Rezerwacja, zakup i dostarczanie biletów lotniczych dla pracowników Instytutu Logistyki i Magazynowania

Poznań: Rezerwacja, zakup i dostarczanie biletów lotniczych dla pracowników Instytutu Logistyki i Magazynowania


Numer ogłoszenia: 238215 - 2012; data zamieszczenia: 12.11.2012

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Instytut Logistyki i Magazynowania , ul. E. Estkowskiego 6, 61-755 Poznań, woj. wielkopolskie, tel. 061 8504890, faks 061 8526376.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.ilim.poznan.pl
• 
  Adres strony internetowej, pod którym dostępne są informacje dotyczące dynamicznego systemu zakupów:
  www.ilim.poznan.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Inny: Instytut Badawczy.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Rezerwacja, zakup i dostarczanie biletów lotniczych dla pracowników Instytutu Logistyki i Magazynowania.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
4.Przedmiot zamówienia: 4.1. Przedmiotem zamówienia jest sukcesywne świadczenie usług rezerwacji, zakupu oraz dostarczania biletów lotniczych do siedziby Zamawiającego lub w indywidualnych przypadkach do innego miejsca ustalonego przez Strony dla pracowników Instytutu Logistyki i Magazynowania. 4.2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: a)przyjmowanie zleceń do realizacji odbywać się będzie w następujący sposób: telefonicznie, mailem; b)dostarczenie bez dodatkowych opłat biletów papierowych do siedziby Zamawiającego; bilety w wersji elektronicznej będą dostarczane na podany przez Zamawiającego adres poczty elektronicznej wskazanej każdorazowo w zleceniu; c)rezerwacja i sprzedaż biletów lotniczych (w klasie ekonomicznej lub w innej klasie oferowanej przez przewoźnika) na trasach krajowych, europejskich wewnątrzwspólnotowych, europejskich pozawspólnotowych oraz pozaeuropejskich; d)przedstawianie oferty niezwłocznie po otrzymaniu zlecenia na bilety lotnicze (nie później niż 24 godziny od momentu otrzymania zlecenia), w której zawarte będą do wyboru co najmniej 2 warianty podróży, z podaniem ceny każdego wariantu; e)w sytuacji, gdy podróż rozpoczyna się w sobotę, niedzielę lub poniedziałek, dostarczanie biletów do siedziby Zamawiającego lub w inne miejsce ustalone przez Strony, do piątku poprzedzającego dzień rozpoczęcia podróży, najpóźniej do godz. 14.00, chyba że Strony ustalą wspólnie inny termin; f)dostarczanie, w sytuacji nagłej, biletu do siedziby Zamawiającego nie później niż w ciągu 2 godzin od złożenia zlecenia, chyba że Strony ustalą inny termin; g)w wyjątkowych sytuacjach, po godzinach pracy biura Wykonawcy oraz niedziele i święta, zapewnienie Zamawiającemu pomocy, w ramach której Zamawiający, za pośrednictwem połączenia telefonicznego, będzie mógł uzyskać pomoc w zakresie rezerwacji i wystawienia biletów lotniczych; usługa będzie świadczona za pośrednictwem numeru telefonu wskazanego przez Wykonawcę i nie będzie generować żadnych dodatkowych kosztów dla Zamawiającego; h)przypominanie o zbliżających się terminach wykupu biletów przy dokonanych wcześniej rezerwacjach; i)dokonywanie optymalnego wyboru przewoźnika oraz trasy pod względem ceny i czasu trwania podróży i przedstawienie Zamawiającemu różnych wariantów (co najmniej dwóch związanych z jedną podróżą) połączeń z uwzględnieniem najkorzystniejszej dostępnej taryfy przewoźnika i promocji, długości tras oraz czasu podróży; j)stosowanie minimalnych cen biletów lotniczych dostępnych w danym terminie z zachowaniem wymaganego standardu podróży; k)zmiany/przepisywanie na bilecie nazwiska pracownika Zamawiającego oraz ewentualnej rezygnacji z biletu na zasadach określonych w regulaminach przewoźnika, którego dana sytuacja dotyczy bez ponoszenia przez Zamawiającego żadnych kosztów na rzecz Wykonawcy, z wyłączeniem obowiązku uregulowania ewentualnych kosztów anulacyjnych; l)dokonywanie anulacji rezerwacji; ewentualne obowiązkowe koszty anulacyjne wynikające z regulaminu przewoźnika będzie pokrywał Zamawiający; m)zorganizowanie i zapewnienie kompleksowej realizacji przedmiotu zamówienia zgodnie z obowiązującymi przepisami krajów docelowych (dot. wszelkiego rodzaju opłat - np. lotniskowych, podatków itp.); n)wyznaczenie min. 1 osoby do współpracy z Zamawiającym, odpowiedzialnej za realizację umowy; o)zapewnianie, w przypadku zmian w terminarzu połączeń u wybranego przewoźnika, przelotu pasażerskimi liniami lotniczymi zastępczymi z zachowaniem zarezerwowanego terminu lotu. Wykonawca będzie miał obowiązek przedstawić co najmniej jedną propozycję innego przewoźnika, chyba, że jest to niemożliwe; p)zapewnianie, w przypadku wystąpienia problemów technicznych u wybranego przewoźnika, przelotu pasażerskimi liniami zastępczymi z zachowaniem zarezerwowanego terminu lotu, chyba, że jest to niemożliwe; q)zapewnianie Zamawiającemu możliwości zmiany rezerwacji, terminu przelotu, zmiany uczestników przelotu oraz rezygnację z przelotu - zgłoszonych przez Zamawiającego z co najmniej 24 godzinnym wyprzedzeniem przed godziną odlotu z danego lotniska, chyba że przewoźnik nie przewiduje takiej możliwości; r)przesyłanie raportów kwartalnych ze stopnia realizacji umowy, na podstawie wystawionych przez Wykonawcę faktur w podziale na: bilety lotnicze krajowe i zagraniczne z wyszczególnieniem czynników cenotwórczych biletu (taryfy biletu, opłat lotniskowych i opłaty transakcyjnej, itp.); s)reprezentowanie Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych, w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub ze względów losowych. 5. Zamawiający określa minimalny zakres zamówienia (w przeciągu 24 miesięcy) następująco: - 2 bilety na loty krajowe; - 300 biletów na loty wspólnotowe; - 6 biletów na loty pozawspólnotowe europejskie; - 6 biletów na loty pozawspólnotowe pozaeuropejskie. Jednocześnie Zamawiający zastrzega, że liczba zamówionych biletów może być różna od wymienionej w SIWZ. Wykonawcy w związku z tym nie przysługują żadne roszczenia zwłaszcza odszkodowawcze..

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
tak.

• 
  Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówień uzupełniających
  
• Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówień uzupełniających w wysokości 50% wartości zamówienia podstawowego.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
63.51.20.00-1, 60.40.00.00-2.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Okres w miesiącach: 24.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.2) ZALICZKI

• 
  Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
  nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • oświadczenie o zdolności do wykonania zamówienia poprzez spełnienie warunków z art. 22 ust. 1 Pzp oraz oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania z powodu okoliczności wskazanych w art. 24 ust. 1 Pzp (załącznik nr 2 do SIWZ);

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Odpowiednie doświadczenie i wiedzę w zakresie niezbędnym do prawidłowego wykonania przedmiotowego zamówienia posiadają Wykonawcy, którzy w okresie 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie wykonali minimum dwa zamówienia (w zakresie niezbędnym do wykazania spełnienia warunku wiedzy i doświadczenia) polegające na dostawach biletów lotniczych co odpowiada przedmiotowi zamówienia, a wartość przynajmniej jednego takiego zamówienia nie była niższa niż 100.000 zł brutto (wliczając w to ceny biletów). Ocena spełnienia tego warunku zostanie dokonana na podstawie przedłożonego przez Wykonawcę wraz z ofertą wykazu usług (zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 3 do SIWZ) zawierającego: wskazanie podmiotu realizującego zamówienie [pełne dane - nazwa, dane teleadresowe, jeżeli jest to podmiot inny niż Wykonawca przedkładający ofertę w z związku z art. 26 ust. 2 b Pzp], przedmiot zamówienia wraz z ogólnym opisem, daty wykonania - od-do w systemie dd/mm/rrr-dd/mm/rrr i odbiorców usług wraz ze wskazaniem ich pełnych danych teleadresowych umożliwiających ich bezsporną identyfikację i potwierdzenie składanych informacji, wskazanie wartości przedmiotu zamówienia (zł brutto) oraz referencji poświadczających prawidłowe wykonanie usług. Jeżeli dokumenty potwierdzające należyte wykonanie zamówień/zamówienia(referencje) złożone będą na podmiot/-y, inny/-e niż Wykonawca przedkładający ofertę w związku z art. 26 ust. 2b Pzp, Wykonawca przedkładający ofertę zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów (tego podmiotu) do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonaniu zamówienia.

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • odpis aktualnej polisy ubezpieczeniowej a przypadku jej braku inny dokument ubezpieczenia potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej na kwotę nie niższą niż wartość składanej oferty.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• 
  III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:
  

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie
  • opłaconą polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia

• 
  III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:
  

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

• III.4.3.2) zaświadczenie właściwego organu sądowego lub administracyjnego miejsca zamieszkania albo zamieszkania osoby, której dokumenty dotyczą, w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8 ustawy - wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert - albo oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się takiego zaświadczenia

III.5) INFORMACJA O DOKUMENTACH POTWIERDZAJĄCYCH, ŻE OFEROWANE DOSTAWY , USŁUGI LUB ROBOTY BUDOWLANE ODPOWIADAJĄ OKREŚLONYM WYMAGANIOM

W zakresie potwierdzenia, że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane odpowiadają określonym wymaganiom należy przedłożyć:

• inne dokumenty

  aktualny dokument potwierdzający przynależność do IATA lub dokument potwierdzający posiadanie autoryzacji IATA w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę;

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
cena oraz dodatkowe kryteria i ich znaczenie:

• 1 - Cena - 60
• 2 - wysokośc upustu - 40

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
tak

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

1. Na podstawie art. 144 ust. 1 ustawy Pzp, Zamawiający przewiduje możliwość dokonania istotnych zmian postanowień umowy zawartej z wybranym Wykonawcą w następujących przypadkach: a) konieczność wprowadzenia zmian wynika ze zmiany stanu prawnego w zakresie dotyczącym realizowanej Umowy, mającego wpływ na zobowiązania Stron; b) gdy niedotrzymanie postanowień umowy, stanowi konsekwencję działania sił wyższych niezależnych od Wykonawcy, nie stanowiących jego i podwykonawców problemów organizacyjnych, których nie można było przewidzieć, poza zdarzeniami zwykłymi - Zamawiający dopuszcza możliwość przedłużenia terminów określonych w umowie o czas niezbędny do usunięcia konsekwencji działania siły wyższej. Siła wyższa, o której mowa jest to zdarzenie niezależne od Wykonawcy, nie stanowiące jego problemów organizacyjnych, którego Strony umowy nie mogły przewidzieć, któremu nie mogły zapobiec ani któremu nie mogły przeciwdziałać, a które uniemożliwiają Wykonawcy wykonanie w części lub w całości jego zobowiązania wynikającego z niniejszej umowy. Siła wyższa obejmuje w szczególności zdarzenia żywiołowe, jak bardzo niskie temperatury powietrza lub ciągłe ulewne deszcze uniemożliwiające zachowanie wymogów technologicznych; c) gdy niedotrzymanie postanowień umowy, stanowi konsekwencję zdarzeń niezależnych od Wykonawcy, nie stanowiących jego i podwykonawców problemów organizacyjnych - Zamawiający dopuszcza możliwość przedłużenia terminów określonych w umowie o czas niezbędny do usunięcia konsekwencji zdarzeń. 2. Zamawiający dopuszcza możliwość zmian postanowień umowy w innych, niż określone w ust. 1 niniejszego rozdziału w sytuacjach, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy i mających charakter zmian nieistotnych, tj. nie odnoszących się do kwestii, które podlegały ocenie podczas wyboru Wykonawcy, a także takich, których wprowadzenie na etapie postępowania nie miałoby wpływu na zmianę kręgu podmiotów, które ubiegają się o to zamówienie lub doprowadziłoby do wyboru innej oferty niż pierwotnie. 3. Ustala się, iż nie stanowi istotnej zmiany umowy w rozumieniu art. 144 ustawy Pzp w szczególności: a) zmiana nr rachunku bankowego Wykonawcy, wskazanego w umowie, b) zmiana danych teleadresowych zawartych w ofercie i umowie.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.ilim.poznan.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
www.ilim.poznan.pl.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
19.11.2012 godzina 12:00, miejsce: Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego, tj. w Instytucie Logistyki i Magazynowania, w Poznaniu przy ul. E. Estkowskiego 6, w kancelarii przy wejściu A na parterze, do dnia 19.11.2012 r. do.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
Wydatek jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach następujących projektów:ICARGO, COMICS, FLAVIA,EMPIRIC,ECOTALE,ACL,LOGOS,UEPA,POLITE,ECODEX,ENCLOSE.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie