonymi przez IATA. Wtedy osoba delegowana prześle faksem/mailem oświadczenie potwierdzające, że dobrowolnie godzi się na obniżenie standardu usług. Opłata taksacyjna dla Biura wykonawcy za tą usługę, będzie równa opłacie taksacyjnej za bilet lotniczy oferowanej przez wykonawcę; 4) Zamawiającemu przysługuje prawo porównywania cen biletów oferowanych przez Wykonawcę z cenami biletów oferowanych przez inne biura lub przez przewoźników w sprzedaży bezpośredniej, w tym przez Internet, obowiązujących na dzień otrzymania przez Wykonawcę zgłoszenia. Jeżeli w wyniku weryfikacji okaże się, że oferowana przez Wykonawcę cena całkowita biletu jest wyższa od najniższej ceny całkowitej oferowanego na rynku biletu spełniającego wymagania Zamawiającego, Wykonawca zobowiązuje się do sprzedaży oferowanego biletu po cenie nie wyższej niż 100% najniższej ceny oferowanej na rynku powiększonej o opłatę transakcyjną Wykonawcy wskazaną w ofercie bez zastosowania dodatkowych procedur; 5) dostarczy Zamawiającemu potwierdzenie rezerwacji na numer faksu lub adres poczty elektronicznej wskazany przez Zamawiającego, w terminie nie dłuższym niż 4 godziny od momentu otrzymania ze strony Zamawiającego polecenia dokonania rezerwacji; 6) Niezwłocznie poinformuje Zamawiającego o braku możliwości realizacji całości lub części usługi (zlecenia), wraz z uzasadnieniem. Wówczas delegowana osoba uzyskuje zgodę na samodzielne dokonanie zakupu biletu; 7) Umożliwi Zamawiającemu - zgodnie z zasadami przewoźnika - odwołania rezerwacji, zmiany trasy lub terminu podróży określonych w zapotrzebowaniu składanym przed dokonaniem rezerwacji, nie później jednak niż na 3 dni przed planowanym wylotem/wyjazdem, o ile możliwość taka wynika z warunków ogólnych umów. W przypadku, gdy zmiana trasy, terminu podróży, a co za tym idzie rezerwacji wiązać się będzie z koniecznością rekalkulacji ceny biletu, Zamawiający zobowiązuje się do pokrycia udokumentowanej różnicy w cenie. Prócz wspomnianego kosztu wynikającego z rekalkulacji Wykonawca nie będzie uprawniony do pobierania z tego tytułu żadnych dodatkowych opłat, ani też nie będzie przysługiwać mu dodatkowe wynagrodzenie; 8) Uprzedzi Zamawiającego na 1 dzień przed upływem terminu wcześniej dokonanej rezerwacji o konieczności wystawienia (sprzedaży) biletu w związku z upływającym terminem. 11. Na podstawie złożonych przez Zamawiającego zleceń Wykonawca: 1) Sprzeda Zamawiającemu bilety wybrane na zasadach określonych w pkt. 10 pkt 1); 2) Dostarczy bilety osobiście do siedziby Zamawiającego (jednostki organizacyjnej delegowanej osoby) na podany adres lub drogą elektroniczną na wskazany adres mailowy, nie później niż w przeciągu dwóch dni roboczych od przyjęcia zlecenia; 3) Anuluje zaplanowaną podróż zgodnie z zasadami przewoźnika, u którego wykupiono bilet/dokonano rezerwacji biletu. Wszelkie koszty operacyjne anulowania biletu wliczone są w opłatę transakcyjną Wykonawcy. W sytuacji, w której nie jest możliwe anulowanie rezerwacji, Zamawiający zobowiązuje się do pokrycia kosztu biletu; PONADTO: 12. Wykonawca będzie informował Zamawiającego o taryfach promocyjnych stosowanych przez przewoźników i warunkach korzystania z nich oraz umożliwi Zamawiającemu stosowny wybór. 13. Wykonawca zobowiązany jest do reprezentowania Zamawiającego w przypadku ewentualnych odwołań i reklamacji do linii lotniczych, w sprawach reklamacyjnych dotyczących przewozów realizowanych na podstawie rezerwacji i zakupów dokonywanych u Wykonawcy, w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub ze względów losowych. 14. Wszelkie kontakty w sprawie świadczonych usług objętych przedmiotem zamówienia mogą odbywać się dostępnymi środkami komunikowania się. 15. Zlecenia – dotyczące wystawienia (sprzedaży) biletów a także wprowadzenia zmian – Zamawiający będzie kierował do Wykonawcy wyłącznie drogą faksową lub pocztą elektroniczną. 16. Na życzenie jednej ze Stron, druga Strona obowiązana jest potwierdzić uzgodnienia lub swoje stanowiska drogą faksową lub pocztą elektroniczną. 17. Faktura będzie zawierała cenę biletu brutto i zgodnie z deklaracją zawartą w formularzu cenowym cenę brutto usługi transakcyjnej biura Wykonawcy. W cenie biletu zawarte będą wszelkie opłaty związane z wykonaniem usługi przewozowej np. opłaty lotniskowej, podatki. Prawidłowo wystawiona faktura za bilety z terminem płatności do 30 dni od daty wpływu winna być dostarczona wyłącznie do siedziby zamawiającego. Faktura musi zawierać trasę podróży( z pełną nazwą miast docelowych), datę wyjazdu i powrotu, nazwisko i imię wyjeżdżającego. Faktura musi być wystawiana oddzielnie dla poszczególnych osób wyjeżdżających za granicę. Dopuszcza się wystawianie faktur zbiorczych w przypadku wyjazdów grupowych. 18. Wykonawca ubezpieczy służbową podróż pracowników Zamawiającego na wyłączne żądanie Zmawiającego. 19. Należność za realizację zamówień będzie przekazywana przelewem na konto Wykonawcy, do 30 dni po dostarczeniu prawidłowo wystawionej faktury za każdy wydany Zamawiającemu bilet. Wykonawca kredytuje zakup usługi, do czasu realizacji zapłaty przez Zamawiającego, bez prawa do pobierania przedpłaty. 20. Szczegółowe warunki i zasady realizacji umowy określa wzór umowy stanowiący załącznik nr 6 do SIWZ.


II.5) Główny kod CPV:



II.6) Całkowita wartość zamówienia
(jeżeli zamawiający podaje informacje o wartości zamówienia):
Wartość bez VAT:
Waluta:


II.7) Czy przewiduje się udzielenie zamówień, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 lub w art. 134 ust. 6 pkt 3 ustawy Pzp:
nie

II.8) Okres, w którym realizowane będzie zamówienie lub okres, na który została zawarta umowa ramowa lub okres, na który został ustanowiony dynamiczny system zakupów:


II.9) Informacje dodatkowe:

IV.1) OPIS


IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony

IV.1.2) Zamawiający żąda wniesienia wadium:


IV.1.3) Przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:


IV.1.4) Wymaga się złożenia ofert w postaci katalogów elektronicznych lub dołączenia do ofert katalogów elektronicznych:


IV.1.5.) Wymaga się złożenia oferty wariantowej:


IV.1.6) Przewidywana liczba wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do udziału w postępowaniu

(przetarg ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem, dialog konkurencyjny, partnerstwo innowacyjne)

IV.1.7) Informacje na temat umowy ramowej lub dynamicznego systemu zakupów:


IV.1.8) Aukcja elektroniczna


Przewidziane jest przeprowadzenie aukcji elektronicznej
(przetarg nieograniczony, przetarg ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem) nie

Należy wskazać elementy, których wartości będą przedmiotem aukcji elektronicznej:


Przewiduje się ograniczenia co do przedstawionych wartości, wynikające z opisu przedmiotu zamówienia:

nie
Należy podać, które informacje zostaną udostępnione wykonawcom w trakcie aukcji elektronicznej oraz jaki będzie termin ich udostępnienia:
Informacje dotyczące przebiegu aukcji elektronicznej:
Jaki jest przewidziany sposób postępowania w toku aukcji elektronicznej i jakie będą warunki, na jakich wykonawcy będą mogli licytować (minimalne wysokości postąpień):
Informacje dotyczące wykorzystywanego sprzętu elektronicznego, rozwiązań i specyfikacji technicznych w zakresie połączeń:
Wymagania dotyczące rejestracji i identyfikacji wykonawców w aukcji elektronicznej:
Informacje o liczbie etapów aukcji elektronicznej i czasie ich trwania:

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT


IV.2.1) Kryteria oceny ofert:


IV.2.2) Kryteria



IV.2.3) Zastosowanie procedury, o której mowa w art. 24aa ust. 1 ustawy Pzp
(przetarg nieograniczony)
tak

IV.3) Negocjacje z ogłoszeniem, dialog konkurencyjny, partnerstwo innowacyjne


IV.3.1) Informacje na temat negocjacji z ogłoszeniem

Minimalne wymagania, które muszą spełniać wszystkie oferty:

Przewidziane jest zastrzeżenie prawa do udzielenia zamówienia na podstawie ofert wstępnych bez przeprowadzenia negocjacji nie
Przewidziany jest podział negocjacji na etapy w celu ograniczenia liczby ofert: nie
Należy podać informacje na temat etapów negocjacji (w tym liczbę etapów):

Informacje dodatkowe



IV.3.2) Informacje na temat dialogu konkurencyjnego

Opis potrzeb i wymagań zamawiającego lub informacja o sposobie uzyskania tego opisu:

Informacja o wysokości nagród dla wykonawców, którzy podczas dialogu konkurencyjnego przedstawili rozwiązania stanowiące podstawę do składania ofert, jeżeli zamawiający przewiduje nagrody:

Wstępny harmonogram postępowania:

Podział dialogu na etapy w celu ograniczenia liczby rozwiązań: nie
Należy podać informacje na temat etapów dialogu:


Informacje dodatkowe:


IV.3.3) Informacje na temat partnerstwa innowacyjnego

Elementy opisu przedmiotu zamówienia definiujące minimalne wymagania, którym muszą odpowiadać wszystkie oferty:

Podział negocjacji na etapy w celu ograniczeniu liczby ofert podlegających negocjacjom poprzez zastosowanie kryteriów oceny ofert wskazanych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia:
nie
Informacje dodatkowe:


IV.4) Licytacja elektroniczna

Adres strony internetowej, na której będzie prowadzona licytacja elektroniczna:
Adres strony internetowej, na której jest dostępny opis przedmiotu zamówienia w licytacji elektronicznej:
Wymagania dotyczące rejestracji i identyfikacji wykonawców w licytacji elektronicznej, w tym wymagania techniczne urządzeń informatycznych:
Sposób postępowania w toku licytacji elektronicznej, w tym określenie minimalnych wysokości postąpień:
Informacje o liczbie etapów licytacji elektronicznej i czasie ich trwania: Termin otwarcia licytacji elektronicznej:
Termin i warunki zamknięcia licytacji elektronicznej:

Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, albo ogólne warunki umowy, albo wzór umowy:

Wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy:

Informacje dodatkowe:

IV.5) ZMIANA UMOWY


Przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
tak
Należy wskazać zakres, charakter zmian oraz warunki wprowadzenia zmian:
1. Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści przedłożonej w niniejszym postępowaniu oferty przy zachowaniu niezmiennej ceny, w przypadku: 1.1 zmiany kluczowego personelu Wykonawcy lub Zamawiającego (osób upoważnionych do reprezentowania Stron w sprawach związanych z realizacją zamówienia) – z przyczyn losowych zdrowotnych lub innych wskazanych przez Strony; 1.2 zmiany terminu realizacji zamówienia – ze względu niezawinione przez Strony przyczyny będące konsekwencją zaistnienia zdarzeń spowodowanych przez siłę wyższą w rozumieniu §10 niniejszej umowy. O zmianie terminu Zamawiający powiadomi pisemnie Wykonawcę ze stosownym wyprzedzeniem; 1.3 zmiany podwykonawcy (o ile został przewidziany w procesie realizacji zamówienia) – ze względów losowych lub innych korzystnych dla Zamawiającego. 2. W czasie obowiązywania zawartej z wyłonionym Wykonawcą umowy wysokość maksymalnego wynagrodzenia należnego Wykonawcy ulegnie zmianie w drodze pisemnego aneksu w przypadku: 2.1 ustawowej zmiany stawki podatku od towarów i usług VAT do poszczególnych wykonanych usług stanowiących przedmiot umowy, które zostały zrealizowane po dniu wejścia w życie przepisów dokonujących zmiany stawki podatku VAT; 2.2 ustawowej zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie art. 2 ust. 3-5 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. 2002 r., Nr 200, poz. 1679 z późn. zm.) wpływającej na wysokość wynagrodzenia Wykonawcy, którego wypłata nastąpiła po dniu wejścia w życie przepisów dokonujących zmiany wysokości minimalnego wynagrodzeniu za pracę; 2.3 ustawowej zmiany zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne ustalonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jednolity: Dz. U. 2013 r., poz. 1442 z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jednolity: Dz. U. 2008 r., Nr 164, poz. 1027 z późn. zm.) wpływającej na wysokość wynagrodzenia Wykonawcy, którego wypłata nastąpiła po dniu wejścia w życie przepisów dokonujących zmian ww. zasad lub wysokości stawek składek.

IV.6) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE



IV.6.1) Sposób udostępniania informacji o charakterze poufnym
(jeżeli dotyczy):


Środki służące ochronie informacji o charakterze poufnym



IV.6.2) Termin składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu:

Data: 07/04/2017, godzina: 11:30,
Skrócenie terminu składania wniosków, ze względu na pilną potrzebę udzielenia zamówienia (przetarg nieograniczony, przetarg ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem):
nie
Wskazać powody:

Język lub języki, w jakich mogą być sporządzane oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu
>

IV.6.3) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert)

IV.6.4) Przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie

IV.6.5) Przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli środki służące sfinansowaniu zamówień na badania naukowe lub prace rozwojowe, które zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane
nie

IV.6.6) Informacje dodatkowe: