Usługa sprzątania w budynku Starostwa Powiatowego w Ostródzie przy ul. Jana III Sobieskiego 5, w budynku Centrum Użyteczności Publicznej w Ostródzie przy ul. Jana III Sobieskiego 9 oraz terenu przynależnego do ww. budynków

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa sprzątania w budynku Starostwa Powiatowego w Ostródzie przy ul. Jana III Sobieskiego 5, w budynku Centrum Użyteczności Publicznej w Ostródzie przy ul. Jana III Sobieskiego 9 oraz terenu przynależnego do ww. budynków, zgodnie z zakresem rzeczowym przedmiotu zamówienia (zał. nr 4 do siwz), zestawieniem powierzchni objętych przedmiotem zamówienia (zał. nr 4a do siwz) oraz projektem umowy (zał. nr 3 do SIWZ). 2. Przedmiot zamówienia w szczególności obejmuje: 1) Utrzymanie czystości w budynkach Powiatu Ostródzkiego, tj.: a) w budynku Starostwa Powiatowego w Ostródzie (dalej Starostwo) zlokalizowanym przy ul. Jana III Sobieskiego 5: powierzchnia użytkowa budynku – 5.301,34 m2; glazura ścienna – 702,50 m2; powierzchnia okien 722,05 m2; b) w budynku Centrum Użyteczności Publicznej w Ostródzie (dalej CUP) zlokalizowanym przy ul. Jana III Sobieskiego 9: powierzchnia użytkowa budynku – 1.238,54 m2; glazura ścienna – 366,80 m2; powierzchnia okien 235,30 m2. 2) Utrzymanie czystości i porządku na ciągach komunikacyjnych pieszych, jezdnych, parkingach oraz zieleńcach: a) przynależnych do budynku Starostwa – 5.327,70 m2 (w tym ciągi piesze 667,90 m2; drogi i parkingi - 3.007,00 m2; zieleńce – 1 652,80 m2); b) przynależnych do budynku CUP – 2.473,73 m2 (w tym ciągi piesze 309,85 m2; drogi i parkingi – 2.163,88 m2). 3. Wymagania Zamawiającego dotyczące utrzymania czystości i porządku: 1) Wykonawca będzie wykonywał prace porządkowe i utrzymania czystości, o których mowa w pkt 1 i 2 zakresu rzeczowego zamówienia (zał. nr 4 do siwz), własnym sprzętem i środkami czystości, w szczególności: środkami do czyszczenia mebli, płynami do mycia i konserwacji podłóg, pastami, płynami do dezynfekcji wc, środkami do mycia naczyń, itp. 2) Wykonawca zobowiązuje się, iż celem prawidłowej realizacji usługi stosował będzie środki czystości (w tym wymienione w pkt 1) dobrej jakości oraz odpowiadające obowiązującym standardom, zaś zastosowane przez niego produkty chemii gospodarczej posiadać będą stosowne świadectwa kontroli jakości typu atesty i certyfikaty, poświadczające dopuszczenie tych produktów do ogólnego stosowania, które to świadectwa Wykonawca udostępni na każde żądanie Zamawiającego. 3) Wykonawca w miarę zużywania zabezpieczy – wyposaży wyznaczone miejsca w środki czystości i artykuły higieniczne, tj.: a) mydło w płynie dobrej jakości zawierające kolagen, pochodne lanoliny i substancje zapobiegające wysuszaniu skóry (Zamawiający posiada na wyposażeniu dozowniki do mydła w płynie 0,5 l KATRIN – symbol 95365: budynek Starostwa – 40 szt.; budynek CUP – 10 szt.), b) ręczniki papierowe dostosowane do dozowników Zamawiającego (Zamawiający posiada na wyposażeniu dozowniki KATRIN do ręczników ZZ – symbol 95310: budynek Starostwa – 32 szt.; budynek CUP – 6 szt.); c) stojące, żelowe odświeżacze powietrza, d) worki na śmieci (Zamawiający posiada na swoim wyposażeniu kosze na śmieci: 187 szt. o poj. ok. 10,0 l; 40 szt. o poj. ok. 25,0 l); e) papier toaletowy w rolkach min. dwuwarstwowy, gofrowany miękki, dostosowany wielkością do dozowników posiadanych przez Zamawiającego (Zamawiający posiada na wyposażeniu dozowniki KATRIN do papieru toaletowego – symbol 95335: budynek Starostwa – 38 szt.; budynek CUP – 21 szt.). 4) Zużycie papieru toaletowego, ręczników oraz mydła należy założyć: 1) budynek Starostwa: na około 200 osób dziennie (w tym pracownicy Zamawiającego); 29 pomieszczeń sanitarnych, w tym 32 toalety, 8 pisuarów, 38 umywalek; 2) budynek CUP: na około 20 osób dziennie (w tym pracownicy Zamawiającego) + ok. 320 spotkań w ciągu roku - uśredniona liczba uczestników przypadających na jedno spotkanie wynosi 65 osób; 13 pomieszczeń sanitarnych, w tym 28 toalet, 9 pisuarów, 27 umywalek. 5) Wykonawca będzie wykonywał prace porządkowe w dniach urzędowania Zamawiającego, w godzinach jn.: a) budynek Starostwa (pomieszczenia biurowe, sale narad, zaplecza socjalne, pomieszczenia sanitarne, gospodarcze i techniczne oraz ciągi komunikacyjne) – codziennie po godzinach pracy urzędu, tj. w pn. od godz. 16:00; od wt. – pt. od godz.15:00, z zastrzeżeniem lit. c - g; b) budynek CUP (pomieszczenia biurowe, tj. pokoje nr 114, 119, 120, 126A, 210, 211, 212, 213, 237, sale narad, zaplecza socjalne, pomieszczenia sanitarne, gospodarcze i techniczne oraz ciągi komunikacyjne) – codziennie po godzinach pracy urzędu, tj. w pn. od godz. 16:00; od wt. – pt. od godz.15:00, z zastrzeżeniem lit. e-g; c) budynek Starostwa - pomieszczenia oznaczone nr: 102, 103, 106, 109, 312, 313, 314, 315, 316, 317, 318, 319, 327, 328, 332, 336, 337, 407, 408, 409, 414 - w godzinach urzędowania Zamawiającego, tj. pn. od godz. 8:00 do godz. 16:00; wt.-pt. od godz. 7:00 do godz. 15:00, sprzątanie wskazanych pomieszczeń odbywać się będzie wyłącznie w obecności pracownika Zamawiającego; d) budynek Starostwa - serwerownia, pomieszczenia piwniczne oraz archiwum nie rzadziej niż 4 razy do roku, z tym, że sprzątanie serwerowni oraz archiwum każdorazowo może się odbywać wyłącznie w godzinach urzędowania Zamawiającego wskazanych w lit. c, w obecności pracownika Zamawiającego; e) budynki Starostwa i CUP - dodatkowe ogólne sprzątanie sali sesyjnej i innych pomieszczeń o podobnym przeznaczeniu (w tym mycie naczyń) po odbytych sesjach, spotkaniach, naradach, konferencjach, itp.; f) budynki Starostwa i CUP – bieżące monitorowanie i utrzymywanie czystości toalet w godzinach urzędowania Zamawiającego; g) budynek Starostwa i CUP - w przypadku opadów śniegu i deszczu bieżące utrzymywanie czystości klatek schodowych i korytarzy - w godzinach urzędowania Zamawiającego, tj. pn. od godz. 8:00 do godz. 16:00; wt.-pt. od godz. 7:00 do godz. 15:00. 6) Usuwanie śniegu z dachów oraz sopli z okapów dachów budynków Starostwa i CUP, o którym mowa w pkt 3 ppkt 8 zał. nr 4 do siwz, odbywać się będzie każdorazowo na żądanie Zamawiającego skierowane do Wykonawcy pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną. 7) Czynności związane ze sprzątaniem codziennym terenów przynależnych do budynków (ciągów komunikacyjnych pieszych, jezdnych, parkingów oraz trawników), o których mowa w pkt 3 ppkt 1 - 7 zakresu rzeczowego przedmiotu zamówienia (zał. nr 4 do siwz), Wykonawca wykonywał będzie własnym sprzętem i środkami w godzinach od 6:00 do 11:00 w każdym dniu pracy Zamawiającego, z zastrzeżeniem postanowień pkt 8. 8) Czynności związane z utrzymaniem zimowym, o których mowa w pkt 3 ppkt 6-7 zakresu rzeczowego zamówienia (zał. nr 4 do siwz), w przypadku obfitych bądź ciągłych opadów śniegu lub utrzymywania się śliskości ciągów komunikacyjnych pieszych i jezdnych oraz parkingów, wykonywane będą we wczesnych godzinach rannych, nie później niż do godz. 7:00, w razie potrzeby również na bieżąco w ciągu całego dnia pracy Zamawiającego, z zastrzeżeniem, że odśnieżanie oraz usuwanie błota pośniegowego z jezdni i parkingów prowadzone będzie sprzętem mechanicznym typu pług. Oczyszczanie chodnika zlokalizowanego w ul. Jana III Sobieskiego, na odcinku bezpośrednio przyległym do posesji Zamawiającego oznaczonej nr 5 i 9, odbywać się będzie przez cały czas utrzymywania się opadów śniegu bądź śliskości. 9) Wykonawca zobowiązany jest do podjęcia czynności, o których mowa w zakresie rzeczowym przedmiotu zamówienia (zał. nr 4 do siwz), również na każdorazowe zgłoszenie pisemne, faks, pocztą elektroniczną, ustne lub telefoniczne Zamawiającego. 10) Wykonawca zobowiązany jest do: a) zamykania, po zakończeniu sprzątania, okien i drzwi sprzątanych pomieszczeń, b) wyłączania urządzeń elektrycznych, świateł oraz zakręcania punktów czerpania wody, c) bezzwłocznego zgłaszania Zamawiającemu następujących zdarzeń: - zagubienie kluczy do pomieszczeń, - niedopałki papierosów w koszach na śmieci, - pozostawienie włączonych urządzeń elektrycznych, - awarie elektryczne i wszelkie oznaki nieszczelności urządzeń c.o. i wod.-kan., - pozostawienie pieczątek i innych cennych przedmiotów, - wszystkie inne istotne zdarzenia. 4. Wymagania dotyczące osób sprzątających: 1) Usługę będącą przedmiotem zamówienia Wykonawca realizował będzie w składzie osobowym niezbędnym do wykonywania prac porządkowych i utrzymania czystości na najwyższym, satysfakcjonującym Zamawiającego poziomie jakościowym w zakresie zawartym w załączniku nr 4 do siwz, tj. w liczbie nie mniejszej niż 8 i nie większej niż 12 osób (pracowników fizycznych). 2) Pracownicy Wykonawcy muszą być wyposażeni w jednolitą, estetyczną odzież ochronną. 3) Pracownicy Wykonawcy zobowiązani są do przestrzegania przepisów bhp i p.poż. w zakresie czynności zgodnych z opisem przedmiotu zamówienia. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność prawną i finansową za przestrzeganie przepisów bhp i p.poż. przez podległe mu osoby. 4) Pracownicy Wykonawcy muszą być zobowiązani do: a) zachowania tajemnicy mającej wpływ na bezpieczeństwo Zamawiającego i prowadzonych przez niego spraw urzędowych, zarówno w trakcie trwania umowy jak i po jej wygaśnięciu; b) przestrzegania przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2016 r. poz. 922). 6) Pracownicy Wykonawcy w trakcie realizacji czynności objętych przedmiotem zamówienia zobowiązani są do wykonywania poleceń Starosty Ostródzkiego, Wicestarosty Ostródzkiego lub innej upoważnionej osoby - w zakresie utrzymania czystości i porządku. 5. Wymagania dotyczące zatrudnienia na podstawie umowy o pracę: 1) Na podstawie art. 29 ust. 3a ustawy Pzp, w związku z art. 36 ust. 2 pkt 8a ustawy Pzp, Zamawiający wymaga, aby czynności w zakresie realizacji zamówienia, o których mowa w pkt 1-5 załącznika nr 4 do siwz, bezpośrednio były wykonywane przez osoby zatrudnione przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2016r., poz. 1666 z późn. zm.). W przypadku wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy, z którymś z pracowników wykonujących usługi objęte umową Wykonawca zobowiązuje się do bezzwłocznego zatrudnienia w jego miejsce, innej osoby, która będzie w dalszym czasie wykonywać usługi objęte umową. Powyższe nie zwalnia Wykonawcy z obowiązku, o którym mowa w ust. 5 pkt 1. 2) W trakcie realizacji przedmiotu zamówienia, każdorazowo na żądanie Zamawiającego i w terminie wskazanym przez Zamawiającego, wykonawca zobowiązany będzie do przedłożenia niżej wymienionych dowodów w celu potwierdzenia spełniania wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez Wykonawcę lub podwykonawcę osób, o których mowa w pkt 1, tj.: a) oświadczenia Wykonawcy lub podwykonawcy o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności, których dotyczy wezwanie Zamawiającego. Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że objęte wezwaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem liczby tych osób, imion i nazwisk tych osób, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu Wykonawcy lub podwykonawcy; b) poświadczone za zgodność z oryginałem odpowiednio przez Wykonawcę lub podwykonawcę kopie umów o pracę osób wykonujących w trakcie realizacji zamówienia czynności, których dotyczy ww. oświadczenie Wykonawcy lub podwykonawcy (wraz z dokumentem regulującym zakres obowiązków, jeżeli został sporządzony). Kopie umów powinny być zanonimizowane w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. w szczególności bez adresów, nr PESEL pracowników). Imię i nazwisko pracownika nie podlega anonimizacji. Informacje takie jak: data zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę i wymiar etatu powinny być możliwe do zidentyfikowania. 3) Nieprzedłożenie przez Wykonawcę lub podwykonawcę, w terminie wskazanym przez Zamawiającego zgodnie z pkt 2, oświadczenia i/lub dokumentów, o których mowa w pkt 2 lit. a i b, będzie traktowane jako niewypełnienie obowiązku zatrudnienia na podstawie umowy o pracę pracowników bezpośrednio wykonujących czynności wyszczególnione w pkt 1-5 załącznika nr 4 do siwz. 4) Nieudokumentowanie przez Wykonawcę, na wezwanie Zamawiającego, o którym mowa w pkt 2, że czynności mieszczące się w zakresie przedmiotu zamówienia, o których mowa w zał. nr 4 do siwz - pkt 1 do 5, bezpośrednio są wykonywane przez osoby zatrudnione przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów Kodeksu Pracy - Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne w wysokości kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (obowiązujących w chwili stwierdzenia przez Zamawiającego niedopełnienia przez Wykonawcę wymogu zatrudnienia pracowników wykonujących czynności, o których mowa w zał. nr 4 do siwz - pkt 1 do 5, na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów Kodeksu Pracy) oraz liczby miesięcy w okresie realizacji umowy, w których nie dopełniono przedmiotowego wymogu – za każdą osobę poniżej liczby wymaganych pracowników świadczących usługi na podstawie umowy o pracę, wskazanej w ust. 5 pkt 1. 5) W przypadku uzasadnionych wątpliwości co do przestrzegania prawa pracy przez wykonawcę lub podwykonawcę, Zamawiający może zwrócić się o przeprowadzenie kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy. 6. Inne postanowienia: 1) Zamawiający udostępni nieodpłatnie Wykonawcy pomieszczenia do przechowywania podręcznego sprzętu, środków czyszczących i artykułów higienicznych oraz odzieży ochronnej, z zastrzeżeniem, że przechowywane środki nie mogą stanowić zagrożenia dla osób znajdujących się w budynkach jak również dla samych obiektów. 2) Zamawiający nie dysponuje pomieszczeniami dostosowanymi do przechowywania (garażowania) sprzętu mechanicznego typu zamiatarki, pługi, itp. 3) Zamawiający ponosi koszty energii elektrycznej i wody niezbędnych do wykonania usługi będącej przedmiotem zamówienia. 4) Wykonawca zabezpieczy we własnym zakresie piasek oraz mieszankę piasku z solą niezbędne do usuwania zimowej śliskości na ciągach komunikacyjnych pieszych, jezdnych oraz parkingach objętych przedmiotem zamówienia. 5) Wszystkie okna podlegające usłudze mycia są dostępne z poziomu podłogi, w tym przy użyciu drążków teleskopowych bądź drabin. Na obiektach Zamawiającego nie występują okna wymagające mycia alpinistycznego.